IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI

12, rue Alcide De Gasperi

1615 Luxembourg

LUXEMBOURG

Tel. +352 4398-1

Mistoqsijiet: eca.europa.eu/mt/Pages/ContactForm.aspx

Sit web: eca.europa.eu

Twitter: @EUAuditorsECA

Ħafna informazzjoni addizzjonali dwar l-Unjoni Ewropea hija disponibbli fuq l-Internet.

Jista’ jsir aċċess għaliha permezz tas-server Europa (http://europa.eu).

Il-Lussemburgu: L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea, 2016

Print | ISBN 978-92-872-5111-4 | ISSN 1831-0907 | doi:10.2865/427265 | QJ-AB-16-015-MT-C
PDF | ISBN 978-92-872-5101-5 | ISSN 1977-5741 | doi:10.2865/028718 | QJ-AB-16-015-MT-N
EPUB | ISBN 978-92-872-5102-2 | ISSN 1977-5741 | doi:10.2865/93684 | QJ-AB-16-015-MT-E

© L-Unjoni Ewropea, 2016

Ir-riproduzzjoni hija awtorizzata kemm-il darba jissemma s-sors oriġinali.

KIF GĦANDEK TAGĦMEL BIEX TIKSEB IL-PUBBLIKAZZJONIJIET TAL-UE

Pubblikazzjonijiet bla ħlas:

•kopja waħda:
permezz tal-EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu);

•iżjed minn kopja waħda jew posters/mapep:
mir-rappreżentanzi tal-Unjoni Ewropea (http://ec.europa.eu/represent_mt.htm),
mid-delegazzjonijiet f’pajjiżi li mhumiex fl-UE (http://eeas.europa.eu/delegations/index_mt.htm),
billi tikkuntatja s-servizz Europe Direct (http://europa.eu/europedirect/index_mt.htm)
jew ċempel 00 800 6 7 8 9 10 11 (numru tat-telefown bla ħlas minn kullimkien fl-UE) (*).

(*)L-informazzjoni mogħtija hija b’xejn, kif ukoll it-telefonati ġeneralment huma b’xejn (għalkemm xi operaturi, kabini tat-telefown jew lukandi jistgħu jitolbu ħlas).

Pubblikazzjonijiet bi ħlas:

•permezz tal-EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu).

Avveniment
Data

Adozzjoni tal-APM / Bidu tal-awditu
10.2.2015

L-abbozz tar-rapport jintbagħat uffiċjalment lill-Kummissjoni (jew lil parti awditjata oħra)
31.3.2016

Adozzjoni tar-rapport finali wara l-proċedura kontradittorja
24.5.2016

Ir-risposti uffiċjali tal-Kummissjoni (jew ta’ parti awditjata oħra) riċevuti bil-lingwi kollha
23.5.2016
3.6.2016
14.6.2016
27.5.2016
11.5.2016

MT
2016

Nru 17

Rapport Speċjali

L-istituzzjonijiet tal-UE
jistgħu jagħmlu aktar biex
jiffaċilitaw l-aċċess
għall-akkwist pubbliku
tagħhom

(skont l-Artikolu 287(4), it-tieni subparagrafu, TFUE)

Tim tal-awditjar

Ir-rapporti speċjali tal-QEA jippreżentaw ir-riżultati tal-awditi tal-prestazzjoni u tal-konformità tagħha f’dak li jirrigwarda oqsma baġitarji jew suġġetti ta’ ġestjoni speċifiċi. Il-QEA tagħżel u tfassal dawn il-kompiti tal-awditjar biex timmassimizza l-impatt tagħhom billi tqis ir-riskji għall-prestazzjoni jew għall-konformità, il-livell ta’ introjtu jew ta’ nfiq involut, l-iżviluppi li jkunu għad iridu jseħħu u l-interess politiku u pubbliku.

Dan ir-rapport sar mill-Awla IV tal-Awditjar — immexxija minn Baudilio Tomé Muguruza, Membru tal-QEA — li tispeċjalizza fl-awditjar ta’ dħul, riċerka u politiki interni, governanza finanzjarja u ekonomika, u istituzzjonijiet u korpi tal-Unjoni Ewropea. L-awditu tmexxa minn Alex Brenninkmeijer, Membru tal-QEA, b’appoġġ mill-Kap tal-Kabinett tiegħu, Antonius Moonen, u Raphael Debets, Attaché; Paul Stafford, Maniġer Prinċipali; Peter Schönberger, Kap tal-Kompitu; Tomasz Kapera u Jurgen Manjé, Awdituri.

Mix-xellug għal-lemin: A. Moonen, J. Manjé, P. Stafford, A. Brenninkmeijer, T. Kapera, P. Schönberger, R. Debets.

Werrej

Glossarju

Abbrevjazzjonijiet

Sommarju eżekuttiv

Introduzzjoni

Il-qafas għall-akkwist pubbliku mill-Istituzzjonijiet tal-UE

Proċeduri ta’ akkwist pubbliku: kif jaħdmu?

Ambitu u approċċ tal-awditjar

Ambitu tal-awditjar

Approċċ tal-awditjar

Osservazzjonijiet

Taqsima I — L-Istituzzjonijiet tal-UE jirnexxielhom iżommu l-għadd ta’ żbalji serji f’ammont baxx fil-proċeduri ta’ akkwist tagħhom, iżda l-parteċipazzjoni fihom ma tiġix immonitorjata b’mod sistematiku

B’kuntrast mas-sitwazzjoni fil-ġestjoni kondiviża mal-Istati Membri, jiġu rrapportati ftit li xejn żbalji jew irregolaritajiet serji b’rabta mal-akkwist tal-Istituzzjonijiet tal-UE

L-Istituzzjonijiet tal-UE għandhom sistemi robusti u persunal kapaċi biex iżommu r-riskju ta’ żbalji u irregolaritajiet taħt kontroll

Il-biċċa l-kbira tal-Istituzzjonijiet tal-UE ma jkejlux b’mod sistematiku l-livell ta’ parteċipazzjoni fil-proċeduri ta’ akkwist tagħhom

Taqsima II — Ir-regoli li għandhom jiġu segwiti u l-għażliet proċedurali li saru fil-bidu tal-proċess ta’ akkwist mhumiex immirati biżżejjed lejn iż-żieda fil-parteċipazzjoni

Meta rrivedew ir-regoli tal-akkwist tagħhom fl-2015, l-Istituzzjonijiet tal-UE ma ffaċilitawx l-aċċess għall-akkwist bis-simplifikazzjoni tar-regoli u bil-kjarifika sa fejn possibbli ta’ sitwazzjonijiet li ma kinux ċari

Mhux l-għażliet proċedurali kollha rawmu l-kompetizzjoni fuq il-bażi l-aktar wiesgħa possibbli

Taqsima III — L-ostakoli bla bżonn jagħmlu l-ħajja diffiċli għall-offerenti potenzjali li jixtiequ jidentifikaw opportunitajiet ta’ akkwist offruti mill-istituzzjonijiet tal-UE u jibbenifikaw minnhom

Il-viżibbiltà tal-attivitajiet ta’ akkwist tal-Istituzzjonijiet tal-UE fuq l-internet hija ħażina

Għall-tressiq ta’ offerti b’mod elettroniku u s-sottomissjoni elettronika ta’ offerti, l-Istituzzjonijiet tal-UE joħolqu ostakoli bla bżonn għall-operaturi ekonomiċi billi ma jużawx soluzzjonijiet armonizzati b’mod rapidu

Għall-operaturi ekonomiċi li jqisu li jkunu ġew ittrattati b’mod inġust, huwa diffiċli li dawn jiksbu reviżjoni rapida tal-ilmenti tagħhom u kumpens għad-danni

Taqsima IV — It-trasparenza tar-riżultati u t-tagħlim reċiproku mhumiex infurzati b’mod sistematiku

L-informazzjoni dwar l-eżitu tal-attivitajiet ta’ akkwist tal-Istituzzjonijiet tal-UE mhijiex aċċessibbli b’mod li jkun jippermetti li jsir monitoraġġ effettiv mill-awtorità tal-kwittanza u mill-pubbliku ġenerali

It-tagħlim mill-aħjar prattiki mhuwiex sfruttat għalkollox

Konklużjonijiet u rakkomandazzjonijiet

Anness I | — | Utenti tal-eTendering ta’ TED (April 2016)
Anness II | — | Sommarju tar-riżultati tal-istħarriġ

Risposti tal-Parlament Ewropew

Risposti tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea

Risposti tal-Kummissjoni Ewropea, inklużi r-risposti tal-OLAF u tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea

Risposti tal-Bank Ċentrali Ewropew

Risposti tal-Ombudsman Ewropew

Glossarju

Aġenziji tal-UE u korpi oħra tal-UE: korpi distinti mill-Istituzzjonijiet tal-UE — entitajiet ġuridiċi separati mwaqqfa biex iwettqu kompiti speċifiċi skont il-liġi tal-UE. B’kollox, jeżistu 52 aġenzija u korpi oħra tal-UE.

Akkwist elettroniku: l-użu ta’ komunikazzjoni elettronika u l-ipproċessar ta’ tranżazzjoni minn organizzazzjonijiet tas-settur pubbliku meta jixtru provvisti u servizzi jew iressqu offerti għal xogħlijiet pubbliċi.

Akkwist pubbliku: l-akkwist ta’ xogħlijiet, provvisti u servizzi minn awtoritajiet u korpi pubbliċi fil-livell lokali, reġjonali, nazzjonali jew tal-Unjoni.

Dikjarazzjoni ta’ assigurazzjoni: eżerċizzju annwali tal-awditjar finanzjarju u tal-konformità li fih il-Qorti Ewropea tal-Awdituri tawditja l-affidabbiltà tal-kontijiet tal-UE u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li huma bbażati fuqhom (li xi drabi ssir referenza għaliha bħala d-“DAS” mill-Franċiż “déclaration d’assurance”).

Direttivi dwar l-akkwist: jistabbilixxu regoli komuni li l-awtoritajiet kontraenti fl-Istati Membri tal-UE jridu jsegwu ’l fuq minn valur partikolari. L-Istituzzjonijiet tal-UE adottaw ir-regoli proprji tagħhom, li huma ġeneralment konformi mad-direttivi iżda ma jinkludux id-dispożizzjonijiet kollha tagħhom.

eTendering ta’ TED: pjattaforma ta’ tressiq ta’ offerti b’mod elettroniku offruta mill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet li tippermetti lill-awtoritajiet kontraenti jippubblikaw dokumenti tal-offerti u jwieġbu l-mistoqsijiet mill-offerenti b’mod elettroniku.

Istituzzjonijiet tal-Unjoni Ewropea: L-Artikolu 13 tat-TUE jelenka l-Istituzzjonijiet tal-Unjoni Ewropea: il-Parlament Ewropew, il-Kunsill Ewropew, il-Kunsill, il-Kummissjoni Ewropea, il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea, il-Bank Ċentrali Ewropew u l-Qorti tal-Awdituri. Barra minn hekk, it-Trattati tal-UE jirreferu għal għadd ta’ korpi oħra li għandhom irwol speċjalizzat, bħas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna u l-Bank Ewropew tal-Investiment.

Klassifikazzjoni Komuni ta’ Unitajiet Territorjali għall-Istatistika (NUTS): sistema waħdanija u koerenti għad-diviżjoni tat-territorju tal-UE; imwaqqfa sabiex tipproduċi statistika reġjonali għall-UE.

Kuntratt qafas: jiġi konkluż ma’ operatur ekonomiku wieħed jew aktar biex jistipula t-termini bażiċi għal sensiela ta’ kuntratti speċifiċi li għandhom jiġu konklużi fuq perjodu ta’ żmien partikolari (normalment ta’ erba’ snin).

Kuntrattur: operatur ekonomiku li ngħata kuntratt.

Notifika elettronika: pubblikazzjoni elettronika ta’ avviżi li jħabbru opportunitajiet ta’ akkwist pubbliku, inkluża iperlink għal pjattaforma ta’ tressiq ta’ offerti b’mod elettroniku.

Offerent: operatur ekonomiku li ssottometta offerta.

Offerta: l-offerta li tkun ġiet sottomessa minn operatur ekonomiku.

OLAF: L-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (parti mill-Kummissjoni Ewropea); huwa jinvestiga frodi kontra l-baġit tal-UE, korruzzjoni u mġiba ħażina serja fi ħdan l-Istituzzjonijiet Ewropej, u jiżviluppa politika kontra l-frodi għall-Kummissjoni Ewropea.

Operatur ekonomiku: kwalunkwe persuna fiżika jew ġuridika jew entità pubblika jew konsorzju ta’ tali persuni u/jew korpi li joffri li jwettaq xogħlijiet, iforni prodotti u jipprovdi servizzi.

Proċeduri ta’ akkwist: ħarsa ġenerali lejn il-proċeduri ta’ akkwist tingħata fil-Kaxxa 1.

Regolament Finanzjarju tal-UE: jistpula l-prinċipji u l-proċeduri li jirregolaw l-istabbiliment u l-implimentazzjoni tal-baġit tal-UE u l-kontroll tal-finanzi tal-Unjoni Ewropea.

Regoli tal-Applikazzjoni (RAP): jissupplimentaw ir-Regolament Finanzjarju tal-UE b’regoli aktar dettaljati.

Sistema ta’ Trasparenza Finanzjarja (STF): database online aċċessibbli għall-pubbliku, immaniġġjata mill-Kummissjoni, li tippubblika r-riċevituri tal-finanzjament tal-UE mħallas mill-Kummissjoni direttament.

SMEs: l-intrapriżi żgħar u medji huma definiti fir-Rakkomandazzjoni Nru 2003/361 tal-Kummissjoni. L-intrapriżi medji jkollhom inqas minn 250 membru tal-persunal u fatturat daqs jew inqas minn EUR 50 miljun jew bilanċ totali ugwali għal jew inqas minn EUR 43 miljun. L-intrapriżi żgħar ikollhom inqas minn 50 membru tal-persunal u fatturat daqs jew inqas minn EUR 10 miljun jew bilanċ totali ugwali għal jew inqas minn EUR 10 miljun.

Sottomissjoni elettronika: sottomissjoni elettronika ta’ offerti minn operaturi ekonomiċi meta jwieġbu għal sejħa għall-offerti.

TED: TED (Tenders Electronic Daily) hija l-verżjoni online tas-“Suppliment għall-Ġurnal Uffiċjali” tal-UE, iddedikata għall-akkwist pubbliku Ewropew.

Tressiq ta’ offerti b’mod elettroniku (imsejjaħ ukoll aċċess elettroniku): pjattaforma għall-pubblikazzjoni fuq l-internet ta’ dokumentazzjoni dwar l-akkwist pubbliku, bħal termini ta’ referenza, u għal komunikazzjoni elettronika bejn l-offerenti u l-organizzazzjoni kontraenti.

Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet: Uffiċċju interistituzzjonali li għandu l-kompitu li jippubblika l-pubblikazzjonijiet tal-Istituzzjonijiet tal-Unjoni Ewropea, fosthom TED.

Abbrevjazzjonijiet

BĊE: Il-Bank Ċentrali Ewropew

CPO: Uffiċċju Ċentrali tal-Akkwisti (BĊE)

CPV: Vokabularju Komuni tal-Akkwist

DAS: dikjarazzjoni ta’ assigurazzjoni (mill-Franċiż “déclaration d’assurance”)

DĠ Baġit: Direttorat Ġenerali għall-Baġit (il-Kummissjoni Ewropea)

DĠ COMM: Direttorat Ġenerali għall-Komunikazzjoni (il-Parlament Ewropew)

DĠ FINS: Direttorat Ġenerali għall-Finanzi (il-Parlament Ewropew)

DĠ Informatika: Direttorat Ġenerali għall-Informatika (il-Kummissjoni Ewropea)

DĠ INLO: Direttorat Ġenerali għall-Infrastruttura u l-Loġistika (il-Parlament Ewropew)

DĠ Komunikazzjoni: Direttorat Ġenerali għall-Komunikazzjoni (il-Kummissjoni Ewropea)

DĠ Riċerka u Innovazzjoni: Direttorat Ġenerali għar-Riċerka u l-Innovazzjoni (il-Kummissjoni Ewropea)

DĠ Suq Intern, Industrija, Intraprenditorija u SMEs: Direttorat Ġenerali għas-Suq Intern, l-Industrija, l-Intraprenditorija u l-SMEs (il-Kummissjoni Ewropea)

DĠ Tassazzjoni u Unjoni Doganali: Direttorat Ġenerali għat-Tassazzjoni u l-Unjoni Doganali (il-Kummissjoni Ewropea)

EuropeAid: Direttorat Ġenerali għall-Kooperazzjoni Internazzjonali u l-Iżvilupp (DĠ DEVCO)

ĠU: Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea

JRC: Ċentru Konġunt tar-Riċerka (il-Kummissjoni Ewropea)

NUTS: Klassifikazzjoni Komuni ta’ Unitajiet Territorjali għall-Istatistika

OIB: Uffiċċju għall-Infrastruttura u Loġistika fi Brussell (il-Kummissjoni Ewropea)

OIL: Uffiċċju għall-Infrastruttura u Loġistika fil-Lussemburgu (il-Kummissjoni Ewropea)

OLAF: Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi

RAP: Regoli tal-applikazzjoni tar-Regolament Finanzjarju tal-UE

SMEs: Intrapriżi żgħar u medji

TED: Tenders Electronic Daily

TFUE: Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea

TUE: Trattat dwar l-Unjoni Ewropea

Sommarju eżekuttiv

I

L-akkwist pubbliku huwa element sinifikanti tal-ekonomiji nazzjonali fl-UE. Madwar wieħed minn kull ħamsa tal-PDG tal-UE jintnefaq kull sena mill-awtoritajiet pubbliċi fl-akkwist ta’ xogħlijiet, provvisti u servizzi. Riċentament, il-Qorti ppubblikat ir-Rapport Speċjali Nru 10/15, li ffoka fuq l-akkwist pubbliku mill-Istati Membri fil-qasam tan-nefqa ta’ Koeżjoni kofinanzjata mill-baġit tal-UE. Ir-rapport attwali jħares lejn l-akkwist mill-akbar erba’ Istituzzjonijiet tal-UE, li flimkien ammontaw għal madwar EUR 4 biljun fl-2014.

II

Il-leġiżlazzjoni tal-UE dwar l-akkwist pubbliku għandha rwol importanti fl-iżvilupp tas-suq uniku u fl-iżgurar tal-użu effiċjenti u effettiv tal-fondi pubbliċi. Filwaqt li d-direttivi tal-UE dwar l-akkwist japplikaw għall-attivitajiet ta’ akkwist tal-Istati Membri, inkluża n-nefqa ta’ Koeżjoni, l-Istituzzjonijiet għandhom ir-regoli tal-akkwist proprji tagħhom. Dawn ir-regoli huma ġeneralment konformi mad-direttivi, iżda hemm xi differenzi sinifikanti li l-Qorti tqis li mhumiex ġustifikati.

III

L-Istituzzjonijiet tal-UE huma meħtieġa jippreżentaw il-kuntratti ta’ akkwist pubbliku għall-offerti fuq il-bażi l-aktar wiesgħa possibbli biex jimmassimizzaw il-kompetizzjoni. Fl-awditu tagħna, aħna eżaminajna kemm l-Istituzzjonijiet tal-UE qegħdin jiffaċilitaw l-aċċess għall-akkwist pubbliku tagħhom.

IV

Aħna sibna li l-arranġamenti ta’ ġestjoni u kontroll tal-Istituzzjonijiet tal-UE huma robusti u, b’mod ġenerali, jimmitigaw ir-riskju ta’ żbalji li altrimenti jistgħu jaffettwaw b’mod negattiv il-possibbiltà għall-operaturi ekonomiċi li jipparteċipaw u għat-trattament ġust tagħhom. Madankollu, il-biċċa l-kbira tal-Istituzzjonijiet tal-UE ma jimmonitorjawx b’mod sistematiku l-livell ta’ parteċipazzjoni.

V

Fl-2014, il-Parlament Ewropew u l-Kunsill adottaw direttivi riformati biex jagħmlu l-akkwist aktar faċli u inqas oneruż fuq livell amministrattiv, b’mod partikolari bil-għan li tiżdied il-parteċipazzjoni tal-intrapriżi żgħar u medji. Madankollu, aħna sibna li, meta rrevedew ir-regoli tal-akkwist proprji tagħhom fl-2015, l-Istituzzjonijiet tal-UE ma ffaċilitawx dan l-aċċess bis-simplifikazzjoni tar-regoli u bil-kjarifika sa fejn possibbli ta’ sitwazzjonijiet li ma kinux ċari.

VI

Mhux l-għażliet proċedurali kollha rawmu l-kompetizzjoni fuq il-bażi l-aktar wiesgħa possibbli. Il-biċċa l-kbira tal-Istituzzjonijiet tal-UE ma kellhom ebda politika biex iwettqu konsultazzjoni tas-suq qabel bdew il-proċedura formali ta’ akkwist. Barra minn hekk, il-kuntratti setgħu nqasmu f’lottijiet aktar ta’ spiss sabiex tiġi stimulata l-parteċipazzjoni, azzjoni li kien ikollha effett pożittiv f’termini ta’ aċċess għal operaturi ekonomiċi bħall-SMEs.

VII

L-ostakoli bla bżonn jagħmlu l-ħajja diffiċli għall-offerenti potenzjali li jridu jidentifikaw opportunitajiet ta’ akkwist offruti mill-istituzzjonijiet tal-UE. Il-viżibbiltà tal-attivitajiet ta’ akkwist tal-Istituzzjonijiet tal-UE fuq l-internet hija ħażina. L-informazzjoni disponibbli hija frammentata u mifruxa fuq ħafna siti web differenti. Il-funzjoni ta’ tfittxija ta’ TED (Tenders Electronic Daily) mhux dejjem ipproduċiet riżultati sodisfaċenti L-għodod li jippermettu s-sottomissjoni ta’ offerti b’mod elettroniku għadhom ma ġewx imnedija b’mod armonizzat u komprensiv.

VIII

L-operaturi ekonomiċi li jqisu li jkunu ġew ittrattati b’mod inġust isibuha diffiċli li jiksbu reviżjoni rapida tal-ilmenti tagħhom u kumpens għad-danni. L-informazzjoni dwar l-eżitu tal-attivitajiet ta’ akkwist tal-Istituzzjonijiet tal-UE mhijiex aċċessibbli b’mod li jkun jippermetti li jsir monitoraġġ effettiv mill-pubbliku.

IX

Il-Qorti tikkonkludi li l-Istituzzjonijiet tal-UE jistgħu jagħmlu aktar biex jiffaċilitaw l-aċċess għall-akkwist pubbliku tagħhom u, għalhekk, tagħmel ir-rakkomandazzjonijiet li ġejjin sabiex huma jadottaw politika għat-trawwim sistematiku ta’ parteċipazzjoni usa’:

(a)Sabiex jiffaċilitaw il-monitoraġġ tal-aċċessibbiltà għall-attivitajiet ta’ akkwist tagħhom, jenħtieġ li l-Istituzzjonijiet tal-UE kollha jiġbru u janalizzaw data kemm dwar l-għadd inizjali ta’ talbiet għall-parteċipazzjoni u l-offerti riċevuti, kif ukoll dwar l-għadd ta’ offerti li ttieħdu inkunsiderazzjoni għad-deċiżjoni finali dwar l-għoti.

(b)Għar-reviżjoni li jmiss tal-2016, tar-Regolament Finanzjarju tal-UE, jenħtieġ li l-Kummissjoni tikkonsolida d-dispożizzjonijiet rilevanti kollha f’ġabra unika tar-regoli għall-akkwist pubbliku. Jenħtieġ li l-parteċipazzjoni tal-intrapriżi żgħar u medji tiġi inkoraġġuta espliċitament.

(c)Jenħtieġ li l-Istituzzjonijiet tal-UE jużaw b’mod proattiv il-konsultazzjonijiet preliminari tas-suq kull fejn xieraq bil-ħsieb li jitħejja l-akkwist u jiġu infurmati l-operaturi ekonomiċi dwar il-pjanijiet tagħhom dwar l-akkwist.

(d)Jenħtieġ li l-Istituzzjonijiet tal-UE jaqsmu l-kuntratti f’lottijiet kull fejn possibbli biex iżidu l-parteċipazzjoni fil-proċeduri ta’ akkwist tagħhom.

(e)Jenħtieġ li l-Istituzzjonijiet tal-UE joħolqu one-stop shop elettroniku komuni għall-attivitajiet ta’ akkwist tagħhom li jkun jippermetti lill-operaturi ekonomiċi jsibu l-informazzjoni rilevanti kollha f’lok online uniku u jinteraġixxu mal-Istituzzjonijiet tal-UE permezz ta’ dan is-sit web.

(f)Jenħtieġ li l-Kummissjoni tipproponi mekkaniżmu għal reviżjoni rapida tal-ilmenti mill-operaturi ekonomiċi li jqisu li jkunu ġew ittrattati b’mod inġust. Jenħtieġ li din ir-reviżjoni ssir qabel ma l-operaturi ekonomiċi jkunu jistgħu jirrikorru għand l-Ombudsman tal-UE jew il-Qrati tal-UE.

(g)Biex ikun jista’ jsir monitoraġġ ex post effettiv tal-attivitajiet ta’ akkwist tagħhom, jenħtieġ li l-Istituzzjonijiet tal-UE jwaqqfu repożitorju pubbliku uniku ta’ informazzjoni relatata mal-kuntratti ta’ akkwist tagħhom, li jista’ jiġi żviluppat bħala parti mill-eTendering ta’ TED.

(h)Jenħtieġ li l-uffiċċju Ewropew kontra l-frodi, l-OLAF, jipproduċi rapporti u statistika dwar it-tipi differenti ta’ allegazzjonijiet li jinsabu taħt investigazzjoni u l-eżitu ta’ dawn l-investigazzjonijiet.

(i)Jenħtieġ li l-Istituzzjonijiet tal-UE jużaw evalwazzjonijiet bejn il-pari għat-tagħlim reċiproku u għall-iskambju tal-aħjar prattika.

Introduzzjoni

01

Dan ir-rapport jibda b’ħarsa ġenerali qasira lejn il-qafas għall-akkwist pubbliku (tressiq ta’ offerti għal xogħlijiet, provvisti u servizzi) mill-Istituzzjonijiet tal-UE u lejn l-approċċ tal-awditjar tagħna. Aħna nispjegaw il-kontrolli interni li l-Istituzzjonijiet tal-UE japplikaw biex inaqqsu l-għadd ta’ irregolaritajiet għal minimu. Aħna mbagħad inqisu l-istadji differenti tal-proċess ta’ akkwist biex nivvalutaw il-grad ta’ aċċessibbiltà tal-proċeduri tal-Istituzzjonijiet. Ġew definiti regoli ċari u tajbin? Dawn ir-regoli jiġu applikati b’mod prokompetittiv meta l-persunal tal-UE jħejji l-proċeduri ta’ akkwist? L-operaturi ekonomiċi se jsibuha faċli biex jidentifikaw dawk l-opportunitajiet ta’ akkwist li jistgħu jkunu interessati fihom minn fost l-eluf ta’ opportunitajiet ta’ akkwist li jiġu ppubblikati kull ġimgħa? Il-proċess ta’ sottomissjoni ta’ offerta huwa kkumplikat bla bżonn? X’jiġri jekk operatur ekonomiku jħoss li jkun ġie ttrattat b’mod inġust? U fl-aħħarnett, l-Istituzzjonijiet tal-UE jirrapportaw fuq ir-riżultati tal-attivitajiet ta’ akkwist tagħhom b’mod li jiżgura l-obbligu ta’ rendikont?

02

Il-politika tal-akkwist pubbliku hija strument ewlieni fl-iżvilupp tas-suq uniku u fil-kisba ta’ tkabbir intelliġenti, sostenibbli u inklużiv, filwaqt li fl-istess waqt jiġi żgurat l-aktar użu effiċjenti u effettiv tal-fondi pubbliċi. Ir-regoli tal-akkwist pubbliku huma maħsuba biex minnhom jibbenifikaw kemm l-operaturi ekonomiċi kif ukoll l-awtoritajiet kontraenti. L-objettiv huwa li jiġu żviluppati opportunitajiet tas-suq għal dawk tal-ewwel, filwaqt li fl-istess ħin tiżdied l-għażla ta’ kuntratturi potenzjali disponibbli għal dawn tal-aħħar. Jekk l-awtoritajiet kontraenti jiffaċilitaw l-aċċess għall-akkwist pubbliku tagħhom, dan x’aktarx li jwassal għal aktar offerti b’reazzjoni għall-ħtiġijiet tal-akkwist tagħhom. Huwa mistenni li aktar kompetizzjoni tirriżulta mbagħad f’valur aħjar għall-flus għall-kontribwent (ara l-Figura 1). L-Istituzzjonijiet tal-UE huma meħtieġa jippreżentaw il-kuntratti ta’ akkwist pubbliku għall-offerti fuq il-bażi l-aktar wiesgħa possibbli¹.

03

Fl-2014, il-Parlament Ewropew u l-Kunsill qablu li jirriformaw il-politika tal-akkwist pubbliku fl-UE. Fost il-karatteristiċi ewlenin tal-pakkett ta’ riforma kien hemm miżuri maħsuba biex jitneħħew l-ostakoli għall-aċċess għas-suq, b’mod partikolari għall-intrapriżi żgħar u medji (SMEs). Ir-rapport tagħna jeżamina kemm il-prattiki tal-akkwist tal-Istituzzjonijiet tal-UE jiffaċilitaw dan l-aċċess.

Figura 1

Aċċess aħjar għall-operaturi ekonomiċi, valur aħjar għall-flus għall-kontribwent

Sors: Il-Qorti Ewropea tal-Awdituri.

Il-qafas għall-akkwist pubbliku mill-Istituzzjonijiet tal-UE

04

L-għoti ta’ kuntratti pubbliċi jrid jikkonforma mal-prinċipji tat-Trattati u, b’mod partikolari, mal-moviment liberu tal-merkanzija, il-libertà tal-istabbiliment u l-libertà li jiġu pprovduti servizzi, kif ukoll mal-prinċipji li joriġinaw minnhom, bħall-aċċess ugwali u t-trattament indaqs, in-nondiskriminazzjoni, ir-rikonoxximent reċiproku, il-proporzjonalità, il-kompetizzjoni ġusta, il-pubbliċità u t-trasparenza.

05

L-akkwist pubbliku fl-Istati Membri tal-UE huwa rregolat mid-Direttiva 2014/24/EU² (li minn hawn ’il quddiem issir referenza għaliha bħala d-“Direttiva tal-2014 dwar l-Akkwist”) u minn għadd ta’ direttivi oħra li jistabbilixxu regoli komuni li l-awtoritajiet kontraenti jridu jsegwu għal akkwisti ’l fuq minn valur partikolari. Dawn ir-regoli jridu jiġu trasposti f’leġiżlazzjoni nazzjonali. Id-Direttivi mhumiex legalment vinkolanti fuq l-Istituzzjonijiet tal-UE. Dawn tal-aħħar adottaw ir-regoli proprji tagħhom, li huma ġeneralment konformi mad-Direttiva tal-2014 dwar l-Akkwist b’xi eċċezzjonijiet importanti³. Għall-Istituzzjonijiet tal-UE ffinanzjati mill-baġit ġenerali, ir-regoli tal-akkwist huma stabbiliti fir-regoli finanzjarji kif emendati l-aħħar f’Ottubru 2015⁴ (minn hawn ’il quddiem issir referenza għalihom bħala r-“Regolament Finanzjarju tal-UE”) u fir-regoli tal-applikazzjoni tagħhom kif emendati l-aħħar f’Ottubru 2015⁵ (minn hawn ’il quddiem issir referenza għalihom bħala r-“RAP”). Ir-regoli tal-akkwist tal-Bank Ċentrali Ewropew huma stipulati f’Deċiżjoni⁶ (minn hawn ’il quddiem issir referenza għalihom bħala r-“regoli tal-BĊE dwar l-akkwist”) li ġiet adottata mill-Bord Eżekuttiv tiegħu fi Frar 2016. Il-Figura 2 turi l-qafas legali għall-akkwist pubbliku tal-UE.

Figura 2

Qafas legali tal-akkwist pubbliku tal-UE

Sors: Il-Qorti Ewropea tal-Awdituri.

Proċeduri ta’ akkwist pubbliku: kif jaħdmu?

06

Abbażi tar-Regolament Finanzjarju tal-UE, il-gwida interna tal-Kummissjoni dwar l-akkwist⁷ tiddistingwi 10 proċeduri differenti għall-akkwist (ara l-Kaxxa 1). L-għażla li trid issir tiddependi fuq diversi fatturi, b’mod partikolari fuq il-valur stmat tal-kuntratt. L-aktar passi importanti tal-proċess ta’ akkwist huma murija fil-Figura 3.

Kaxxa 1

L-għażliet proċedurali skont ir-Regolament Finanzjarju tal-UE

Proċedura miftuħa: Proċedura standard li tista’ tintuża għal kwalunkwe kuntratt, li tibda bil-pubblikazzjoni ta’ avviż dwar kuntratt fil-Ġurnal Uffiċjali (ĠU). Kwalunkwe operatur ekonomiku li huwa interessat jista’ jressaq offerta.

Proċedura ristretta: Proċedura standard f’żewġ passi, li tibda bil-pubblikazzjoni ta’ avviż dwar kuntratt fil-ĠU li jista’ jintuża għal kwalunkwe kuntratt. Kwalunkwe operatur ekonomiku interessat jista’ jitlob li jipparteċipa, iżda huma biss dawk mistiedna li jistgħu jissottomettu offerta, li mbagħad tiġi evalwata fit-tieni pass. Varjant ta’ din il-proċedura huwa s-sistema dinamika ta’ xiri b’użu esklussiv ta’ mezzi elettroniċi.

Proċedura kompetittiva b’negozjar: Proċedura li hija simili għall-proċedura ristretta u li tista’ tintuża biss taħt każijiet speċifiċi, irrispettivament mill-valur tax-xiri. L-offerti sottomessi (offerti tekniċi u finanzjarji) jistgħu jiġu nnegozjati.

Proċeduri wara sejħa għal espressjonijiet ta’ interess (CEI): Is-CEI tagħżel minn qabel jew tirreġistra l-kandidati jew il-bejjiegħa li aktar tard jistgħu jiġu mistiedna jissottomettu offerti fi proċeduri ta’ akkwist differenti.

Proċedura nnegozjata mingħajr pubblikazzjoni ta’ avviż dwar kuntratt: Proċedura eċċezzjonali li tista’ tintuża biss f’ċerti każijiet jew ċirkustanzi (pereżempju, urġenza estrema).

Proċedura nnegozjata għal kuntratti b’valur baxx u medju: L-awtorità kontraenti trid tistieden lill-operaturi ekonomiċi li matul il-pubbliċità ex ante wrew l-interess tagħhom biex iressqu offerti u, minbarra dan, tista’ tistieden lil kandidati tal-għażla tagħha. Għall-kuntratti b’valur baxx ħafna, huwa permess li jsir negozjar ma’ kandidat uniku magħżul mill-awtorità kontraenti.

Djalogu kompetittiv: Użat għal akkwisti kumplessi fejn l-awtorità kontraenti ma tkunx tista’ tiddefinixxi l-mezzi biex tissodisfa l-ħtiġijiet tagħha jew tivvaluta x’jista’ joffri s-suq f’termini tas-soluzzjonijiet tekniċi jew finanzjarji jew legali mingħajr djalogu ma’ offerenti potenzjali.

Sħubija ta’ innovazzjoni: Proċedura b’żewġ passi għall-akkwiżizzjoni ta’ prodott innovattiv li għad irid jiġi żviluppat u li għalih ma huwa disponibbli ebda prodott ekwivalenti fis-suq.

Kompetizzjoni dwar id-disinn: Dan jagħti l-kapaċità lill-awtorità kontraenti biex tikseb pjan jew disinn propost minn ġurija wara proċedura kompetittiva bi jew mingħajr l-għoti ta’ premjijiet. Imbagħad, ir-rebbieħ jew rebbieħa jiġu mistiedna jinnegozjaw qabel l-iffirmar tal-kuntratt sussegwenti.

Proċedura nnegozjata għal kuntratti ta’ bini: Il-kuntratti ta’ bini (ix-xiri, il-kiri fit-tul, l-użufrutt, it-twellija, il-kiri jew ix-xiri bin-nifs, bil-possibbiltà jew le ta’ xiri, ta’ art, binjiet eżistenti jew proprjetà immobbli oħra) jistgħu jiġu konklużi permezz ta’ proċedura nnegozjata mingħajr pubblikazzjoni ta’ avviż dwar kuntratt, wara li s-suq lokali jkun ġie prospettat.

Figura 3

Ħarsa ġenerali lejn il-proċess ta’ akkwist skont ir-Regolament Finanzjarju tal-UE

Nota: Il-kaxxi b’linji ttikkjati jindikaw pass proċedurali li huwa fakultattiv. Il-limiti tad-Direttiva tal-UE dwar l-Akkwist huma EUR 5 225 000 għax-xogħlijiet u EUR 135 000 għas-servizzi jew għall-provvisti. Valur medju bejn EUR 60 000.01 u EUR 5 224 999.9 għax-xogħlijiet u bejn EUR 60 000.01 u EUR 134 999.9 għas-servizzi jew għall-provvisti. Valur baxx bejn EUR 15 000.01 u EUR 60 000. Valur baxx ħafna bejn EUR 1 000.01 u EUR 15 000. Għal ammonti sa EUR 1 000, ma hija meħtieġa ebda proċedura ta’ akkwist.

Sors: Il-Qorti Ewropea tal-Awdituri.

1Ara l-Artikolu 102(2) tar-Regolament Finanzjarju tal-UE, li jippermetti eċċezzjonijiet għal din ir-regola biss meta jsir użu mill-proċedura nnegozjata.

2Id-Direttiva 2014/24/UE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-26 ta’ Frar 2014 dwar l-akkwist pubbliku u li tħassar id-Direttiva 2004/18/KE (ĠU L 94, 28.3.2014, p. 65).

3Ara l-paragrafi 29 sa 31.

4Ir-Regolament (UE, Euratom) 2015/1929 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-28 ta’ Ottubru 2015 li jemenda r-Regolament tal-Kunsill (UE, Euratom) Nru 966/2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni (ĠU L 286, 30.10.2015, p. 1).

5Ir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni (UE) 2015/2462 tat-30 ta’ Ottubru 2015 li jemenda r-Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012 dwar ir-regoli tal-applikazzjoni tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni (ĠU L 342, 29.12.2015, p. 7).

6Id-Deċiżjoni (UE) 2016/245 tal-Bank Ċentrali Ewropew tad-9 ta’ Frar 2016 li tistabbilixxi r-regoli dwar l-akkwisti (ĠU L 45, 20.2.2016, p. 15).

7Vade-mecum dwar l-akkwist pubbliku fil-Kummissjoni (Novembru 2015, mhux ippubblikat); sar disponibbli lill-Istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji l-oħra tal-UE.

Ambitu u approċċ tal-awditjar

Ambitu tal-awditjar

07

Aħna eżaminajna kemm l-Istituzzjonijiet tal-UE qegħdin jiffaċilitaw l-aċċess għall-akkwist pubbliku tagħhom. Ara l-Figura 4 għall-prerekwiżiti biex jiġi ffaċilitat l-aċċess għall-akkwist pubbliku.

Figura 4

Prerekwiżiti biex jiġi ffaċilitat l-aċċess għall-akkwist pubbliku

Sors: Il-Qorti Ewropea tal-Awdituri.

08

Għalhekk, aħna qiesna l-erba’ mistoqsijiet li ġejjin:

(a)L-Istituzzjonijiet tal-UE għandhom sistemi robusti li jrawmu l-parteċipazzjoni filwaqt li jipproteġu l-interessi finanzjarji tal-Unjoni?

(b)L-Istituzzjonijiet tal-UE jagħmlu l-għażliet proċedurali t-tajbin biex iżidu l-parteċipazzjoni fil-proċeduri ta’ akkwist tagħhom?

(c)L-Istituzzjonijiet tal-UE jneħħu, kemm jista’ jkun possibbli, l-ostakoli li jagħmlu l-ħajja diffiċli għal offerenti potenzjali?

(d)L-Istituzzjonijiet tal-UE jiżguraw b’mod komprensiv u sistematiku li l-eżiti tal-proċeduri ta’ akkwist tagħhom ikunu trasparenti u li jitgħallmu minn xulxin?

09

Aħna koprejna l-attivitajiet ta’ akkwist tal-akbar erba’ Istituzzjonijiet tal-UE: il-Kummissjoni Ewropea, il-Parlament Ewropew, il-Kunsill tal-Unjoni Ewropea u l-Bank Ċentrali Ewropew (BĊE). Fl-2014, il-valur totali tal-kuntratti kollha ta’ aktar minn EUR 15 000 (aktar minn EUR 10 000 għall-BĊE) ta’ dawn l-erba’ Istituzzjonijiet huwa ppreżentat fit-Tabella 1:

Tabella 1

Il-valur tal-kuntratti fl-2014

Istituzzjoni | F’miljun EUR
Il-Kummissjoni | 3 034
Il-Parlament | 497
Il-BĊE | 515
Il-Kunsill¹ | 171
Total | 4 217

1Il-valur stmat mill-Kunsill tal-proċeduri mnedija fl-2014.

Sors: Il-Qorti Ewropea tal-Awdituri, ibbażat fuq data pprovduta mill-Istituzzjonijiet awditjati.

10

Barra minn hekk, l-Istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE li ġejjin ġew inklużi fl-awditu tagħna biex kwistjonijiet speċifiċi jiġu eżaminati: il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea għall-ġurisprudenza tagħha fir-rigward tal-akkwist pubbliku mill-Istituzzjonijiet tal-UE, l-Ombudsman Ewropew li jittratta amministrazzjoni ħażina fi proċeduri ta’ akkwist, l-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF) għall-investigazzjonijiet tiegħu b’rabta ma’ irregolaritajiet fil-proċeduri ta’ akkwist u l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet li jimmaniġġja s-servizzi online li jagħtu aċċess għall-informazzjoni dwar l-akkwist pubbliku.

11

Aħna ma eżaminajniex il-kuntratti pubbliċi konklużi mill-Kummissjoni f’isem il-benefiċjarji u akkont tagħhom b’rabta ma’ azzjonijiet esterni⁸, lanqas l-akkwisti fejn il-ġestjoni tal-infiq tal-UE tinvolvi organizzazzjonijiet jew korpi oħra (l-hekk imsejħa “ġestjoni indiretta” mill-Kummissjoni) jew fejn il-ġestjoni hija kondiviża mal-Istati Membri.

Approċċ tal-awditjar

12

Aħna bbażajna l-osservazzjonijiet tagħna fuq is-sorsi prinċipali ta’ evidenza għall-awditjar li ġejjin:

(a)Wettaqna riċerka preliminari ma’ rappreżentanti ta’ organizzazzjonijiet tan-negozju, esperti nazzjonali dwar l-akkwist u esperti mid-dinja akkademika;

(b)Eżaminajna d-dokumentazzjoni relatata mal-politiki, il-proċeduri u l-għodod ta’ akkwist;

(c)Analizzajna l-kampjuni tal-fajls tal-akkwist li jkopru s-snin 2013–2015 mill-Parlament Ewropew (id-DĠ INLO u d-DĠ COMM), mis-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill, mill-Kummissjoni (id-DĠ Suq Intern, Industrija, Intraprenditorija u SMEs, iċ-Ċentru Konġunt tar-Riċerka (JRC)) u mill-BĊE;

(d)Ittestjajna l-għodod online tal-Istituzzjonijiet tal-UE li huma maħsuba biex jassistu fl-identifikazzjoni tal-opportunitajiet ta’ akkwist;

(e)Intervistajna membri tal-persunal tal-UE;

(f)Analizzajna r-risposti tal-Istituzzjonijiet tal-UE għall-kwestjonarji tagħna.

13

Barra minn hekk, aħna stħarriġna 47 korp iżgħar tal-UE biex niksbu l-opinjonijiet u l-fehmiet tagħhom fir-rigward tal-politiki u l-proċessi ta’ akkwist. Waslu 40 risposta (rata ta’ rispons ta’ 85 %). Ir-riżultati huma miġbura fil-qosor fl-Anness II.

8Japplikaw regoli speċifiċi li huma stabbiliti fil-Parti Tnejn, it-Titolu IV tar-Regolament Finanzjarju tal-UE.

Osservazzjonijiet

Taqsima I — L-Istituzzjonijiet tal-UE jirnexxielhom iżommu l-għadd ta’ żbalji serji f’ammont baxx fil-proċeduri ta’ akkwist tagħhom, iżda l-parteċipazzjoni fihom ma tiġix immonitorjata b’mod sistematiku

14

Jenħtieġ li l-Istituzzjonijiet tal-UE jkunu jistgħu juru li huma jiżguraw l-aċċessibbiltà fl-attivitajiet ta’ akkwist tagħhom. Għal din il-fini, huma jeħtieġu informazzjoni dwar il-livell ta’ parteċipazzjoni ta’ operaturi ekonomiċi fil-proċeduri ta’ akkwist tagħhom. Huma jridu wkoll jipprevienu żbalji u irregolaritajiet serji li l-okkorrenza tagħhom tista’ taffettwa b’mod avvers il-possibbiltà li operaturi ekonomiċi jipparteċipaw, u timmina l-kunfidenza tagħhom u, b’hekk, l-interess tagħhom fl-akkwist tal-Istituzzjonijiet tal-UE. Aħna eżaminajna l-informazzjoni disponibbli dwar żbalji u irregolaritajiet serji, is-sistemi li jipprevenuhom u l-parteċipazzjoni mill-operaturi ekonomiċi fil-proċeduri ta’ akkwist tal-Istituzzjonijiet tal-UE.

B’kuntrast mas-sitwazzjoni fil-ġestjoni kondiviża mal-Istati Membri, jiġu rrapportati ftit li xejn żbalji jew irregolaritajiet serji b’rabta mal-akkwist tal-Istituzzjonijiet tal-UE

15

Fid-Dikjarazzjoni ta’ Assigurazzjoni annwali tagħna⁹ aħna naqbdu ftit li xejn żbalji serji fl-akkwist pubbliku, fit-tranżazzjonijiet immaniġġjati direttament mill-Istituzzjonijiet tal-UE¹⁰. Bħal fis-snin ta’ qabel, dan jikkuntrasta mas-sitwazzjoni fil-ġestjoni kondiviża mal-Istati Membri¹¹.

16

Fuq talba tagħna, l-OLAF analizza l-informazzjoni tiegħu dwar irregolaritajiet allegati li huwa rċieva bejn l-1 ta’ Jannar u t-30 ta’ April 2015 biex jidentifika każijiet relatati mal-akkwist pubbliku. B’kollox, l-OLAF għadd 503 punti differenti ta’ informazzjoni li daħlu. Kienu biss 20 minn fost 503 notifiki li kienu jikkonċernaw l-akkwist mill-Istituzzjonijiet tal-UE, 16 minn dawn twarrbu fil-fażi inizjali tal-għażla tal-każijiet, u 4 wasslu għall-ftuħ ta’ investigazzjoni. Dawn iċ-ċifri jimplikaw li, meta mqabbel mal-għadd totali ta’ proċeduri ta’ akkwist imnedija mill-Istituzzjonijiet tal-UE, is-sehem ta’ każijiet b’irregolaritajiet potenzjalment serji huwa madwar 1 %, jekk wieħed jieħu inkunsiderazzjoni l-bejn wieħed u ieħor 2000 proċedura mnedija fis-sena, fejn avviż ta’ għoti ta’ kuntratt jiġi ppubblikat fil-Ġurnal Uffiċjali mill-Istituzzjonijiet tal-UE.

17

L-OLAF ipproduċa din l-istatistika biss fuq talba speċifika tagħna u hija tirrappreżenta biss stampa ġenerali f’punt partikolari fiż-żmien sabiex ikollna idea tal-għadd ta’ każijiet potenzjali miġjuba għall-attenzjoni tal-OLAF. Kien ikun aktar utli li kieku l-OLAF seta’ jipprovdi statistika li tippermetti li jiġu identifikati x-xejriet u li jiġi vvalutat l-eżitu tal-investigazzjonijiet tiegħu.

L-Istituzzjonijiet tal-UE għandhom sistemi robusti u persunal kapaċi biex iżommu r-riskju ta’ żbalji u irregolaritajiet taħt kontroll

Assistenza u għarfien espert proċedurali huma disponibbli għas-servizzi operazzjonali

18

Akkwist b’suċċess jirrikjedi taħlita ta’ għarfien espert tekniku dwar ix-xogħlijiet, il-provvisti u s-servizzi speċifiċi li jkunu qed jiġu akkwistati, kif ukoll għarfien tajjeb tar-regoli u l-proċeduri li għandhom jiġu applikati.

19

L-entitajiet kollha li eżaminajnilhom il-proċeduri ta’ akkwist¹² għandhom unitajiet dedikati ta’ esperti dwar l-akkwist li jagħtu pariri u jassistu lis-servizzi operazzjonali fuq l-attivitajiet ta’ akkwist tagħhom. Aħna sibna li l-għarfien espert proċedurali tal-esperti dwar l-akkwist jikkumplementa l-għarfien espert tekniku tas-servizzi operazzjonali, u li r-riżorsi tal-persunal iddedikati għall-attivitajiet ta’ akkwist huma adegwati. Barra minn hekk, għarfien espert u pariri proċedurali huma disponibbli mis-servizzi legali u/jew l-unitajiet finanzjarji ċentrali tal-Istituzzjonijiet tal-UE.

20

Il-biċċa l-kbira tal-entitajiet awditjati għandhom kumitati interni stabbiliti, li għandhom l-għan li jsaħħu l-governanza u l-kontroll fuq il-proċeduri ta’ akkwist. Tipikament, dawn il-kumitati jkunu komposti minn persunal minn partijiet oħra tal-organizzazzjoni. Tali kumitati għandhom setgħat deċiżjonali jew jistgħu joħorġu rakkomandazzjonijiet, u għandhom it-tendenza li jittrattaw l-akkwisti akbar u/jew akkwisti b’forma aktar limitata ta’ kompetizzjoni. Qabel l-iffirmar ta’ kuntratt, dawn il-kumitati jipprovdu aċċertament addizzjonali li r-regoli applikabbli ġew segwiti. Barra minn hekk, il-kompożizzjoni interdixxiplinari tagħhom tagħmilhom pjattaforma għall-iskambju ta’ fehmiet fl-Istituzzjonijiet akbar fejn l-akkwist huwa deċentralizzat.

Il-pariri mis-servizzi tal-awditjar intern kellhom irwol importanti

21

L-istruttura u l-proċeduri organizzazzjonali attwali għall-attivitajiet ta’ akkwist huma, sa ċertu punt konsiderevoli, ir-riżultat ta’ rakkomandazzjonijiet li saru mis-servizzi tal-awditjar intern xi snin ilu. Sadanittant, il-biċċa l-kbira tas-servizzi tal-awditjar intern iffokaw l-attenzjoni tagħhom fuq oqsma oħra tal-attivitajiet tal-Istituzzjonijiet tagħhom u allokaw riżorsi limitati għall-akkwist pubbliku. Madankollu, is-servizzi tal-awditjar intern se jkollhom iqisu l-akkwist minn perspettiva differenti biex jivvalutaw l-implimentazzjoni tar-reviżjoni reċenti tar-regoli tal-akkwist u, abbażi tar-riżultati ta’ din il-valutazzjoni, jaġġustaw il-programmi ta’ ħidma tagħhom kif meħtieġ.

Il-BĊE kiseb ċertifikazzjoni esterna tal-attivitajiet ta’ akkwist tiegħu

22

Minbarra l-pariri interni, iċ-ċertifikazzjoni esterna tista’ tgħin biex jinkisbu għarfien u perspettiva minn barra u tista’ tkun motivatur għat-titjib. L-Uffiċċju Ċentrali tal-Akkwisti (CPO) tal-BĊE applika għal u kiseb ċertifikazzjoni esterna tal-attivitajiet tiegħu. Iċ-ċertifikazzjoni ngħatat miċ-Chartered Institute of Purchasing & Supply (CIPS) fl-2011. Iċ-ċertifikazzjoni tal-BĊE, imsejħa l-“Premju PPP” (Proċessi, Politiki u Proċeduri) għall-ilħuq tal-istandard ta’ eċċellenza f’dawn l-oqsma, skadiet fi tmiem l-2015 u s-CPO ppjana li jgħaddi minn proċess sħiħ ta’ ċertifikazzjoni mill-ġdid fl-ewwel tliet xhur tal-2016.

Il-biċċa l-kbira tal-Istituzzjonijiet tal-UE ma jkejlux b’mod sistematiku l-livell ta’ parteċipazzjoni fil-proċeduri ta’ akkwist tagħhom

Is-sempliċi kalkolu tal-għadd ta’ offerti riċevuti mhuwiex biżżejjed għal monitoraġġ affidabbli tal-livell ta’ parteċipazzjoni

23

Meta jippubblikaw avviż ta’ għoti ta’ kuntratt fil-Ġurnal Uffiċjali, l-Istituzzjonijiet tal-UE jridu jindikaw l-għadd ta’ offerti riċevuti għall-kuntratt inkwistjoni. Madankollu, din l-informazzjoni weħidha mhijiex bażi suffiċjenti għall-valutazzjoni affidabbli tal-livell ta’ kompetizzjoni fi proċedura. Il-kompetizzjoni tista’ tkun dgħajfa anki f’każijiet fejn bosta offerti jkunu ġew riċevuti. Dan huwa partikolarment il-każ meta offerta waħda biss tkun tista’ tittieħed inkunsiderazzjoni għal valutazzjoni bi tqabbil mal-kriterji tal-għoti u l-offerti l-oħra jkunu ġew eliminati qabel ma jaslu għall-istadju finali tal-evalwazzjoni. Offerti jistgħu jiġu eliminati mill-evalwazzjoni finali għal diversi raġunijiet, notevolment meta jkunu inkompleti jew ma jkunux jikkonformaw mal-kriterji ta’ esklużjoni jew tal-għażla.

Id-data tal-JRC turi li f’nofs il-proċeduri offerta waħda biss setgħet tittieħed inkunsiderazzjoni għad-deċiżjoni finali dwar l-għoti

24

Huwa biss il-JRC tal-Kummissjoni li jikkompila data, miġbura proċedura bi proċedura u għal kull tip ta’ proċedura, dwar l-għadd ta’ offerti riċevuti, l-għadd ta’ offerti fl-ordni, l-għadd ta’ offerti ammissibbli, l-għadd ta’ offerti misjuba konformi u l-għadd ta’ offerti kklassifikati.

25

Aħna analizzajna l-istatistika tal-JRC għall-2013 u l-2014 biex inqabblu l-għadd ta’ offerti riċevuti mal-għadd ta’ offerti li laħqu l-istadju finali u li setgħu jiġu vvalutati bi tqabbil mal-kriterji tal-għoti. Fl-analiżi ġew inklużi 468 proċedura għal kuntratti b’valur ta’ aktar minn EUR 60 000. F’50 minn dawn il-proċeduri, kandidat wieħed biss seta’ jittieħed inkunsiderazzjoni mill-bidu nett, li kien jikkostitwixxi eċċezzjoni għall-prinċipju tal-kompetizzjoni l-aktar wiesgħa possibbli¹³. Għall-418-il proċedura li jifdal, f’nofs il-każijiet (49 %) offerta waħda biss setgħet tittieħed inkunsiderazzjoni għad-deċiżjoni finali dwar l-għoti (ara l-Figura 5).

Figura 5

Il-frekwenza tal-proċeduri skont l-għadd ta’ offerti li ttieħdu inkunsiderazzjoni għad-deċiżjoni finali dwar l-għoti (418-il kuntratt tal-JRC, b’valur ta’ aktar minn EUR 60 000, iffirmati fl-2013 u fl-2014)

Sors: Il-Qorti Ewropea tal-Awdituri, ibbażat fuq data pprovduta mill-JRC.

Taqsima II — Ir-regoli li għandhom jiġu segwiti u l-għażliet proċedurali li saru fil-bidu tal-proċess ta’ akkwist mhumiex immirati biżżejjed lejn iż-żieda fil-parteċipazzjoni

Meta rrivedew ir-regoli tal-akkwist tagħhom fl-2015, l-Istituzzjonijiet tal-UE ma ffaċilitawx l-aċċess għall-akkwist bis-simplifikazzjoni tar-regoli u bil-kjarifika sa fejn possibbli ta’ sitwazzjonijiet li ma kinux ċari

Ir-Regolament Finanzjarju tal-UE u r-regoli tal-applikazzjoni tiegħu ma ġewx ikkonsolidati f’dokument uniku u għadhom biċċa leġiżlazzjoni li hija kumplessa bla bżonn

26

Ir-reviżjoni fl-2015 tar-Regolament Finanzjarju tal-UE żammet id-diviżjoni tar-regoli tal-akkwist pubbliku bejn, fuq naħa waħda, ir-Regolament Finanzjarju nnifsu u, fuq in-naħa l-oħra, ir-regoli tal-applikazzjoni tiegħu. Kif semmejna fl-Opinjoni tagħna Nru 1/2015,¹⁴ din id-diviżjoni kienet ta’ detriment għall-objettiv ta’ kjarifika li fuqu kienet ibbażata r-reviżjoni. Barra minn hekk, ma hemm ebda vantaġġ dixxernibbli minn din id-diviżjoni. Minħabba fiha, l-għarfien tar-regoli, li diġà huma kkumplikati, saħansitra jsir aktar diffiċli mhux biss għall-persunal tal-UE iżda a fortiori għall-operaturi ekonomiċi.

27

Aktar kumplikazzjoni tiġi miżjuda mill-fatt li mhux id-dispożizzjonijiet rilevanti kollha jinstabu fit-titoli u l-kapitoli tar-Regolament Finanzjarju tal-UE li jindirizzaw speċifikament kwistjonijiet ta’ akkwist pubbliku. Ċerti dispożizzjonijiet importanti jidhru fi bnadi oħra tat-test, pereżempju d-dispożizzjoni li tikkonċerna l-“amministrazzjoni tajba”, li għandha importanza partikolari għall-operaturi ekonomiċi¹⁵.

28

Ir-regoli tal-BĊE dwar l-akkwist juru li huwa possibbli li r-regoli rilevanti kollha jiġu kkonsolidati f’test uniku.

Id-devjazzjonijiet importanti mid-Direttiva tal-2014 dwar l-Akkwist mhumiex spjegati

29

Għalkemm ir-regoli tal-akkwist tal-Istituzzjonijiet tal-UE jsegwu ħafna d-dispożizzjonijiet tad-Direttiva tal-2014 dwar l-Akkwist, hemm devjazzjonijiet minn dawn id-dispożizzjonijiet li mhumiex spjegati. Tnejn minn dawn id-devjazzjonijiet huma importanti għall-aċċessibbiltà tal-akkwist tal-Istituzzjonijiet tal-UE. Waħda hija relatata mal-parteċipazzjoni ta’ SMEs u l-oħra mal-iskop ta’ konsultazzjonijiet preliminari tas-suq.

Il-parteċipazzjoni ta’ SMEs ma tiġix inkoraġġuta speċifikament

30

Wieħed mill-objettivi prinċipali tad-Direttiva tal-2014 dwar l-Akkwist huwa li “tiġi ffaċilitata b’mod partikolari l-parteċipazzjoni tal-impriżi żgħar u medji (SMEs) fl-akkwist pubbliku”¹⁶. B’rabta ma’ dan, il-leġiżlatur wissa espliċitament kontra r-riskji ta’ konċentrazzjoni eċċessiva tal-kapaċità tal-akkwist minn aggregazzjoni tad-domanda mix-xerrejja pubbliċi. Tul id-Direttiva tal-2014 dwar l-Akkwist, it-terminu “SMEs” jidher aktar minn 20 darba. B’kuntrast ma’ dan, l-emendi li saru fir-Regolament Finanzjarju tal-UE u r-regoli riformulati tal-BĊE dwar l-akkwist ma jagħmlu ebda referenza għall-SMEs. Fl-awditu tagħna, aħna sibna li, bl-eċċezzjoni tad-DĠ Suq Intern, Industrija, Intraprenditorija u SMEs¹⁷, ebda waħda mill-entitajiet awditjati ma kienet ħarġet gwida jew istruzzjonijiet speċifiċi dwar kif il-parteċipazzjoni ta’ SMEs għandha tiġi ffaċilitata jew għall-monitoraġġ tal-livell tal-parteċipazzjoni tagħhom. Fl-istħarriġ tagħna, wieħed biss minn fost 40 parteċipant indika li l-parteċipazzjoni tal-SMEs kienet waħda mill-prijoritajiet tagħhom. Minkejja dan, deher b’mod ċar li xi proċeduri ta’ akkwist ipprovdew opportunitajiet għall-SMEs (ara l-Kaxxa 2).

Ma jissemmewx il-konsultazzjonijiet preliminari tas-suq bl-objettiv li jinfurmaw lill-operaturi ekonomiċi

31

Id-Direttiva tal-2014 dwar l-Akkwist tippermetti espliċitament li jsiru konsultazzjonijiet preliminari tas-suq qabel il-proċedura ta’ akkwist innifisha u tiddefinixxi l-prinċipji li għandhom jiġu rrispettati¹⁸. L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jfittxu jew jaċċettaw il-konsulenza minn esperti indipendenti jew awtoritajiet jew minn parteċipanti fis-suq biex tintuża fl-ippjanar u t-tmexxija tal-proċedura ta’ akkwist, sakemm din il-konsulenza ma jkollhiex l-effett ta’ distorsjoni tal-kompetizzjoni u ma tirriżultax fi ksur tal-prinċipji ta’ nondiskriminazzjoni u ta’ trasparenza. Id-Direttiva tal-2014 dwar l-Akkwist tgħid li dawn il-konsultazzjonijiet tas-suq jitmexxew mhux biss bil-ħsieb li jitħejja l-akkwist, iżda wkoll biex jiġu infurmati l-operaturi ekonomiċi dwar il-pjanijiet tal-akkwist tal-awtoritajiet kontraenti u r-rekwiżiti tagħhom (ara l-Kaxxa 3). L-objettiv tal-aħħar ma kienx inkluż fir-Regolament Finanzjarju tal-UE¹⁹.

Kaxxa 2

Eżempji ta’ proċeduri faċilment aċċessibbli għall-SMEs

Fl-2014, il-Parlament Ewropew ħtieġ pariri esperti għall-Kumitat tiegħu għall-Ambjent, is-Saħħa Pubblika u s-Sikurezza tal-Ikel. Il-valur stmat totali tas-servizzi kien ta’ EUR 2.5 miljun fuq perjodu ta’ erba’ snin. Minflok fittex kuntrattur wieħed, il-Parlament qasam is-servizzi f’ħames lottijiet: il-politika ambjentali, it-tibdil fil-klima, l-iżvilupp sostenibbli, is-saħħa pubblika u s-sikurezza tal-ikel. Għal kull lott, ġew identifikati bosta kuntratturi xierqa. B’kollox, il-Parlament ikkonkluda kuntratti ma’ 17-il kumpanija differenti.

Fl-2014, il-Kunsill akkwista prodotti promozzjonali għal valur totali ta’ EUR 122 566. L-akkwist inqasam fi 12-il lott skont it-tip ta’ prodotti meħtieġa (bħal arloġġi tal-idejn, t-shirts jew pinen tal-kitba). Il-kompetizzjoni bejn l-offerenti kienet possibbli fuq il-livell ta’ kull lott, u ġew iffirmati kuntratti ma’ tliet kumpaniji differenti.

Għall-uffiċċji l-ġodda tiegħu fi Frankfurt, il-BĊE għall-ewwel kien naqas milli jsib “kuntrattur ġenerali”, minħabba li dak li kien offrut qabeż b’mod konsiderevoli l-baġit tal-BĊE. Imbagħad, il-BĊE ddeċieda li joħroġ sejħa għall-offerti għax-xogħlijiet ta’ kostruzzjoni f’14-il pakkett b’4 sa 10 lottijiet fi ħdan kull pakkett. B’riżultat tal-istrateġija riveduta ta’ sejħiet għall-offerti, l-SMEs setgħu jipparteċipaw u ngħataw il-kuntratti. Il-BĊE seta’ jimmaniġġja madwar 60 kumpanija tal-kostruzzjoni li kienu qegħdin jaħdmu b’mod parallel.

Kaxxa 3

Devjazzjoni mhux ġustifikata mid-Direttiva tal-2014 dwar l-Akkwist fir-Regolament Finanzjarju tal-UE tal-2015

“Qabel ma jniedu proċedura ta’ akkwist, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu jwettqu konsultazzjonijiet dwar is-suq bil-ħsieb li jitħejja l-akkwist u jiġu infurmati l-operaturi ekonomiċi dwar il-pjanijiet tagħhom dwar l-akkwist u r-rekwiżiti.” (mill-Artikolu 40 tad-Direttiva tal-2014, enfasi miżjuda)

“Qabel it-tnedija ta’ proċedura ta’ akkwist, l-awtorità kontraenti tista’ twettaq konsultazzjoni preliminari tas-suq bil-ħsieb li tħejji l-proċedura.” (mill-Artikolu 105 tar-Regolament Finanzjarju tal-UE tal-2015)

Ma ġiex ikkjarifikat kif għandu jsir il-prospettar tas-suq lokali għall-proprjetà immobbli

32

Id-Direttiva tal-2014 dwar l-Akkwist ma tapplikax għall-akkwiżizzjoni jew kiri ta’ art, ta’ binjiet eżistenti jew ta’ proprjetà immobbli oħra. Minkejja dan, jenħtieġ li l-proċeduri applikati għal tali kuntratti jikkonformaw mal-prinċipji tat-Trattat u, b’mod partikolari, mal-prinċipji ta’ trattament indaqs u trasparenza.

33

La r-Regolament Finanzjarju tal-UE u lanqas ir-regoli tal-BĊE dwar l-akkwist ma jistipulaw kif bejjiegħa jew kuntratturi potenzjali għandhom jiġu infurmati u kkuntattjati meta l-Istituzzjonijiet tal-UE jkunu qegħdin ifittxu art jew binjiet eżistenti. B’konsegwenza ta’ dan, fil-biċċa l-kbira tiegħu, dan jitħalla għad-diskrezzjoni tal-maniġers tal-Istituzzjonijiet. Fl-awditu tagħna, aħna sibna każijiet fejn dawn tal-aħħar esploraw is-suq huma stess u kkuntattjaw lil bejjiegħa jew kuntratturi potenzjali tal-għażla tagħhom direttament, każijiet fejn intużaw konsulenti esterni biex jgħinu fl-identifikazzjoni ta’ offerti adatti, kif ukoll każijiet fejn ġie ppubblikat avviż ta’ prospettar fil-Ġurnal Uffiċjali.

34

Kienet biss il-Kummissjoni li għamlet impenn pubbliku²⁰ li hija se tiggarantixxi t-trasparenza billi b’mod sistematiku tippubblika l-avviżi ta’ prospettar fil-Ġurnal Uffiċjali, li jindikaw ir-rekwiżiti minimi ta’ kull proġett speċifiku u l-kriterji ta’ esklużjoni u prospettar li japplikaw, kif ukoll billi tippubblika l-eżitu tal-proċeduri. Fl-awditu tagħna, aħna rajna li l-proċedura ntużat għal kuntratti ta’ bini tal-Kummissjoni fi Brussell iżda mhux fil-Lussemburgu. L-aħħar darba li l-Parlament Ewropew ħareġ avviż ta’ prospettar fil-Ġurnal Uffiċjali kienet meta kien qed ifittex binjiet fir-Reġjun ta’ Brussell Kapitali fl-2010.

Huwa biss il-BĊE li stabbilixxa r-reġim tal-lingwa applikabbli fir-regoli tiegħu tal-akkwist

35

Il-lingwi li għandhom jintużaw għall-akkwist pubbliku mhumiex stipulati fir-Regolament Finanzjarju tal-UE. Huma biss ir-regoli tal-BĊE dwar l-akkwist li jistipula reġim tal-lingwa²¹. Il-proċeduri applikati mill-biċċa l-kbira tal-Istituzzjonijiet tal-UE jwasslu għar-riskju li tinħoloq diskrepanza fl-aspettattiva mal-offerenti potenzjali. L-Istituzzjonijiet tal-UE jippubblikaw l-avviżi tagħhom f’TED bil-lingwi uffiċjali kollha. Barra minn hekk, l-operaturi ekonomiċi jistgħu jitolbu li ssir traduzzjoni tad-dokumenti dettaljati tal-offerti u jistgħu jissottomettu l-offerti tagħhom bi kwalunkwe lingwa uffiċjali. Madankollu, ladarba l-offerenti jsiru kuntratturi, huma ta’ spiss ma jkunux jistgħu jkomplu bil-lingwa uffiċjali tal-għażla tagħhom, iżda jkunu jridu jissodisfaw il-ħtiġijiet tal-awtorità kontraenti kif previst fl-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta. Ġeneralment, dan ikun jinkludi lingwa speċifika għall-kuntatti (il-komunikazzjoni matul l-eżekuzzjoni tal-kuntratt) u għar-riżultati tanġibbli.

Mhux l-għażliet proċedurali kollha rawmu l-kompetizzjoni fuq il-bażi l-aktar wiesgħa possibbli

36

Aħna sibna li ħafna uffiċjali tal-akkwist jinsabu taħt pressjoni biex jevitaw litigazzjoni u/jew inaqqsu ż-żmien u r-riżorsi meħtieġa għat-twettiq ta’ proċeduri ta’ akkwist. Dan jista’ jwassal għal għażliet proċedurali li jistgħu jiġu difiżi minn perspettiva legali, iżda fejn tkun mixtieqa interpretazzjoni aktar prokompetittiva tar-regoli minn perspettiva ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.

Il-BĊE biss kellu politika biex iwettaq konsultazzjoni preliminari tas-suq qabel jibda l-proċedura formali tal-akkwist

37

Huwa importanti li ssir konsultazzjoni bir-reqqa tas-suq qabel jinbeda l-proċess ta’ akkwist formali għall-ottimizzazzjoni tar-rekwiżiti u l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi stipulati fid-dokumenti tal-offerti u għall-verifikazzjoni tad-disponibbiltà u r-rieda tal-offerenti potenzjali li jipparteċipaw fi proċedura.

38

Qabel ma saru r-reviżjonijiet reċenti tad-Direttiva dwar l-Akkwist u tar-Regolament Finanzjarju tal-UE, il-konsultazzjoni tas-suq qabel it-tnedija ta’ sejħiet għall-offerti ma ssemmietx fir-regoli tal-akkwist (ara l-paragrafu ta’ fuq). Barra minn hekk, bl-eċċezzjoni notevoli tal-BĊE, il-gwida jew l-istruzzjonijiet interni maħruġa mill-Istituzzjonijiet tal-UE fir-rigward tal-konsultazzjoni tas-suq jagħmlu ħafna enfasi fuq ir-riskji assoċjati ma’ dan l-approċċ u jissettjaw kundizzjonijiet restrittivi jew saħansitra skoraġġew l-għażla li jiġu avviċinati offerenti potenzjali. Pereżempju, il-Vade Mecum intern tal-Parlament dwar il-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (Novembru 2014) irrakkomanda li ma jiġux imfittxija jew aċċettati opinjonijiet mingħand individwi jew operaturi li jkollhom interess fil-kuntratt rilevanti, billi dan jista’ jfixkel il-kompetizzjoni.

39

Dan jista’ jikkawża attitudni avversa għar-riskju fost l-uffiċjali tal-akkwist. Fil-fajls tal-akkwist li ġew eżaminati, ftit li xejn sibna evidenza li kienet saret konsultazzjoni komprensiva tas-suq. Dan ġie kkonfermat ukoll mill-istħarriġ tagħna. Ħafna minn dawk li wieġbu indikaw li huma rari għamlu użu minn konsultazzjoni tas-suq qabel niedu proċedura ta’ akkwist.

40

B’kuntrast mal-istituzzjonijiet l-oħra tal-UE, l-unità tal-akkwist tal-BĊE ħarġet u implimentat linji gwida interni għal approċċ proattiv ma’ fornituri qabel bdiet il-proċess ta’ akkwist formali sabiex tikseb valur aħjar għall-flus. B’mod partikolari, dan jinvolvi l-organizzazzjoni ta’ laqgħat informali kemm mal-kuntratturi eżistenti kif ukoll ma’ dawk potenzjali sabiex tinkiseb informazzjoni dwar is-suq, jiġu spjegati r-rekwiżiti tal-BĊE u titrawwem il-kompetizzjoni.

Il-kuntratti ma nqasmux f’lottijiet spiss daqskemm setgħu jinqasmu

41

Id-diviżjoni ta’ kuntratt f’lottijiet iżżid il-kompetizzjoni u tagħmilha aktar faċli għall-intrapriżi żgħar u medji li jipparteċipaw. Aktar ma jkun kbir kuntratt, inqas ikun probabbli li dan jingħata lil SMEs²².

42

L-Artikolu 168 tar-RAP jgħid li “kull fejn ikun xieraq, teknikament fattibbli, u ekonomikament effiċjenti” kuntratti għandhom jingħataw bħala lottijiet separati fi ħdan l-istess proċedura. Din il-formulazzjoni tħalli lill-uffiċjali tal-awtorizzazzjoni b’diskrezzjoni wiesgħa dwar jekk għandhomx jużawx lottijiet jew le. Aħna sibna li d-diviżjoni tal-kuntratti f’lottijiet ma ntużatx safejn kien possibbli. Eżempji ta’ fejn setgħu ntużaw lottijiet huma mogħtija fil-Kaxxa 4. Meta mqabbel mas-sitwazzjoni fil-livell ċentrali tal-Istat, fl-Istati Membri, is-sehem tal-avviżi dwar kuntratti b’lottijiet ippubblikati f’TED kien ferm inqas għall-Istituzzjonijiet tal-UE (ara l-Figura 6).

Kaxxa 4

Każijiet fejn il-kuntratti setgħu nqasmu f’lottijiet

Fl-2014, il-Kunsill ta kuntratt qafas għal 10 snin u valur ta’ aktar minn EUR 93 miljun għall-ġestjoni, il-manutenzjoni, it-tiswija u l-adattament ta’ installazzjonijiet tekniċi fil-binjiet preżenti jew futuri tiegħu lil kumpanija waħda mingħajr ma qasmu f’lottijiet. Is-servizzi li għandhom jiġu pprovduti jinkludu tali oqsma diversi bħal: tisħin, ventilazzjoni, sistemi tal-arja kundizzjonata, installazzjonijiet tal-ilma u installazzjonijiet sanitarji, elettriku, netwerks ta’ emerġenza, sistemi fotovoltajċi, tagħmir protettiv kollettiv, tagħmir kulinari, tbattil ta’ separaturi tal-griż, monitoraġġ tal-konsum, assistenza teknika u x-xogħlijiet għall-adattament tal-installazzjonijiet.

Fl-2015, il-Kummissjoni ma użatx lottijiet għall-kuntratt ta’ ħames snin “‘Pariri tal-Ewropa Tiegħek’ — is-servizz ta’ pariri legali mingħajr ħlas tal-Unjoni Ewropea” b’valur ta’ aktar minn EUR 8.9 miljun. Dan is-servizz huwa kumpless ħafna billi jikkonċerna pariri legali bil-lingwi kollha tal-UE u jinħtieġ għarfien espert fis-sistemi legali kollha tal-UE. L-unika offerta ġiet ippreżentata mill-fornitur eżistenti tas-servizzi billi probabbilment kien l-uniku operatur ekonomiku f’pożizzjoni li jippreżenta offerta diġà lesta għal ambitu daqstant wiesa’ tas-servizz. Madankollu, l-ammont ta’ tniżżil ta’ dokumenti tal-offerti (211) wera li kien hemm interess kbir f’din is-sejħa. Li kieku din tal-aħħar nqasmet f’lottijiet, pereżempju skont il-gruppi ta’ pajjiżi, il-parteċipazzjoni ta’ operaturi ekonomiċi oħra setgħet kienet aktar faċli.

Fl-2014, il-Parlament Ewropew ikkuntratta kumpanija għat-tindif tal-binjiet tiegħu fi Strasburgu b’valur ta’ aktar minn EUR 19.8 miljun għal perjodu ta’ ħames snin. Is-servizzi mitluba ġew deskritti bħala “Tindif ta’ uffiċċji, twieqi, kisi bl-injam u bil-metall (fuq ġewwa u barra), u servizzi ta’ iġjene ġenerali oħra fil-binjiet tal-Parlament Ewropew fi Strasburgu” u kollha tqiegħdu f’lott wieħed. Il-kuntratt għat-tindif tat-twieqi seta’ ngħata f’lott separat, li kien iwassal biex jiżdied l-għadd ta’ kumpaniji li setgħu bbenefikaw minn din l-opportunità. It-tindif tat-twieqi ta’ spiss isir bħala attività separata mit-tindif tal-uffiċini minn ħaddiema differenti, bi frekwenza differenti u bil-ħtieġa ta’ esperjenza, ħiliet u għodod differenti.

Figura 6

Sehem ta’ proċeduri b’lottijiet — tqabbil bejn l-avviżi dwar kuntratti tal-Istituzzjonijiet tal-UE u l-awtoritajiet nazzjonali ċentrali

Nota: Meta ma kienet ipprovduta ebda informazzjoni dwar l-użu ta’ lottijiet fl-avviż dwar kuntratt, aħna assumejna li ma saret ebda diviżjoni f’lottijiet. Il-kategorija tar-rappurtar f’TED “Istituzzjoni/Aġenzija Ewropea jew Organizzazzjoni Internazzjonali” tinkludi għadd żgħir ħafna ta’ avviżi dwar kuntratti, ta’ organizzazzjonijiet internazzjonali mhux tal-UE.

Sors: Il-QEA, ibbażat fuq data miksuba mill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet.

43

Filwaqt li d-diviżjoni tal-kuntratti f’lottijiet u l-pubblikazzjoni tagħhom simultanjament jistgħu jżidu l-aċċessibbiltà tal-proċeduri ta’ akkwist, l-Istituzzjonijiet tal-UE ma għandhomx jaqsmu akkwist b’mod artifiċjali sabiex jevitaw il-ħtieġa li japplikaw proċedura aktar kompetittiva. Pereżempju, fl-2014 il-Parlament Ewropew xtara għamara tal-uffiċċju mingħand fornitur wieħed permezz ta’ erba’ proċeduri nnegozjati differenti b’offerent wieħed f’perjodu li kien ikopri inqas minn xahrejn. L-erba’ proċeduri kollha kellhom valuri kuntrattwali taħt is-soll applikabbli għal pubbliċità usa’, li kienu jvarjaw minn 8021 sa EUR 14 110 u li kienu jammontaw għal total ta’ EUR 43 345. L-erba’ akkwisti lkoll kienu simili ħafna, u kull wieħed minnhom kien jittratta għamara tal-uffiċji għal diretturi u diretturi ġenerali akkomodati f’bini speċifiku wieħed.

L-użu ta’ proċeduri ristretti wassal għar-riskju li jiġu skoraġġuti offerenti potenzjali

44

Ir-Regolament Finanzjarju tal-UE jipprovdi li l-awtorità kontraenti tista’ tuża l-proċedura miftuħa jew inkella dik ristretta għal kwalunkwe xiri. Ir-regoli tal-BĊE dwar l-akkwist jagħtu prijorità lill-proċedura miftuħa billi jipprovdu li l-proċedura miftuħa hija l-proċedura standard.

45

Proċedura ristretta²³ tippreżenta ċerti vantaġġi, b’mod partikolari jekk ikun hemm ħtieġa li tiġi limitata ċ-ċirkolazzjoni tad-dokumenti tal-offerti għal raġunijiet ta’ sigurtà/kunfidenzjalità. Madankollu, għall-inqas qabel l-aħħar reviżjoni tar-regoli tal-akkwist, kien hemm riskju li l-offerenti potenzjali joqogħdu lura milli jipparteċipaw minħabba li l-istedina għat-tressiq ta’ offerti bl-ispeċifikazzjonijiet dettaljati ma kinitx disponibbli fl-ewwel fażi u, għalhekk, kien diffiċli għalihom li jiksbu stampa ċara ta’ x’kien mistenni mill-awtorità kontraenti. Wieħed għad irid jara jekk din is-sitwazzjoni hijiex se tinbidel bir-RAP riveduti li ilhom fis-seħħ mill-2016. Ir-RAP jipprovdu li hu mistenni li d-dokumenti tal-akkwist, inklużi l-ispeċifikazzjonijiet sħaħ tal-offerti, ikunu disponibbli wkoll mill-bidu fil-każ ta’ proċeduri b’żewġ passi, bħall-proċeduri ristretti. Madankollu, ir-RAP jinkludu klawżola ta’ eċċezzjoni li tippermetti derogi minn din ir-regola f’każijiet ġustifikati, pereżempju fejn ikun hemm kwistjonijiet ta’ kunfidenzjalità jew problemi tekniċi.

46

Barra minn hekk, proċedura ristretta ġeneralment tieħu aktar żmien minn proċedura miftuħa, li minnha nnifisha tista’ tiskoraġġixxi lill-offerenti potenzjali. Il-limitu ta’ żmien minimu għas-sottomissjonijiet taħt proċedura miftuħa ordinarja b’aċċess elettroniku għad-dokumenti tal-offerti huwa ta’ 47 jum, filwaqt li għall-proċedura ristretta huwa 37 flimkien ma’ 35 jum. Barra minn hekk, iż-żewġ passi ta’ proċedura ristretta huma mfixkla miż-żmien meħtieġ għall-ipproċessar ta’ talbiet għall-parteċipazzjoni. Jista’ jseħħ aktar dewmien meta l-applikazzjonijiet għall-parteċipazzjoni jiġu rrifjutati u l-operaturi kkonċernati joġġezzjonaw għall-esklużjoni tagħhom. Fl-aħħar nett, ma hija possibbli ebda flessibbiltà għall-valutazzjoni tal-offerti bi tqabbil mal-kriterji tal-għoti l-ewwel mingħajr kontroll minn qabel fuq il-kriterji tal-esklużjoni jew tal-għażla li jtawlu l-proċess aktar meta mqabbel mal-proċedura miftuħa.

47

Matul is-snin 2010 sa 2014, għall-Istituzzjonijiet kollha tal-UE meħuda flimkien, l-għadd ta’ għotjiet ta’ kuntratti wara proċedura miftuħa kien konsistentement madwar tliet darbiet ogħla mill-għadd ta’ għotjiet taħt proċedura ristretta. B’kuntrast ma’ dan, il-Kunsill uża proċeduri ristretti fil-maġġoranza vasta tal-każijiet matul dak il-perjodu. It-tul ta’ dawn il-proċeduri kien problemi kbira. Matul il-perjodu mill-2011 sal-2013, it-tul medju tagħhom kien ta’ kważi sena, inkluża medja ta’ 170 jum bejn il-pubblikazzjoni tal-avviż dwar kuntratt u l-wasla tal-offerti.

B’mod ġenerali, l-użu ta’ proċeduri nnegozjati ġie mmonitorjat mill-qrib

48

Ir-riforma fl-2014 tar-regoli tal-akkwist wessgħet l-ambitu għal proċeduri ta’ akkwist li jinvolvu negozjati mal-offerenti, b’mod partikolari permezz tal-“proċedura kompetittiva b’negozjar” ġdida. Għall-awditu tagħna, kien kmieni wisq għal valutazzjoni tal-impatt tar-regoli l-ġodda.

49

Fl-imgħoddi, proċeduri nnegozjati mingħajr pubbliċità minn qabel intużaw erba’ darbiet aktar ta’ spiss minn proċeduri nnegozjati b’pubbliċità fil-Ġurnal Uffiċjali. Ir-raġuni prinċipali għall-proċeduri nnegozjati mingħajr pubbliċità minn qabel kienet li x-xogħlijiet, il-provvisti jew is-servizzi setgħu jiġu pprovduti biss minn operatur ekonomiku uniku u ma kien jeżisti ebda operatur ekonomiku sostitut jew alternattiv raġonevoli.

Kaxxa 5

Każijiet fejn kienet tkun xierqa pubbliċità usa’

Il-Parlament Ewropew uża proċedura nnegozjata biex jikkonkludi “kuntratt ta’ bini” għal EUR 133.6 miljun għal bini fi Brussell, għalkemm il-bini ma kienx jeżisti meta l-kuntratt ġie ffirmat fis-27 ta’ Ġunju 2012. Kif spjegajna fir-Rapport Speċjali tagħna Nru 2/2007²⁴, il-binjiet eżistenti biss huma koperti mill-eċċezzjoni tas-sejħa għall-offerti fuq il-bażi l-aktar wiesgħa possibbli pprovduta fl-Artikolu 134(1) tar-RAP. Jenħtieġ li binjiet li ma tlestewx jew binjiet li għadhom ma nbnewx ikunu soġġetti għal metodi tal-għoti miftuħa u kompetittivi.

Il-Bord Eżekuttiv tal-BĊE esprima l-ħtieġa għal servizzi ta’ konsulenza organizzazzjonali sabiex titwetaq il-missjoni l-ġdida tal-Bank fil-qasam tas-superviżjoni bankarja ftit xhur biss qabel il-bidu tal-Mekkaniżmu Superviżorju Uniku f’Novembru 2014. Ħames offerenti potenzjali ġew avviċinati direttament u mistiedna jissottomettu l-offerti, iżda ma ġie ppubblikat ebda avviż dwar kuntratt abbażi tal-eċċezzjoni “meta għal raġunijiet ta’ urġenza kbira li tinqala’ minħabba ġrajjiet mhux previsti għall-BĊE, it-termini taż-żmien għall-proċeduri tal-akkwist ma jkunux jistgħu jitħarsu”. Madankollu, fl-2013 diġà kien prevedibbli li l-ħolqien tal-Mekkaniżmu Superviżorju Uniku kien se jikkawża sfida organizzazzjonali għall-BĊE; u ma ntweriex li ma setax ikun hemm konformità mal-limiti ta’ żmien għal proċedura ristretta aċċellerata (10 ijiem għall-wasla tal-applikazzjonijiet, 10 ijiem għall-wasla tal-offerti) fi ħdan il-limitu ta’ żmien disponibbli. Il-valur tal-kuntratt kien ta’ EUR 3.49 miljun.

50

L-użu ta’ proċeduri nnegozjati mingħajr pubbliċità minn qabel ġie mmonitorjat mill-qrib mill-Istituzzjonijiet awditjati, kif meħtieġ mir-Regolament Finanzjarju tal-UE. Madankollu, fil-Parlament Ewropew u fil-BĊE aħna sibna żewġ każijiet fejn kienet tkun xierqa pubbliċità usa’ (ara l-Kaxxa 5).

Id-dmir li jseħħ negozjar fi proċeduri nnegozjati

51

Għall-kuntrarju ta’ dak li l-isem jissuġġerixxi, il-proċeduri nnegozjati mhux dejjem kienu jinvolvu negozjati. Dan kien partikolarment il-każ fi proċeduri b’valur baxx. Id-Direttorati Ġenerali tal-Kummissjoni u tal-Parlament ittrattaw proċeduri nnegozjati b’tali mod li kienet tintgħażel l-aħjar offerta minn fost dawk sottomessi, iżda ma sar ebda tentattiv biex tittejjeb l-offerta permezz ta’ negozjati.

52

Madankollu, l-offerenti jistgħu jistennew li jingħataw opportunità li jaġġustaw l-offerta inizjali tagħhom fil-prezz jew fil-kwalità wara s-sottomissjoni inizjali. Fin-nuqqas ta’ tali possibbiltà, dawn l-offerenti jiġu mċaħħda minn ċans li jirbħu l-kuntratt, u jista’ jkun li l-Istituzzjoni tkun qed titlef ftehim aħjar.

53

Minn mindu ġie rivedut fl-2015, ir-Regolament Finanzjarju tal-UE jipprovdi espliċitament li l-awtorità kontraenti tista’ tagħti kuntratt fi proċedura nnegozjata abbażi tal-offerta inizjali mingħajr negozjar, meta hija tkun indikat fid-dokumenti tal-akkwist li hija tirriserva l-possibbiltà li tagħmel dan. Mill-perspettiva ta’ offerent, madankollu, din id-dispożizzjoni ġdida ma tneħħix l-inċertezza deskritta hawn fuq, billi n-negozjati jistgħu jseħħu jew ma jseħħux.

It-tul eċċessiv tal-kuntratti qafas iwassal għar-riskju li tixxekkel il-kompetizzjoni

54

Il-kuntratti qafas joħolqu relazzjoni fit-tul ma’ fornitur wieħed jew aktar jew ma’ fornitur wieħed jew aktar ta’ servizz. Jista’ jkun utli li jiġu konklużi tali kuntratti għall-akkwiżizzjoni repetittiva ta’ provvisti jew servizzi, meta l-awtorità kontraenti tkun taf x’teħtieġ iżda ma tkunx taf meta u xi kwantità se tkun teħtieġ matul perjodu ta’ żmien partikolari. Bħala regola, it-tul massimu tal-kuntratti qafas huwa ta’ erba’ snin²⁵ biex jiġu evitati effetti antikompetittivi. Huwa biss f’każijiet eċċezzjonali debitament ġustifikati b’mod partikolari mis-suġġett tal-kuntratt qafas li t-tul tiegħu jista’ jaqbeż l-erba’ snin. Jenħtieġ li t-tnaqqis tal-ispejjeż amministrattivi għall-awtorità kontraenti ma jitqiesx bħala raġuni valida.

55

B’kuntrast mal-entitajiet l-oħra li ġew awditjati, matul is-snin 2013 sa 2015, il-Kunsill ta’ spiss uża l-klawżola ta’ eċċezzjoni biex jestendi b’mod konsiderevoli t-tul tal-kuntratti qafas mogħtija b’rabta mal-binjiet tiegħu. Il-Kaxxa 6 telenka tali kuntratti b’tul ta’ seba’ snin jew aktar.

Kaxxa 6

Kuntratti qafas tal-Kunsill li għadhom għaddejjin b’tul ta’ seba’ snin jew aktar

UCA 093/13: L-immaniġġar, il-manutenzjoni, it-tiswija u l-adattament tal-installazzjonijiet tekniċi fil-binjiet li l-Kunsill tal-Unjoni Ewropea għandu fil-mument jew li se jkollu fil-ġejjieni b’tul massimu ta’ 10 snin. Valur totali: EUR 94 miljun.

UCA 14/048: Modernizzazzjoni u manutenzjoni ta’ kull xorta ta’ liftijiet fil-Bini Justus Lipsius tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea b’tul ta’ 10 snin. Valur totali: EUR 3.35 miljun.

UCA 14/100:Taqsimiet u xogħlijiet ta’ tlestija fil-binjiet tas-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea b’tul massimu ta’ seba’ snin. Valur totali: EUR 6.66 miljun.

UCA 15/010: Il-bdil u l-manutenzjoni tat-tagħmir tas-sorveljanza u tal-immaniġġar għal installazzjonijiet tal-elettriku u elettromekkaniċi fil-Bini Justus Lipsius b’tul ta’ 17-il sena. Ebda avviż ta’ għoti ta’ kuntratt ma ġie ppubblikat.

UCA 15/011: Ix-xogħlijiet ta’ titjib u manutenzjoni għall-binjiet tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea b’tul ta’ seba’ snin. Valur totali: EUR 31.2 miljun.

UCA 034/15: Ix-xiri u l-manutenzjoni ta’ apparat mobbli għall-idditektjar tal-isplussivi b’tul ta’ 10 snin. Ebda avviż ta’ għoti ta’ kuntratt ma ġie ppubblikat.

Sors: Il-Qorti Ewropea tal-Awdituri.

Taqsima III — L-ostakoli bla bżonn jagħmlu l-ħajja diffiċli għall-offerenti potenzjali li jridu jidentifikaw l-opportunitajiet ta’ akkwist offruti mill-istituzzjonijiet tal-UE u jibbenifikaw minnhom

56

Aħna eżaminajna kemm kien faċli li jiġu identifikati l-opportunitajiet ta’ akkwist offruti mill-Istituzzjonijiet tal-UE u jekk kienx hemm għodod disponibbli biex l-offerenti potenzjali jiġu megħjuna jissottomettu l-offerti tagħhom mingħajr spejjeż bla bżonn u jiksbu reviżjoni effettiva f’każ ta’ problemi proċedurali.

57

L-aħjar prattika tkun li jiġi offrut one-stop shop li jkun jippermetti lill-operaturi ekonomiċi jsibu l-informazzjoni rilevanti kollha f’lok (pjattaforma) online uniku u jinteraġixxu mal-Istituzzjonijiet tal-UE permezz ta’ dan is-sit web. Jenħtieġ li idealment, il-proċeduri ta’ akkwist, inklużi l-komunikazzjoni dwar ir-regoli applikabbli, l-opportunitajiet ta’ negozju, id-dokumenti tal-akkwist rilevanti, is-sottomissjoni tal-offerti u kull komunikazzjoni oħra bejn l-Istituzzjonijiet u l-operaturi ekonomiċi, jiġu ttrattati b’mezz elettroniku wieħed. L-akkwist elettroniku (ara l-Kaxxa 7) jipprovdi l-għodod biex jintlaħaq dan l-objettiv.

Kaxxa 7

Akkwist elettroniku – it-terminoloġija spjegata

L-akkwist elettroniku (pubbliku) huwa l-użu ta’ komunikazzjoni elettronika u l-ipproċessar ta’ tranżazzjoni minn organizzazzjonijiet tas-settur pubbliku meta jixtru provvisti u servizzi jew iressqu offerti għal xogħlijiet pubbliċi.

Il-fażijiet kollha tal-proċess ta’ akkwist jistgħu jiġu esegwiti jew appoġġjati b’mezzi elettroniċi. Bħalissa, l-fokus huwa fuq:

notifika elettronika: pubblikazzjoni elettronika ta’ avviżi li jħabbru opportunitajiet ta’ akkwist pubbliku, inkluża iperlink għal pjattaforma ta’ tressiq ta’ offerti b’mod elettroniku

tressiq ta’ offerti b’mod elettroniku (imsejjaħ ukoll aċċess elettroniku): pjattaforma għall-pubblikazzjoni fuq l-internet ta’ dokumentazzjoni dwar l-akkwist pubbliku, bħal termini ta’ referenza, u għal komunikazzjoni elettronika bejn l-offerenti u l-organizzazzjoni tal-akkwist

sottomissjoni elettronika: sottomissjoni elettronika ta’ offerti minn operaturi ekonomiċi meta jwieġbu għal sejħa għall-offerti

Ara COM(2012) 179 finali “Strateġija għall-akkwist elettroniku” u COM(2013) 453 finali “L-akkwist elettroniku minn tarf sa tarf għall-modernizzazzjoni tal-amministrazzjoni pubblika”.

Il-viżibbiltà tal-attivitajiet ta’ akkwist tal-Istituzzjonijiet tal-UE fuq l-internet hija ħażina

58

Mill-perspettiva ta’ operatur ekonomiku, il-viżibbiltà tajba tal-attivitajiet ta’ akkwist tal-Istituzzjonijiet tal-UE hija importanti għal tliet raġunijiet: hija tiffaċilita l-aċċess għall-informazzjoni dwar l-opportunitajiet ta’ kuntratti; tgħin biex jiġu mifhuma r-regoli u kif l-aħjar li tiġi sottomessa offerta, u tiġġenera l-fiduċja f’eżitu ġust tal-proċeduri permezz ta’ trasparenza li tħeġġeġ lill-operaturi jipparteċipaw.

L-informazzjoni disponibbli hija frammentata u mifruxa fuq ħafna siti web differenti

59

Europa.eu huwa s-sit web uffiċjali tal-Unjoni Ewropea. Skont id-deskrizzjoni fil-qosor tiegħu, hu mistenni li jkun “punt tat-tluq tajjeb jekk qed tfittex informazzjoni u servizzi pprovduti mill-UE iżda ma tafx tinnaviga fis-siti tagħna”²⁶. Minbarra li jirreferi għall-eżistenza tal-akkwist mill-Istituzzjonijiet tal-UE, Europa.eu ma jagħti ebda informazzjoni introduttorja dwar l-attivitajiet ta’ akkwist tal-Istituzzjonijiet tal-UE u r-regoli applikabbli. Min iżur is-sit web isib biss links għat-taqsimiet dwar l-akkwist tal-Istituzzjonijiet differenti tal-UE (total ta’ 11-il link) u għall-EU Bookshop għal tniżżil mingħajr ħlas ta’ ktejjeb tal-2009 “Negozju mal-Kummissjoni Ewropea”.

60

Sit web ieħor li x’aktarx jinżar bħala l-ewwel kuntatt mal-akkwist tal-Istituzzjonijiet tal-UE huwa l-paġna ċentrali tal-Kummissjoni dwar l-akkwist pubbliku²⁷. Dan is-sit web juri lista ta’ oqsma ta’ politika fejn il-Kummissjoni jista’ jkollha ħtiġijiet ta’ akkwist b’links għas-siti web tad-Direttorati Ġenerali differenti inkarigati minn dawn il-politiki. Ma tiġi pprovduta ebda informazzjoni oħra.

61

B’kuntrast mas-siti web ċentrali, is-siti web tad-Direttorati Ġenerali tal-Kummissjoni u tal-Istituzzjonijiet l-oħra tal-UE jipprovdu aktar informazzjoni. Madankollu, l-ambitu tas-suġġetti koperti jvarja b’mod sinifikanti, kif jista’ jidher mit-Tabella 2, li tiġbor fil-qosor ir-riżultati tal-analiżi tagħna ta’ ħdax-il sit web differenti.

Tabella 2

Analiżi tat-taqsimiet dwar l-akkwist tas-siti web tal-Istituzzjonijiet tal-UE

Total għal kull kategorija
Il-Parlament
Il-Kunsill
Il-BĊE
Il-Kummissjoni

Kliem ewlieni:
I – iva
P - parzjalment
R – wara r-reġistrazzjoni biss

DĠ Komunikazzjoni
DĠ Informatika
EUROPEAID
DĠ Suq Intern, Industrija, Intraprenditorija u SMEs
JRC
OIB
OIL
DĠ Riċerka u Innovazzjoni
DĠ Tassazzjoni u Unjoni Doganali

Informazzjoni ġenerali dwar l-akkwist fl-Istituzzjonijiet tal-UE
6

I

I
I
I

I

I

Gwida għall-fornituri dwar kif jissottomettu offerta
5

I

I
I

I

I

Informazzjoni dwar il-bażi legali tal-akkwist fl-Istituzzjonijiet tal-UE
8
I
I
I

I
I
I

I
I

Termini u kundizzjonijiet ġenerali u/jew dokumenti mudell
8

I
I

I
I
I

I

I
I

Għodod addizzjonali ta’ taħriġ jew ta’ tagħlim (tagħlim elettroniku, gwida għall-utenti tal-internet)
3

I

I

I

Opportunità ta’ sottomissjoni ta’ mistoqsijiet relatati mal-akkwist
8

I
I

I
I
I

I
I

I

Reġistrazzjoni għal twissijiet dwar opportunitajiet ġodda
8

I

I
I
I
I
I
I
I

Dokumenti tal-offerti, li jsiru disponibbli b’mod elettroniku
12
I
R
R
I
I
I
I
I
I
I
I
I

Għażliet addizzjonali ta’ tfittxija disponibbli fi ħdan is-sit web
3

I

I

I

Informazzjoni dwar l-opportunitajiet ta’ akkwist attwali li huma ta’ valur għoli
12
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I

Indikazzjoni ta’ dawk il-proċeduri futuri jew ippjanati li huma ta’ valur għoli
4

I

I
P

I

Informazzjoni dwar dawk l-opportunitajiet ta’ akkwist attwali li huma ta’ valur baxx
6
I
I
I

I

I

I

Indikazzjoni tal-proċeduri futuri jew ippjanati ta’ valur baxx
4
I

I
I
I

Total għal kull sit web eżaminat

5
11
6
3
8
13
8
7
9
4
5
8

Nota: L-analiżi saret bejn l-24 ta’ Ġunju u s-6 ta’ Lulju 2015.

Sors: Il-Qorti Ewropea tal-Awdituri.

62

Fost is-siti web analizzati, is-sit web ta’ EuropeAid huwa eżempju tal-aħjar prattika, billi l-informazzjoni kollha meħtieġa hija disponibbli fuqu. Hemm sistema avvanzata li hija faċli għall-utent, għat-tfittxija ta’ opportunitajiet ta’ akkwist b’ħafna għażliet ta’ tfittxija. Barra minn hekk, gwida u tagħlim elettroniku huma disponibbli. Differenza importanti oħra bi tqabbil ma’ siti web oħra hija li fuq is-sit web ta’ EuropeAid jiġu ppubblikati linji gwida dettaljati għall-proċeduri ta’ akkwist²⁸. Fi bnadi oħra, tali linji gwida jiġu ttrattati bħala dokumenti interni u ma jiġux ippubblikati fuq is-siti web uffiċjali. Pereżempju, dan huwa l-każ bil-Vade-mecum dwar l-Akkwist Pubbliku fil-Kummissjoni, prodott mis-Servizz Finanzjarju Ċentrali tad-DĠ Baġit. L-aħħar verżjoni ta’ dan il-Vade-mecum hija minn Novembru 2015, iżda fuq l-internet jistgħu jinstabu biss verżjonijiet preċedenti tiegħu u dan sempliċiment minħabba li ġew ippubblikati minn ditta legali privata u organizzazzjoni tas-soċjetà ċivili.

Il-funzjoni ta’ tfittxija ta’ TED (Tenders Electronic Daily) mhux dejjem ipproduċiet riżultati sodisfaċenti

63

TED (Tenders Electronic Daily) hija l-verżjoni online tas-“Suppliment għall-Ġurnal Uffiċjali” tal-UE, iddedikata għall-akkwist pubbliku Ewropew. Kuljum, mit-Tlieta sas-Sibt, jiġu ppubblikati madwar 1 800 avviż ta’ akkwist pubbliku fuq TED²⁹. Il-parti l-kbira ta’ dawn l-avviżi joriġinaw minn awtoritajiet kontraenti tal-Istati Membri tal-UE. L-avviżi dwar kuntratti mill-Istituzzjonijiet tal-UE jiġu ppubblikati wkoll permezz ta’ TED meta l-valur stmat tagħhom ikun daqs jew ogħla mis-sollijiet tad-Direttiva tal-2014 dwar l-Akkwist, ħlief fil-każ ta’ proċedura nnegozjata mingħajr pubblikazzjoni ta’ avviż dwar kuntratt, kif previst fl-Artikolu 134 tar-RAP.

64

Minħabba l-għadd kbir ta’ avviżi ta’ akkwist, funzjoni ta’ tfittxija effettiva u intuwittiva hija kruċjali sabiex l-użu ta’ TED ikun faċli għall-utent. L-avviżi f’TED jistgħu jiġu kklassifikati u mfittxija skont il-pajjiż, is-settur tan-negozju, il-post tal-kunsinna u għadd ta’ kriterji oħra. Il-funzjoni ta’ tfittxija ta’ TED tippermetti li kriterji differenti jiġu kkombinati flimkien għat-tfittix ta’ avviżi potenzjalment interessanti dwar kuntratti. Permezz ta’ testijiet, aħna identifikajna bosta kwistjonijiet li jikkonċernaw għażliet ta’ tfittxija li taw lura riżultati mhux sodisfaċenti. Jingħataw eżempji fil-Kaxxa 8.

Kaxxa 8

Eżempji ta’ riżultati mhux sodisfaċenti tat-tfittxija fuq TED f’avviżi dwar kuntratti li kienu għadhom għaddejjin

Tfittxija f’avviżi dwar kuntratti li kienu għadhom għaddejjin, li jikkombinaw is-settur tan-negozju “Kostruzzjoni u beni immobbli” mal-“Istituzzjoni/Aġenzija Ewropea jew Organizzazzjoni Internazzjonali” pprovdiet total ta’ 124 riżultat. Madankollu, l-elementi murija kienu jinkludu bosta avviżi dwar kuntratti li evidentement ma kellhom x’jaqsmu xejn ma’ “Kostruzzjoni u beni immobbli”, eż. l-avviżi dwar kuntratti relatati mas-“servizzi ta’ traduzzjoni”, ma’ “studju biex jappoġġja l-verifika ta’ kemm hi xierqa l-liġi tal-konsumatur tal-UE” jew ma’ “Komunità u akkademja tan-negozju bħala strument tal-IŻM (SMEs)”.

Tfittxija oħra fl-avviżi dwar kuntratti li kienu għadhom għaddejjin, limitata għas-settur tan-negozju “Xogħol tal-Minjieri u Minerali” flimkien mal-“Istituzzjoni/Aġenzija Ewropea jew Organizzazzjoni Internazzjonali” tat tali elementi mhux relatati bħal “Mezzi għall-protezzjoni mix-xemx” jew “Xogħol tal-kostruzzjoni għal bini assoċjat mat-trasport tal-ferrovija”. Aħna ttestjajna dan il-kombinament ta’ kriterji ta’ tfittxija f’dati differenti. Bosta drabi, il-funzjoni ta’ tfittxija rkuprat biss avviżi dwar kuntratti li ma kellhom xejn x’jaqsmu ma’ “Xogħol tal-Minjieri u Minerali”.

Il-funzjoni ta’ tfittxija tat-test sħiħ mhux dejjem ipproduċiet riżultati sodisfaċenti. Aħna segwejna l-istruzzjonijiet biex nużaw il-virgoletti u ttajpjajna, pereżempju, “servizzi ta’ sigurtà” flimkien ma’ “Istituzzjoni/Aġenzija Ewropea jew Organizzazzjoni Internazzjonali” u ksibna 147 riżultat, inklużi tali elementi mhux relatati bħal “Appoġġ għall-iżvilupp ta’ għarfien aħjar dwar il-pajjiż fuq l-amministrazzjoni pubblika u u t-trawwim tal-ħila istituzzjonali” jew “Għajnuna teknika għall-proġett tal-”water ambassador education” u tqajjim ta’ kuxjenza.

Il-funzjonalità ta’ tfittxija ta’ TED għal avviżi ta’ istituzzjoni partikolari tal-UE ttejbet f’Diċembru 2015, iżda kienet għadha mhijiex affidabbli għalkollox. Pereżempju, l-immarkar tal-kaxxa għall-Kunsill tal-Unjoni Ewropea ta taħlita ta’ avviżi ppubblikati mill-Kunsill u mis-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (SEAE). Madankollu, uħud minn dawn l-avviżi tas-SEAE ma ntwerewx meta wieħed immarka l-kaxxa direttament għas-SEAE. Barra minn hekk, il-proċess biex jinstabu avviżi dwar kuntratti ta’ aġenzija partikolari tal-UE baqa’ oneruż.

(It-tfittxijiet tat-testi twettqu f’Jannar/Frar 2016)

L-għodod għall-identifikazzjoni tal-opportunitajiet ta’ negozju bħall-“Vokabularju Komuni tal-Akkwist” u l-“Klassifikazzjoni Komuni ta’ Unitajiet Territorjali” mhux dejjem intużaw b’mod korrett

65

Il-preċiżjoni tar-riżultati ta’ TED tiddependi fuq l-input korrett tad-data mill-awtoritajiet kontraenti, b’mod partikolari fir-rigward tal-għodod ta’ klassifikazzjoni użati minn TED.

66

Il-“Vokabularju Komuni tal-Akkwist” (CPV) huwa l-aktar għodda importanti ta’ klassifikazzjoni. L-iskop tas-CPV huwa li jagħmilha aktar faċli għall-offerenti biex jidentifikaw avviżi rilevanti dwar offerti skont is-settur tan-negozju. Jeżistu madwar 10 000 kodiċi strutturati f’ġerarkija b’ħames livelli. Kull kodiċi hija magħmula minn tmien figuri u formulazzjoni li tiddeskrivi t-tip ta’ xogħlijiet, provvisti jew servizzi li jsawru s-suġġett tal-kuntratt.

67

Studju kkummissjonat mill-Kummissjoni Ewropea³⁰ żvela li proporzjon relattivament għoli ta’ avviżi dwar kuntratti fihom kodiċijiet mhux preċiżi. Test b’kampjun ta’ 405 avviżi dwar kuntratti wera li l-kodiċi ma kinitx preċiża f’madwar 23 % tal-avviżi. F’madwar 10 % tal-każijiet, il-kodiċi applikata ma kinitx tiddeskrivi x-xogħol/il-provvista/is-servizz akkwistat(a); f’madwar 8 %, il-kodiċi applikata kienet ġenerali wisq, filwaqt li f’madwar 4 %, il-kodiċi kienet speċifika wisq. Fl-awditu tagħna, aħna identifikajna l-avviżi dwar kuntratti tal-Kummissjoni b’kodiċijiet mhux preċiżi. Jingħataw eżempji fil-Kaxxa 9.

Kaxxa 9

Eżempji ta’ kodiċijiet ta’ CPV mhux preċiżi użati mill-Kummissjoni

Għal kuntratt ta’ studju relatat ma’ “Analiżi tal-istatistika u t-tbassir tas-swieq differenti għal vetturi bil-mutur”, l-awtorità kontraenti użat il-kodiċi għal “servizzi ta’ trasport pubbliku bit-triq” (il-kodiċi 60112000). Il-valur tal-kuntratt mogħti: EUR 429 300.

Għal kuntratt ta’ studju “fl-oqsma tal-emissjonijiet u l-kompetittività u l-analiżi ekonomika tal-industrija awtomativa”, intużat il-kodiċi għal “tagħmir tat-trasport u prodotti awżiljarji għat-trasport” (il-kodiċi 34000000). Il-valur tal-kuntratt mogħti: EUR 5 000 000.

Għal kuntratt “Ġabra ta’ tagħrif kwalitattiv u kwantitattiv ewlieni dwar id-deċiżjonijiet tal-amalgamazzjoni tal-Kummissjoni” intużat il-kodiċi għal “riċerka dwar is-suq” (il-kodiċi 79310000). Il-proċedura ma rnexxietx, ma ngħata ebda kuntratt.

68

Il-Klassifikazzjoni Komuni ta’ Unitajiet Territorjali għall-Istatistika (NUTS) ġiet stabbilita mill-Eurostat, l-uffiċċju tal-istatistika tal-UE, sabiex tipprovdi ripartizzjoni uniformi unika ta’ unitajiet territorjali għall-produzzjoni ta’ statistika reġjonali għall-Unjoni Ewropea. Fl-avviżi dwar kuntratti, hija tista’ tintuża biex tindika l-post tal-eżekuzzjoni/tat-twettiq tax-xogħlijiet, għall-provvista ta’ prodotti jew għall-forniment ta’ servizzi. Il-biċċa l-kbira tas-servizzi tal-Kummissjoni ma użawx il-kodiċijiet ta’ NUTS fl-avviżi tagħhom dwar kuntratti. Jekk awtorità kontraenti ma tkunx speċifikat kodiċi ta’ NUTS li tindika l-post tal-kunsinna tal-kuntratt, hija tista’ taħrab mill-attenzjoni ta’ offerenti potenzjali.

Għat-tressiq ta’ offerti b’mod elettroniku u s-sottomissjoni elettronika, l-Istituzzjonijiet tal-UE joħolqu ostakoli bla bżonn għall-operaturi ekonomiċi billi ma jużawx soluzzjonijiet armonizzati b’mod rapidu

Il-pjattaforma ta’ aċċess elettroniku ta’ TED (eTendering) tintuża biss fuq bażi volontarja

69

Il-pjattaforma eTendering ta’ TED tista’ tintuża mill-Istituzzjonijiet u l-Aġenziji kollha tal-UE u għandha l-potenzjal li ssir il-punt ċentrali ta’ aċċess għas-sejħiet kollha tagħhom għall-offerti. Hija mmaniġġjata mill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet u r-reġistrazzjoni hija mingħajr ħlas għall-operaturi ekonomiċi interessati. Il-pjattaforma hija sinkronizzata mas-sit web ta’ TED³¹ u tagħti

(a)aċċess elettroniku għad-dokumenti tal-offerti kollha disponibbli għall-pubbliku;

(b)l-opportunità ta’ sottomissjoni ta’ mistoqsijiet bi kwalunkwe lingwa uffiċjali tal-UE u li wieħed ikun jista’ jara mistoqsijiet u tweġibiet oħra;

(c)notifiki f’ħin reali meta jiġu ppubblikati aġġornamenti fis-sejħiet għall-offerti li jkunu ntgħażlu.

70

L-użu tal-eTendering ta’ TED ilu possibbli minn April 2011, iżda mhuwiex obbligatorju għad-direttorati ġenerali (DĠ) tal-Kummissjoni u għall-aġenziji eżekuttivi, għalkemm id-DĠ Baġit iħeġġiġhom biex jużaw is-sistema. L-istess jgħodd għall-Parlament Ewropew, fejn l-għan huwa li d-DĠs kollha jużaw l-eTendering ta’ TED. Il-Kunsill għandu l-ħsieb li jibda juża l-eTendering ta’ TED fl-2016. Il-BĊE ma għandu ebda pjan li juża l-eTendering ta’ TED. L-Anness I jipprovdi lista tal-entitajiet kollha li kienu użaw l-eTendering ta’ TED sa nofs April 2016. L-għadd limitat ta’ korpi u aġenziji tal-UE fuq il-lista jikkonferma s-sejba tal-istħarriġ tagħna li madwar żewġ terzi tagħhom rari jew qatt ma jużaw l-eTendering ta’ TED.

L-Istituzzjonijiet tal-UE qegħdin isibuha diffiċli biex jintroduċu s-sottomissjoni elettronika u ma għandhomx approċċ komuni

71

L-Artikolu 95(2) tar-Regolament Finanzjarju tal-UE³² jirrikjedi li l-Istituzzjonijiet u l-korpi jistabbilixxu u japplikaw standards uniformi għall-iskambju elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jipparteċipaw fi proċeduri ta’ akkwist u ta’ għoti. L-objettiv huwa jiġi stabbilit “spazju ta’ interskambju elettroniku tad-data” uniku għall-applikanti, il-kandidati u l-offerenti. L-Artikolu 111(2) jinkariga lill-Kummissjoni sabiex tiżgura li l-offerenti jkunu jistgħu jdaħħlu l-kontenut tal-offerti u kull prova dokumentarja (evidenza ta’ sostenn) f’format elettroniku.

72

Fil-Kummissjoni, l-ittestjar tas-sottomissjoni elettronika beda f’Novembru 2014. It-tnedija sħiħa għadha ma saritx u hija ppjanata li tibda f’Lulju 2016.

73

Fil-Parlament Ewropew, is-sottomissjoni elettronika hija possibbli biss għall-kuntratti b’valur baxx. Għall-kuntratti b’valur għoli, is-sottomissjoni b’mezzi elettroniċi hija mxekkla mill-fatt li s-sistema tal-email tal-Parlament ma tissodisfax ir-rekwiżiti kollha stipulati fir-Regolament Finanzjarju tal-UE (ara l-Kaxxa 10). Id-DĠ INLO ilu mill-2014 iħeġġeġ lill-offerenti biex jissottomettu partijiet mill-fajls tal-offerti tagħhom b’mod elettroniku fuq stikka tal-memorja.

Kaxxa 10

Ir-rekwiżiti għal sottomissjoni elettronika

“(…)l-apparat għar-riċeviment elettroniku tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni jrid jiggarantixxi, permezz ta’ mezzi tekniċi u proċeduri xierqa, li:

(a)l-operatur ekonomiku jkun jista’ jiġi awtentikat b’ċertezza;

(b)il-ħin u d-data eżatti tar-riċeviment tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni jkunu jistgħu jiġu determinati b’mod preċiż;

(ċ)ikun jista’ jiġi raġonevolment żgurat li, qabel il-limiti ta’ żmien stabbiliti, ħadd ma jkollu aċċess għad-data trasmessa taħt dawn ir-rekwiżiti;

(d)il-persuni awtorizzati biss jistgħu jistabbilixxu jew jibdlu d-dati għall-ftuħ tad-data li tkun waslet;

(e)matul il-fażijiet differenti tal-proċedura ta’ akkwist, persuni awtorizzati biss jista’ jkollhom aċċess għad-data kollha sottomessa u jistgħu jagħtu aċċess għal din id-data kif meħtieġ għall-proċedura;

(f)jista’ jkun raġonevolment żgurat li kwalunkwe tentattiv biex tinkiser kwalunkwe waħda mill-kundizzjonijiet stipulati fil-punti (a) sa (e) jista’ jkun identifikat.”

(Artikolu 155(2) tar-regoli tal-applikazzjoni tar-Regolament Finanzjarju tal-UE)

74

Fost l-Istituzzjonijiet tal-UE, il-Kunsill kien il-pijunier tas-sottomissjoni elettronika iżda b’riżultati mħallta. Is-sottomissjoni elettronika ilha possibbli minn Mejju 2009 bl-introduzzjoni tas-sit web iddedikat “Consilium tendering”. Minkejja dan, is-sottomissjoni tal-offerti b’mod elettroniku kienet fakultattiva: il-maniġers tal-akkwist setgħu jagħżlu li ma jużawx din l-għażla. Madankollu, fejn l-għażla kienet disponibbli, l-offerenti tħallew jissottomettu l-offerti tagħhom fuq karta. Skont il-Kunsill, inqas minn nofs l-offerti ġew sottomessi b’mod elettroniku. “Consilium tendering” ma għadux jintuża u l-Kunsill huwa interessat li jissieħeb fis-sistema ta’ sottomissjoni elettronika tal-Kummissjoni.

75

Il-BĊE qed jippjana li jniedi gradwalment sistema ta’ tressiq ta’ offerti b’mod elettroniku fl-2016 li tippermetti lill-offerenti jissottomettu offerti b’mod elettroniku permezz ta’ kont tal-utenti (isem tal-utent flimkien ma’ password). Meta l-offerenti jissottomettu l-offerti tagħhom b’mod elettroniku, is-sistema tiġġenera folja ta’ quddiem ta’ identifikatur uniku standard li l-offerenti jkunu jistgħu jipprintjaw, jiffirmaw u jippreżentaw lill-BĊE f’kopja stampata biex jikkonfermaw li l-offerta tagħhom hija valida u legalment vinkolanti.

Għall-operaturi ekonomiċi li jqisu li jkunu ġew ittrattati b’mod inġust, huwa diffiċli li dawn jiksbu reviżjoni rapida tal-ilmenti tagħhom u kumpens għad-danni

76

Għodod effettivi biex jittrattaw każijiet fejn l-operaturi ekonomiċi jqisu li jkunu ġew ittrattati b’mod inġust huma importanti kemm għall-Istituzzjonijiet tal-UE kif ukoll għall-operaturi ekonomiċi kkonċernati. Tali għodod itejbu l-kredibbiltà tal-Istituzzjonijiet tal-UE u jsaħħu l-kunfidenza tal-operaturi ekonomiċi li huma se jiġu ttrattati b’mod ġust u li, għalhekk, huwa vantaġġuż li ssir ħidma mal-Istituzzjonijiet tal-UE.

Id-dispożizzjonijiet tad-Direttivi dwar ir-Rimedji li jistgħu jtejbu l-proċess ta’ reviżjoni ma ġewx inkorporati fir-regoli tal-akkwist

77

Id-Direttivi dwar ir-Rimedji³³ jissettjaw standards komuni li jiżguraw li mezzi ta’ rimedju rapidi u effettivi jkunu disponibbli fil-pajjiżi kollha tal-UE meta l-offerenti jemmnu li l-kuntratti jkunu ngħataw b’mod inġust. Ir-reviżjoni tista’ titwettaq minn korpi ta’ reviżjoni amministrattivi jew ġudizzjarji eżistenti. Alternattivament, jista’ jitwaqqaf Korp ta’ Reviżjoni mhux ġudizzjarju speċjalizzat u indipendenti li d-deċiżjonijiet tiegħu jistgħu jkunu soġġetti għal reviżjoni ġudizzjarja. Għażla oħra prevista f’dawn id-Direttivi hija li l-operatur ekonomiku kkonċernat irid l-ewwel jitlob li ssir reviżjoni mill-awtorità kontraenti qabel ikun jista’ jirrikorri għall-Qrati.

78

Kif inhu l-każ għad-direttivi kollha, id-Direttivi dwar ir-Rimedji ma japplikawx direttament għall-Istituzzjonijiet tal-UE. Xi elementi mid-Direttivi ġew inkorporati fir-Regolament Finanzjarju tal-UE u fir-Regoli tal-BĊE dwar l-Akkwist, filwaqt li oħrajn twarrbu. B’mod partikolari, ma ġie stabbilit ebda Korp ta’ Reviżjoni mhux ġudizzjarju speċjalizzat u indipendenti biex jittratta l-kwistjonijiet ta’ akkwist relatati mal-Istituzzjonijiet tal-UE u li d-deċiżjonijiet tiegħu jistgħu jkunu soġġetti għal reviżjoni ġudizzjarja, minkejja l-fatt li tali korpi ġeneralment ikollhom tul ta’ żmien iqsar ta’ reviżjoni għar-reviżjonijiet interim u r-rimedji prekuntrattwali³⁴.

79

B’konformità mad-Direttivi dwar ir-Rimedji, ir-Regolament Finanzjarju tal-UE jipprevedi perjodu ta’ waqfien ta’ 15-il jum kalendari qabel l-iffirmar tal-kuntratt. Dan il-perjodu jitnaqqas għal 10 ijiem meta l-awtorità kontraenti tuża mezzi elettroniċi biex tinnotifika lill-offerenti rebbieħa u lil dawk li ma ntgħażlux bl-intenzjoni tagħha li tiffirma kuntratt³⁵. Jekk l-offerenti, jew kandidati, li ma ntgħażlux jew li jkollhom ilment jissottomettu talbiet jew kummenti matul il-perjodu ta’ waqfien, l-awtorità kontraenti tista’ tissospendi l-iffirmar tal-kuntratt sabiex ikun jista’ jsir eżaminar addizzjonali. Din id-dispożizzjoni tar-Regolament Finanzjarju hija inqas favorevoli għall-offerenti li ma jintgħażlux, milli huma d-dispożizzjonijiet tad-Direttivi dwar ir-Rimedji, li permezz tagħhom is-sottomissjoni ta’ applikazzjoni għal reviżjoni lill-awtorità kontraenti tirriżulta fis-sospensjoni awtomatika tal-possibbiltà li jiġi konkluż il-kuntratt³⁶.

80

Minn fost l-entitajiet awditjati, kien biss il-BĊE li kellu mekkaniżmu ta’ reviżjoni intern robust biex jittratta l-ilmenti. Din l-hekk imsejħa “proċedura ta’ appell” hija deskritta fil-Kaxxa 11.

Kaxxa 11

Il-proċedura ta’ appell tal-BĊE

Ir-regoli tal-BĊE dwar l-akkwist jippermettu lill-kandidati/offerenti li ma jintgħażlux jindirizzaw appell quddiem il-Korp ta’ Reviżjoni tal-Akkwist (PRB). Il-PRB huwa korp intern magħmul minn maniġers superjuri u appoġġjat mis-servizz legali tal-Bank. Jekk il-PRB iqis li d-deċiżjoni li tiġi rrifjutata l-applikazzjoni jew l-offerta tal-appellant tikser ir-Regoli dwar l-Akkwist jew il-prinċipji ġenerali tal-liġi dwar l-akkwist, huwa jrid jordna li l-proċedura tal-offerta jew partijiet minnha jiġu mtennija jew inkella jieħu deċiżjoni finali. Il-PRB jinnotifika lill-appellant bil-miktub bid-deċiżjoni tiegħu fi żmien xahar minn meta jirċievi l-appell.

Mill-2007 ’il hawn waslu 35 appell, li minnhom, wieħed kien pendenti f’Diċembru 2015, sitta kienu milqugħa, 20 kienu rrifjutati u tmienja ntbagħtu lill-Kumitat tal-Akkwist responsabbli u ma ġewx segwiti aktar mill-appellant.

Il-proċeduri quddiem il-Qrati tal-UE jieħdu żmien twil u rari jingħata kumpens għad-danni allegati

81

Fost l-oħrajn, il-Qorti Ġenerali għandha ġurisdizzjoni biex tisma’ u tiddetermina fl-ewwel istanza l-azzjonijiet imressqa mill-operaturi ekonomiċi kontra aġir jew nuqqasijiet ta’ aġir mill-Istituzzjonijiet tal-UE. Fil-perjodu ta’ sitt snin mill-2009 sal-2014, il-Qorti Ġenerali kkompletat 3 419-il kawża, li 106 minnhom kienu jittrattaw l-akkwist pubbliku mill-Istituzzjonijiet tal-UE (3.1 %), jew medja ta’ 17.6 kawżiet fis-sena³⁷. Il-106 każijiet marbuta mal-akkwist pubbliku wasslu għal total ta’ 123 deċiżjoni: 66 sentenza u 57 ordni. Ir-ripartizzjoni skont l-Istituzzjonijiet jew il-korpi tal-UE kkonċernati tidher fit-Tabella 3.

Tabella 3

Sentenzi u ordnijiet tal-Qorti Ġenerali mill-istituzzjoni jew il-korp tal-UE kkonċernat(a)

| Sentenzi | Ordnijiet
Il-Kummissjoni Ewropea | 41 | 40
Il-Parlament Ewropew | 5 | 4
Il-Kunsill | 3 | 3
L-Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà Marittima | 3 |
Il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea | 2 |
L-Awtorità Ewropea dwar is-Sigurtà fl-Ikel | 2 |
L-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini | 2 |
Il-Bank Ċentrali Ewropew | 1 | 2
Il-Bank Ewropew tal-Investiment | 1 |
Iċ-Ċentru Ewropew għall-Monitoraġġ tad-Droga u d-Dipendenza fuq id-Droga | 1 |
L-Istitut Ewropew għall-Ugwaljanza bejn is-Sessi | 1 |
Il-FRONTEX | 1 |
L-Aġenzija Ewropea għall-Ambjent | 1 |
L-Impriża Konġunta Fużjoni għall-Enerġija | 1 | 3
L-Europol | 1 |
Il-Qorti Ewropea tal-Awdituri |  | 1
Is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna |  | 1
L-Uffiċċju għall-Armonizzazzjoni fis-Suq Intern |  | 1
L-Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi |  | 1
Iċ-Ċentru Ewropew għall-Prevenzjoni u l-Kontroll tal-Mard |  | 1

Sors: Il-Qorti Ewropea tal-Awdituri.

82

Matul il-perjodu eżaminat, ir-rikorsi għal annullament kienu suċċess fi 13-il każ, abbażi tas-sejba li l-awtorità kontraenti ddeċidiet b’mod illegali³⁸. It-tul medju tal-proċedimenti tal-Qorti Ġenerali fil-qasam tal-akkwist pubbliku (sentenzi) kien ta’ madwar 35 xahar.

83

L-aktar dannu importanti mġarrab mill-parteċipanti fi proċedura ta’ tressiq ta’ offerti huwa t-telf ta’ profitt li kienu jakkwistaw li kieku ngħataw il-kuntratt. Matul il-perjodu eżaminat (2009-2014) ma kien hemm ebda azzjoni għal danni li kellha suċċess. Madankollu, f’żewġ kawżi aktar reċenti,³⁹ il-Qorti Ġenerali ordnat lill-awtorità kontraenti biex tħallas kumpens għad-danni mġarrba mill-operatur ekonomiku għat-telf ta’ opportunità li jingħata kuntratt. Dan jista’ jagħti x’jifhem li l-Qorti Ġenerali hija aktar lesta issa li tagħti kumpens għad-danni f’każijiet bħal dawn.

84

Matul il-perjodu eżaminat ma kien hemm ebda applikazzjoni għal miżuri interim li kellha suċċess⁴⁰ u s-16-il appell kollha mressqa minn operaturi ekonomiċi lill-Qorti tal-Ġustizzja kontra deċiżjonijiet tal-Qorti Ġenerali ma kinux ta’ suċċess. Madankollu, f’waħda mill-aktar deċiżjonijiet sinifikanti tal-2015 dwar il-proċeduri ta’ akkwist pubbliku tal-Istituzzjonijiet tal-UE⁴¹, il-Viċi President tal-Qorti tal-Ġustizzja ddeċieda li, anki jekk id-dannu invokat mhuwiex irreparabbli, in-natura manifesta u serja biżżejjed tal-illegalitajiet identifikati prima facie tista’ tiġġustifika l-impożizzjoni ta’ miżuri interim. Għaldaqstant il-Viċi President tal-Qorti tal-Ġustizzja laqa’ l-approċċ ġdid u aktar flessibbli tal-Qorti Ġenerali fir-rigward tal-kundizzjonijiet għall-għoti ta’ miżuri interim b’referenza għad-dritt għall-protezzjoni ġudizzjarja effettiva⁴².

L-Ombudsman xi drabi sabet soluzzjonijiet amikevoli, iżda r-reazzjoni rapida fil-każijiet ta’ akkwist tiġi mxekkla minn regoli proċedurali

85

L-Ombudsman Ewropew tinvestiga ilmenti ta’ amministrazzjoni ħażina fl-Istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE, inklużi ilmenti dwar attivitajiet ta’ akkwist pubbliku. Permezz ta’ tfittxija fuq is-sit web tal-Ombudsman, aħna identifikajna 60 deċiżjoni relatati mal-akkwist pubbliku matul il-perjodu mit-18 ta’ Frar 2008⁴³ sas-17 ta’ Frar 2015⁴⁴. Il-maġġoranza ta’ dawn is-60 deċiżjoni (34 każ) kienu relatati ma’ attivitajiet ta’ akkwist barra l-UE, li ta’ spiss kienu jinvolvu Delegazzjonijiet tal-UE. L-analiżi tas-60 deċiżjoni hija miġbura fil-qosor fit-Tabella 4.

Tabella 4

Id-deċiżjonijiet tal-Ombudsman dwar l-akkwist pubbliku — ħarsa ġenerali lejn ir-riżultati

Kategorija | L-għadd ta’ okkorrenzi | Spjegazzjoni
L-għadd totali ta’ deċiżjonijiet | 60 | L-għadd totali ta’ deċiżjonijiet relatati mal-akkwist pubbliku ppubblikati fuq is-sit web tal-Ombudsman taħt is-suġġett “Aġġudikazzjoni ta’ sejħiet għall-offerti jew għotjiet”.
Ebda amministrazzjoni ħażina | 30 | L-Ombudsman ma sabet ebda amministrazzjoni ħażina
Ġiet implimentata soluzzjoni amikevoli | 8 | Intlaħaq qbil dwar u ġiet implimentata soluzzjoni amikevoli jew azzjoni ta' rimedju. Din il-kategorija tinkludi s-subkategoriji li ġejjin:
Informazzjoni pprovduta | 6 | Is-soluzzjoni amikevoli kienet tikkonsisti fid-disponibbiltà ta’ informazzjoni sodisfaċenti jew fl-ispjegazzjoni tar-raġunijiet.
Il-ħlas tal-ispejjeż | 1 | Is-soluzzjoni amikevoli kienet tikkonsisti f’rimborż ta’ spejjeż ġustifikati mġarrba minn min ressaq l-ilment.
Soluzzjoni mhux speċifikata (qed tiġi nnegozjata) | 1 | Saru negozjati fuq soluzzjoni amikevoli iżda r-riżultat mhuwiex magħruf.
Amministrazzjoni ħażina | 20 | L-Ombudsman sabet amministrazzjoni ħażina f’mill-inqas wieħed mill-aspetti tal-każ. Din il-kategorija tinkludi s-subkategoriji li ġejjin:
Soluzzjoni amikevoli miċħuda | 5 | Is-soluzzjoni amikevoli proposta ġiet irrifjutata mill-istituzzjoni kkonċernata f’erbgħa mill-ħames każijiet.
Mhuwiex possibbli li tinstab soluzzjoni amikevoli | 13 | Soluzzjoni amikevoli ma kinitx għadha possibbli.
Mhuwiex neċessarju li tinstab soluzzjoni amikevoli | 2 | Soluzzjoni amikevoli ma kinitx neċessarja minħabba li l-pretensjoni ma ġietx eżaminata billi l-proċedura kienet ġiet ikkanċellata jew ma kinitx meħtieġa minħabba li ma kellha ebda konsegwenza fuq l-eżitu tal-proċedura.
Kawża fil-Qorti tal-Ġustizzja - mhux eżaminata ulterjorment | 1 | Il-każ ma kienx ġie eżaminat mill-Ombudsman minħabba li kien soġġett għal proċedimenti mill-Qorti Ġenerali.
Każ irtirat minn minn ressaq l-ilment | 1 | Il-każ ġie rtirat minn minn ressaq l-ilment mingħajr spjegazzjoni ulterjuri.

Sors: Il-Qorti Ewropea tal-Awdituri.

86

It-tul medju mill-ftuħ ta’ każ sad-deċiżjoni kien ta’ 20 xahar, li huwa inqas mit-tul ta’ kawża fil-Qorti (ara l-paragrafu 82). Madankollu, l-ilment “għandu jkun ppreċedut b’approċċ amministrattiv approprjat lill-istituzzjonijiet u korpi kkonċernati”⁴⁵ qabel ma l-Ombudsman tkun tista’ tniedi inkjesta. Dan ifisser li l-operatur ekonomiku l-ewwel għandu jindirizza l-ilment tiegħu lill-Istituzzjoni kkonċernata u jistenna tweġiba. Dan itawwal il-proċess u prattikament jeskludi intervent rapidu mill-Ombudsman qabel jiġi ffirmat kuntratt.

87

Meta ntlaħqet soluzzjoni amikevoli fuq il-bażi ta’ proposta mill-Ombudsman, din ġeneralment kienet tikkonsisti fl-għoti ta’ aċċess għall-informazzjoni lil min ressaq l-ilment jew ta’ spjegazzjoni sodisfaċenti tar-raġunijiet għar-rifjut tal-offerta tiegħu. Qatt ma kien hemm inkjesta tal-Ombudsman li rriżultat fil-kanċellazzjoni ta’ deċiżjoni dwar l-għoti u fil-ftuħ mill-ġdid ta’ proċedura ta’ akkwist minn Istituzzjoni tal-UE. Azzjoni ta’ rimedju qatt ma kkonsistiet f’kumpens lil min ressaq l-ilment għal telf ta’ opportunità ta’ akkwist jew telf ta’ profitt. Kien hemm każ wieħed biss fejn ingħata rimborż tal-ispejjeż imġarrba minn min ressaq l-ilment minħabba l-parteċipazzjoni tiegħu fi proċedura ta’ akkwist. L-Ombudsman hija proattiva u fid-deċiżjonijiet tagħha tinkludi “rimarki ulterjuri” li huma rakkomandazzjonijiet maħsuba biex iħeġġu lill-Istituzzjonijiet tal-UE jbiddlu l-prattiki tagħhom fil-ġejjieni. Eżempji ta’ “rimarki ulterjuri” huma mogħtija fil-Kaxxa 12.

Il-Kumitat dwar il-Petizzjonijiet tal-Parlament Ewropew eskluda l-petizzjonijiet kontra l-Istituzzjonijiet tal-UE

88

Id-dritt għall-petizzjoni huwa wieħed mid-drittijiet fundamentali taċ-ċittadini Ewropej⁴⁶. Kwalunkwe ċittadin u kwalunkwe persuna fiżika jew ġuridika li jirrisjedu jew li għandhom l-uffiċċju rreġistrat fi Stat Membru għandhom id-dritt li jressqu petizzjoni quddiem il-Parlament Ewropew. Madankollu, il-Kumitat għall-Petizzjonijiet tal-Parlament Ewropew iddikjara fuq il-Portal tal-Petizzjonijiet tiegħu li l-petizzjonijiet dwar każijiet ta’ amministrazzjoni ħażina mill-Istituzzjonijiet tal-UE jkunu inammissibbli: “L-inammissibbiltà ta’ petizzjoni (…) Jekk jogħġbok innota li jenħtieġ li l-mistoqsijiet dwar amministrazzjoni ħażina fi ħdan l-Istituzzjonijiet jew il-korpi tal-UE jiġu indirizzati lill-Ombudsman Ewropew.” B’dan il-mod, huwa eskluda l-petizzjonijiet dwar allegazzjonijiet ta’ amministrazzjoni ħażina fl-akkwist pubbliku mill-Istituzzjonijiet tal-UE.

Kaxxa 12

Eżempji ta’ rimarki ulterjuri tal-Ombudsman

Soġġett għat-termini tal-kuntratt, f’każijiet futuri fejn il-kuntratturi jistaqsu jekk il-kuntratt tagħhom huwiex se jiġġedded jew le, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet jista’ għall-inqas jindika l-limitu ta’ żmien approssimattiv li matulu għandu l-ħsieb li jieħu deċiżjoni. (Id-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew li tagħlaq l-inkjesta dwar l-ilment 1922/2010/(VIK)ER kontra l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea (19/12/2013))

F’każijiet, bħal dak preżenti, fejn, wara li tkun ikkanċellat proċedura tal-offerti, Delegazzjoni tal-UE tagħżel li tipproċedi għal proċedura nnegozjata bi wħud mill-offerenti inizjali, id-Delegazzjoni tingħata l-parir tajjeb li tikkunsidra li tinforma lill-offerenti li ma jkunux intgħażlu bil-miftuħ u b’mod proattiv dwar dak l-iżvilupp. Dan ikompli jsaħħaħ il-perċezzjoni tal-legalità u tat-trasparenza tal-proċeduri tal-offerti implimentati mid-Delegazzjonijiet tal-UE. (Id-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew li tagħlaq l-inkjesta dwar l-ilment 1325/2011/VL kontra l-Kummissjoni Ewropea (17/05/2013))

Fid-dawl tal-konfużjoni terminoloġika li l-kawża preżenti żvelat u sabiex jiġi evitat kwalunkwe nuqqas ta’ ftehim possibbli fil-ġejjieni, l-Ombudsman tqis li huwa utli li l-Kummissjoni tiġi mistiedna tirrivedi d-dokumentazzjoni li hija tipprovdi fil-kuntest tal-proċeduri ta’ akkwist tagħha, sabiex b’hekk jiġu eliminati kwalunkwe nuqqas ta’ preċiżjoni u inkonsistenza terminoloġika u jkun żgurat li l-offerenti jiġu infurmati b’mod ċar u mhux ambigwu dwar il-kundizzjonijiet ta’ eliġibbiltà marbuta mal-istabbiliment/l-inkorporazzjoni/ir-reġistrazzjoni/in-nazzjonalità tagħhom. Ikun utli wkoll jekk, fil-kuntest ta’ din ir-reviżjoni, il-Kummissjoni tkun tista’ tiżgura li tali termini ewlenin fil-proċess ta’ akkwist jiġu definiti b’mod ċar fl-avviż ta’ akkwist innifsu jew inkella f’dokument li għalih jagħmel referenza ċara u li huwa faċilment aċċessibbli. (Id-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew li tagħlaq l-inkjesta dwar l-ilment 920/2010/VIK kontra l-Kummissjoni Ewropea (18/07/2011))

Taqsima IV — It-trasparenza tar-riżultati u t-tagħlim reċiproku mhumiex infurzati b’mod sistematiku

L-informazzjoni dwar l-eżitu tal-attivitajiet ta’ akkwist tal-Istituzzjonijiet tal-UE mhijiex aċċessibbli b’mod li jkun jippermetti li jsir monitoraġġ effettiv mill-awtorità tal-kwittanza u mill-pubbliku ġenerali

89

Wieħed mill-aktar modi effettivi ta’ kif jiġu miġġielda l-korruzzjoni u l-prattika ħażina fl-akkwist pubbliku, u kif jiġu evitati restrizzjonijiet mhux ġustifikati fuq il-kompetizzjoni, huwa billi tiżdied it-trasparenza tal-proċessi u tal-proċeduri. It-trasparenza mhijiex importanti biss għall-operaturi ekonomiċi iżda wkoll għall-awtorità tal-kwittanza u għall-pubbliku ġenerali, li jistgħu jikkontribwixxu biex itejbu l-prestazzjoni tal-Istituzzjonijiet tal-UE billi jimmonitorjaw l-attivitajiet ta’ akkwist.

Il-monitoraġġ effettiv jirrikjedi li l-informazzjoni armonizzata tinstab f’post wieħed fuq l-internet

90

Biex ikun jista’ jsir monitoraġġ effettiv mill-partijiet interessati, jeħtieġ li l-informazzjoni minima li ġejja tkun disponibbli f’post wieħed fuq l-internet u li tiġi aġġornata kontinwament għal kull kuntratt b’valur ta’ aktar minn EUR 15 000 ladarba dan ikun ġie ffirmat minn Istituzzjoni tal-UE, b’indikazzjoni ta’:

(a)is-suġġett tal-kuntratt,

(b)it-tip ta’ kuntratt,

(c)il-valur tal-kuntratt,

(d)it-tul tal-kuntratt,

(e)it-tip ta’ proċedura ta’ għoti (b’ġustifikazzjoni fil-każ tal-proċedura nnegozjata mingħajr pubblikazzjoni minn qabel),

(f)il-kriterji tal-għoti u l-ponderazzjoni tagħhom,

(g)l-għadd ta’ offerti riċevuti u l-għadd ta’ offerti li ttieħdu inkunsiderazzjoni għad-deċiżjoni finali dwar l-għoti (b’ripartizzjoni skont l-Istati Membri/il-pajjiżi terzi u b’indikazzjoni tal-għadd ta’ offerti minn SMEs),

(h)l-isem u l-indirizz tal-offerent magħżul, inkluża informazzjoni dwar jekk l-offerent magħżul huwiex SME,

(i)il-proporzjon tal-kuntratt li x’aktarx jiġi subkuntrattat lil partijiet terzi.

91

Jenħtieġ li tali repożitorju ta’ informazzjoni relatata ma’ kuntratti tal-UE jipprovdi wkoll links rilevanti għal dokumenti oħra (eż. dokumenti tal-akkwist, avviżi f’TED, kopji tal-kuntratti ffirmati).

L-informazzjoni tiġi pprovduta biċċa biċċa

92

Bħalissa ma teżisti ebda għodda li tippermetti li tingħata ħarsa ġenerali lejn l-eżitu tal-attivitajiet ta’ akkwist tal-Istituzzjonijiet tal-UE. L-informazzjoni tiġi pprovduta biċċa biċċa u ħafna drabi mhux b’mod armonizzat. Mhux il-proċeduri ta’ akkwist magħluqa kollha jistgħu jinstabu f’TED, billi l-pubblikazzjoni tal-avviżi ta’ għoti ta’ kuntratt mhijiex obbligatorja fil-każijiet kollha. It-tfittxija għal dawk il-proċeduri li huma inklużi f’TED hija diffiċli minħabba li r-riżultati tat-tfittxija mhux dejjem ikunu sodisfaċenti (ara l-paragrafi 63 sa 65). Il-pjattaforma eTendering ta’ TED ma tintużax mill-Istituzzjonijiet kollha tal-UE. Barra minn hekk, xi Istituzzjonijiet jimblokkaw il-possibbiltà li jitniżżlu d-dokumenti tal-offerti mill-pjattaforma ladarba tkun għaddiet id-data ta’ skadenza għas-sottomissjoni ta’ offerti.

93

Il-Parlament Ewropew jippubblika lista annwali kompleta fuq is-sit web tiegħu tas-subkuntratturi kollha tiegħu li kisbu kuntratti b’valur ta’ aktar minn EUR 15 000. Din il-lista tindika l-isem u l-indirizz tal-kuntrattur, it-tip u s-suġġett tal-kuntratt, it-tul tiegħu, il-valur tiegħu, il-proċedura segwita u d-Direttorat Ġenerali rilevanti. Il-lista hija parti mir-rapport annwali dwar il-kuntratti mogħtija mill-Parlament Ewropew. Hija aktar komprensiva u dettaljata mill-informazzjoni kkonsolidata ppubblikata mill-Istituzzjonijiet l-oħra li ġew awditjati u tmur lil hinn mir-rekwiżiti tat-trasparenza stipulati fir-Regolament Finanzjarju tal-UE.

94

Billi l-attivitajiet ta’ akkwist fil-Kummissjoni huma deċentralizzati, ir-rappurtar isir fir-Rapporti Annwali tal-Attività (RAA) tad-Direttorati Ġenerali differenti, iżda b’mod standardizzat. Madankollu, mhux l-informazzjoni kollha mir-RAA differenti tiġi kkonsolidata f’rapport wieħed fil-livell ċentrali tal-Kummissjoni. Fil-livell tal-Kummissjoni, fis-Sinteżi Annwali tagħha tal-kisbiet maniġerjali tal-Kummissjoni, il-Kummissjoni tinkludi rapport analitiku dwar il-proċeduri nnegozjati. Is-Sistema ta’ Trasparenza Finanzjarja (STF) tal-Kummissjoni hija intiża biex tipprovdi informazzjoni dwar ir-riċevituri tal-fondi tal-UE. Madankollu, hija ma tinkludi ebda informazzjoni dwar it-tip ta’ proċedura ta’ akkwist li wasslet għall-għoti tal-kuntratti.

95

Il-BĊE jippubblika fuq is-sit web tiegħu listi annwali ta’ kuntratti b’valur ta’ aktar minn EUR 50 000 li ngħataw mingħajr pubblikazzjoni ta’ avviż dwar kuntratt. Il-listi jispeċifikaw l-isem tal-kuntratturi li lilhom ingħataw il-kuntratti, is-suġġett u l-valur stmat tal-kuntratti u jindikaw jekk it-tul ta’ kuntratt kienx itwal minn 12-il xahar. Avviżi preċedenti dwar kuntratti u avviżi preċedenti ta’ għoti ta’ kuntratt minn TED u avviżi preċedenti ta’ kuntratti fuq bażi volontarja huma disponibbli ċentralment fit-taqsima dwar l-arkivji.

96

Is-sit web tal-Kunsill iddedikat għat-tressiq tal-offerti b’mod sigur għal kuntratti b’valur ta’ aktar minn EUR 60 000 pprovda funzjoni ta’ tfittxija mhux biss għas-sejħiet li għadhom miftuħin, iżda wkoll għal sejħiet magħluqa u għal sejħiet li ġew ikkanċellati. Madankollu, mhux is-sejħiet magħluqa kollha ġew irkuprati meta ttestjajna l-funzjoni ta’ tfittxija. Il-listi annwali ta’ kuntratti li għalihom ma kien ippubblikat ebda avviż ta’ għoti speċifiku ġew ippubblikati permezz ta’ TED. Madankollu, ma kien hemm ebda link għal dawn il-listi fuq is-sit web tal-Kunsill.

97

Il-Portal tad-Data Miftuħa tal-UE, li huwa mmaniġġjat mill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet, jilqa’ fih settijiet tad-data relatati mal-akkwist pubbliku. L-aktar settijiet tad-data komprensivi huma direttament ibbażati fuq TED. Dawn is-settijiet tad-data huma soġġetti għall-istess problemi deskritti fil-paragrafi 63 - 64, jiġifieri mhux dejjem jipproduċu riżultati sodisfaċenti u xi drabi d-data tkun inkompleta.

It-tagħlim mill-aħjar prattiki mhuwiex sfruttat għalkollox

98

Billi l-akkwist pubbliku tal-Istituzzjonijiet tal-UE huwa fil-biċċa l-kbira tiegħu deċentralizzat, il-kooperazzjoni bejn l-organizzazzjonijiet differenti tista’ ġġib titjib grazzi għat-tagħlim reċiproku u t-transfertilizzazzjoni. Aħna nnutajna kooperazzjoni konsiderevoli u skambju ta’ esperjenza bejn l-Istituzzjonijiet differenti u, fil-każ tal-Istituzzjonijiet akbar, bejn l-unitajiet tal-akkwist differenti. Iseħħu proċeduri ta’ akkwist interistituzzjonali. Jeżistu kemm mezzi sabiex isiru l-mistoqsijiet kif ukoll forums għad-diskussjoni.

99

Ir-reviżjonijiet bejn il-pari jippermettu li jsir skambju strutturat tal-aħjar prattiki bejn l-organizzazzjonijiet parteċipanti. Fil-qasam tal-akkwist tal-UE, din l-għodda għadha ma ġietx applikata. Eżempju tajjeb tat-titjib introdott bis-saħħa tal-evalwazzjonijiet bejn il-pari huwa s-Sistema Ewropea tal-Istatistika⁴⁷. Il-JRC iwettaq perjodikament kontrolli ex post tal-fajls tal-akkwisti tiegħu fil-qafas ta’ kontrolli tal-pagamenti. L-istruttura ta’ dawn il-kontrolli ex post għandha xi similaritajiet mal-evalwazzjonijiet bejn il-pari⁴⁸.

9Ara, pereżempju, ir-rapport annwali l-aktar reċenti tal-Qorti tal-Awdituri dwar l-implimentazzjoni tal-baġit għas-sena finanzjarja 2014, flimkien mar-risposti tal-istituzzjonijiet (ĠU C 373, 10.11.2015), il-paragrafu 1.29.

10L-iżbalji fil-ġestjoni diretta seħħew l-aktar b’għotjiet iffinanzjati mill-baġit tal-UE.

11Ara r-Rapport Speċjali tagħna Nru 10/2015 “L-isforzi biex jiġu indirizzati l-problemi relatati mal-akkwist pubbliku fin-nefqa tal-UE għall-Koeżjoni għandhom jiġu intensifikati”, b’mod partikolari l-paragrafi 19 sa 24 u t-Tabella 1, li jipprovdu tipoloġija ta’ żbalji. Ix-xogħlijiet, il-provvisti u s-servizzi akkwistati b’rabta man-nefqa għall-koeżjoni fl-Istati Membri jinkludu elementi bħall-kostruzzjoni tat-toroq jew l-impjanti tat-trattament tal-ilma mormi, li normalment ma jinstabux fil-portafoll tal-akkwist tal-Istituzzjonijiet tal-UE (http://eca.europa.eu).

12Ara l-paragrafu 9.

13L-aktar notevoli kienu l-proċeduri nnegozjati fejn il-kuntratt seta’ jingħata biss lil operatur ekonomiku partikolari għal raġunijiet tekniċi jew artistiċi, jew minħabba l-protezzjoni ta’ drittijiet esklussivi.

14Ara l-paragrafu 8 tal-Opinjoni (ĠU C52, 13.2.2015, p. 1).

15L-Artikolu 96 tar-Regolament Finanzjarju tal-UE dwar l-amministrazzjoni tajba jipprovdi, fost l-oħrajn, li l-Istituzzjoni għandha titlob lill-applikant jew lill-offerent biex jipprovdi l-informazzjoni nieqsa jew jikkjarifika d-dokumenti ta’ sostenn f’każ ta’ żbalji klerikali ovvji.

16Ara l-premessa 2 tad-Direttiva tal-2014 dwar l-Akkwist.

17Fil-komunikazzjonijiet tiegħu mal-offerenti potenzjali, id-DĠ Suq Intern, Industrija, Intraprenditorija u SMEs jenfasizza li l-SMEs huma partikolarment mistiedna jipparteċipaw. L-SMEs huma mħeġġa jissottomettu l-offerti weħidhom, f’konsorzju jew bħala subkuntrattur.

18Ara l-Artikolu 40 tad-Direttiva tal-2014 dwar l-Akkwist.

19Ir-regoli tal-BĊE dwar l-akkwist ma jsemmux konsultazzjonijiet preliminari tas-suq.

20Ara COM(2007) 501 finali tal-5 ta’ Settembru 2007 dwar Politika tal-akkomodazzjoni tas-servizzi tal-Kummissjoni fi Brussell u l-Lussemburgu; b’mod partikolari t-taqsima “Iktar kompetizzjoni fuq is-suq: Metodoloġija riveduta għax-xiri u l-kiri tal-bini”.

21Ir-regoli tal-BĊE jipprovdu li l-proċeduri ta’ akkwist isiru bl-Ingliż, sakemm ma jkunx hemm ċirkustanzi eċċezzjonali b’rabta mal-proċedura jew mas-suġġett tal-kuntratt li jirrikjedu l-użu ta’ lingwi oħra.

22Ara l-istudju “SMEs’ access to public procurement markets and aggregation of demand in the EU” (L-aċċess tal-SMEs għas-swieq tal-akkwist pubbliku u l-aggregazzjoni tad-domanda fl-UE) ta’ Frar 2014, li sar fuq talba tal-Kummissjoni minn konsulenti esterni.

23Għall-kuntrarju tal-proċedura miftuħa, il-proċedura ristretta tiġi organizzata f’żewġ fażijiet. Fl-ewwel fażi, kwalunkwe operatur ekonomiku interessat jista’ jitlob li jieħu sehem, iżda huma biss dawk li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla li jistgħu jissottomettu offerta.

24ĠU C 148, 2.7.2007, p. 1, ara l-paragrafu 21.

25Ir-relazzjoni kuntrattwali mal-operatur ekonomiku tista’ ddum aktar minn erba’ snin, minħabba li t-tul tal-kuntratti individwali bbażati fuq il-kuntratt qafas ma għandux għalfejn jikkoinċidi mat-tul ta’ dak il-kuntratt qafas.

26http://europa.eu/abouteuropa/index_mt.htm

27http://ec.europa.eu/contracts_grants/contracts_mt.htm

28“Procurement And Grants for European Union external actions – A Practical Guide” (Akkwist u Għotjiet għall-azzjonijiet esterni tal-Unjoni Ewropea – Gwida Prattika).

29http://ted.europa.eu

30“Review of the functioning of the CPV Codes/System” (Analiżi tal-funzjonament tal-Kodiċijiet/tas-Sistema tas-CPV), Diċembru 2012, għad-DĠ Suq Intern u Servizzi.

31Barra minn hekk, l-eTendering ta’ TED tipprovdi wkoll aċċess għal sejħiet għall-offerti b’valur aktar baxx jekk l-awtorità kontraenti tiddeċiedi li tippubblikahom.

32Fis-seħħ minn Ottubru 2012.

33Hemm żewġ direttivi li jistabbilixxu rimedji b’rabta mal-akkwist pubbliku: id-Direttiva tal-Kunsill 89/665/KEE tal-21 ta’ Diċembru 1989 dwar il-koordinazzjoni tal-liġijiet, ir-regolamenti u d-dispożizzjonijiet amministrattivi rigward l-applikazzjoni tal-proċeduri ta’ reviżjoni għall-għoti ta’ kuntratti ta’ provvista pubblika u xogħlijiet pubbliċi (ĠU L 395, 30.12.1989, p. 33), li tkopri s-settur pubbliku; u d-Direttiva tal-Kunsill 92/13/KEE tal-25 ta’ Frar 1992 li tikkoordina l-liġijiet, ir-regolamenti u d-dispożizzjonijiet amministrattivi li jirrelataw għall-applikazzjoni tar-regoli Komunitarji dwar il-proċeduri ta’ akkwist ta’ entitajiet li joperaw fis-setturi tal-ilma, l-enerġija, it-trasport u t-telekomunikazzjoni (ĠU L 76, 23.3.1992, p. 14), li tkopri s-settur tal-utilitajiet. Iż-żewġ Direttivi ġew emendati mid-Direttiva 2007/66/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-11 ta’ Diċembru 2007 li temenda d-Direttivi tal-Kunsill 89/665/KEE u 92/13/KEE fir-rigward tat-titjib fl-effettività ta’ proċeduri ta’ reviżjoni dwar l-għoti ta’ kuntratti pubbliċi (ĠU L 335, 20.12.2007, p. 31).

34Ara r-rapport ta’ studju finali tal-Kummissjoni “Economic efficiency and legal effectiveness of review and remedies procedures for public contracts” (L-effiċjenza ekonomika u l-effettività legali tal-proċeduri ta’ analiżi u rimedji għall-kuntratti pubbliċi), April 2015, p. 137.

35Ma jeżisti ebda perjodu ta’ waqfien fil-każ ta’ kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratti qafas u ta’ proċedura nnegozjata eċċezzjonali skont l-Artikolu 134(1) tar-RAP (għajr għal 134(1)(b)(operatur wieħed possibbli). Ma hemm ukoll ebda perjodu ta’ waqfien jekk offerta waħda biss tkun ġiet sottomessa.

36Is-sospensjoni ma tiġix fi tmiemha qabel l-iskadenza ta’ perjodu ta’ mill-inqas 10 ijiem kalendari b’effett mill-jum wara d-data li fiha l-awtorità kontraenti tkun bagħtet risposta.

37Jekk wieħed iqabbel l-għadd ta’ kawżi relatati mal-akkwist pubbliku, mal-għadd ta’ deċiżjonijiet dwar l-għoti ppubblikati mill-Istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE fit-Tenders Electronic Daily (TED), jista’ jiġi konkluż li l-proporzjon bejn il-kawżi tal-Qorti Ġenerali u l-proċeduri ta’ akkwist imwettqa mill-Istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE huwa taħt il-1 %. Dan huwa aktar baxx milli fi Stati Membri fejn il-proporzjon ta’ proċeduri ta’ reviżjoni għall-għadd totali ta’ proċeduri ta’ akkwist kien ivarja bejn 2 u 12.3 % skont ir-Rieżami Annwali tal-Implimentazzjoni tal-Akkwisti Pubbliċi tal-2013 (Dokument ta’ Ħidma tal-Persunal tal-Kummissjoni SWD(2014) 262 finali tal-1 ta’ Awwissu 2014, p. 26).

38Hija każistika stabbilita li l-Istituzzjonijiet tal-UE għandhom diskrezzjoni wiesgħa fir-rigward tal-fatturi li jridu jittieħdu inkunsiderazzjoni għall-fini tal-għoti ta’ kuntratt. Ir-reviżjoni mill-Qorti Ġenerali trid tkun limitata għall-iċċekkjar li jiġu rrispettati r-regoli li jirregolaw il-proċedura u d-dikjarazzjoni tar-raġunijiet, li l-fatti jkunu korretti u li ma jkun hemm ebda żball evidenti ta’ valutazzjoni jew użu ħażin tas-setgħat. F’10 minn fost it-13-il kawża, ir-raġuni għall-annullament tad-deċiżjoni kienet in-nuqqas ta’ konformità tal-awtorità kontraenti mad-dmir tagħha li tiddikjara r-raġunijiet.

39Il-Kawża T-299/11 tas-7 ta’ Ottubru 2015 (European Dynamics vs l-UASI) (soġġetta għal appell fil-kawża pendenti C-677/15 P) u l-Kawża T-199/14 tad-29 ta’ Ottubru 2015 (Vanbreda Risk & Benefits vs il-Kummissjoni).

40Ħlief għal ordni waħda li sussegwentement ġiet annullata wara appell. Barra minn hekk, f’żewġ kawżi, l-awtorità kontraenti annullat il-proċedura tal-offerta qabel ingħatat id-deċiżjoni tal-Qorti Ġenerali.

41C-35/15 P(R), Il-Kummissjoni Ewropea vs Vanbreda Risk & Benefits.

42Madankollu, fil-każ inkwistjoni, il-Viċi President ċaħdet it-talba għall-miżuri provviżorji (interim) billi l-Kummissjoni kienet ikkonformat mal-perjodu ta’ waqfien (perjodu sospensiv) qabel l-iffirmar tal-kuntratt u l-kuntratt inkwistjoni ġie konkluż ferm qabel ma saret it-talba għall-miżuri provviżorji.

43L-ewwel okkorrenza ta’ deċiżjoni relatata mal-akkwist pubbliku taħt is-suġġett “Aġġudikazzjoni ta’ sejħiet għall-offerti jew għotjiet”.

44Matul dan il-perjodu ta’ seba’ snin, l-Ombudsman irċeviet 86 ilment ammissibbli dwar l-offerti. Dawn kienu jinkludu s-60 deċiżjoni disponibbli mid-database tal-internet, 22 każ fejn l-Ombudsman ma sabitx raġunijiet biex tagħti bidu għal inkjesta u 4 każijiet li twaqqgħu minn dawk li ressqu l-ilmenti.

45Ara l-Artikolu 2(4) tad-Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew tad-9 ta’ Marzu 1994 rigward ir-regolamenti u l-kundizzjonijiet ġenerali li jirregolaw it-twettiq tal-obbligi tal-Ombudsman (ĠU L 113, 4.5.1994, p. 15).

46Ara l-Artikolu 44 tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea.

47Ara r-Rapport Speċjali tagħna Nru 12/2012 “Il-Kummissjoni u l-Eurostat tejbu l-proċess tal-produzzjoni ta’ statistika Ewropea affidabbli u kredibbli?” (http://eca.europa.eu).

48Fl-2014, tali kontrolli twettqu fuq 55 fajl tal-akkwist. Dawn il-kontrolli kienu jikkonċernaw ir-rispett tar-regoli u tar-rekwiżiti. Huma twettqu minn disa’ gruppi ta’ tliet membri tal-persunal biex ikopru l-postijiet kollha tal-JRC. Il-kontrolluri kienu ġejjin minn unitajiet u postijiet differenti. F’kull tim kien hemm xi ħadd maħtur biex imexxi lit-tim. It-timijiet differenti użaw l-istess listi ta’ kontroll iddettaljati u applikaw rappurtar standardizzat.

Konklużjonijiet u rakkomandazzjonijiet

100

L-akkwist pubbliku fl-UE huwa rregolat minn regoli li huma intenzjonati biex ineħħu l-ostakoli u jiftħu s-swieq b’mod trasparenti u mhux diskriminatorju bil-għan li titrawwem il-kompetizzjoni. L-objettiv tal-akkwist pubbliku huwa li jżid l-għażla ta’ kuntratturi potenzjali disponibbli għall-korpi pubbliċi, li tirriżulta f’valur aħjar għall-flus, filwaqt li fl-istess ħin jiġu żviluppati opportunitajiet fis-suq għall-kumpaniji.

101

Il-Qorti tikkonkludi li l-istituzzjonijiet tal-UE jistgħu jagħmlu aktar biex jiffaċilitaw l-aċċess għall-akkwist pubbliku tagħhom.

102

L-Istituzzjonijiet tal-UE għandhom sistemi robusti u persunal kapaċi biex iżommu r-riskju ta’ żbalji u irregolaritajiet taħt kontroll. Aħna naqbdu żbalji serji tal-akkwist pubbliku fit-tranżazzjonijiet li huma direttament immaniġġjati mill-Istituzzjonijiet tal-UE u li aħna neżaminaw bħala parti mid-Dikjarazzjoni ta’ Assigurazzjoni annwali tagħna. Ftit huma l-allegazzjonijiet li jintbagħtu lill-OLAF, fatt li jagħti x’jifhem li l-għadd ta’ irregolaritajiet serji u każijiet ta’ frodi huwa limitat f’dan il-qasam (ara l-paragrafi 15 sa 22).

103

Biex jimmonitorjaw u juru l-aċċessibbiltà tal-attivitajiet ta’ akkwist tagħhom, l-Istituzzjonijiet tal-UE jeħtieġu informazzjoni dwar il-livell ta’ parteċipazzjoni mill-operaturi ekonomiċi fil-proċeduri ta’ akkwist tagħhom. Il-biċċa l-kbira tal-Istituzzjonijiet tal-UE ma jkejlux b’mod sistematiku l-livell ta’ parteċipazzjoni fil-proċeduri ta’ akkwist tagħhom. Minn fost l-entitajiet li awditjajna, huwa biss iċ-Ċentru Konġunt tar-Riċerka tal-Kummissjoni li jiġbor statistika komprensiva dwar dan. L-oħrajn jikkonformaw mar-rekwiżit minimu li jindikaw l-għadd ta’ offerti riċevuti fl-avviżi ta’ għoti ta’ kuntratt li jiġu ppubblikati f’TED (ara l-paragrafi 23 sa 25).

Rakkomandazzjoni 1

Sabiex jiffaċilitaw il-monitoraġġ tal-aċċessibbiltà għall-attivitajiet ta’ akkwist tagħhom, jenħtieġ li l-Istituzzjonijiet kollha tal-UE jiġbru u janalizzaw data, proċedura bi proċedura u għal kull tip ta’ proċedura, mhux biss dwar l-għadd ta’ offerti jew talbiet għall-parteċipazzjoni li ġew riċevuti, iżda wkoll dwar l-għadd ta’ offerti li ttieħdu inkunsiderazzjoni għad-deċiżjoni finali dwar l-għoti.

Data ta’ implimentazzjoni fil-mira: Mill-2017 ‘il quddiem

104

Meta rrivedew ir-regoli tal-akkwist tagħhom fl-2015, l-Istituzzjonijiet tal-UE ma ffaċilitawx l-aċċess għall-akkwist pubbliku tagħhom bis-simplifikazzjoni tar-regoli u bil-kjarifika sa fejn possibbli ta’ sitwazzjonijiet li ma kinux ċari (ara l-paragrafi 26 sa 35):

(a)ir-Regolament Finanzjarju tal-UE u r-regoli tal-applikazzjoni tiegħu ma ġewx ikkonsolidati f’dokument wieħed u għadhom biċċa leġiżlazzjoni kumplessa bla bżonn,

(b)id-devjazzjonijiet mid-direttiva dwar l-akkwist il-ġdida mhux dejjem ikunu indikati jew spjegati b’mod ċar,

(c)il-parteċipazzjoni tal-intrapriżi żgħar u medji ma tiġix inkoraġġuta espliċitament,

(d)ma ġiex ikkjarifikat kif għandu jsir il-prospettar tas-suq qabel il-konklużjoni ta’ kuntratti ta’ bini,

(e)huwa biss il-BĊE li stipula r-reġim tal-lingwa applikabbli għall-proċeduri tiegħu ta’ akkwist fir-regoli tiegħu tal-akkwist.

Rakkomandazzjoni 2

Għar-reviżjoni li jmiss tal-2016, tar-Regolament Finanzjarju tal-UE, jenħtieġ li l-Kummissjoni tipproponi ġabra unika tar-regoli għall-akkwist pubbliku. Hemmhekk, jenħtieġ li l-parteċipazzjoni ta’ intrapriżi żgħar u medji tiġi inkoraġġuta espliċitament. Barra minn hekk, jenħtieġ li jiġu inklużi regoli dwar il-prospettar tas-suq qabel il-kuntratti ta’ bini, u dwar ir-reġim tal-lingwa għall-proċeduri ta’ akkwist. Jenħtieġ li d-devjazzjonijiet mid-Direttiva tal-2014 dwar l-Akkwist jiġu ġustifikati.

Data ta’ implimentazzjoni fil-mira: L-2017 bħala parti mir-Regolament Finanzjarju tal-UE rivedut

105

Mhux l-għażliet proċedurali kollha rawmu l-kompetizzjoni fuq il-bażi l-aktar wiesgħa possibbli. Il-biċċa l-kbira tal-Istituzzjonijiet tal-UE ma kellhom ebda politika biex iwettqu konsultazzjonijiet preliminari tas-suq qabel bdew il-proċedura formali ta’ akkwist. Tali konsultazzjoni hija importanti biex jiġu infurmati offerenti potenzjali u jiġu ottimizzati r-rekwiżiti li jridu jiġu stipulati fid-dokumenti tal-offerti. Jeħtieġ li l-Istituzzjonijiet tal-UE ma jaqsmux akkwist b’mod artifiċjali sabiex jevitaw il-ħtieġa li japplikaw proċedura aktar kompetittiva. Madankollu, id-diviżjoni ta’ kuntratti f’lottijiet u l-pubblikazzjoni tagħhom b’mod simultanju jistgħu jżidu l-aċċessibbiltà tal-proċeduri ta’ akkwist, b’mod partikolari għall-SMEs. Din il-prattika ma ntużatx biżżejjed mill-Istituzzjonijiet tal-UE (ara l-paragrafi 37 sa 55).

Rakkomandazzjoni 3

Jenħtieġ li l-Istituzzjonijiet tal-UE jużaw b’mod proattiv il-konsultazzjonijiet preliminari tas-suq kull fejn xieraq bil-ħsieb li titħejja l-proċedura ta’ akkwist u jiġu infurmati l-operaturi ekonomiċi dwar il-pjanijiet ta’ akkwist u r-rekwiżiti tagħhom.

Data ta’ implimentazzjoni fil-mira: Minnufih

Rakkomandazzjoni 4

Jenħtieġ li l-Istituzzjonijiet tal-UE jaqsmu l-kuntratti f’lottijiet kull fejn possibbli biex iżidu l-parteċipazzjoni fil-proċeduri ta’ akkwist tagħhom.

Data ta’ implimentazzjoni fil-mira: Minnufih

106

L-ostakoli bla bżonn jagħmlu l-ħajja diffiċli għal offerenti potenzjali li jixtiequ jidentifikaw opportunitajiet ta’ akkwist offruti mill-istituzzjonijiet tal-UE u jibbenifikaw minnhom. Il-viżibbiltà tal-attivitajiet ta’ akkwist tal-Istituzzjonijiet tal-UE fuq l-internet hija ħażina. L-informazzjoni disponibbli hija frammentata u mifruxa fuq ħafna siti web differenti. Il-funzjoni ta’ tfittxija ta’ TED (Tenders Electronic Daily) mhux dejjem ipproduċiet riżultati sodisfaċenti. L-għodod li jippermettu s-sottomossjoni ta’ offerti b’mod elettroniku għadhom ma ġewx imnedija b’mod komprensiv u armonizzat (ara l-paragrafi 56 sa 75).

Rakkomandazzjoni 5

Jenħtieġ li l-Istituzzjonijiet tal-UE joħolqu one-stop shop elettroniku komuni għall-attivitajiet ta’ akkwist tagħhom li jkun jippermetti lill-operaturi ekonomiċi jsibu l-informazzjoni rilevanti kollha f’lok online uniku u jinteraġixxu mal-Istituzzjonijiet tal-UE permezz ta’ dan is-sit web. Jenħtieġ li l-proċeduri ta’ akkwist, inklużi l-komunikazzjoni dwar ir-regoli applikabbli, l-opportunitajiet ta’ negozju, id-dokumenti rilevanti tal-akkwist, it-tressiq tal-offerti u kull komunikazzjoni oħra bejn l-Istituzzjonijiet u l-operaturi ekonomiċi, jiġu mmaniġġjati kollha permezz ta’ tali one-stop shop.

Data ta’ implimentazzjoni fil-mira: L-2018

107

Għall-operaturi ekonomiċi li jqisu li jkunu ġew ittrattati b’mod inġust, huwa diffiċli li dawn jiksbu reviżjoni rapida tal-ilmenti tagħhom u kumpens għad-danni. Huwa biss il-BĊE li għandu proċedura interna robusta tal-ilmenti fis-seħħ (ara l-paragrafi 76 sa 88).

Rakkomandazzjoni 6

Jenħtieġ li l-Kummissjoni tipproponi emendi għar-Regolament Finanzjarju tal-UE biex tkun tista’ ssir reviżjoni rapida tal-ilmenti mill-operaturi ekonomiċi li jqisu li jkunu ġew ittrattati b’mod inġust. Jenħtieġ li din ir-reviżjoni ssir qabel ma l-operaturi ekonomiċi jkunu jistgħu jirrikorru għand l-Ombudsman tal-UE jew il-Qrati tal-UE.

Data ta’ implimentazzjoni fil-mira: L-2017 bħala parti mir-Regolament Finanzjarju tal-UE rivedut

108

L-informazzjoni dwar l-eżitu tal-attivitajiet ta’ akkwist tal-istituzzjonijiet tal-UE mhijiex aċċessibbli b’mod li jippermetti li jsir monitoraġġ effettiv mill-awtorità tal-kwittanza u mill-pubbliku ġenerali sabiex tiżdied it-trasparenza u tinbena l-kunfidenza. Tali informazzjoni hija pprovduta biss biċċa biċċa u ħafna drabi mhux b’mod armonizzat (ara l-paragrafi 89 - 97). Ir-rappurtar tal-OLAF dwar l-investigazzjonijiet tiegħu ma jippermettix li jiġu vvalutati x-xejriet matul iż-żmien (ara l-paragrafi 16 sa 17).

Rakkomandazzjoni 7

Biex ikun jista’ jsir monitoraġġ ex post effettiv tal-attivitajiet ta’ akkwist tagħhom, jenħtieġ li l-Istituzzjonijiet tal-UE iwaqqfu repożitorju pubbliku uniku ta’ informazzjoni relatata mal-kuntratti ta’ akkwist tagħhom, li jista’ jiġi żviluppat bħala parti mill-eTendering ta’ TED.

Data ta’ implimentazzjoni fil-mira: L-2018

Rakkomandazzjoni 8

Jenħtieġ li l-OLAF itejjeb is-sistema tiegħu ta’ ġestjoni ta’ każijiet biex jipproduċi rapporti u statistika dwar it-tipi differenti ta’ allegazzjonijiet taħt investigazzjoni u l-eżitu ta’ dawn l-investigazzjonijiet.

Data ta’ implimentazzjoni fil-mira: L-2017

109

Billi l-attivitajiet ta’ akkwist tal-istituzzjonijiet tal-UE huma fil-biċċa l-kbira tagħhom deċentralizzati, il-kooperazzjoni fosthom tista’ ġġib titjib bis-saħħa ta’ tagħlim reċiproku u transfertilizzazzjoni. Aħna nnutajna kooperazzjoni konsiderevoli u skambju ta’ esperjenza bejn l-Istituzzjonijiet differenti u, fil-każ tal-Istituzzjonijiet akbar, bejn l-unitajiet tal-akkwist differenti. Madankollu, l-evalwazzjonijiet bejn il-pari, li huma l-aktar għodda avvanzata għal skambju strutturat tal-aħjar prattiki, ma ntużawx (ara l-paragrafi 98 sa 99).

Rakkomandazzjoni 9

Jenħtieġ li l-Istituzzjonijiet tal-UE jużaw l-evalwazzjonijiet bejn il-pari għat-tagħlim reċiproku u għall-iskambju tal-aħjar prattika għall-akkwist pubbliku.

Data ta’ implimentazzjoni fil-mira: L-ewwel evalwazzjoni bejn il-pari għandha tibda fl-2018

Dan ir-Rapport ġie adottat mill-Awla IV, immexxija mis-Sur Baudilio TOMÉ MUGURUZA, Membru tal-Qorti tal-Awdituri, fil-Lussemburgu fil-laqgħa tagħha tal-24 ta’ Mejju 2016.

Għall-Qorti tal-Awdituri

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
President

Annessi

Anness I

Utenti tal-eTendering ta’ TED (april 2016)

Il-Parlament Ewropew, id-DĠ Komunikazzjoni

Il-Parlament Ewropew, id-DĠ Infrastruttura u Loġistika

Il-Parlament Ewropew, id-DĠ Innovazzjoni u Sostenn Teknoloġiku

Il-Kunsill tal-Unjoni Ewropea

Aġenzija Eżekuttiva għall-Intrapriżi Żgħar u Medji (EASME)

Iċ-Ċentru Konġunt tar-Riċerka

Il-Kummissjoni Ewropea, id-DĠ Agrikoltura u Żvilupp Rurali

Il-Kummissjoni Ewropea, id-DĠ Baġit

Il-Kummissjoni Ewropea, id-DĠ Komunikazzjoni

Il-Kummissjoni Ewropea, id-DĠ Netwerks tal-Komunikazzjonijiet, Kontenut u Teknoloġija

Il-Kummissjoni Ewropea, id-DĠ Ambjent + DĠ Azzjoni Klimatika

Il-Kummissjoni Ewropea, id-DĠ Impjiegi, Affarijiet Soċjali u Inklużjoni

Il-Kummissjoni Ewropea, id-DĠ Enerġija

Il-Kummissjoni Ewropea, id-DĠ Stabilità Finanzjarja, Servizzi Finanzjarji u Unjoni tas-Swieq Kapitali

Il-Kummissjoni Ewropea, id-DĠ Saħħa u Sikurezza Alimentari

Il-Kummissjoni Ewropea, id-DĠ Riżorsi Umani u Sigurtà

Il-Kummissjoni Ewropea, id-DĠ Għajnuna Umanitarja u Protezzjoni Ċivili

Il-Kummissjoni Ewropea, id-DĠ Informatika

Il-Kummissjoni Ewropea, id-DĠ Suq Intern, Industrija, Intraprenditorija u SMEs

Il-Kummissjoni Ewropea, id-DĠ Kooperazzjoni Internazzjonali u Żvilupp

Il-Kummissjoni Ewropea, id-DĠ Ġustizzja u Konsumaturi

Il-Kummissjoni Ewropea, id-DĠ Mobilità u Trasport

Il-Kummissjoni Ewropea, id-DĠ Politika Reġjonali u Urbana

Il-Kummissjoni Ewropea, id-DĠ Riċerka u Innovazzjoni

Il-Kummissjoni Ewropea, id-DĠ Kummerċ

L-Uffiċċju għall-Infrastruttura u Loġistika fi Brussell

L-Uffiċċju għall-Infrastruttura u Loġistika fil-Lussemburgu

Il-Qorti Ewropea tal-Awdituri

Il-Bank Ewropew tal-Investiment

L-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF)

L-Eurostat

L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea

L-EUROJUST

Fużjoni għall-Enerġija (F4E)

Iċ-Ċentru Ewropew għall-Prevenzjoni u l-Kontroll tal-Mard (ECDC)

L-Aġenzija Ewropea għall-Ġestjoni ta’ Kooperazzjoni Operazzjonali fil-Fruntieri Esterni (Frontex)

L-Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi (ECHA)

L-Aġenzija Ewropea għad-Difiża (EDA)

L-Aġenzija Ewropea għall-Ambjent (EEA)

L-Aġenzija Ewropea għall-Kontroll tas-Sajd (EFCA)

L-Awtorità Ewropea dwar is-Sigurtà fl-Ikel (EFSA)

L-Awtorità Ewropea tal-Assigurazzjoni u l-Pensjonijiet tax-Xogħol (EIOPA)

L-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini (EEA)

L-Uffiċċju Ewropew tal-Pulizija (EUROPOL)

L-Aġenzija Ferrovjarja Ewropea (ERA)

L-Awtorità Ewropea tat-Titoli u s-Swieq (ESMA)

L-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea dwar is-Sigurtà tan-Netwerks u l-Informazzjoni (ENISA)

L-Uffiċċju għall-Armonizzazzjoni fis-Suq Intern (Trade Marks u Disinji) (OHIM)

Anness II

Sommarju tar-riżultati tal-Istħarriġ

Kuntest

B’rabta mal-Awditjar tal-Prestazzjoni dwar l-Akkwist Pubbliku tal-Istituzzjonijiet tal-UE, tqies bħala siewi li jiġu inklużi l-opinjonijiet u l-fehmiet dwar il-proċessi ta’ akkwist ta’ korpi iżgħar tal-UE sabiex tinkiseb stampa usa’. L-istħarriġ intbagħat lil 47 korp bħal dawn, b’rata ta’ rispons ta’ 85 %.

I. Politiki tal-akkwist

01

Il-politiki tal-akkwist huma rilevanti minħabba li juru l-ħsieb wara l-prattiki tal-akkwist tal-Istituzzjonijiet tal-UE. Huma partikolarment rilevanti f’termini tat-titjib tal-aċċess għall-proċess ta’ akkwist u l-bini tal-kunfidenza, minħabba li jżidu l-obbligu ta’ rendikont tal-istituzzjonijiet responsabbli mis-sejħiet għall-offerti u l-fiduċja ta’ dawk interessati li jissottomettu offerti.

02

It-tliet prijoritajiet prinċipali elenkati minn aġenziji, impriżi konġunti u Istituzzjonijiet oħra tal-UE kienu (f’ordni dekrexxenti): il-kisba ta’ proporzjon għoli bejn prezz u kwalità, l-iżgurar tal-imparzjalità u s-simplifikazzjoni tal-amministrazzjoni.

03

Meta ġew mistoqsija jekk kellhomx politika tal-akkwist, il-maġġoranza ta’ dawk li wieġbu (57 %) wieġbu fl-affermattiv. Madankollu, il-bqija ta’ dawk li wieġbu (43 %) ma kellhom ebda politika.

04

Fir-rigward tad-disponibbiltà pubblika, 56 % ta’ dawk li wieġbu għamlu l-politiki tagħhom disponibbli għall-pubbliku.

II. Simplifikazzjoni tal-akkwist pubbliku

01

Hemm diversi modi kif l-akkwist jista’ jsir aktar faċli u inqas ta’ piż, bħal bl-għoti ta’ gwida dwar il-metodi għas-sejħiet għall-offerti, l-użu ta’ għodod tal-akkwist elettroniku, il-monitoraġġ tal-parteċipazzjoni jew it-twettiq ta’ konsultazzjoni tas-suq.

02

Meta ġew mistoqsija jekk ipprovdewx dokumenti lill-persunal tal-akkwist li joffru gwida dwar l-għażla tal-metodi għas-sejħiet għall-offerti, il-maġġoranza (60 %) wieġbu li huma għamlu użu minn din il-prattika.

03

L-akkwist elettroniku huwa rikonoxxut mill-Kummissjoni bħala fundamentali biex jagħmel l-akkwist aktar faċli. Huwa jinkludi s-sottomissjoni elettronika tal-offerti, l-aċċess elettroniku u l-kuntrattar elettroniku, fost l-oħrajn. Madankollu, kienu biss 35 % ta’ dawk li wieġbu li għamlu użu minn xi waħda minn dawn l-għodod.

III. Konsultazzjoni tas-suq

01

Huwa essenzjali li ssir konsultazzjoni tas-suq qabel jinbeda proċess ta’ sejħiet għall-offerti, sabiex wieħed ikun jaf is-suq u jkun jista’ jħejji proċess ta’ sejħiet għall-offerti li jkollu suċċess. Madankollu, kważi nofs l-aġenziji mistħarrġa rari għamlu konsultazzjoni tas-suq jew saħansitra qatt. F’dan ir-rigward, l-użu ta’ mudelli ta’ konsultazzjoni tas-suq huwa wkoll rilevanti, iżda kienu biss tlieta minn fost dawk li wieġbu li għamlu użu minn tali mudelli.

02

Il-monitoraġġ tal-parteċipazzjoni u ż-żamma ta’ listi ta’ fornituri jistgħu jgħinu wkoll biex itaffu l-piż tal-fażi ta’ qabel is-sejħa għall-offerti. 15 % ta’ dawk li wieġbu qalu li huma kienu jżommu listi ta’ fornituri u aktar minn 75 % ddikjaraw li huma kienu jimmonitorjaw il-parteċipazzjoni medja.

IV. Parteċipazzjoni

01

Mill-bidu nett, il-parteċipazzjoni ma ħolqot ebda problema partikolari għal dawk li wieġbu, iżda huma xorta waħda fittxew li jtejbuha. Huma identifikaw il-problemi li ġejjin bil-parteċipazzjoni: kompetizzjoni fqira, leġiżlazzjoni kumplessa u l-fatt li s-swieq lokali sikwit ikunu żgħar wisq.

02

Sabiex jiġi miġġieled l-impatt detrimentali ta’ dawn il-problemi fuq il-parteċipazzjoni, dawk li wieġbu jipprovdu gwida etika lill-persunal tagħhom, jimmiraw li jagħmlu l-proċessi amministrattiv tagħhom inqas kumplessi u jistandardizzaw ir-rekwiżiti tagħhom.

V. Trasparenza

01

It-trasparenza hija fundamentali biex tinkiseb l-imparzjalità — waħda mill-prijoritajiet tal-akkwist.

02

Id-divulgazzjoni tas-sussidjarji u tal-kumpaniji prinċipali tista’ tgħin biex tagħmel il-proċess aktar trasparenti, u 94 % ta’ dawk li wieġbu qablu li jenħtieġ li din tkun obbligatorja.

03

Kważi nofs dawk li wieġbu (47 %) xorta għadhom ma jippubblikawx il-politiki tal-akkwist tagħhom.

Risposti tal-Parlament Ewropew

38

Bażi ġuridika li tiċċara r-reġim ta’ konsultazzjoni preliminari tas-suq ġiet introdotta biss permezz tal-modifiki tar-Regolament Finanzjarju (RF) u r-Regoli ta’ Applikazzjoni (RAP), u daħlet fis-seħħ fl-1 ta’ Jannar 2016. Billi l-involviment ta’ operaturi ekonomiċi potenzjalment interessati fl-abbozzar tad-dokumenti tal-offerti qajmet diversi kwistjonijiet dwar it-trattament ugwali, in-nondiskriminazzjoni u t-trasparenza, il-PE kien ferm prudenti fl-użu ta’ din il-possibbiltà, anke fir-rigward tal-Artikolu 107 tar-RF.

39

Il-Parlament qed jadatta l-Vademecum dwar l-akkwist pubbliku u adatta taħriġ, filwaqt li enfasizza l-użu ta’ riċerka preliminari tas-suq, iżda wkoll informa dwar ir-riskji u enfasizza l-proċeduri biex jiġu evitati r-riskji.

42

L-għażla ta’ lott wieħed jiffaċilita l-organizzazzjoni tas-servizzi qabel u matul is-sessjoni parlamentari, li hija partikolarment intensiva peress li l-maġġoranza tas-servizzi huma kkonċentrati fuq erbat ijiem fix-xahar. Dan imbagħad ippermetta l-introduzzjoni ta’ pjan ta’ produttività ta’ 1 % fis-sena. Dan ifisser li se jkun hemm tnaqqis annwali fil-prezzijiet ta’ 1 %, li jibda mit-tieni sena. Barra minn hekk, minħabba l-għadd kbir ta’ offerti li waslu (6), il-lott uniku ma wassalx għal tnaqqis fil-kompetizzjoni.

Il-Parlament jinnota l-enfasi tar-regoli riveduti fuq l-użu ta’ lottijiet u se jieħu kont ta’ dan fil-gwida riveduta, iżda kif juri wkoll il-punt 43 tal-imsemmija Osservazzjonijiet, deċiżjoni dwar kwalunkwe tqassim dejjem tiddependi fuq iċ-ċirkostanzi tal-każ fid-dawl tan-natura tal-prodott, filwaqt li jitqies bilanċ ġust bejn l-aċċess għall-SMEs fuq naħa, u l-kosteffiċjenza, min-naħa l-oħra.

43

Dan ix-xiri għal ammonti relattivament żgħar sar f’ċirkostanzi eċċezzjonali meta ċerti servizzi kienu tmexxew għal bini ġdid li fih kienu għadhom għaddejjin ix-xogħlijiet, u jirrappreżenta xiri ta’ darba biex jissodisfa bżonnijiet speċifiċi. Barra minn hekk, il-limitu ta’ EUR 60 000 ġie rispettat. Il-ħtiġijiet futuri tal-Istituzzjoni f’dan il-qasam se jkunu koperti minn kuntratt qafas, li għandu jiġi aġġudikat skont proċedura kompetittiva li għadha għaddejja.

50

Kif indikat fil-punt Nru 34 tal-Osservazzjonijiet, l-antiċipazzjoni, fost l-oħrajn, ta’ dan il-bini kienet ippubblikata fil-ĠU. Minn perspettiva ġuridika, l-arranġament kuntrattwali li abbażi tiegħu ġie offrut dan il-proġett ‘’lest għall-użu’’ huwa konformi mad-dispożizzjonijiet applikabbli (l-Artikolu 121 tar-RAP u l-predeċessur tiegħu, applikabbli dak iż-żmien).

Ta’ min jinnota li fi ħdan il-parametri stabbiliti mill-Istituzzjoni u minħabba l-partikolaritajiet tas-suq, l-antiċipazzjoni kien l-aktar wiesgħa possibbli u fi ħdan il-limiti ġuridiċi, ġustament bil-ħsieb li tiżdied il-parteċipazzjoni li hija parametru importanti fl-ambitu tal-awditjar (punt Nru 8, punt b tal-Osservazzjonijiet).

51

Is-servizzi tal-Parlament ħarġu gwida dwar in-negozjati. Madankollu, fil-kuntest tan-negozjati, il-Parlament għandu wkoll jieħu inkunsiderazzjoni l-prinċipju tal-proporzjonalità, u jirrispetta l-bilanċ bejn ir-riżorsi użati u l-valur tal-kuntratt. Il-proċess tan-negozjati jistgħu jieħu ħafna ħin u juża ħafna riżorsi, speċjalment fil-każ ta’ kuntratti ta’ valur baxx jew ta’ valur baxx ħafna.

73

Il-Parlament diġà stabbilixxa rakkomandazzjonijiet interni u d-Direttorati Ġenerali ħejjew politiki interni biex jużaw mezzi elettroniċi ta’ komunikazzjoni mal-offerenti għall-kuntratti kollha taħt il-limitu tad-Direttiva. L-użu tal-offerti elettroniċi permezz tat-TED qed jiġi introdott gradwalment u l-użu ta’ pjattaforma komprensiva tal-offerti elettroniċi jinsab f’fażi preparatorja.

Sakemm tiġi solvuta din il-kwistjoni, l-użu tas-sistema tal-posta interna tal-PE huwa, b’mod ġenerali, kontra r-regoli tar-RAP.

88

L-akkwist pubbliku mill-istituzzjonijiet tal-UE jaqa’ taħt l-attivitajiet tal-Unjoni Ewropea u l-petizzjonijiet f’dan il-qasam huma ammissibbli skont ir-regoli.

Madankollu, kull petizzjoni hija vvalutata fuq il-kontenut individwali tagħha. Skont il-kontenut tal-petizzjoni, il-Kumitat għall-Petizzjonijiet jista’ jirrakkomanda lill-petizzjonant iressaq ilment quddiem l-Ombudsman Ewropew. F’tali każijiet, il-petizzjoni normalment tiġi ddikjarata ammissibbli, iżda l-petizzjonant innifsu jeħtieġ iressaq ilment quddiem l-Ombudsman; l-Ombudsman ma jwettaqx investigazzjonijiet għall-Kumitat għall-Petizzjonijiet.

Aktar milli tiskoraġġixxi, l-informazzjoni f’din it-taqsima għandha l-għan li tinforma liċ-ċittadin dwar segwitu u rimedji aċċessibbli u xierqa f’każijiet individwali fin-nuqqas ta’ mekkaniżmu ta’ reviżjoni li jeħtieġ bażi ġuridika.

Rakkomandazzjoni 1

Il-Parlament jieħu nota ta’ din ir-Rakkomandazzjoni. L-għodda eżistenti tiegħu dwar il-ġestjoni ta’ kuntratt u r-rappurtar, WebContracts, tipprevedi diġà l-possibbiltà ta’ ġbir ta’ data, obbligatorja fi proċeduri nnegozjati. Madankollu jrid jiġi vvalutat ukoll l-iżvilupp ulterjuri fil-ġbir ta’ metadata fid-dawl tal-kosteffettività, billi r-riżorsi disponibbli huma limitati.

Rakkomandazzjoni 3

Ara t-tweġiba għall-punti 38 u 39 tal-imsemmija Osservazzjonijiet. Il-Parlament qed jadatta l-Vademecum dwar l-akkwist pubbliku u adatta taħriġ, filwaqt li enfasizza l-użu ta’ riċerka preliminari tas-suq, iżda wkoll informa dwar ir-riskji u enfasizza l-proċeduri biex jiġu evitati r-riskji.

Rakkomandazzjoni 4

Il-Parlament jinnota l-enfasi tar-regoli riveduti fuq l-użu ta’ lottijiet u se jieħu kont ta’ dan fil-gwida riveduta, iżda kull tqassim jiddependi dejjem fuq iċ-ċirkostanzi tal-każ fid-dawl tan-natura tal-prodott, filwaqt li jitqies bilanċ ġust bejn l-aċċess għall-SMEs fuq naħa, u l-kosteffiċjenza, min-naħa l-oħra.

Rakkomandazzjoni 5

Il-Parlament jieħu nota ta’ din ir-Rakkomandazzjoni u l-ewwel nett se jeżamina t-titjib tal-informazzjoni fuq is-sit web tiegħu fil-qafas ta’ riorjentazzjoni fit-tħejjija, u l-introduzzjoni u t-tnedija ta’ sistema elettronika ta’ ħruġ tal-offerti.

Rakkomandazzjoni 7

Il-Parlament jieħu nota ta’ din ir-Rakkomandazzjoni.

Rakkomandazzjoni 9

Il-Parlament jieħu nota ta’ din ir-Rakkomandazzjoni u se jiffoka fuq strutturi eżistenti ta’ kooperazzjoni bejn is-servizzi tiegħu u, kif imsemmi fl-Osservazzjonijiet dwar il-JRC, fuq il-verifiki ex-post. Aktar miżuri ser jiġu vvalutati skont ir-rekwiżiti tal-effiċjenza fl-infiq u l-effikaċja kif previst fir-RF.

Risposti tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea

Il-Kunsill jilqa’ r-rapport tal-Qorti. Dan iqajjem għadd ta’ kwistjonijiet li huma importanti fil-qasam tal-akkwist pubbliku. Il-Kunsill jaqbel bis-sħiħ mal-Qorti dwar l-ispirtu sottostanti tar-rapport, jiġifieri li l-Istituzzjonijiet tal-UE jistgħu jagħmlu iktar biex jiffaċilitaw l-aċċess għal akkwist pubbliku tagħhom. Il-Kunsill ser jeżamina r-Rapport b’attenzjoni kbira u ser jagħmel l-almu tiegħu biex ir-rakkomandazzjonijiet indirizzati lejh jidħlu fis-seħħ. Huwa jistenna bil-ħerqa li jirċievi l-osservazzjonijiet finali tal-Qorti fi żmien debitu.

Għal ċerti kwistjonijiet speċifiċi, il-Kunsill jixtieq jagħmel il-kummenti li ġejjin.

Il-Kunsill bidel ir-regoli interni tiegħu dwar l-akkwist pubbliku darbtejn matul l-aħħar sena. L-ewwel bidla wasslet għal proċedura simplifikata u t-tisħiħ tal-legalità internament. It-tieni bidla saret biex jiġi żgurat li r-regoli interni jkunu kompatibbli mar-Regolament Finanzjarju l-ġdid. Meta jkun meħtieġ li r-regoli interni jinbidlu d-darba li jmiss, il-Kunsill jistenna li r-Rapport tal-Qorti jkun jista’ jittieħed in konsiderazzjoni, pereżempju fir-rigward tal-konsultazzjonijiet tas-suq. Il-ħidma fuq dan ser tibda diġà. Sadanittant, huwa mistenni, pereżempju, li jitfasslu linji gwida dwar il-konsultazzjoni tas-suq qabel ma jinbdew il-proċeduri formali ta’ akkwist. Dan għandu jsir kemm bil-ħsieb li jitħejja l-akkwist u biex l-operaturi ekonomiċi jiġu informati dwar il-pjanijiet tagħhom dwar l-akkwist.

Il-Kunsill għandu wkoll l-intenzjoni li jeżamina kif jista’ jtejjeb il-viżibilità fuq l-internet. Madankollu huwa jinnota li fost l-Istituzzjonijiet jidher li għandu sit web li jiffunzjona tajjeb skont ir-Rapport.

Il-Kunsill għandu wkoll l-intenzjoni li jirrifletti dwar kif jista’ jiġbor u janalizza data dwar l-għadd inizjali ta’ talbiet għall-parteċipazzjoni u offerti riċevuti li ttieħdu in konsiderazzjoni għad-deċiżjoni finali tal-għoti tal-kuntratt. Għandha ssir riflessjoni wkoll dwar l-evalwazzjonijiet bejn il-pari.

Il-kwistjoni ta’ diviżjoni f’lottijiet hija kontinwament eżaminata fi ħdan il-proċeduri tal-Kunsill u, fejn possibbli, din issir ukoll. Proċedura waħda li għaddejja (dwar IT) għandha 17-il lott.

Il-Kunsill innota l-kummenti tar-Rapport dwar l-użu ta’ proċeduri ristretti. Iqis li ser jitwettqu aktar proċeduri miftuħa bir-Regolament Finanzjarju l-ġdid li jipprevedi pubblikazzjoni tad-dokumenti kollha għall-akkwist fl-istess ħin.

Fir-rigward tat-tul tal-kuntratti qafas b’konnessjoni mal-bini tiegħu, il-Kunsill ħa nota tal-kummenti tal-Qorti. Il-kwistjoni ġiet diskussa b’mod estensiv mis-Segretarjat Ġenerali. Ir-Regolament Finanzjarju jaċċetta li jistgħu jiġu konklużi kuntratti għal perijodu itwal minn erba’ snin f’każijiet debitament ġustifikati. Il-Kunsill isostni li għal raġunijiet ta’ ġestjoni finanzjarja tajba u f’każijiet li jkunu debitament ġustifikati b’mod partikolari permezz tal-oġġett tal-Kuntratt Qafas, perijodu itwal minn 4 snin jista’ xi drabi jkun ġustifikat. Fir-rigward ta’ kuntratti li jirrigwardaw bini, dan spiss kien il-każ. Il-Kunsill ser iżomm il-kwistjoni taħt rieżami.

Fir-rigward tar-Rakkomandazzjonijiet indirizzati lill-Kunsill fost oħrajn, jistgħu jsiru l-kummenti li ġejjin.

Rakkomandazzjoni 1

(monitoraġġ ta’ attivitajiet ta’ akkwist) Ir-Rakkomandazzjoni hija aċċettata. Il-Kunsill ser jirrifletti dwar kif dan jiġi organizzat fil-prattika.

Rakkomandazzjoni 3

(konsultazzjonijiet tas-suq). Ir-Rakkomandazzjoni hija aċċettata. Ser tinħareġ Ċirkolari u l-kwistjoni ser titqajjem f’taħriġ intern.

Rakkomandazzjoni 4

(Diviżjonidiviżjoni f’lottijiet). Ir-Rakkomandazzjoni hija aċċettata. Il-kwistjoni ser tifforma parti minn linji gwida speċifiċi li ser jinħarġu.

Rakkomandazzjoni 5

(one stop shop elettroniku komuni). Ir-Rakkomandazzjoni hija fil-prinċipju aċċettata. Il-Kunsill ser jipparteċipa fi kwalunkwe ħidma mibdija għal dan il-għan.

Rakkomandazzjoni 7

(monitoraġġ ex-post) Ir-Rakkomandazzjoni hija fil-prinċipju aċċettata. Il-Kunsill ser jipparteċipa fi kwalunkwe ħidma mibdija għal dan il-għan.

Rakkomandazzjoni 9

(evalwazzjonijiet bejn il-pari). Ir-Rakkomandazzjoni hija fil-prinċipju aċċettata. Teħtieġ li ssir riflessjoni dwar kif din tista’ tiġi organizzata.

Ir-Rakkomandazzjonijiet l-oħra mhumiex indirizzati lill-Kunsill.

Risposti tal-Kummissjoni

Sommarju eżekuttiv

II

Ir-regoli dwar l-akkwist fir-Regolament Finanzjarju (RF) u r-Regoli ta’ Applikazzjoni (RAP) kif emendat dan l-aħħar huma fil-biċċa l-kbira konformi mad-direttivi. Dawn id-diverġenzi jikkostitwixxu għall-biċċa l-kbira tar-regoli l-aktar stretti fuq il-bażi tal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.

Fil-każ ta’ differenza sinifikanti, l-ispjegazzjoni hija pprovduta fil-premessi fejn meħtieġ. Eżempju ta’ dan hija l-premessa (23) RAP dwar id-distinzjoni bejn il-kriterji għas-selezzjoni u għall-għoti.

V

L-għan tar-reviżjoni tal-2015 kien li jallinja r-regoli tal-akkwist mad-direttivi tal-2014. Is-simplifikazzjoni u l-kjarifika fid-Direttivi jiġu riflessi fir-regoli riveduti.

L-objettiv għat-tkabbir tal-kompetittività jibqa’ wieħed mill-prinċipji ewlenin tal-akkwist. Madankollu, l-objettiv li jintlaħqu l-operaturi ekonomiċi, b’mod partikolari l-SMEs, ma għandux iwaqqaf ekonomiji ta’ skala u għandu jkun meqjus fir-rigward tal-prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba tar-Regolament Finanzjarju kif ukoll il-prinċipju ta’ trattament ugwali tal-offerenti li għandha tiġi applikata għall-kumpaniji kollha, ikun xi jkun id-daqs tagħhom.

VI

L-għażliet proċedurali jinħtieġ ikunu bbażati fuq approċċ ibbilanċjat li jikkunsidra mhux biss l-iktar kompetizzjoni wiesgħa possibbli iżda wkoll prinċipji oħra applikabbli għall-akkwist: ġestjoni finanzjarja soda, trasparenza, proporzjonalità, trattament indaqs u ebda diskriminazzjoni.

Ir-regoli tal-akkwist jorbtu b’mod ċar l-għażla tal-proċedura għall-valur tal-kuntratt (u f’xi każijiet mis-suġġett tagħha) fil-kuntest tal-applikazzjoni tal-prinċipju ta’ proporzjonalità.

Il-Kummissjoni tiġbed l-attenzjoni lejn id-dispożizzjoni applikabbli mill-1.1.2016 dwar il-konsultazzjoni preliminari tas-suq introdotta fl-Artikolu 105 tar-RF li għandha sseħħ fejn rilevanti fid-dawl tas-suġġett tal-kuntratt. Id-diviżjoni f’lottijiet għandha tkun maħsuba biss fejn xieraq, kif previst fl-Artikolu 102(2) tar-RF u tiġi applikata ta’ spiss mis-servizzi tal-Kummissjoni.

VII

L-informazzjoni mhijiex armonizzata b’mod sħiħ minħabba li proċeduri ta’ akkwist huma deċentralizzati fil-Kummissjoni.

Madankollu, il-Kummissjoni hija impenjata li tagħti servizzi effettivi, bbażati fuq l-utenti tas-servizzi onlajn u bħalissa qed tiżviluppa paġni ċentralizzati mtejba dwar finanzjament bħala parti mill-programm ta’ trasformazzjoni diġitali tagħha għas-siti web (ara t-tweġibiet tal-Kummissjoni għall-paragrafi 58-59).

Barra minn hekk, l-istituzzjonijiet jużaw l-istess sit web bħall-Istati Membri (Tenders Electronic Daily-TED) għal akkwisti pubbliċi kbar u jipprovdi punt ta’ dħul¹ għal akkwisti pubbliċi taħt il-limiti stabbiliti fid-Direttiva dwar l-Akkwisti Pubbliċi.

F’dak li jirrigwarda l-funzjonalità tat-tiftix tat-TED, irreferi għat-tweġiba tal-Kummissjoni għall-paragrafu 106.

Barra minn hekk, il-Kummissjoni bħalissa qed taħdem fuq l-implimentazzjoni ta’ sistema tal-akkwist elettroniku għall-ġestjoni minn tarf sa tarf tal-proċeduri tal-akkwist u l-kuntratti (mill-pubblikazzjoni tas-sejħa għal offerti għall-ħlas ta’ fatturi b’għadd ta’ moduli intermedjarji). L-implimentazzjoni ta’ tali sistema, li tintuża mis-servizzi kollha tal-Kummissjoni, tikkontribwixxi biex tiffaċilita l-aċċess ta’ operaturi ekonomiċi għal akkwisti pubbliċi u biex tiżdied it-trasparenza.

VIII

Mezzi ta’ rimedju amministrattiv u ġudizzjarju huma inklużi fid-dokumenti tal-akkwist u n-notifika tar-riżultat tal-proċeduri ta’ akkwist. L-informazzjoni dwar l-għoti tal-kuntratti hija ppubblikata f’TED jew fuq is-sit web tal-awtoritajiet kontraenti. Il-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi jippubblikaw informazzjoni rilevanti dwar il-benefiċjarji ta’ fondi tal-UE dwar is-Sistema ta’ Trasparenza Finanzjarja (STF), b’konformità mal-prinċipju ta’ trasparenza kif stabbilit fl-Artikolu 35 tar-RF.

IX (a)

Sa fejn tkun ikkonċernata minnha, il-Kummissjoni taċċetta parzjalment din ir-rakkomandazzjoni u timplimentaha kif deskritt hawn taħt u spjegata fit-tweġiba tagħha għar-Rakkomandazzjoni 1.

Il-Kummissjoni twettaq analiżi tal-ispejjeż u l-benefiċċji li tivvaluta l-fattibbiltà, l-ispejjeż u l-benefiċċji potenzjali miċ-ċentralizzazzjoni tal-informazzjoni dwar l-akkwist sabiex timmonitorja l-parteċipazzjoni. L-azzjoni kif rakkomandata tiġi implimentata soġġett għall-eżitu ta’ din il-valutazzjoni.

Hekk kif l-akkwist fil-Kummissjoni hu deċentralizzat fil-livell ta’ uffiċjali awtorizzanti ma hemm l-ebda sistema ta’ informazzjoni ċentralizzata dwar proċeduri ta’ akkwist biex tissorvelja l-parteċipazzjoni u ma jkunx hemm obbligu legali li tagħmel dan.

IX (b)

Il-Kummissjoni parzjalment taċċetta din ir-rakkomandazzjoni kif spjegat fit-tweġiba tagħha għal Rakkomandazzjoni 2.

Il-Kummissjoni taċċetta din il-parti tar-Rakkomandazzjoni li tikkonċerna l-proposta ta’ ġabra unika tar-regoli.

Wieħed mill-pilastri ewlenin tal-proposta li jmiss tal-2016 għar-reviżjoni tar-RF hu li tiġi proposta “ġabra unika tar-regoli” li jtejjeb b’mod ġenerali l-leġibbiltà u tista’ twassal għal tqassir sostanzjali tat-test, kompletament f’konformità mal-kunċett ta’ regolamentazzjoni aħjar.

Din il-ġabra unika tar-regoli tikkonsolida, f’att leġislattiv uniku, kemm ir-regoli ta’ akkwist attwalment iminżżilin fir-RF u r-regoli aktar dettaljati tar-RAP. Barra minn hekk, id-dispożizzjonijiet speċifiċi relatati mal-akkwist f’azzjoni esterna attwalment fit-Tieni Parti tar-RF jiġu amalgamati mar-regoli ta’ akkwist ġenerali biex jiffaċilitaw ulterjorment il-qari lill-operaturi ekonomiċi kollha.

Il-Kummissjoni ma taċċettax din il-parti tar-rakkomandazzjoni li tirreferi għall-parteċipazzjoni tal-SMEs. Il-Kummissjoni tikkunsidra li r-Regolament Finanzjarju mhuwiex strument ta’ politika għal dan l-għan u għalhekk ma għandhiex b’mod proattiv tinkoraġġixxi l-parteċipazzjoni tal-SMEs.

Rigward ir-reġim lingwistiku u l-prospettar tas-suq, il-Kummissjoni ma taċċettax ir-rakkomandazzjoni (ara t-tweġiba tal-Kummissjoni għar-Rakkomandazzjoni 2).

IX (c)

Kif spjegat fit-tweġiba tagħha għar-rakkomandazzjoni 3, il-Kummissjoni parzjalment taċċetta din il-parti tar-rakkomandazzjoni li tirreferi għal użu proattiv ta’ konsultazzjonijiet preliminari tas-suq kull meta huwa adattat li l-proċedura tas-sejħa għall-offerti għandha tiġi mnedija, sabiex titħejja l-proċedura ta’ akkwist kif diġà huwa implimentat mill-Kummissjoni f’xi oqsma bħal xiri jew kiri ta’ proprjetà immobbli (kif previst mill-metodoloġija dettaljata f’COM (2008) 2299) u d-dekummissjonar.

Madankollu, il-Kummissjoni tqis li l-analiżi preliminari tas-suq ma għandhiex tintuża biex tgħarraf lill-operaturi ekonomiċi bil-pjanijiet u r-rekwiżiti ta’ akkwist minħabba r-riskju ta’ distorsjoni tal-kompetizzjoni.

IX (d)

Sa fejn hu kkonċernat b’dan, il-Kummissjoni taċċetta parzjalment din ir-rakkomandazzjoni kif spjegat fit-tweġiba tal-Kummissjoni għar-Rakkomandazzjoni 4.

Diviżjoni f’lottijiet hija ġustifikata biex iżżid il-kompetizzjoni iżda din id-diviżjoni għandha tkun meqjusa fir-rigward tal-prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba tar-Regolament Finanzjarju. Kuntratti kbar jistgħu jwasslu għal ekonomiji ta’ skala (prezzijiet baxxi) u amministrazzjoni eħfef (inqas kuntratti għall-ġestjoni).

IX (e)

Sa fejn hu kkonċernat b’dan, il-Kummissjoni taċċetta din ir-rakkomandazzjoni bħala mira fit-tul u timplimentaha kif deskritt hawn taħt u kif spjegat fit-tweġiba tal-Kummissjoni għar-Rakkomandazzjoni 5.

Il-Kummissjoni twettaq valutazzjoni biex tevalwa l-fattibilità, l-ispejjeż u l-benefiċċji potenzjali ta’ tali sistema. L-azzjoni kif rakkomandata tiġi implimentata soġġett għall-eżitu ta’ din il-valutazzjoni u bi qbil tal-istituzzjonijiet oħra.

Il-Kummissjoni tisħaq li l-implimentazzjoni parzjali tar-rakkomandazzjoni tal-Qorti rigward il-proċeduri ta’ akkwist tal-Kummissjoni diġà bdiet. Kif spjegat fit-tweġibiet tagħha għall-paragrafi 58 – 62, skont ir-razzjonalizzazzjoni tal-Web — il-Programm għall-Bidla Diġitali, tal-Kummissjoni diġà bdiet taħdem fuq it-trasformazzjoni tal-kontenut onlajn fuq struttura bbażata fuq organigramma għal waħda tematika. Din l-istruttura tinkludi t-tema “Finanzjament, Offerti” li diġà qed tiġi kkunsidrata.

Aċċess għal opportunitajiet ta’ negozju u dokumenti tal-akkwist rilevanti hu disponibbli permezz tal-għodda u l-pjattaformi eżistenti — TED u ta’ tfigħ elettroniku TED li jagħti aċċess għal avviżi ta’ akkwist u dokumenti ta’ akkwist tal-istituzzjonijiet. Il-Kummissjoni tivvaluta sa liema punt jistgħu jiġu offruti karatteristiċi oħra li jagħtu aċċess għal firxa usa’ ta’ informazzjoni, b’kont meħud tal-limiti baġitarji u tar-riżorsi umani.

IX (f)

Kif spjegat fit-tweġiba tagħha għar-Rakkomandazzjoni 6, il-Kummissjoni ma taċċettax din ir-rakkomandazzjoni.

Il-Kummissjoni ma tqisx meħtieġ li tipproponi emendi għar-RF dwar ir-rieżami tal-ilmenti.

Ir-Regolament Finanzjarju diġà jipprovdi għal każ li dawk li ma jirbħux l-offerti jiġu notifikati dwar ir-raġunijiet u d-dettalji għar-rifjut tagħhom u jistgħu jitolbu għal informazzjoni addizzjonali skont l-Artikoli 113(3) tar-RF u 161(2) tar-RAP. Tali talbiet huma suġġetti għal skadenza stretta: l-awtorità kontraenti trid tipprovdi din l-informazzjoni malajr kemm jista’ jkun u fi kwalunkwe każ fi żmien 15-il jum minn meta tirċievi t-talba.

IX (g)

Sa fejn tkun ikkonċernata minnha, il-Kummissjoni taċċetta parzjalment din ir-rakkomandazzjoni u tivvaluta sa liema punt it-tfigħ elettroniku jista’ jipprovdi għall-ġbir ta’ din id-dejta b’mod kosteffettiv, kif spjegat fit-tweġiba tal-Kummissjoni għar-Rakkomandazzjoni 7.

IX (h)

Il-Kummissjoni taċċetta din ir-rakkomandazzjoni.

L-OLAF bħalissa tinsab f’fażi ta’ tranżizzjoni fit-titjib tal-kapaċità tagħha ta’ rappurtar u analiżi. Is-sistema ta’ Ġestjoni tal-Kontenut (OCM) il-ġdida tal-OLAF hi mistennija li tiġi implimentata sa Lulju 2016. Il-modulu previst għal statistika u rapporti jkun disponibbli aktar tard fl-2017. Sadanittant, l-OLAF qed jesplora l-possibbiltajiet li jtejjeb l-użu ta’ għodod u għażliet ta’ rappurtar attwali.

IX (i)

Sa fejn hu kkonċernat b’dan, il-Kummissjoni taċċetta din ir-rakkomandazzjoni, bil-kundizzjoni li jitwettaq rieżami bejn il-pari dwar il-ħtieġa u ma għandux isir proċess permanenti li jeħtieġ aktar riżorsi baġitarji u / jew riżorsi umani.

Introduzzjoni

02

L-istituzzjonijiet tal-UE huma wkoll meħtieġa japplikaw il-prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba kif ukoll il-prinċipji tal-akkwist ta’ trasparenza, proporzjonalità, trattament ugwali u ebda diskriminazzjoni.

06

Il-Vademecum dwar l-akkwist pubbliku tal-Kummissjoni huwa disponibbli għal kulħadd mill-istituzzjonijiet tal-Unjoni, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji.

Osservazzjonijiet

17

Is-sistema ta’ ġestjoni tal-każijiet tal-OLAF attwali fis-seħħ hija primarjament għodda ta’ ġestjoni, għalhekk fiha biss numru żgħir ta’ rapporti definiti minn qabel. Kwalunkwe rapporti addizzjonali jew analiżi aktar kumplessa, bħal dawkk mitluba mill-Qorti, jeħtieġ li jsiru b’mod manwali u għalhekk jeħtieġu riżorsi li sfortunatament mhumiex disponibbli bħalissa.

23

Il-Kummissjoni tenfasizza li ma hemm l-ebda rabta awtomatika bejn l-għadd ta’ offerti u l-eżistenza ta’ kompetizzjoni.

26

L-għan tar-reviżjoni tal-2015 kien li tallinja r-regoli tal-akkwist mad-direttivi dwar l-akkwist tal-2014. Is-simplifikazzjoni u l-kjarifika fid-Direttivi huma riflessi fir-Regolament Finanzjarju (RF) rivedut u fir-Regoli ta’ Applikazzjoni (RAP), emendati fl-2015.

Wieħed mill-pilastri ewlenin tal-proposta li jmiss tal-2016 għar-reviżjoni tar-RF hu li jipproponi “ġabra unika tar-regoli” li ttejjeb il-leġibbiltà ġenerali, tnaqqas it-tul tat-test u prinċipalment tfittex is-simplifikazzjoni, kompletament f’konformità mal-kunċett ta’ regolamentazzjoni aħjar.

Din il-ġabra unika tar-regoli tikkonsolida, f’att leġislattiv uniku, kemm ir-regoli ta’ akkwist attwalment iminżżilin fir-RF u r-regoli aktar dettaljati tar-RAP. Barra minn hekk, id-dispożizzjonijiet speċifiċi relatati mal-akkwist f’azzjoni esterna attwalment fit-Tieni Parti tar-RF jiġu amalgamati mar-regoli ta’ akkwist ġenerali biex jiffaċilitaw ulterjorment il-qari lill-operaturi ekonomiċi kollha.

27

Il-proposta li jmiss tal-2016 għal reviżjoni tar-RF toħloq sett ta’ regoli komuni li għandhom jiġu applikati għal aktar minn strument wieħed fil-baġit tal-UE (l-akkwist, l-għotjiet, il-premjijiet, eċċ.) bl-għan li jitneħħew inkonsistenzi mhux ġustifikati, jallinjaw id-dispożizzjonijiet u jtejbu l-leġibbiltà tat-test. Id-dispożizzjonijiet dwar amministrazzjoni tajba ma japplikawx biss għal akkwisti, u dawn se jiġu mċaqalqa għal dan is-sett ta’ regoli komuni.

29

Ir-regoli tal-akkwist fir-RF u r-RAP kif emendati dan l-aħħar huma l-biċċa l-kbira konformi mad-direttivi. Dawn id-diverġenzi jikkostitwixxu għall-biċċa l-kbira tar-regoli l-aktar stretti fuq il-bażi tal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.

Fil-każ ta’ differenza sinifikanti, spjegazzjoni hija pprovduta fil-premessi fejn meħtieġ. Eżempju ta’ dan hija l-premessa (23) RAP dwar id-distinzjoni bejn il-kriterji għas-selezzjoni u għall-għoti.

30

Ir-RF mhuwiex l-istrument xieraq biex jolqot operaturi ekonomiċi speċifiċi.

Trattament indaqs jinħtieġ li japplika għall-kumpaniji kollha jkun xi jkun id-daqs tagħhom. L-għan tar-regoli tal-akkwist skont ir-Regolament Finanzjarju mhuwiex għat-trawwim ta’ objettiv ta’ politika partikolari. SMEs, bħal operaturi ekonomiċi oħra, jistgħu jipparteċipaw fil-proċeduri tal-akkwist bħala offerent wieħed biss jew f’offerta konġunta, jew bħala sottokuntratturi.

L-SMEs huma de facto favur is-simplifikazzjoni u regoli eħfef anki jekk mhumiex imsemmija b’mod speċifiku.

Ara wkoll il-paragrafu IX b).

31

Huwa apposta li l-preparazzjoni tal-proċedura u l-miżuri ta’ pubbliċità huma separati b’mod ċar fir-regoli tal-akkwist.

Minbarra r-riskju ta’ distorsjoni tal-kompetizzjoni, it-trattament ugwali ma jkunx osservat jekk xi operaturi ekonomiċi kkuntattjati għal konsultazzjoni preliminari tas-suq ikollhom aċċess għal informazzjoni bikrija dwar l-akkwist ippjanat.

Ir-regoli tal-akkwist jipprevedu l-miżuri ta’ pubbliċità meħtieġa għal kuntratti ta’ reklamar b’rispett sħiħ tal-prinċipju ta’ trattament indaqs.

Il-Kummissjoni qed tippubblika l-programmi ta’ ħidma annwali u pluriennali u d-deċiżjonijiet ta’ finanzjament ikomplu jiffaċilitaw ulterjorment l-aċċess għal informazzjoni għall-operaturi ekonomiċi.

32

Skont l-Artikolu 134.1g) tar-Regoli ta’ Applikazzjoni, l-Istituzzjonijiet jistgħu jużaw il-proċedura negozjata mingħajr pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż ta’ kuntratt “għal kuntratti ta’ bini, wara stħarriġ tas-suq lokali”.

Il-Kummissjoni adottat metodoloġija għall-implimentazzjoni ta’ dawn id-dispożizzjonijiet (C(2008) 2299), sabiex tittejjeb l-informazzjoni għas-suq u t-trasparenza. Bħala tali, is-suq huwa infurmat dwar il-ħtiġijiet tal-proprjetà immobbli tal-Kummissjoni u l-avviżi ta’ prospettar.

Attwalment, din il-metodoloġija qed tiġi analizzata biex tindirizza d-diffikultajiet attwali fis-suq tal-proprjetà waqt li tiżgura trasparenza u tkompli tiżgura trattament ugwali.

34

F’dawn l-aħħar erba’ snin, tliet proċeduri ta’ tiftix ta’ bini tnedew f’Lussemburgu, inkluż il-prospettar ta’ bini mill-Bini Jean Monnet. Għal kull waħda minn dawn il-proċeduri ta’ tiftix ta’ bini, id-deroga prevista mir-Regolament (C(2008)2299) ġiet applikata u l-avviżi ta’ prospettar ta’ bini ma ġewx pubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali. Il-Kumitat tal-Proprjetà Immobbli ta opinjoni pożittiva dwar dawn id-derogi.

35

Il-Kummissjoni tqis li mhux neċessarju li wieħed jistabbilixxi reġim lingwistiku speċifiku fuq livell ta’ RF minħabba l-eżistenza ta’ leġiżlazzjoni ġenerali dwar l-UE — ir-Regolament 1/1958 — li ddefinixxa s-sistema lingwistika tal-istituzzjonijiet u li japplika wkoll għall-akkwisti.

36

L-għażliet proċedurali għandhom isiru fid-dawl tal-valur u s-suġġett tal-kuntratt, li jirrispettaw ir-regoli applikabbli dwar l-akkwisti.

It-tweġiba komuni tal-Kummissjoni għall-paragrafi minn 37 sa 40

Konsultazzjoni preliminari tas-suq hija rregolata skont “preparazzjoni tal-proċedura”. Fejn meħtieġ, l-għan prinċipali tagħha huwa li jinkiseb għarfien tas-suq għal abbozzar adatt ta’ speċifikazzjonijiet tal-kuntratt u l-istima korretta tal-valur tal-kuntratt. L-użu tas-suq ta’ konsultazzjoni bħala għodda ta’ pre-informazzjoni jinvolvi r-riskju li jippreġudika l-kompetizzjoni.

Jiġu infurmati l-operaturi ekonomiċi dwar il-pjanijiet tal-akkwist li huma rregolati minn “miżuri ta’ pubbliċità”. Informazzjoni minn qabel, il-pubbliċità ex ante u forom oħra ta’ reklamar jipprovdu informazzjoni dwar l-ippjanar u t-tnedija ta’ proċeduri ta’ akkwist fuq bażi ugwali.

Il-pubblikazzjoni tal-Kummissjoni dwar il-programm ta’ ħidma annwali u pluriennali u d-deċiżjonijiet ta’ finanzjament tkompli tiffaċilita l-aċċess għal informazzjoni għall-operaturi ekonomiċi.

Il-konsultazzjoni preliminari tas-suq hija partikolarment rilevanti għal xiri mhux standard jew mhux rikorrenti.

Li tikkuntattja lil offerenti potenzjali tinvolvi r-riskju tal-ksur tal-prinċipji ta’ trasparenza u ta’ trattament ugwali u jista’ jxekkel il-kompetizzjoni ġusta.

Il-leġiżlatur għamel l-analiżi tas-suq obbligatorja fil-każ speċifiku ta’ sħubiji innovattivi li l-objettiv tagħhom huwa li jiffinanzjaw ir-riċerka u meta l-konsultazzjoni tas-suq timmira li tiżgura li l-prodott għadu ma jeżistix fis-suq.

42

It-tqassim f’lottijiet hija prattika ferm komuni mill-Kummissjoni iżda biss fejn ikun xieraq skont l-Artikoli 102 RF u 168 RAP kif emendat dan l-aħħar.

L-għażliet proċedurali jinħtieġ ikunu bbażati fuq approċċ ibbilanċjat li jikkunsidra mhux biss l-iktar kompetizzjoni usa’ possibbli iżda wkoll prinċipji oħra applikabbli għall-akkwist: ġestjoni finanzjarja soda, trasparenza, proporzjonalità, trattament indaqs u ebda diskriminazzjoni.

Kaxxa 4 — Każijiet fejn kuntratt seta’ ġie maqsum f’lottijiet — It-tieni inċiż

Il-Kummissjoni tqis li għal dan il-kuntratt, l-użu ta’ lottijiet ma kienx għażla minħabba r-raġunijiet li ġejjin:

-Hemm bżonn li jkun hemm punt ta’ dħul uniku għal mistoqsijiet u għodda ta’ ġestjoni waħda għall-attribuzzjoni tal-mistoqsijiet lill-esperti.

-L-attribuzzjoni ta’ mistoqsijiet għall-esperti hija bbażata fuq taħlita ta’ diversi kriterji: il-lingwa tal-mistoqsija u l-lingwa magħżula għat-tweġiba, il-kompetenza legali speċifika għal ċerti kwistjonijiet kif ukoll l-Istat(i) Membru(i) kkonċernat(i) (jinħtieġ jiġi nnotat li xi inkjesti jikkonċernaw aktar minn Stat Membru wieħed). It-tqassim ta’ dan il-kuntratt f’lottijiet skont kriterji ġeografiċi jew oħrajn mhux ambigwi kien għalhekk la possibbli u lanqas xieraq.

-Il-ħidma b’aktar minn kuntrattur wieħed jista’ jwassal għal prezzijiet differenti għal kull unità li jridu jitħallsu mill-Kummissjoni li jistgħu jitqiesu bħala żleali, joħolqu tensjonijiet u jaffettwaw kooperazzjoni tajba;

-Meta lottijiet huma interdipendenti, ir-riskju li jaffettwa l-eżekuzzjoni tal-kuntratt għandu jiġi kkunsidrat (riskju ta’ dilwizzjoni ta’ eżekuzzjoni ttardjata b’responsabbiltà).

44

Sussegwentement għar-Regolament Finanzjarju, id-Direttiva tal-akkwist 2014/24/UE tqis ukoll il-proċeduri miftuħa u ristretti li huma ekwivalenti.

46

Il-limiti ta’ żmien fil-fatt huma ftit itwal fi proċedura b’żewġ stadji, iżda din id-differenza hija negliġibbli meta mqabbel mat-tul ta’ żmien totali tagħha.

Fir-rigward tal-evalwazzjoni tal-kriterji, flessibbiltà ġiet introdotta fir-Regolament Finanzjarju rivedut (2015) li jipprovdi li ebda ordni partikolari ma għandha tiġi segwita fl-evalwazzjoni tal-kriterji tal-esklużjoni, tal-għażla u tal-għoti.

Madankollu, huwa ċar li f’proċeduri ta’ żewġ stadji, huwa dejjem meħtieġ li l-ewwel jiġu vverifikati l-kriterji ta’ esklużjoni u tal-għażla minħabba li din hija l-bażi għas-selezzjoni ta’ kandidati li jissejħu sabiex jissottomettu offerta.

47

Il-Kummissjoni tenfasizza fil-linji gwida interni tagħha li l-għoti ta’ aktar żmien għal offerti jkun, fil-prinċipju, jiffavorixxi parteċipazzjoni tkun xi tkun l-għażla ta’ proċeduri u l-limiti minimi ta’ żmien stabbiliti fir-regoli.

51

In-negozjati qatt ma ġew indikati bħala obbligu għall-awtorità kontraenti jew dritt ta’ min jagħmel l-offerta. In-negozjati jistgħu jiġu deċiżi biss fid-dawl tal-offerti riċevuti.

52

Huwa mistenni mill-offerenti, fil-kuntest ta’ sejħa għal offerti kompettitiva, li jippreżentaw l-aħjar offerta tagħhom mill-bidu nett. Jekk l-offerti ppreżentati jkunu ta’ kwalità tajba biżżejjed u fil-baġit mistenni, id-dħul f’negozjati, speċjalment għal kuntratti ta’ valur baxx, ikun sproporzjonat minħabba ż-żmien u r-riżorsi meħtieġa kemm min-naħa tal-awtoritajiet kontraenti u tal-offerenti.

53

L-awtorità kontraenti ma tinħtieġx tikkommetti ruħha li tinnegozja l-offerti rċevuti fil-każijiet kollha ħlief fejn titqies li hu xieraq u meħtieġ. F’kull każ, it-trattament ugwali għandu dejjem jiġi rispettat.

58

L-osservazzjoni tal-Qorti dwar l-importanza ta’ viżibbiltà tajba ta’ attivitajiet ta’ akkwist hija konsistenti mar-riżultati ta’ riċerka riċenti magħmula mill-Kummissjoni biex tifhem l-iktar raġuni importanti għaliex in-nies jixtiequ jinteraġixxu mal-Kummissjoni onlajn. “Finanzjament u offerti” (inklużi l-akkwisti) ġew identifikati bħala waħda mill-aktar raġunijiet importanti.

It-trasparenza tal-proċess tal-akkwist u l-eżitu tiegħu kienu identifikati bħala għan istituzzjonali prominenti għall-Kummissjoni, permezz ta’ intervisti ma’ 12-il Direttorat-Ġenerali (DĠ) u Aġenziji Eżekuttivi.

Tweġiba komuni għall-paragrafi minn 59 sa 62

Il-Kummissjoni tinnota l-analiżi tal-Qorti dwar siti web tad-dipartimenti tagħha minn perspettiva ta’ akkwist, u tqis l-osservazzjonijiet rilevanti fil-qafas tal-programm tat-Trasformazzjoni Diġitali deskritti hawn taħt.

Fl-2013, il-Kummissjoni bdiet inizjattiva ambizzjuża msejħa “Razzjonalizzazzjoni tal-Web — it-Trasformazzjoni Diġitali” biex ittejjeb il-komunikazzjoni diġitali esterni tagħha. L-objettivi ġenerali ta’ din l-inizjattiva huma li jwasslu għal aktar koerenza, kemm f’messaġġi u fin-navigazzjoni/ dehra u l-għamla, ir-rilevanza għall-utenti u l-kosteffettività tal-preżenza web tal-Kummissjoni.

Il-Kummissjoni tikkunsidra l-osservazzjoni tal-Qorti fuq is-sit web uffiċjali tal-UE u tirrivedi l-paġni rilevanti fuq europa.eu b’rabta mal-istruttura u l-kontenut tal-preżenza l-ġdida fuq il-web tal-Kummissjoni taħt kostruzzjoni sabiex tiġi evitata duplikazzjoni u tiżgura konsistenza. L-ewwel verżjoni beta / test tas-sit web il-ġdid tinsab onlajn fuq beta.ec.europa.eu, li għandu kontenut ġdid irranġat dwar l-akkwist fl-istruttura msemmija fil-paragrafu 58 ((http://beta.ec.europa.eu/funding-tenders_mt).

60

Is-sit web b’kontenut ġdid jieħu post il-paġna tal-akkwist ċentrali għall-pubbliku² msemmija mill-Qorti.

Kaxxa 8 — Eżempji ta’ riżultati ta’ tiftix mhux sodisfaċenti tat-tiftixa TED li għaddejjin b’avviżi ta’ kuntratt

Din il-problema jista’ jkollha wieħed minn żewġ kawżi:

1)Kwistjoni ta’ grupp tal-kodiċi CPV; kien hemm problema fil-mod kif jaħdem it-TED, li sadanittant ġiet ikkoreġuta biex tippermetti tiftix fuq il-livell tal-kodiċi biss;

2)żball fl-input tal-kodiċi CPV imwettaq minn awtorità kontraenti: id-dejta mdaħħla mill-awtorità kontraenti hija żbaljata, u dan ikollu impatt negattiv fir-rigward tar-riżultati tat-tfittxija.

L-ewwel kawża possibbli diġà ġiet ikkoreġuta.

Wara analiżi preliminari jidher li l-iżball seta’ kien ikkawżat minn żbalji fl-input tad-dejta. Il-Kummissjoni tanalizza aktar il-kwistjoni u tieħu l-miżuri meħtieġa.

Fir-rigward ta’ riżultati li jinvolvu s-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (SEAE), jinħtieġ jiġi nnotat li fl-imgħoddi s-SEAE ġie kkunsidrat bħala entità dipendenti tal-Kunsill (b’hekk tiftixa b’“Kunsill” tinkludi wkoll avviżi tas-SEAE). Aktar tard ġie deċiż li s-SEAE jinħtieġ jiġi ttrattat bħala entità awtonoma. L-avviżi preċedenti tas-SEAE jibqgħu marbuta mal-Kunsill.

Kaxxa 9 — Eżempji ta’ kodiċijiet CPV mhux preċiżi użati mill-Kummissjoni

Ir-riżultati tat-tfittxija jiddependu ħafna fuq dħul ta’ dejta mill-awtoritajiet kontraenti. Il-każijiet msemmija jirreferu għal sitwazzjonijiet fejn il-kodiċi magħżula mill-awtorità kontraenti ma kinetx xierqa.

72

Fl-2015 ġiet varata s-sottomissjoni elettronika f’sitt DĠs / Aġenziji (kull waħda minn dawn nedew mill-inqas sejħa waħda għall-offerti permezz tas-sottomissjoni elettronika matul is-sena). L-introduzzjoni ta’ sottomissjoni elettronika titkompla (10 DĠs / Aġenziji addizzjonali huma previsti fl-2016).

78

Sa fejn l-istituzzjonijiet tal-UE huma kkonċernati, il-Kummissjoni tikkunsidra li t-twaqqif ta’ korp ta’ reviżjoni mhux ġudizzjarja, minbarra l-mekkaniżmu ta’ reviżjoni li diġà jeżisti stabbilit fir-Regolament Finanzjarju, la huwa meħtieġ u lanqas xieraq minħabba li jiġġenera spejjeż sproporzjonati għall-benefiċċji mitluba.

Ir-Regolament Finanzjarju diġà jipprovdi għal każ li dawk li ma jirbħux l-offerti jiġu notifikati dwar ir-raġunijiet u d-dettalji għar-rifjut tagħhom u jistgħu jitolbu għal informazzjoni addizzjonali skont l-Artikoli 113(3) tar-RF u 161(2) tar-RAP. Tali talbiet huma suġġetti għal skadenza stretta: l-awtorità kontraenti trid tipprovdi din l-informazzjoni malajr kemm jista’ jkun u fi kwalunkwe każ fi żmien 15-il jum minn meta tirċievi t-talba.

Barra minn hekk, meta att li jaffettwa b’mod negattiv id-drittijiet tal-kandidati jew l-offerenti nnotifikati lill-operaturi ekonomiċi matul il-proċedura ta’ akkwist (pereżempju rifjut), din in-notifika ssemmi l-mezzi ta’ rimedju disponibbli (l-ilment tal-Ombudsman u l-istħarriġ ġudizzjarju).

Il-Kummissjoni tqis li l-għadd limitat ta’ azzjonijiet quddiem il-Qorti Ġenerali li ttrattaw l-akkwist mill-Istituzzjonijiet tal-Unjoni (17) u l-fatt li l-kumpens għal danni allegati rarament jiġi mogħti mill-Qorti huma indikaturi b’saħħithom li s-sistema fis-seħħ hija effiċjenti u xierqa għall-iskop tagħhom. Għalhekk, l-istabbiliment tar-reviżjoni rapida suġġerita mhux biss mhijiex meħtieġa iżda wkoll tirrappreżenta miżura sproporzjonata, li ma tkunx konformi mal-prinċipji tal-kosteffettività u mhux ta’ użu għaqli tar-riżorsi amministrattivi.

79

It-tressiq ta’ talbiet jew kummenti lill-Awtorità Kontraenti (skont ir-Regolament Finanzjarju) u l-applikazzjoni għal reviżjoni lill-awtorità kontraenti (skont l-Artikolu 1(5) tad-Direttivi dwar ir-Rimedji) huma azzjonijiet differenti, għaliex huwa biss tal-aħħar li huwa, skont id-Direttiva dwar ir-Rimedji, prerekwiżit biex titlob reviżjoni minn korp estern indipendenti.

Il-konsegwenzi ta’ tali azzjonijiet għall-iffirmar tal-kuntratt huma għalhekk differenti:

-skont id-Direttiva dwar ir-Rimedji: l-applikazzjoni għal rieżami awtomatikament tissospendi l-iffirmar tal-kuntratt sabiex ir-rieżami jkun effettiv.

-skont ir-RF: wara valutazzjoni tat-talbiet jew kummenti, l-awtorità kontraenti tista’ tissospendi l-iffirmar tal-kuntratt jekk din tkun tweġiba xierqa għal talbiet jew kummenti. Sospensjoni sistematika għal kull tip ta’ talba jew kummenti li jsiru mill-offerenti li ma ntgħażlux matul il-perjodu ta’ status quo kienet tkun sproporzjonata peress li tali sospensjoni għandha tiġi deċiża mill-awtorità kontraenti fuq bażi ta’ każ b’każ u meta tkun iġġustifikata min-natura tat-talbiet jew tal-kummenti mressqa.

90

L-akkwist hu deċentralizzat fil-Kummissjoni fil-livell ta’ kull uffiċjal awtorizzanti responsabbli. Ma hemm l-ebda obbligu legali għal “repożitorju uniku” u għalhekk ma hemm l-ebda approprjazzjonijiet tal-baġit biex tiġi żviluppata sistema bħal din. Skont il-valur, l-informazzjoni dwar l-għoti tal-kuntratti hija ppubblikata f’TED jew fuq is-sit web tal-awtoritajiet kontraenti (jew magħmula disponibbli permezz tas-STF għall-Kummissjoni u aġenziji eżekuttivi), f’konformità mar-regoli dwar il-pubbliċità. Madankollu s-STF hija mfassla biex tipprovdi informazzjoni dwar il-benefiċjarji tal-fondi tal-UE, u mhux fuq l-istrument ta’ implimentazzjoni tal-baġit speċifiku li minnu ġie ffinanzjat, jew fuq it-tip ta’ nefqa tal-fondi minfuqa.

91

Pjattaforma li sservi dan l-għan hija diġà disponibbli, jiġifieri fuq il-bażi tad-dejta TED. Il-Kummissjoni taqbel li din il-bażi ta’ dejta hija punt ta’ dħul xieraq għal informazzjoni dwar l-akkwisti minħabba li fiha ħafna aktar informazzjoni, inklużi dokumenti tal-akkwist permezz ta’ sejħa għall-offerti elettronika. Dawn jinkludu l-abbozz tal-kuntratt li jiġi ffirmat mal-offerent rebbieħ. Is-sejħiet għall-offerti huma wkoll parti tal-kuntratt finali iżda l-Kummissjoni tikkunsidrahom bħala dokumenti kunfidenzjali skont l-Artikolu 4(2) tar-Regolament 1049/2001 (meta l-iżvelar jista’ jdgħajjef il-ħarsien ta’ interessi kummerċjali ta’ persuna fiżika jew ġuridika).

92

Jinħtieġ li jiġi nnutat li għalkemm l-użu ta’ tfigħ tal-offerti elettroniku bħalissa mhuwiex obbligatorju, id-Direttorati Ġenerali kollha tal-Kummissjoni u l-Istituzzjonijiet kollha huma mħeġġa jużaw din l-applikazzjoni.

Il-funzjonalità biex tniżżel id-dokumenti għall-preżentazzjoni ta’ offerta mill-pjattaforma tat-tfigħ tal-offerti elettronika ġiet modifikata minn Jannar 2016. L-għażla prestabbilita offruta mis-sistema tippermetti t-tniżżil ta’ dokumenti wara l-iskadenza għat-tressiq tal-offerti. Huwa f’idejn l-awtoritajiet kontraenti biex jagħżlu li jneħħuha.

94

Fir-rigward ir-rapportar, is-sommarju tar-rapporti annwali tal-attività li hemm referenza għalihom fl-Artikolu 66(9) tar-RF jinkludi, bħala anness, il-lista ta’ proċeduri nnegozjati mingħajr pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż ta’ kuntratt. Ara wkoll it-tweġiba tal-Kummissjoni għall-paragrafu 90.

97

Bħala katalgu ta’ metadejta, il-Portal tad-Dejta Miftuħa tirreġistra s-sett ta’ dejta TED eżistenti offrut permezz tas-sit TED kif ukoll xi settijiet tad-dejta derivati prodotti mid-DĠ GROW tal-Kummissjoni.

99

Il-Kummissjoni tipprovdi, permezz tas-Servizzi Finanzjarji Ċentrali tad-DĠ BUDG, informazzjoni ċentrali, gwida u mudelli kif ukoll helpdesk u servizzi ta’ taħriġ dwar l-akkwist li huma miftuħa, u fil-biċċa l-kbira użati mill-awtoritajiet kontraenti — mhux biss mis-servizzi tal-Kummissjoni iżda wkoll minn istituzzjonijiet, aġenziji u korpi oħra. L-informazzjoni u d-dokumentazzjoni pprovduta tinkludi rakkomandazzjonijiet u tenfasizza l-aħjar prattiki.

Fora oħra għall-iskambju ta’ informazzjoni bejn il-Kummissjoni u l-awtoritajiet kontraenti l-oħrajn tal-Unjoni li diġà jeżistu, b’mod partikolari n-Netwerk tal-Unitajiet Finanzjarji (RUF) li jiltaqa’ kull xahar u netwerk NAPO tal-aġenziji tal-uffiċjali tal-akkwist li jkopri wkoll lill-aġenziji deċentralizzati u l-korpi oħra tal-UE (PPPs) u li jiltaqa’ mill-inqas darba fis-sena.

Il-Kummissjoni tqis li l-iskambju aktar strutturat tal-aħjar prattiċi jkun ta’ interess b’mod partikolari għal ammonti kbar ta’ proċeduri. Madankollu, it-twaqqif ta’ sensiela ta’ evalwazzjonijiet bejn il-pari fuq bażi permanenti jirrikjedi riżorsi baġitarji u umani addizzjonali li ma jeżistux attwalment. Laqgħat ad hoc jistgħu jiġu organizzati fuq bażi ad hoc kull meta jkun hemm bżonn.

Konklużjonijiet u rakkomandazzjonijiet

101

L-aċċess għall-akkwist pubbliku tal-awtoritajiet kontraenti hu mogħti permezz ta’ miżuri ta’ pubbliċità f’konformità mar-regoli applikabbli. Barra minn hekk, akkwisti fil-Kummissjoni huma deċentralizzati (ara t-tweġibiet tal-Kummissjoni għall-paragrafi VII, minn 58 sa 72 u r-Rakkomandazzjoni 1).

103

Il-Kummissjoni tisħaq li ma hemm l-ebda obbligu legali għal tali monitoraġġ.

F’kull każ, minħabba li operaturi ekonomiċi jistgħu jipparteċipaw f’sejħa għall-offerti b’modi differenti (permezz ta’ offerti konġunti jew ma’ sottokuntratturi), il-monitoraġġ tan-numru ta’ talbiet għall-parteċipazzjoni jew sejħiet għall-offerti ma tista’ qatt tipprovdi informazzjoni kompluta dwar il-kompożizzjoni ta’ kandidati jew offerenti.

Rakkomandazzjoni 1

Sa fejn tkun ikkonċernata minnha, il-Kummissjoni taċċetta parzjalment din ir-rakkomandazzjoni u timplimentaha kif deskritt hawn taħt.

Minħabba l-piż amministrattiv sinifikanti li jirriżulta mit-twaqqif ta’ tali sistema ta’ informazzjoni ċentralizzata kif ukoll restrizzjonijiet ta’ riżorsi, il-Kummissjoni twettaq analiżi tal-ispejjeż u l-benefiċċji li tivvaluta l-fattibbiltà, l-ispejjeż u l-benefiċċji potenzjali miċ-ċentralizzazzjoni tal-informazzjoni dwar l-akkwist sabiex timmonitorja l-parteċipazzjoni. L-azzjoni kif rakkomandata tiġi implimentata soġġett għall-eżitu ta’ din il-valutazzjoni.

Hekk kif l-akkwisti fil-Kummissjoni huma deċentralizzati fil-livell ta’ uffiċjali awtorizzanti, ma hemm l-ebda sistema ta’ informazzjoni ċentralizzata dwar proċeduri ta’ akkwist biex tissorvelja l-parteċipazzjoni. Ma hemm l-ebda obbligu legali li jsir dan, la l-baġit u r-riżorsi umani meħtieġa għal tali analiżi tad-dejta fuq skala kbira.

Il-livell ta’ parteċipazzjoni fil-proċeduri ta’ akkwist jista’ jiddependi fuq bosta fatturi. Għalhekk in-numru jew offerti jew l-għadd ta’ offerti ammissibbli ma jikkostitwixxix bħala tali indikaturi validi ħalli juru l-aċċessibbiltà ta’ attivitajiet ta’ akkwist. Għal kull tip ta’ proċedura u tip ta’ akkwist (servizzi, provvista, xogħlijiet, bini) ma hemm l-ebda restrizzjoni fuq l-operaturi ekonomiċi dwar kif tipparteċipa f’sejħa għal offerti (permezz ta’ offerti konġunti jew bħala sottokuntrattur). Għalhekk in-numru ta’ offerti ma jistax jipprovdi b’mod sistematiku informazzjoni kompluta dwar in-numru ta’ operaturi ekonomiċi.

104

L-għan tar-reviżjoni tal-2015 kien li tallinja r-regoli tal-akkwist mad-direttivi tal-2014. Is-simplifikazzjoni u l-kjarifika fid-direttivi huma riflessi fir-RF rivedut u r-RAP kif emendat fl-2015 u aktar titjib ikun rifless fil-proposta li jmiss tal-2016 għar-reviżjoni tar-RF.

104 (a)

Ara t-tweġiba tal-Kummissjoni għall-paragrafu 26.

104 (b)

Il-Kummissjoni tqis li d-devjazzjonijiet huma spjegati fil-premessi tar-Regolament Finanzjarju fejn meħtieġ.

104 (c)

Trattament indaqs jinħtieġ li japplika għall-kumpaniji kollha jkun xi jkun id-daqs tagħhom. L-għan tar-regoli tal-akkwist skont ir-Regolament Finanzjarju mhuwiex għat-trawwim ta’ objettiv ta’ politika partikolari. SMEs, bħal operaturi ekonomiċi oħra, jistgħu jipparteċipaw fil-proċeduri tal-akkwist bħala offerent wieħed biss jew f’offerta konġunta, jew bħala sottokuntratturi.

L-SMEs huma de facto favur is-simplifikazzjoni u regoli eħfef anki jekk mhumiex imsemmija b’mod speċifiku.

104 (e)

Ma hemmx bżonn li jiġi stabbilit reġim lingwistiku speċifiku fuq il-livell ta’ RF hekk kif il-politika lingwistika applikabbli tirriżulta direttament mir-Regolament 1/1958.

Rakkomandazzjoni 2

Il-Kummissjoni parzjalment taċċetta din ir-rakkomandazzjoni.

Il-Kummissjoni taċċetta din il-parti tar-Rakkomandazzjoni li tikkonċerna l-proposta ta’ ġabra unika tar-regoli.

Wieħed mill-pilastri ewlenin tal-proposta tal-2016 li jmiss għal reviżjoni tar-RF huwa li tipproponi “ġabra unika tar-regoli” li ttejjeb il-leġibbiltà ġenerali, tnaqqas it-tul tat-test u prinċipalment tfittex is-simplifikazzjoni, kompletament f’konformità mal-kunċett ta’ regolamentazzjoni aħjar.

Din il-ġabra unika tar-regoli tikkonsolida, f’att leġiżlattiv uniku, kemm ir-regoli ta’ akkwist attwalment imniżżlin fir-RF u r-regoli aktar dettaljati tar-RAP. Barra minn hekk, dispożizzjonijiet speċifiċi relatati mal-akkwist f’azzjoni esterna attwalment fit-Tieni Parti tar-RF jiġu amalgamati mar-regoli ta’ akkwist ġenerali biex jiffaċilitaw ulterjorment il-qari lill-operaturi ekonomiċi kollha.

Il-Kummissjoni ma taċċettax din il-parti tar-rakkomandazzjoni li tirreferi għall-parteċipazzjoni tal-SMEs. Il-Kummissjoni tikkunsidra li r-Regolament Finanzjarju mhuwiex strument ta’ politika għal dan l-għan u għalhekk ma għandhiex b’mod proattiv tinkoraġġixxi l-parteċipazzjoni tal-SMEs.

Rigward ir-reġim lingwistiku u l-prospettar tas-suq, il-Kummissjoni ma taċċettax ir-rakkomandazzjoni. Fir-rigward ta’ dan tal-aħħar, għandu japplika r-reġim lingwistiku kif stabbilit fir-Regolament 1/1958. Fir-rigward ta’ dan tal-aħħar, il-kjarifiki jiġu pprovduti fil-kuntest tar-reviżjoni li jmiss tal-metodoloġija għall-implimentazzjoni tad-dispożizzjonijiet tal-Artikolu 134.1 g) RAP (C(2008) 2299) kif spjegat fil-paragrafu 32. Ara wkoll it-tweġibiet tal-Kummissjoni għall-paragrafi 32-34.

Fir-rigward il-ġustifikazzjoni ta’ devjazzjonijiet mid-Direttiva tal-2014, il-Kummissjoni fil-prinċipju taqbel ma’ din ir-rakkomandazzjoni u tqisha parzjalment implimentata. Id-devjazzjonijiet huma spjegati fil-premessi tar-Regolament Finanzjarju rivedut fejn kien meqjus neċessarju. Il-ħtieġa għal aktar devjazzjonijiet jiġi esplorat u indikat jew spjegat, kif meħtieġ, matul ir-reviżjoni li għaddejja bħalissa tar-Regolament Finanzjarju.

Rakkomandazzjoni 3

Il-Kummissjoni parzjalment taċċetta din il-parti tar-rakkomandazzjoni li tirreferi għal użu proattiv ta’ konsultazzjonijiet preliminari tas-suq kull meta huwa adattat għall-proċedura tas-sejħa għall-offerti li għandha tiġi mnedija, sabiex titħejja l-proċedura ta’ akkwist kif diġà hi implimentata mill-Kummissjoni f’xi oqsma bħal xiri jew kiri ta’ proprjetà immobbli (kif previst mill-metodoloġija dettaljata f’COM(2008) 2299) u d-dekummissjonar.

Madankollu, il-Kummissjoni tqis li l-analiżi preliminari tas-suq ma għandhiex tintuża biex tgħarraf lill-operaturi ekonomiċi bil-pjanijiet u r-rekwiżiti ta’ akkwist. Il-preparazzjoni ta’ proċedura u miżuri ta’ pubbliċità huma separati b’mod ċar fir-regoli ta’ akkwist eżistenti.

Minbarra r-riskju ta’ distorsjoni tal-kompetizzjoni, ta’ trasparenza u ta’ trattament ugwali li ma jkunux osservati jekk xi operaturi ekonomiċi kkuntattjati għal konsultazzjoni preliminari tas-suq kienu ngħataw aċċess għal informazzjoni bikrija dwar l-akkwist ippjanat.

Ir-regoli tal-akkwist jipprevedu miżuri ta’ pubbliċità meħtieġa għal kuntratti ta’ reklamar b’rispett sħiħ tal-prinċipji tal-akkwist.

Rakkomandazzjoni 4

Sa fejn hu kkonċernat b’dan, il-Kummissjoni taċċetta parzjalment din ir-rakkomandazzjoni u tkompli timplimentaha sa fejn huwa xieraq.

Il-Kummissjoni tqis li, billi jaqsmu l-kuntratti f’lottijiet, dan diġà jsegwi approċċ li jibbilanċja l-ħtieġa li tiżdied il-kompetizzjoni ma’ prinċipji oħra applikabbli għall-akkwist, b’mod partikolari l-ġestjoni finanzjarja tajba u tal-proporzjonalità. Diviżjoni f’lottijiet hija għalhekk żgurata fejn xieraq, minħabba s-suġġett u l-valur tal-kuntratt, kif ukoll ir-riskju għall-implimentazzjoni tal-kuntratt f’każ ta’ lottijiet interdipendenti.

106

Ir-riżultati ta’ kull għodda ta’ tiftix, inkluż TED, tiddependi ħafna fuq il-kwalità tad-dejta reġistrata. Fil-każ ta’ avviżi ta’ akkwisti pubbliċi, oqsma mhux obbligatorji ta’ spiss ma jkunux mimlija u xi kultant l-awtoritajiet kontraenti jdaħħlu d-dejta b’mod żbaljat.

Madankollu, il-Kummissjoni tagħraf li l-esperjenza ta’ tfittxija f’TED tista’ titjieb. L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet wettaq stħarriġ fost l-utenti f’Marzu 2016 u bħalissa jinsab għaddej studju dwar l-utilizzabbiltà fuq TED. Is-sejbiet taż-żewġ eżerċizzji jkunu implimentati aktar tard din is-sena biex titjieb l-esperjenza tal-utenti tas-servizzi u s-sodisfazzjon TED.

Rakkomandazzjoni 5

Sa fejn hi kkonċernata b’dan, il-Kummissjoni taċċetta din ir-rakkomandazzjoni, bħala mira fit-tul (lil hinn mill-2018) u timplimentaha kif deskritt hawn taħt.

Wara li kkunsidra piż amministrattiv sinifikanti li jirriżulta mit-twaqqif ta’ tali sistema, u l-fatt li d-dimensjoni interistituzzjonali mhijiex ibbaġitjata fil-QFP attwali, il-Kummissjoni twettaq valutazzjoni biex tevalwa l-fattibilità, l-ispejjeż u l-benefiċċji potenzjali ta’ tali sistema. L-azzjoni kif rakkomandata tiġi implimentata soġġett għall-eżitu ta’ din il-valutazzjoni u bi qbil tal-istituzzjonijiet oħra.

Fir-rigward ta’ attivitajiet ta’ akkwist tal-Kummissjoni, il-Kummissjoni diġà bdiet timplimenta r-rakkomandazzjoni tal-Qorti: bħalissa qed jiġi żviluppat punt tad-dħul uniku ta’ akkwist tal-Kummissjoni mill-Kummissjoni, fil-kuntest tat-Trasformazzjoni Diġitali. Din tinkludi ħolqiet għal informazzjoni rilevanti dwar akkwisti (komunikazzjoni dwar ir-regoli applikabbli u opportunitajiet ta’ negozju) u l-għodda eżistenti għall-aċċess ta’ dokumenti tal-akkwist u l-preżentazzjoni tal-offerti.

Irreferi għall-paġna relatata fuq it-test ta’ verżjoni ġdida tal-preżenza web tal-Kummissjoni: http://beta.ec.europa.eu/funding-tenders_mt

Din il-preżenza l-ġdida fuq il-web tinbeda fl-2016, inkluża din il-paġna. Il-ħidma għaddejja sabiex jiġi prodott kontenut relatat, f’koordinazzjoni ma’ inizjattiva SEDIA (valutazzjoni magħmula mis-servizzi tal-Kummissjoni biex jidentifikaw is-soluzzjoni korporattiva biex tappoġġa l-iffinanzjar sħiħ u ċ-ċikli tal-ħajja tal-offerti) u tim tal-Portal tal-Parteċipanti (soluzzjoni tal-IT li bħalissa tappoġġja s-sejħa għall-proposti u l-ġestjoni tal-għotjiet għal diversi programmi importanti tal-UE, bħal Orizzont 2020).

Aċċess għal opportunitajiet ta’ negozju u dokumenti tal-akkwist rilevanti hu disponibbli permezz tal-għodda u l-pjattaformi eżistenti — TED u ta’ tfigħ elettroniku TED li jagħti aċċess għal avviżi ta’ akkwist u dokumenti ta’ akkwist tal-istituzzjonijiet. Il-Kummissjoni tivvaluta sa liema punt jistgħu jiġu offruti karatteristiċi oħra li jagħtu aċċess għal firxa usa’ ta’ informazzjoni, b’kont meħud tal-limiti baġitarji u tar-riżorsi umani.

Rakkomandazzjoni 6

Il-Kummissjoni ma taċċettax din ir-rakkomandazzjoni.

Il-Kummissjoni ma tqisx meħtieġ li tipproponi emendi għar-RF dwar ir-rieżami tal-ilmenti

Ir-Regolament Finanzjarju diġà jipprovdi għal każ li dawk li ma jirbħux l-offerti jiġu notifikati dwar ir-raġunijiet u d-dettalji għar-rifjut tagħhom u jistgħu jitolbu għal informazzjoni addizzjonali skont l-Artikoli 113(3) tar-RF u 161(2) tar-RAP. Tali talbiet huma suġġetti għal skadenza stretta: l-awtorità kontraenti trid tipprovdi din l-informazzjoni malajr kemm jista’ jkun u fi kwalunkwe każ fi żmien 15-il jum minn meta tirċievi t-talba.

Barra minn hekk, meta att li jaffettwa b’mod negattiv id-drittijiet tal-kandidati jew l-offerenti nnotifikati lill-operaturi ekonomiċi matul il-proċedura ta’ akkwist (pereżempju rifjut), din in-notifika ssemmi l-mezzi ta’ rimedju disponibbli (l-ilment tal-Ombudsman u l-istħarriġ ġudizzjarju).

Ara wkoll it-tweġibiet tal-Kummissjoni għall-paragrafi 78 u 79.

Rakkomandazzjoni 7

Sa fejn hi kkonċernata l-Kummissjoni, taċċetta parzjalment din ir-rakkomandazzjoni u timplimentaha kif deskritt hawn taħt.

Minħabba l-piż amministrattiv sinifikanti li jirriżulta mit-twaqqif ta’ tali sistema ta’ monitoraġġ, il-Kummissjoni tevalwa sa liema punt it-tfigħ tal-offerti elettroniku TED jista’ jipprovdi aċċess aktar kosteffiċjenti għal dejta tal-akkwist, b’konsiderazzjoni tal-limiti baġitarji u tar-riżorsi umani.

Rakkomandazzjoni 8

Il-Kummissjoni taċċetta din ir-rakkomandazzjoni.

L-OLAF bħalissa tinsab f’fażi ta’ tranżizzjoni fit-titjib tal-kapaċità tagħha ta’ rappurtar u analiżi. Is-sistema ta’ Ġestjoni tal-Kontenut (OCM) il-ġdida tal-OLAF hi mistennija li tiġi implimentata sa Lulju 2016. Il-modulu previst għal statistika u rapporti jkun disponibbli aktar tard fl-2017. Sadanittant, l-OLAF qed jesplora l-possibbiltajiet li jtejjeb l-użu ta’ għodod u għażliet ta’ rappurtar attwali.

Rakkomandazzjoni 9

Sa fejn hi kkonċernat b’dan, il-Kummissjoni taċċetta din ir-rakkomandazzjoni, bil-kundizzjoni li jitwettaq rieżami bejn il-pari dwar il-ħtieġa u ma jsirx proċess permanenti li jeħtieġ aktar riżorsi baġitarji u / jew riżorsi umani.

1http://ec.europa.eu/contracts_grants/contracts_mt.htm

2http://ec.europa.eu/contracts_grants/contracts_mt.htm

Risposti tal-Bank Ċentrali Ewropew

50

Il-BĊE huwa tal-fehma li l-proċedura tal-akkwist tmexxiet b’konformità mar-regoli tal-akkwist tal-BĊE. F’dan ir-rigward, il-BĊE jinnota li l-argument tal-urġenza ntuża b’mod robust u adegwat u kien irraġunat b’mod diliġenti. L-avveniment sottostanti li kkawża l-urġenza estrema ma setax jiġi attribwit lill-BĊE u kien hemm rabta każwali evidenti bejn l-iżviluppi imprevedibbli u l-urġenza li rriżultat minnhom. Minħabba l-urġenza estrema tal-kwistjoni, ma setgħux jinżammu l-limiti ta’ żmien għal sejħa pubblika għall-offerti mgħaġġla, li fil-prattika tieħu minn tlieta sa erba’ xhur fl-aħjar każ minn meta jintbagħat l-avviż tal-kuntratt sa kemm dan jiġi ffirmat. Infatti, bil-proċedura kompetittiva magħżula ta’ sejħa għall-offerti b’ħames kwotazzjonijiet, il-kuntratt ingħata u ġie ffirmat fi żmien sitt ġimgħat mid-data meta ntbagħat l-avviż tas-sejħa għall-offerti. Barra dan, il-proċedura li ntgħażlet kienet tiżgura livell robust ta’ kompetizzjoni u l-kuntratt li rriżulta kien limitat strettament biex jaqdi l-ħtiġijiet immedjati. Il-BĊE jixtieq ifakkar ukoll li malli deher ċar li t-tip rispettiv ta’ servizzi ta’ konsulenza jista’ jkun meħtieġ fuq bażi ta’ provvista iżjed kontinwa, huwa offra dawn is-servizzi permezz ta’ proċedura ta’ sejħa pubblika għall-offerti.

Barra minn hekk, hawn taħt jidhru l-kummenti tal-BĊE fuq xi rakkomandazzjonijiet maħruġin mill-Qorti Ewropea tal-Awdituri.

Rakkomandazzjoni 1

Il-BĊE jaqbel fil-prinċipju mar-rakkomandazzjoni. Il-BĊE biħsiebu jibda jħaddem gradwalment sistema elettronika ta’ sejħa għall-offerti matul l-2016. F’dan il-kuntest, il-BĊE se jistħarreġ kif ikejjel, b’mod iżjed sistematiku iżda daqstant effiċjenti, il-livell ta’ parteċipazzjoni fil-proċeduri tiegħu ta’ sejħa pubblika għall-offerti fir-rigward tal-għadd ta’ applikazzjonijiet u offerti li jidħlu.

Rakkomandazzjoni 3

Il-BĊE jaqbel mar-rakkomandazzjoni li wieħed għandu jimxi ma’ metodu iżjed proattiv fir-rigward tal-konsultazzjoni tas-suq qabel ma jinbeda l-proċess tal-akkwist formali sabiex tinġabar informazzjoni siewja mis-suq, ir-rekwiżiti jitfasslu tajjeb u eventwalment il-flus jintefqu aħjar.

Rakkomandazzjoni 4

Il-BĊE jaqbel fil-prinċipju mar-rakkomandazzjoni, suġġett għall-fehma li l-qsim tal-kuntratti f’lottijiet għandu jkun effettiv u effiċjenti mill-perspettiva tan-negozju fit-termini tal-eżekuzzjoni u l-ġestjoni tal-kuntratt. Jekk il-qsim tal-kuntratti f’lottijiet, għalkemm huwa teorikament possibbli, jimplika r-riskju li l-eżekuzzjoni tal-kuntratt issir teknikament kumplessa wisq jew ma tiżgurax li l-flus jintefqu tajjeb, jew li l-koordinazzjoni ta’ bosta kuntratturi timmina l-ġestjoni u l-eżekuzzjoni tajba tal-kuntratt, il-qsim f’lottijiet ma jitqiesx li jkun effikaċi.

Rakkomandazzjoni 5

It-taqsima tal-akkwist tal-BĊE fis-sit tal-BĊE tipprovdi lill-pubbliku b’repożitorju ċentrali uniku ta’ avviżi u pubblikazzjonijiet (one-stop-shop) ippubblikat mill-BĊE fil-kuntest tal-akkwist, b’mod li huwa aċċessibbli faċilment. Barra dan, il-BĊE biħsiebu jibda jħaddem gradwalment sistema elettronika ta’ sejħiet għall-offerti matul l-2016. Barra minn hekk, il-BĊE għandu r-regoli speċifiċi tiegħu għall-akkwist.

Għalhekk, il-BĊE jaqbel parzjalment mar-rakkomandazzjoni, sakemm is-sit maħsub ikun portal b’informazzjoni sempliċi u diretta mingħajr ma jkun hemm saffi addizzjonali ta’ sforzi u kumplessitajiet amministrattivi. Fil-każ tal-BĊE, dan il-portal għandu jkun wieħed li jservi sempliċement ta’ link mat-taqsima tal-akkwist tas-sit tal-BĊE għal iżjed tagħrif dwar l-akkwisti tal-BĊE. B’hekk jiġu evitati d-duplikazzjoni u l-proliferazzjoni ta’ informazzjoni u l-ineffiċjenzi relatati. L-operaturi ekonomiċi interessati fl-akkwisti tal-BĊE jistgħu jkomplu jinteraġixxu mal-BĊE permezz tas-sit tal-BĊE u l-mezzi ta’ komunikazzjoni stabbiliti.

Minħabba li TED (Tenders Electronic Daily) hija l-verżjoni uffiċjali u ċentrali onlajn tas-Suppliment tal-Ġurnal Uffiċjali tal-UE u hija speċifika għall-akkwist pubbliku Ewropew, ikun xieraq li wieħed jistħarreġ kif TED tista’ tkompli tittejjeb biex tipprovdi ħarsa ġenerali rilevanti lejn l-opportunitajiet ta’ akkwist tal-istituzzjonijiet.

Rakkomandazzjoni 7

Ara t-tweġiba tal-BĊE għal Rakkomandazzjoni 5.

Il-BĊE jaqbel parzjalment mar-rakkomandazzjoni, sakemm ir-repożitorju maħsub ikun għodda sempliċi li ma żżidx saffi addizzjonali ta’ sforzi u kumplessitajiet amministrattivi. Fil-każ tal-BĊE, ir-repożitorju pubbliku għandu sempliċement iservi ta’ link mat-taqsima tal-akkwist tas-sit tal-BĊE li jkun fiha tagħrif rilevanti fuq l-attivitajiet tiegħu relatati mal-akkwist.

Rakkomandazzjoni 9

Il-BĊE jaqbel mal-fehma li t-tagħlim reċiproku u l-iskambju tal-aqwa prattiki għandhom jitħaffu u jitkattru. Jeħtieġ li jkomplu jiġu mistħarrġa l-istrumenti li l-iżjed jistgħu jkunu effettivi għal dan il-għan.

Hekk, il-BĊE jieħu sehem f’netwerk attiv ta’ esperti tal-akkwist mifruxin mas-Sistema Ewropea ta’ Banek Ċentrali u dan jippermetti skambju strutturat tal-aqwa prattiki.

Barra dan, it-taqsima ċentrali tal-akkwist tal-BĊE temmet b’suċċess ċertifikazzjoni esterna relatata mal-aqwa prattiki tal-akkwist fl-imgħoddi, u bħalissa tinsab għaddejja minn proċess ieħor ta’ ċertifikazzjoni.

Risposti tal-Ombudsman Ewropew

L-Ombudsman Ewropew fil-preżent huwa l-uniku korp ta’ reviżjoni mhux ġudizzjajrju aċċessibbli għall-operaturi ekonomiċi li jqisu li ġew trattati b’mod inġust fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku organizzati mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE. Jekk ikun meħtieġ, l-Ombudsman Ewropew jinvestiga ilmenti bħal dawn u jindirizza r-rakkomandazzjonijiet lill-istituzzjonijiet u lill-korpi kkonċernati. La l-Artikolu 228 TFUE u lanqas l-Istatut tal-Ombudsman¹ ma jipprovdu għal appell jew għal rimedju ieħor kontra d-deċiżjonijiet tal-Ombudsman.

Paragrafu 85-87

Is-sejbiet fattwali li jikkonċernaw l-Ombudsman Ewropew li saru fil-paragrafi 85, 86 u 87 huma preċiżi u jipprovdu stampa ġusta tal-attività tal-Ombudsman dwar ilmenti relatati mal-akkwist pubbliku.

L-Ombudsman jaqbel li r-rekwiżit proċedurali mill-Artikolu 2.4 tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew jista’ tabilħaqq tfixkel ir-reazzjoni rapida tal-Ombudsman għal ilment li jikkonċerna proċedura ta’ akkwist pubbliku. Madankollu, mekkaniżmu tal-ilmenti intern effettiv jista’ jgħin biex inaqqas u jiċċara l-kwistjonijiet li għandhom jiġu indirizzati fil-każ ta’ riferiment lill-Ombudsman.

Rakkomandazzjoni 6

L-Ombudsman jilqa’ r-rakkomandazzjoni tal-Qorti, li l-Kummissjoni għandha tipproponi emendi għar-Regolament Finanzjarju tal-UE biex tkun tista’ ssir reviżjoni rapida tal-ilmenti dwar proċeduri ta’ akkwist pubbliku, u li reviżjoni bħal din għandha sseħħ qabel l-operaturi ekonomiċi jkunu jistgħu jirrikorru għand l-Ombudsman tal-UE jew il-Qrati. L-interess pubbliku f’amministrazzjoni effiċjenti u ta’ malajr ikun moqdi aħjar bl-istabbiliment ta’ mekkaniżmu ta’ reviżjoni interna aċċessibbli għall-offerenti li għandhom xi tħassib dwar il-proċess ta’ akkwist. Fil-fehma tal-Ombudsman, ladarba l-istituzzjonijiet, il-korpi u l-aġenziji jkollhom mekkaniżmi ta’ reviżjoni interna robusti, ir-rekwiżit proċedurali mill-Artikolu 2.4 tal-Istatut ikun ġie mħares qabel ma jkun sar kwalunkwe lment lill-Ombudsman. Fil-fatt, kieku l-mekkaniżmu intern innifsu kien verament effettiv, il-ħtieġa li wieħed jilmenta quddiem l-Ombudsman kienet tiġi evitata.

Sabiex din il-ħidma tittieħed pass ‘il quddiem, l-Ombudsman se jkun lest li joffri pariri u assistenza dwar it-tfassil ta’ mekkaniżmu ta’ lment effettiv ibbażat fuq l-esperjenza estensiva tagħna.

1Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew 94/262 tad-9 ta’ Marzu 1994 rigward ir-regolamenti u l-kundizzjonijiet ġenerali li jirregolaw it-twettiq ta’ l-obbligi ta’ l-Ombudsman, ĠU 1994, L 113/15.

QJ-AB-16-015-MT-E    ISSN 1977-5741

Ir-regoli tal-akkwist tal-Istituzzjonijiet tal-UE jikkonformaw b’mod ġenerali mal-leġiżlazzjoni ġenerali tal-UE dwar l-akkwist pubbliku li tirrikjedi li l-kuntratti ta’ akkwist jiġu ppreżentati għall-offerti fuq il-bażi l-aktar wiesgħa possibbli biex tiġi massimizzata l-kompetizzjoni. L-arranġamenti ta’ ġestjoni u kontroll tal-Istituzzjonijiet tal-UE huma robusti u, b’mod ġenerali, jimmitigaw ir-riskju ta’ żbalji. Madankollu, aħna sibna li l-Istituzzjonijiet tal-UE jistgħu jagħmlu aktar biex jiffaċilitaw l-aċċess tal-operaturi ekonomiċi (speċjalment tal-intrapriżi żgħar u medji) pereżempju billi jissimplifikaw ir-regoli sa fejn possibbli u billi jneħħu l-ostakoli bla bżonn li jagħmlu l-ħajja diffiċli għal offerenti potenzjali li jkunu jixtiequ jidentifikaw opportunitajiet ta’ akkwist offruti mill-Istituzzjonijiet tal-UE.