IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI

12, rue Alcide De Gasperi

1615 Luxembourg

LUXEMBOURG

Tel. +352 4398-1

Mistoqsijiet: eca.europa.eu/mt/Pages/ContactForm.aspx

Sit web: eca.europa.eu

Twitter: @EUAuditors

Ħafna informazzjoni addizzjonali dwar l-Unjoni Ewropea hija disponibbli fuq l-Internet.

Jista’ jsir aċċess għaliha permezz tas-server Europa (http://europa.eu).

Il-Lussemburgu: L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea, 2016

Print | ISBN 978-92-872-6104-5 | ISSN 1831-0907 | doi:10.2865/099858 | QJ-AB-16-027-MT-C
PDF | ISBN 978-92-872-6067-3 | ISSN 1977-5741 | doi:10.2865/9585 | QJ-AB-16-027-MT-N
EPUB | ISBN 978-92-872-6057-4 | ISSN 1977-5741 | doi:10.2865/977994 | QJ-AB-16-027-MT-E

© L-Unjoni Ewropea, 2016

Ir-riproduzzjoni hija awtorizzata kemm-il darba jissemma s-sors oriġinali.

Għal kull użu jew riproduzzjoni tal-figura fil- Kaxxa 10, il-paġna 11, irid jintalab il-permess direttament mingħand id-detentur tad-drittijiet tal-awtur. Id-drittijiet kollha huma riżervati.

KIF GĦANDEK TAGĦMEL BIEX TIKSEB
IL-PUBBLIKAZZJONIJIET TAL-UE

Pubblikazzjonijiet bla ħlas:

•kopja waħda:
permezz tal-EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu);

•iżjed minn kopja waħda jew posters/mapep:
mir-rappreżentanzi tal-Unjoni Ewropea (http://ec.europa.eu/represent_mt.htm),
mid-delegazzjonijiet f’pajjiżi li mhumiex fl-UE (http://eeas.europa.eu/delegations/index_mt.htm),
billi tikkuntatja s-servizz Europe Direct (http://europa.eu/europedirect/index_mt.htm)
jew ċempel 00 800 6 7 8 9 10 11 (numru tat-telefown bla ħlas minn kullimkien fl-UE) (*).

(*)L-informazzjoni mogħtija hija b’xejn, kif ukoll it-telefonati ġeneralment huma b’xejn (għalkemm xi operaturi, kabini tat-telefown jew lukandi jistgħu jitolbu ħlas).

Pubblikazzjonijiet bi ħlas:

•permezz tal-EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu).

Avveniment | Data
Adozzjoni tal-APM / Bidu tal-awditu | 15.12.2015
L-abbozz tar-rapport jintbagħat uffiċjalment lill-Kummissjoni (jew lil parti awditjata oħra) | 21.6.2016
Adozzjoni tar-rapport finali wara l-proċedura kontradittorja | 20.9.2016
Ir-risposti uffiċjali tal-Kummissjoni (jew ta’ parti awditjata oħra) riċevuti bil-lingwi kollha | 14.10.2016

MT
2016

Nru 27

Rapport Speċjali

Il-governanza
fil-Kummissjoni Ewropea —
l-aħjar prattika?

(skont l-Artikolu 287(4), it-tieni subparagrafu, TFUE)

Tim tal-awditjar

Ir-rapporti speċjali tal-QEA jippreżentaw ir-riżultati tal-awditi tal-prestazzjoni u tal-konformità tagħha f’dak li jirrigwarda oqsma baġitarji jew suġġetti ta’ ġestjoni speċifiċi. Il-QEA tagħżel u tfassal dawn il-kompiti tal-awditjar biex timmassimizza l-impatt tagħhom billi tqis ir-riskji għall-prestazzjoni jew għall-konformità, il-livell ta’ introjtu jew ta’ nfiq involut, l-iżviluppi li jkunu għad iridu jseħħu u l-interess politiku u pubbliku.

Dan l-awditu tal-prestazzjoni twettaq mill-Awla V tal-Awditjar, li tiffoka fuq l-oqsma ta’ finanzjament u amministrazzjonu tal-Unjoni. L-awditu tmexxa mis-Sur Lazaros S. Lazarou, Membru tal-QEA u Dekan tal-Awla V, b’appoġġ minn Andreas Antoniades, Kap tal-kabinett u Johan Adriaan Lok, Attaché tal-kabinett; Peter Welch, Direttur; Mariusz Pomienski, Maniġer Prinċipali; Bogna Kuczynska, Kap tal-Kompitu; Rogelio Abarquero Grossi, Erik De Bruyne, Daria Bochnar, Andreas Dürrwanger, Mehmet Ergün, Paul Sime, Michael Tatianos u Carl Westerberg, Awdituri.

Mix-xellug għal-lemin: E. De Bruyne, A. Dürrwanger, J. A. Lok, P. Sime, D. Bochnar, L. S. Lazarou, B. Kuczynska, A. Antoniades, P. Welch, M. Pomienski, C. Westerberg, R. Abarquero Grossi.

Werrej

Lista ta’ abbrevjazzjonijiet

Sommarju eżekuttiv

Introduzzjoni

Il-kisba ta’ governanza tajba fil-korpi tas-settur pubbliku u f’dak privat hija prijorità

Ambitu u approċċ tal-awditjar

Osservazzjonijiet

Bidliet fl-istrutturi ta’ governanza u l-ħolqien tas-Servizz tal-Awditjar Intern u tal-Kumitat għall-Progress tal-Awditjar

Il-Kummissjoni tagħmel distinzjoni bejn ir-responsabbiltà politika proprja tagħha u r-responsabbiltà tad-Diretturi Ġenerali tagħha għall-ġestjoni

Il-Kummissjoni abolixxiet il-kontrollur finanzjarju u waqqfet uffiċċju tal-awditjar intern

Fil-bidu, is-Servizz tal-Awditjar Intern kien orjentat aktar lejn kwistjonijiet ta’ governanza ta’ livell għoli fl-istituzzjoni kollha …

… u issa jagħti aktar attenzjoni lill-qafas ta’ kontroll intern tal-Kummissjoni

Il-Kummissjoni stabbiliet Kumitat għall-Progress tal-Awditjar bħala wieħed mill-ewwel passi fil-proċess ta’ riforma

Fil-prattika, is-sorveljanza mill-Kumitat għall-Progress tal-Awditjar hija limitata għax-xogħol tas-Servizz tal-Awditjar Intern

L-allinjament tal-kontrolli interni u tar-rappurtar finanzjarju mal-istandards internazzjonali

Il-Kummissjoni għażlet il-qafas COSO bħala l-bażi għall-istandards tagħha ta’ kontroll intern …

… iżda se jkun diffiċli biex it-tranżizzjoni għall-qafas COSO aġġornat tiġi kkompletata

Il-produzzjoni ta’ kontijiet annwali li jikkonformaw mal-istandards internazzjonali tejbet ir-rappurtar finanzjarju

Il-forniment ta’ informazzjoni mhux finanzjarja lil partijiet interessati interni u esterni

Il-Kummissjoni tipprovdi informazzjoni mhux finanzjarja flimkien mal-kontijiet …

… iżda inqas minn kemm jipprovdu ħafna organizzazzjonijiet oħra

Mill-2013 ‘il hawn il-Kummissjoni rrappurtat livell materjali ta’ żball fl-infiq tagħha

Hija l-aħjar prattika li l-istimi tal-ammonti f’riskju jkunu bbażati fuq metodoloġija konsistenti

Rapporti introdotti permezz tar-riforma Prodi għadhom jiffurmaw il-bażi għar-rappurtar intern tal-Kummissjoni

Konklużjonijiet u rakkomandazzjonijiet

Anness I | — | Il-Qafas GGPS u l-COSO 2013
Anness II | — | Elementi ewlenin ta’ oqfsa magħżula ta’ rappurtar korporattiv
Anness III | — | Ħarsa ġenerali lejn ir-rapporti u l-kontijiet annwali ta’ korpi tas-settur pubbliku magħżula

Risposta tal-Kummissjoni

Lista ta’ abbrevjazzjonijiet

ABM: Ġestjoni Bbażata fuq l-Attività

AMP: Pjan Annwali ta’ Ġestjoni

AMPR: Rapport Annwali dwar il-Ġestjoni u l-Prestazzjoni

APC: Kumitat għall-Progress tal-Awditjar

CFO: Uffiċjal Kap Finanzjarju

CFS: Servizz Finanzjarju Ċentrali

CIE: Kumitat ta’ Esperti Indipendenti

CIPFA: The Chartered Institute of Public Finance & Accountancy

CONT: Kumitat għall-Kontroll tal-Baġit

COSO: Kumitat tal-Organizzazzjonijiet li Jisponsorjaw il-Kummissjoni Treadway

DĠ: Direttorat Ġenerali

DĠ AGRI: Direttorat Ġenerali għall-Agrikoltura u l-Iżvilupp Rurali

DĠ BUDG: Direttorat Ġenerali għall-Baġit

DĠ DEVCO: Direttorat Ġenerali għall-Kooperazzjoni Internazzjonali u l-Iżvilupp

DĠ DIGIT: Direttorat Ġenerali għall-Informatika

DĠ REGIO: Direttorat Ġenerali għall-Politika Reġjonali u Urbana

DĠ RTD: Direttorat Ġenerali għar-Riċerka u l-Innovazzjoni

FEE: Fédération des Experts-comptables Européens — Federazzjoni tal-Kontabilisti Ewropej

FSD&A: Diskussjoni u Analiżi tar-Rapport Finanzjarju

GAO: Uffiċċju tal-Verifika tal-Kungress Amerikan

GGPS: Governanza Tajba fis-Settur Pubbliku

IAC: Kapaċità tal-Awditjar Intern

IAS: Servizz tal-Awditjar Intern

IASB: Bord dwar l-Istandards Internazzjonali tal-Kontabbiltà

IFAC: Federazzjoni Internazzjonali tal-Kontabilisti

IFRS: Standards Internazzjonali tar-Rappurtar Finanzjarju

IIA: Istitut tal-Awdituri Interni

IPERIA: Att dwar l-Eliminazzjoni ta’ Pagamenti Mhux Xierqa u t-Titjib tal-Irkupru

IPSAS: Standards Internazzjonali tal-Kontabbiltà għas-Settur Pubbliku

IPSASB: Bord dwar l-Istandards Internazzjonali tal-Kontabbiltà għas-Settur Pubbliku

IRC: Kunsill Internazzjonali dwar ir-Rappurtar Integrat

ISSB: Bord ta’ Tmexxija għas-Sigurtà tal-Informazzjoni

MP: Pjan ta’ Ġestjoni

OECD: Organizzazzjoni għall-Kooperazzjoni u l-Iżvilupp Ekonomiċi

OLAF: Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi

PG: Grupp ta’ Tħejjija

PIC: Kontroll Pubbliku Intern

QEA: Qorti Ewropea tal-Awdituri

RAA: Rapport Annwali tal-Attività

RPG: Linja Gwida ta’ Prattika Rakkomandata

RS: Rapport ta’ Sinteżi

SAI: Istituzzjoni Suprema tal-Awditjar

SĠ: Segretarjat Ġenerali

SPP: Ippjanar u Pprogrammar Strateġiku

TFUE: Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea

TUE: Trattat dwar l-Unjoni Ewropea

UE: Unjoni Ewropea

Sommarju eżekuttiv

I

Wara r-riżenja tal-Kummissjoni Santer u bi tweġiba għar-rapport tal-Kumitat ta’ Esperti Indipendenti, f’Marzu 2000, il-Kummissjoni approvat il-White Paper “Reforming the Commission” (Ir-Riforma tal-Kummissjoni), li kienet intenzjonata biex timmodernizza l-governanza tal-Kummissjoni. Ir-riformi proposti kienu jkopru l-issettjar ta’ prijoritajiet u l-allokazzjoni ta’ riżorsi; it-tibdil tal-politika dwar ir-riżorsi umani; u tiġdid maġġuri fl-awditjar, fil-ġestjoni finanzjarja u fil-kontroll. Il-White Paper u r-rapport tal-Kumitat ta’ Esperti Indipendenti jkomplu jinfluwenzaw sal-lum it-teħid tad-deċiżjonijiet u l-governanza fil-Kummissjoni.

II

Il-pressjoni sabiex ikun hemm arranġamenti eċċellenti ta’ governanza għadha tinħass. Kif jispjega dokument reċenti tal-Kummissjoni: Qegħdin ngħixu fi żminijiet ta’ pressjoni sostanzjali fuq il-finanzi pubbliċi fil-livelli kollha tal-UE. (…) F’kundizzjonijiet bħal dawn, huwa essenzjali li fis-settur pubbliku jiġu implimentati oqfsa u standards tal-ogħla livell.¹ Il-governanza tajba ma tikkonċernax biss relazzjonijiet, iżda tfisser ukoll il-kisba ta’ riżultati u l-forniment ta’ għodda lil dawk li jieħdu d-deċiżjonijiet biex dawn iwettqu xogħolhom. Jenħtieġ li din tħeġġeġ l-użu effiċjenti tar-riżorsi, issaħħaħ ir-responsabbiltà fl-użu tar-riżorsi, tippromwovi skrutinju robust, u ttejjeb it-tmexxija, il-ġestjoni u s-sorveljanza organizzattiva. Jekk dawn jintlaħqu, din għandha twassal għal interventi aktar effettivi².

III

Filwaqt li r-regoli u l-istrutturi stabbiliti mill-Kummissjoni fil-biċċa l-kbira tagħhom kienu jirriflettu l-aħjar prattika ta’ dak iż-żmien, din il-prattika baqgħet tevolvi. Għaldaqstant aħna eżaminajna l-arranġamenti attwali ta’ governanza fil-Kummissjoni b’fokus fuq l-awditjar, il-ġestjoni finanzjarja u l-kontroll sabiex naraw jekk jikkonformawx mal-aħjar prattika u jekk għadhomx jissodisfaw il-ħtiġijiet tal-istituzzjoni.

IV

L-aħjar prattika kompliet tevolvi mir-riformi tas-sena 2000 ‘il hawn. Għalkemm ittieħdet xi azzjoni³, aħna nikkonkludu li f’bosta oqsma l-Kummissjoni ma timxix ma’, jew ma tissodisfax bis-sħiħ, l-aħjar prattika kif stipulata fl-istandards jew kif ġiet stabbilita mill-korpi internazzjonali u pubbliċi li aħna għażilna bħala punti ta’ riferiment.

V

Id-distinzjoni li ssir bejn ir-”responsabbiltà politika tal-kummissarji” u r-responsabbiltà operazzjonali tad-diretturi ġenerali tfisser li mhux dejjem kien ċar jekk ir-”responsabbiltà politika” tinkludix ir-responsabbiltà tad-direttorati ġenerali, jew hijiex distinta minnha. Riformi organizzazzjonali reċenti qed jibdew jindirizzaw xi wħud mir-riskji ta’ kultura ta’ kompartimentalizzazzjoni (“silo” culture). Iżda biex tkompli tindirizza r-riskji ewlenin il-Kummissjoni trid tkompli ssaħħaħ l-istruttura ta’ governanza fl-istituzzjoni kollha.

VI

Is-Servizz tal-Awditjar Intern jiffoka l-isforzi tiegħu fuq is-sistemi ta’ kontroll intern tal-Kummissjoni. Tul dawn l-aħħar snin, il-kopertura tiegħu ta’ kwistjonijiet ta’ governanza fl-istituzzjoni kollha kienet tinkludi s-sigurtà tal-informazzjoni korporattiva. L-infiq barra mill-Kummissjoni — li l-Kummissjoni hija responsabbli għalih — huwa r-responsabbiltà tad-direttorati u l-unitajiet tal-awditjar fid-direttorati ġenerali inkarigati mill-infiq. Dan għandu impatt fuq l-informazzjoni ppreżentata lill-kumitat tal-awditjar tal-Kummissjoni. Ir-rwol tal-Kumitat għall-Progress tal-Awditjar (u l-parteċipazzjoni ta’ membri indipendenti u esterni) huwa iktar limitat minn dak tal-kumitati tal-awditjar fil-korpi internazzjonali li għażilna bħala punti ta’ rifriment.

VII

Reċentement, il-Kummissjoni bdiet iżżid informazzjoni mhux finanzjarja mal-kontijiet. Madankollu, minkejja t-titjib reċenti, xorta għadha tipprovdi inqas informazzjoni mhux finanzjarja flimkien mal-kontijiet, milli jipprovdu l-organizzazzjonijiet li għażilna bħala punti ta’ riferiment għall-aħjar prattika.

VIII

Aħna nirrakkomandaw li jenħtieġ li l-Kummissjoni:

οtfisser ir-raġunijiet tagħha meta tiddeċiedi li ma ssegwix l-aħjar prattika, kif inhuma meħtieġa jagħmlu l-entitajiet Ewropej ta’ interess pubbliku;

οtistieden lill-IAS biex iwettaq aktar xogħol tal-awditjar dwar kwistjonijiet ta’ governanza ta’ livell għoli;

οtikkompleta l-proċess tal-allinjar tal-qafas ta’ kontroll intern tagħha mal-prinċipji tal-COSO 2013;

οtkompli tavvanza d-data tal-pubblikazzjoni tal-kontijiet annwali;

οtiġbor flimkien informazzjoni diġà ppreżentata f’diversi rapporti eżistenti biex tifforma rapport uniku, jew ġabra unika ta’ rapporti ta’ obbligu ta’ rendikont, li, minbarra l-kontijiet, ikun jinkorpora:

-dikjarazzjoni dwar il-governanza,

-rapport tal-President,

-diskussjoni tar-riskji operazzjonali u strateġiċi,

-rapport dwar il-prestazzjoni mhux finanzjarja,

-informazzjoni dwar l-attivitajiet ta’ matul is-sena u dwar l-ilħuq tal-objettivi ta’ politika,

-rapport dwar ir-rwol u l-konklużjonijiet tal-Kumitat tal-Awditjar, u

-dikjarazzjoni dwar is-sostenibbiltà fiskali fuq terminu medju u fuq terminu twil, flimkien ma’, fejn xieraq, links għal informazzjoni li tkun tinsab f’rapporti oħrajn;

οtippreżenta dan ir-rapport uniku, jew ġabra unika ta’ rapporti ta’ obbligu ta’ rendikont, għall-awditjar tal-kontijiet u għal kontrolli, mill-awditur, li informazzjoni oħra ppreżentata fih tkun konsistenti mal-informazzjoni kontabilistika;

οtippubblika, bħala parti mill-kontijiet annwali jew mill-informazzjoni li takkumpanjahom, stima tal-livell ta’ żball ibbażata fuq metodoloġija konsistenti;

οtaġġorna u tippubblika l-arranġamenti tagħha ta’ governanza fuq bażi regolari u tispjega l-għażla tagħha tal-istrutturi u l-proċessi fir-rigward tal-qafas li tagħżel; u

οtibdel il-Kumitat għall-Progress tal-Awditjar f’kumitat tal-awditjar b’maġġoranza ta’ membri indipendenti u esterni, u tespandi l-mandat tiegħu sabiex dan ikopri l-ġestjoni tar-riskju, ir-rappurtar finanzjarju u x-xogħol u r-riżultati tal-unitajiet ta’ verifikazzjoni ex post u tad-direttorati tal-awditjar.

1Il-Kummissjoni Ewropea: Is-Sistema ta’ Kontroll Pubbliku Intern: http://ec.europa.eu/budget/pic/index_en.cfm.

2Ara Chartered Institute of Public Finance and Accountancy (CIPFA)/Federazzjoni Internazzjonali tal-Kontabilisti (IFAC), “International Framework: Good Governance in the Public Sector” (Qafas Internazzjonali: Governanza Tajba fis-Settur Pubbliku), 2014, p. 6.

3Inklużi l-pubblikazzjoni, flimkien mal-kontijiet tal-UE bbażati fuq id-dovuti, tad-diskussjoni u l-analiżi tar-rapport finanzjarju, ir-rappurtar dwar il-prestazzjoni (li fl-2015 irriżulta f’integrazzjoni mar-rappurtar dwar il-ġestjoni fir-rapport annwali dwar il-ġestjoni u l-prestazzjoni) u t-tranżizzjoni għall-kontroll intern aġġornat — qafas integrat, COSO 2013.

Introduzzjoni

Il-kisba ta’ governanza tajba fil-korpi tas-settur pubbliku u f’dak privat hija prijorità

01

Sensiela ta’ fallimenti korporattivi fis-snin disgħin wasslet il-kwistjoni tal-governanza korporattiva għall-attenzjoni tal-pubbliku — u għamlet it-titjib tal-arranġamenti ta’ governanza fis-settur privat prijorità ta’ politika ewlenija. Tipikament dawn il-fallimenti kienu jinvolvu sitwazzjoni fejn l-iskala sħiħa tar-riskju, jew ta’ mġiba irregolari, jew ma kinitx magħrufa mill-membri tal-bord governattiv, jew kienet magħrufa biss minn għadd żgħir ta’ membri dominanti tal-bord (normalment membri eżekuttivi). Tħassib dwar fallimenti fis-settur privat wassal għal tibdil fil-leġiżlazzjoni tal-UE, li teħtieġ li l-entitajiet kollha ta’ interess pubbliku⁴ jikkonformaw ma’ kodiċi ta’ governanza⁵ u li jikkonfermaw dan fir-rapport annwali u fir-rapporti finanzjarji ppubblikati tagħhom.

02

L-inizjattiva biex jiġu adottati arranġamenti ta’ governanza tajba ġiet estiża għas-settur pubbliku. Id-dokument tas-CIPFA/tal-IFAC, Good Governance in the Public Sector⁶ (GGPS) (Governanza Tajba fis-Settur Pubbliku) huwa riflessjoni reċenti ta’ dan, bħalma hija l-inizjattiva tal-PIC⁷ immexxija mill-UE, li hija ffukata fuq arranġamenti xierqa ta’ governanza u kontroll għal pajjiżi li qed ifittxu ammissjoni fl-UE.

03

Il-governanza tajba (ara l-Kaxxa 1) ma tikkonċernax biss relazzjonijiet, iżda tfisser ukoll il-kisba ta’ riżultati u l-forniment ta’ għodda lil dawk li jieħdu d-deċiżjonijiet biex dawn iwettqu xogħolhom.

Kaxxa 1

Governanza tajba

Il-governanza tajba fis-settur pubbliku tħeġġeġ it-teħid akar informat tad-deċiżjonijiet kif ukoll l-użu effiċjenti tar-riżorsi. Hija ssaħħaħ ir-responsabbiltà fl-użu ta’ dawn ir-riżorsi. Il-governanza tajba hija kkaratterizzata minn skrutinju robust, li jagħmel pressjoni importanti għat-titjib tal-prestazzjoni tas-settur pubbliku u l-indirizzar tal-korruzzjoni. Il-governanza tajba tista’ ttejjeb it-tmexxija, il-ġestjoni u s-sorveljanza tal-organizzazzjoni, li jwasslu għal interventi effettivi u, fl-aħħar mill-aħħar, riżultati aħjar⁸.

04

It-tħassib dwar il-governanza fil-Kummissjoni Ewropea laħaq il-quċċata fl-1999 bir-riżenja tal-Kummissjoni Santer u, partikolarment, bir-rapport tal-Kumitat ta’ Esperti Indipendenti (CIE) li nħatar mill-Parlament biex jinvestiga l-problemi wara r-riżenja u biex jirrakkomanda x’għandu jsir. L-ilment tal-Kumitat li ma setgħu jsibu lil ħadd “lest jassumi r-responsabbiltà” kien fil-qalba tal-kritika tagħhom dwar il-governanza fi ħdan il-Kummissjoni (ara l-Kaxxa 2). Dawn l-avvenimenti, u r-rapport tas-CIE, wasslu lill-Kummissjoni Prodi sabiex, fis-sena 2000, taqbel dwar pakkett komprensiv ta’ riformi, intenzjonati li jimmodernizzaw il-governanza tal-Kummissjoni (ir-”riforma Prodi”). Il-White Paper, ir-riżenja tal-Kummissjoni, u r-rapport tas-CIE jkompu jinfluwenzaw sal-lum it-teħid tad-deċiżjonijiet fil-Kummissjoni.

Kaxxa 2

Oqfsa ta’ governanza u ta’ obbligu ta’ rendikont

Il-governanza tinkludi l-arranġamenti stabbiliti sabiex ikun żgurat li r-riżultati intenzjonati għall-partijiet interessati jiġu definiti u jinkisbu, skont Il-Governanza Tajba fis-Settur Pubbliku.

Il-prinċipji tal-COSO 2013⁹ jiddikjaraw li l-korp governattiv għandu jkun indipendenti mill-maniġment jwettaq sorveljanza tal-iżvilupp u l-prestazzjoni tal-kontroll intern¹⁰ (ara l-Kaxxa 10).

L-obbligu ta’ rendikont huwa element ewlieni tal-governanza, speċjalment fis-settur pubbliku. L-IFAC tiddefinixxih bħala l-proċess li bih l-entitatjiet tas-settur pubbliku, u l-individwi fi ħdanhom, huma responsabbli għad-deċiżjonijiet u l-azzjonijiet tagħhom, inklużi l-użu li jagħmlu mill-fondi pubbliċi u l-aspetti kollha tal-prestazzjoni, u jissottomettu lilhom infushom għal skrutinju estern xieraq. Dan jinkiseb billi l-partijiet kollha jkollhom għarfien ċar ta’ dawn ir-responsabbiltajiet, u jkollhom rwoli definiti b’mod ċar permezz ta’ struttura robusta. Effettivament, l-obbligu ta’ rendikont huwa l-obbligu li wieħed iwieġeb għar-responsabbiltà mogħtija.¹¹

Il-Kummissjoni hija involuta fil-promozzjoni tal-governanza tajba fl-Istati Membri tal-UE permezz tan-netwerk tal-PIC. Hija saħqet dwar l-importanza ta’ kontroll sod u l-użu ta’ standards tal-aħjar prattika: Qed ngħixu fi żminijiet ta’ pressjoni sostanzjali fuq il-finanzi pubbliċi fil-livelli kollha tal-UE. Iktar minn qatt qabel, il-kontribwenti f’kull Stat Membru jistennew valur għal flushom u s-settur pubbliku jinżamm responsabbli għall-ġestjoni soda u effiċjenti tal-fondi fdati lilu. Is-settur pubbliku jrid juri li r-riżorsi jintefqu b’mod effiċjenti, u li r-riżultati u l-eżiti huma effettivi. F’kundizzjonijiet bħal dawn, huwa essenzjali li fis-settur pubbliku jiġu implimentati oqfsa u standards tal-ogħla livell¹².

Dawn huma eżempji tal-aħjar prattika meħudin minn kodiċijiet u gwida rilevanti. Matul dan ir-rapport qed nużaw is-simbolu sabiex nindikaw il-kaxxi li jippreżentaw dawn l-eżempji.

05

Il-Kummissjoni bbażat il-programm ta’ riforma tagħha fuq tliet pilastri: riformi fl-issettjar ta’ prijoritajiet u fl-ibbaġitjar, modernizzar tal-politika tar-riżorsi umani, u titjib fl-awditjar, fil-ġestjoni finanzjarja u fil-kontroll (il-Figura 1). Il-Kummissjoni argumentat li jenħtieġ li jkun hemm ħames prinċipji prinċipali li fuqhom jissejjes perjodu ta’ “bidla kulturali”: l-indipendenza tal-Kummissjoni, ir-responsabbiltà, l-obbligu ta’ rendikont, l-effiċjenza fil-kisba ta’ riżultati u t-trasparenza.

Figura 1

It-tliet pilastri tar-riforma Prodi (White Paper)

Sors: Il-Qorti Ewropea tal-Awdituri (QEA) ibbażat fuq COM(2000) 200 final/2 “Reforming the Commission, A White Paper — Part I” (Ir-Riforma tal-Kummissjoni, White Paper - Parti I).

06

L-ewwel pilastru tar-riforma introduċa għodod ġodda ta’ ppjanar u monitoraġġ għal kull dipartiment tal-Kummissjoni (pjanijiet ta’ ġestjoni (MPs) u RAA). It-tielet pilastru (il-Kaxxa 3) ssimplifika r-regoli għall-awtorizzazzjoni tal-infiq. Waħda mill-kwistjonijiet li qanqlet dibattitu intensiv kienet il-mod kif ir-responsabbiltajiet differenti fi ħdan il-Kummissjoni kellhom jiġu mmaniġġjati u kkombinati. Ir-rwoli ewlenin kienu dawk tal-Kummissjoni bħala kulleġġ, tal-kummissarji individwali, tal-kontrollur finanzjarju u tad-direttorati ġenerali (DĠ) (u d-diretturi ġenerali li għandhom ir-rwol amministrattiv prinċipali fi ħdanhom).

Kaxxa 3

It-tielet pilastru tar-riforma Prodi: L-immodernizzar tas-sistema ta’ ġestjoni finanzjarja, tal-kontroll u tal-awditjar¹³

Tiġdid maġġuri tas-sistema ta’ ġestjoni finanzjara, ta’ kontroll u tal-awditjar f’konformità mal-aħjar prattika:

οtrasferiment tar-responsabbiltà għall-iċċekkjar tal-infiq mill-kontrollur finanzjarju għad-direttorati ġenerali;

οdikjarazzjoni minn kull direttur ġenerali fir-Rapport Annwali tal-Attività (RAA) li ġew stabbiliti kontrolli interni adegwati u li r-riżorsi ntużaw għall-għanijiet intenzjonati;

οħolqien ta’ unitajiet tal-finanzi fid-direttorati ġenerali sabiex jagħtu pariri u assistenza lill-unitajiet operazzjonali;

οħolqien ta’ Servizz Finanzjarju Ċentrali sabiex jagħti pariri lid-dipartimenti operazzjonali;

οtwaqqif ta’ Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) taħt l-awtorità tal-Viċi President għar-Riforma sabiex jassisti l-ġestjoni fi ħdan il-Kummissjoni;

οstabbiliment ta’ “kapaċità tal-awditjar” speċjalizzata fi ħdan kull DĠ, li tirrapporta direttament lid-direttur ġenerali;

οstabbiliment ta’ Kumitat għall-Progress tal-Awditjar (APC) sabiex jissorvelja l-proċessi ta’ kontroll tal-Kummissjoni, l-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet tal-awditjar, u l-kwalità tax-xogħol tal-awditjar;

Definizzjoni tar-responsabbiltajiet tal-uffiċjali awtorizzanti u tas-superjuri diretti:

οtfassil ta’ regoli ssimplifikati u faċilment aċċessibbli li jiddefinixxu r-responsabbiltajiet tal-persunal bi rwoli finanzjarji ewlenin.

07

Riforma oħra, li ma kinitx parti mill-White Paper iżda li tressqet meta ġiet diskussa l-proposta tal-Kummissjoni għat-tfassil mill-ġdid tar-Regolament Finanzjarju, kienet it-trasformazzjoni tal-bażi għat-tħejjija tal-kontijiet tal-UE. Wara pressjoni mill-Kunsill, il-Kummissjoni aċċettat l-isfida li sal-2005 tistabbilixxi sistema ta’ kontabbiltà bbażata fuq id-dovuti, imsejsa fuq l-istandards internazzjonali¹⁴.

08

Il-Kummissjoni malajr implimentat ir-riformi Prodi: l-APC iltaqa’ f’Diċembru 2000 (ara l-paragrafu 27); il-jum ta’ wara nħatar kap tal-awditjar intern li ġie rreklutat esternament; ir-Regolament Finanzjarju l-ġdid ġie approvat fil-25 ta’ Ġunju 2002 u r-Regolamenti l-ġodda tal-Persunal ġew approvati fit-22 ta’ Marzu 2004. Il-Kummissjoni pproduċiet l-ewwel sett ta’ kontijiet annwali, ibbażati kompletament fuq id-dovuti u f’konformità mal-IPSAS¹⁵, fl-2005.

09

Fir-rapport ta’ progress tagħha ta’ Diċembru 2005 dwar ir-riforma tal-Kummissjoni, il-Kummissjoni qieset li l-prinċipji ewlenin li fuqhom kienu bbażati l-miżuri ta’ riforma kienu għadhom b’saħħithom u li l-Kummissjoni kienet se “tibni fuq il-kisbiet tagħha u tiżgura li r-riżorsi tagħha, kemm finanzjarji kif ukoll umani, jintużaw b’mod effiċjenti u effikaċi b’mod miftuħ u trasparenti sabiex il-kontroll ikun iffaċilitat u tinbena l-fiduċja taċ-ċittadini Ewropej”¹⁶.

10

Għaddew iktar minn 10 snin mid-data ta’ din id-dikjarazzjoni. Filwaqt li r-regoli u l-istrutturi adottati mill-Kummissjoni fil-biċċa l-kbira kienu jirriflettu l-aħjar prattika f’dak iż-żmien, ir-regoli dwar il-governanza kemm rigward is-settur privat kif ukoll rigward dak pubbliku baqgħu jevolvu. Il-membri tal-Kummissjoni jeħtieġu għodod effettivi sabiex jeżerċitaw ir-responsabbiltà ġenerali tagħhom għall-ġestjoni tal-baġit tal-UE.

4Bħalma huma kumpaniji kkwotati fil-borża (Id-Direttiva 2004/39/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-21 ta’ April 2004 dwar swieq fi strumenti finanzjarji li temenda d-Direttivi tal-Kunsill 85/611/KEE u 93/6/KEE u d-Direttiva 2000/12/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill u li tħassar id-Direttiva tal-Kunsill 93/22/KEE (ĠU L 145, 30.4.2004, p. 1)).

5Id-Direttiva 2013/34/UE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-26 ta’ Ġunju 2013 dwar id-dikjarazzjonijiet finanzjarji annwali, id-dikjarazzjonijiet finanzjarji kkonsolidati u r-rapporti relatati ta’ ċerti tipi ta’ impriżi (ĠU L 182, 29.6.2013, p. 19) (kif emendata bid-Direttiva 2014/95/UE (ĠU L 330, 15.11.2014, p. 1)) (id-Direttiva dwar il-Kontabbiltà).

6Chartered Institute of Public Finance and Accountancy (CIPFA)/Federazzjoni Internazzjonali tal-Kontabilisti (IFAC), “International Framework: Good Governance in the Public Sector” (Qafas Internazzjonali: Governanza Tajba fis-Settur Pubbliku), 2014.

7Il-Kontroll Pubbliku Intern huwa pjattaforma għall-iskambju ta’ informazzjoni u prattiki tajbin bejn l-amministrazzjonijiet pubbliċi fl-UE.

8Chartered Institute of Public Finance and Accountancy (CIPFA)/Federazzjoni Internazzjonali tal-Kontabilisti (IFAC), “International Framework: Good Governance in the Public Sector” (Qafas Internazzjonali: Governanza Tajba fis-Settur Pubbliku), 2014, p. 6.

9Il-Kumitat tal-Organizzazzjonijiet li Jisponsorjaw il-Kummissjoni Treadway (COSO), Internal Control — Integrated Framework (Kontroll Intern — Qafas Integrat), 2013.

10Sors: Internal Control — Integrated Framework (Kontroll Intern — Qafas Integrat), Sommarju Eżekuttiv, © il-Kumitat tal-Organizzazzjonijiet li Jisponsorjaw il-Kummissjoni Treadway (COSO).

11Il-Kumitat tas-Settur Pubbliku tal-IFAC, “Governance in the Public Sector: A Governing Body Perspective” (Governanza fis-Settur Pubbliku: Perspettiva ta’ Korp Governattiv), 2001, p. 12.

12Il-Kummissjoni Ewropea: Is-Sistema ta’ Kontroll Pubbliku Intern: http://ec.europa.eu/budget/pic/index_en.cfm.

13Sors: Il-QEA bbażat fuq COM(2000) 200 final/2.

14Il-QEA kienet ilha mill-1978 tirrakkomanda li jittieħed pass bħal dan. Ara Eduardo Ruiz García, “The Role of the Court of Auditors in Modernising the Accounting System of the European Institutions” (Ir-Rwol tal-Qorti tal-Awdituri fl-Immodernizzar tas-Sistema Kontabilistika tal-Istituzzjonijiet Ewropej) fir-Revista Española de Control Externo, Mejju 2013.

15Standards Internazzjonali tal-Kontabbiltà għas-Settur Pubbliku.

16KUMM(2005) 668 finali tal-21 ta’ Diċembru 2005 “Rapport dwar il-progress tar-riforma tal-Kummissjoni lil hinn mill-mandat ta’ riforma”.

Ambitu u approċċ tal-awditjar

11

Il-mistoqsija ċentrali tal-awditjar tagħna, li fuqha huwa bbażat ix-xogħol li twettaq biex ġie prodott dan ir-rapport b’fokus fuq l-awditjar, il-ġestjoni finanzjarja u l-kontroll, kienet:

L-arranġamenti ta’ governanza fil-Kummissjoni jikkonformaw mal-aħjar prattika rikonoxxuta¹⁷ u mal-ħtiġijiet tal-Istituzzjoni?

12

Aħna ffukajna fuq il-kwistjonijiet li ġejjin (ara l-Figura 1 u l-Kaxxa 3):

οit-tibdil fl-istrutturi ta’ governanza u l-ħolqien tal-IAS u tal-APC (il-paragrafi 15 sa 31),

οl-allinjament tal-kontrolli interni u tar-rappurtar finanzjarju mal-istandards internazzjonali (il-paragrafi 32 sa 41),

οil-forniment ta’ informazzjoni mhux finanzjarja lil partijiet interessati interni u esterni (il-paragrafi 42 sa 56).

13

Aħna nieħdu l-GGPS bħala punt ewlieni ta’ riferiment (il-Kaxxa 2). Aħna nieħdu inkunsiderazzjoni wkoll l-istudju aktar bikri tal-IFAC, Governance in the Public Sector: A Governing Body Perspective (Il-Governanza fis-Settur Pubbliku: Perspettiva ta’ Korp Governattiv), b’mod partikolari sabiex nifhmu l-aħjar prattika fi żmien ir-riforma Prodi¹⁸. Sors ewlieni għall-azzjoni tal-Kummissjoni dwar il-kontroll intern matul il-perjodu tar-riforma kien il-qafas COSO (li huwa mfisser fil-paragrafi 32 sa 39). L-aktar reviżjoni reċenti tal-qafas COSO (2013) hija bbażata fuq il-prinċipji u tqiegħed il-kontroll intern f’kuntest ta’ governanza tajba. Aħna mmappjajna l-kontenut tal-GGPS ma’ dak tal-COSO 2013 (ara l-Anness I) sabiex niddiskutu b’mod infurmat l-aħjar prattika fil-governanza. Aħna ħadna wkoll kont tar-rekwiżiti tad-direttivi tal-UE għall-entitajiet ta’ interess pubbliku u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kummissjoni f’dan il-qasam.¹⁹

14

Aħna wettaqna l-awditu tagħna billi analizzajna dokumenti tal-Kummissjoni (il-White Paper, rapporti interni u esterni), u dokumenti ta’ korpi rilevanti internazzjonali (CIPFA, FEE, IASB, IFAC, OECD²⁰, eċċ.), akkademiċi, eċċ. Kellna laqgħat ma’ atturi ewlenin fi ħdan il-Kummissjoni inklużi membri tal-APC, membri tal-Grupp ta’ Tħejjija tal-APC, l-IAS, is-Segretarjat Ġenerali (SĠ) u d-DĠ Baġit (DĠ BUDG). Aħna ddiskutejna l-aħjar prattika ma’ grupp fokus ta’ esperti miġbur minn organizzazzjonijiet internazzjonali ewlenin, awdituri tas-settur pubbliku, esperti indipendenti u universitajiet, u l-proċess ta’ riforma ma’ persuni li kellhom rwol sinifikanti fil-proċess. Aħna stħarriġna l-Istituzzjonijiet Supremi tal-Awditjar tal-Istati Membri tal-UE dwar il-governanza tas-settur pubbliku fil-ġurisdizzjonijiet tagħhom. Aħna użajna r-riżultati u r-rapporti tal-awditjar tagħna mill-2001 ‘il hawn.

17Aħna nużaw it-terminu “l-aħjar prattika” tul dan ir-rapport biex ikopri l-prattiki deskritti bħala “l-aħjar”, “l-aktar prominenti”, jew “tajbin” f’dokumenti ta’ referenza speċifiċi.

18L-IFAC, “Governance in the Public Sector: A Governing Body Perspective” (Governanza fis-Settur Pubbliku: Perspettiva ta’ Korp Governattiv), 2001.

19Id-Direttiva dwar il-Kontabbiltà (ara n-nota 4 f’qiegħ il-paġna), ir-Rakkomandazzjoni tal-Kummissjoni tad-9 ta’ April 2014 dwar il-kwalità tar-rappurtar tal-governanza korporattiva (”konformità jew spjegazzjoni”) (ĠU L 109, 12.4.2014, p. 43). Id-Direttiva 2014/56/UE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-16 ta’ April 2014 li temenda d-Direttiva 2006/43/KE dwar il-verifiki statutorji tal-kontijiet annwali u tal-kontijiet konsolidati (ĠU L 158, 27.5.2014, p. 196) (id-Direttiva dwar il-Verifiki (Awditi) Statutorji), u r-Regolament (UE) Nru 537/2014 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsil tas-16 ta’ April 2014 dwar rekwiżiti speċifiċi dwar l-awditjar statutorju ta’ entitajiet ta’ interess pubbliku u li jħassar id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 2005/909/KE (ĠU L 158, 27.5.2014, p. 77).

20Ara l-lista ta’ abbrevjazzjonijiet.

Osservazzjonijiet

Bidliet fl-istrutturi ta’ governanza u l-ħolqien tas-Servizz tal-Awditjar Intern u tal-Kumitat għall-Progress tal-Awditjar

Il-Kummissjoni tagħmel distinzjoni bejn ir-responsabbiltà politika proprja tagħha u r-responsabbiltà tad-Diretturi Ġenerali tagħha għall-ġestjoni

15

Il-Kummissjoni Ewropea hija l-korp eżekuttiv tal-UE. Il-korp governattiv tagħha (ara l-Kaxxa 4) — il-kulleġġ tal-kummissarji (kulleġġ) — huwa l-korp tal-Kummissjoni li jieħu d-deċiżjonijiet finali. Skont it-Trattat, il-Kummissjoni hija kollettivament responsabbli għall-eżekuzzjoni tal-baġit. Madankollu, ir-responsabbiltajiet tal-Kummissjoni jmorru ħafna lil hinn mill-eżekuzzjoni tal-baġit. Fil-prattika hija għandha monopolju fuq il-proposti tal-leġiżlazzjoni tal-UE²¹, tħejji r-regoli dwar l-implimentazzjoni ta’ atti leġiżlattivi u għandha rwol sinifikanti fis-sorveljanza tal-infurzar tal-liġi tal-UE²².

16

Kummissarji individwali jiġu assenjati responsabbiltajiet għal politiki speċifiċi. Dan ifisser li l-biċċa l-kbira minnhom għandhom rwol ta’ tmexxija fir-rigward ta’ (DĠ) direttorat ġenerali wieħed jew aktar²³. Id-direttorati ġenerali jitmexxew minn diretturi ġenerali²⁴. Is-setgħa tal-Kummissjoni li tawtorizza l-infiq tal-UE fil-prattika tiġi ddelegata lid-diretturi ġenerali (li f’din il-kapaċità huma magħrufa bħala Uffiċjali Awtorizzanti b’Delega).

Kaxxa 4

Il-korp governattiv

Korp governattiv huwa l-persuna/persuni jew grupp bir-responsabbiltà primarja li jissorveljaw id-direzzjoni strateġika, l-operazzjonijiet u l-obbligu ta’ rendikont ta’ entità. Il-korp governattiv għandu rwol kruċjali ta’ tmexxija fir-rigward tal-implimentazzjoni, l-evalwazzjoni u t-titjib tal-governanza ta’ entità²⁵.

17

Fil-komunikazzjoni tiegħu ta’ Novembru 2014 dwar il-metodi ta’ ħidma tal-Kummissjoni, il-President Juncker saħaq li jenħtieġ li l-kummissarji jassumu responsabbiltà politika sħiħa għax-xogħol imwettaq mis-servizzi li jirrappurtaw lilhom²⁶. Huwa organizza wkoll il-kulleġġ bil-għan li dan jaħdem flimkien bħala tim b’saħħtu, li jikkoopera bejn il-portafolli sabiex jingħelbu l-mentalitajiet ta’ kompartimentalizzazzjoni b’ħidma konġunta f’dawk l-oqsma fejn aħna (il-kulleġġ) tabilħaqq nistgħu nagħmlu differenza²⁷ (ara l-Figura 2).

18

Mir-riforma ‘l hawn, għadd ta’ gruppi amministrattivi qed jassistu lill-Kummissjoni (il-Figura 3):

οil-Grupp ta’ Tmexxija ABM²⁸, li nħoloq sabiex jikkoordina kwistjonijiet ta’ politika u strateġija marbuta mat-tliet oqsma tar-riforma (l-ippjanar u l-ipprogrammar strateġiku, il-politika dwar il-persunal, il-ġestjoni u l-awditjar finanzjarju). Mill-2015 ‘il hawn huwa jkopri wkoll kwisjonijiet ta’ governanza tal-IT fil-Kummissjoni kollha kemm hi. Taħt il-presidenza tas-Segretarju Ġenerali, dan ilaqqa’ d-diretturi ġenerali u l-kabinetti²⁹ responsabbli għas-servizzi ċentrali.

οil-Grupp tad-Diretturi Ġenerali, li nħoloq sabiex jimplimenta r-riforma, issa jissorvelja l-koordinazzjoni tal-implimentazzjoni tal-politika u jipprovdi forum fejn jiġu diskussi kwistjonijiet ta’ interess orizzontali.

οil-Grupp tad-Diretturi tar-Riżorsi, li nħoloq sabiex jeżamina l-kwistjonijiet speċifiċi relatati mal-implimentazzjoni tar-riforma, huwa korp konsultattiv ta’ diretturi tar-riżorsi³⁰ li għandu l-għan li jippromwovi ġestjoni koerenti u ottima tar-riżorsi tal-Kummissjoni u li jiżgura li l-ħtiġijiet tad-dipartimenti operazzjonali jittieħdu inkunsiderazzjoni. Dan jipprovdi forum għad-diskussjoni u l-iskambju tal-aħjar prattiki bejn dipartimenti orizzontali u operazzjonali.

Figura 2

Il-kulleġġ tal-kummissarji minn Novembru 2014 sa Ġunju 2016¹

1Il-Kummissarju Hill irriżenja fil-15 ta’ Lulju 2016 u l-portafoll tiegħu ttieħed mill-Viċi President Dombrovskis u mill-Kummissarju Moscovici.

Sors: Il-QEA, ibbażat fuq l-Anness 3 ta’ Working Methods of the European Commission 2014-2019 (Il-Metodi ta’ Ħidma tal-Kummissjoni Ewropea 2014-2019), C(2014) 9004.

Figura 3

Flussi ta’ informazzjoni dwar il-kontroll intern lill-kulleġġ

Sors: Il-QEA.

19

Is-Segretarjat Ġenerali (SĠ) huwa responsabbli għal għadd ta’ proċessi korporattivi, inklużi t-teħid ta’ deċiżjonijiet, il-ġestjoni tad-dokumenti, l-arranġamenti dwar il-kontinwità tal-operat, u l-ippjanar u l-ipprogrammar strateġiku. Huwa jimmaniġġja l-proċess kolleġġjali tat-teħid ta’ deċiżjonijiet u jipprovdi appoġġ lill-Presidenti u lill-Viċi Presidenti. Huwa jikkoordina l-attivitajiet fl-oqsma ta’ politika u fid-dipartimenti tal-Kummissjoni, u jaġixxi bħala l-interfaċċja tal-Kummissjoni u jimmaniġġja r-relazzjonijiet mal-istituzzjonijiet Ewropej l-oħra, mal-parlamenti nazzjonali u ma’ organizzazzjonijiet u entitajiet mhux governattivi.

20

Preokkupazzjoni tas-CIE kienet li ma jħallix lid-diretturi ġenerali “jegħrqu jew jgħumu weħidhom”³¹. Għaldaqstant huwa rrakkomanda li jinħoloq Servizz Finanzjarju Ċentrali (CFS). Dan id-dipartiment, li jinsab fi ħdan id-DĠ BUDG, jagħti appoġġ u pariri dwar il-ġestjoni finanzjarja, l-interpretazzjoni tar-regoli finanzjarji u tal-leġiżlazzjoni finanzjarja, il-kontroll intern u l-ġestjoni tar-riskju.

21

Sar-riforma, il-kontrollur finanzjarju tal-Kummissjoni kien responsabbli biex japprova l-infiq kollu. Dan ir-rwol wassal għall-kritika li d-direttorati ġenerali kienu qed iqisu li r-responsabbiltà tagħhom għall-infiq tal-UE essenzjalment limitata għall-kisba tal-approvazzjoni tal-kontrollur finanzjarju (viża) (ara l-paragrafu 4). Il-Kummissjoni abolixxiet il-funzjoni tal-kontrollur finanzjarju u ttrasferiet ir-responsabbiltà tal-kontrolli lid-direttorati ġenerali. Il-bidla minn sistema ta’ approvazzjoni ex ante ċentralizzata għal sistema ta’ responsabbiltà deċentralizzata, u l-obbligu ta’ rendikont ex post, kienet element fundamentali tar-riforma. Iżda din tfisser li mhux dejjem kien ċar jekk ir-responsabbiltà tal-Kummissjoni fl-intier tagħha tħaddanx fiha r-responsabbiltà għall-azzjonijiet tad-diretturi ġenerali tagħha, jew hijiex distinta mir-responsabbiltà tad-diretturi ġenerali tagħha (ara l-Figura 4).

Figura 4

L-obbligu ta’ rendikont fil-Kummissjoni

1COM(2015) 377 final tat-23 ta’ Lulju 2015 “Il-kontijiet annwali konsolidati tal-Unjoni Ewropea 2014”, p. 11. L-uffiċjali pubbliċi individwali kkonċernati — ġeneralment Diretturi Ġenerali u Kapijiet tas-Servizz — huma magħrufa bħala “Uffiċjali Awtorizzanti b’Delega” jew “AODs” jew fil-qosor, bħal f’din il-figura, bħala “uffiċjali awtorizzanti”;

2L-Uffiċjal Awtorizzanti għall-Kummissjoni huwa l-Kulleġġ tat-28 Kummissarju. Permezz ta’ deċiżjonijiet speċifiċi, il-Kulleġġ jiddelega kompiti ta’ ġestjoni finanzjarja lid-Diretturi Ġenerali, li b’hekk isiru “Uffiċjali Awtorizzanti b’Delega”. Id-Diretturi Ġenerali jiddelegaw ulterjurment lid-Diretturi, lill-Kapijiet tal-Unitajiet eċċ. li b’hekk isiru “Uffiċjali Awtorizzanti b’Sottodelega”, skont l-Artikoli 56, 65 u 66 tar-Regolament Finanzjarju;

3Commission 2016 Human Resources Key Figures Staff Members (Ċifri Ewlenin tar-Riżorsi Umani għall-Membri tal-Persunal tal-Kummissjoni 2016) (eskluż il-persunal fl-Aġenziji Eżekuttivi).

Sors: Il-QEA, ibbażat fuq informazzjoni u ċifri tal-Kummissjoni.

22

Madankollu, is-sitwazzjoni legali hija ċara. Skont it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (it-Trattat) il-Kummissjoni hija kollettivament responsabbli għall-eżekuzzjoni tal-baġit³². Dan huwa rifless fir-Regolament Finanzjarju li jispeċifika li “kull istituzzjoni għandha twettaq id-dmirijiet tal-uffiċjal awtorizzanti”³³. Il-Kummissjoni terfa’ din ir-responsabbiltà minkejja li tiddelegaha lid-diretturi ġenerali (ara l-Kaxxa 5) u għalhekk, huwa l-uffiċjal awtorizzanti (il-Kummissjoni) li huwa responsabbli “għall-implimentazzjoni tad-dħul u l-infiq skont il-prinċipji ta’ ġestjoni finanzjarja tajba u sabiex jiżgura l-konformità mar-rekwiżiti tal-legalità u r-regolarità”³⁴.

Kaxxa 5

Ir-responsabbiltà tal-Kummissjoni

Fl-1999, is-CIE saħaq li l-għajn tal-awtorità kollha fil-Kummissjoni hija l-kulleġġ tal-kummissarji nnifsu. Għalhekk, fl-aħħar mill-aħħar, ir-responsabbiltà għall-azzjonijiet kollha tal-amministrazzjoni trid terġa’ tiġi lura għand il-kummissarji individwali u permezz tagħhom għand il-kulleġġ. […] Il-katina tad-delega tibda, fil-livell tal-Kummissjoni, permezz tal-kummissarju. Dan għalhekk għandu ir-responsabbiltà aħħarija għall-kwistjonijiet finanzjarji kollha, inkluż għall-kontroll intern, u bħala membri tal-kulleġġ”.

Id-Dokument ta’ Ħidma tal-2007 tal-CONT³⁵ dwar “Governance in the European Commission” (Il-Governanza fil-Kummissjoni Ewropea)³⁶ ħa pożizzjoni kritika dwar xi elementi tar-riforma. Dan iddikjara li l-istruttura ta’ kompartimentalizzazzjoni fil-Kummissjoni — l-konċentrazzjoni assoċjata ta’ informazzjoni u setgħa fi ħdan id-Direttorati Ġenerali — kien imissha għamlitha ċara lil kulħadd li ma jista jkun hemm ebda governanza serja mingħajr linji funzjonali ta’ rappurtar bejn is-servizzi relatati, fid-Direttorati Ġenerali kollha. Dan ma seħħx. (…) Il-prezz għall-kunsiderazzjoni ta’ kull Direttorat Ġenerali bħala qasam ta’ kontroll indipendenti, bil-kontrolluri proprji tiegħu, bil-kontabilisti proprji tiegħu u bl-awdituri interni proprji tiegħu li jirrappurtaw biss lid-direttur ġenerali, jitħallas mill-istituzzjoni kollha kemm hi u mhuwiex konsistenti mat-Trattat, li jagħti responsabbiltà kollettiva lill-kulleġġ.

Matul dan ir-rapport qegħdin nużaw is-simbolu sabiex niddeżinjaw il-kaxex li fihom eżempji ta’ pressjoni mill-Parlament.

Il-Kummissjoni abolixxiet il-kontrollur finanzjarju u waqqfet uffiċċju tal-awditjar intern

23

L-abolizzjoni tal-kontrollur finanzjarju ex ante ċentralizzat u l-ħolqien ta’ “Servizz tal-Awditjar Intern modern”³⁷ (ara l-Kaxxa 6) kienu element ewlieni fir-riforma Prodi. Il-Kummissjoni stabbiliet l-IAS f’April 2001³⁸ (hija kienet diġà ħatret awditur intern (ara l-paragrafu 8)). Kien hemm dibattitu konsiderevoli dwar x’forma għandu jieħu l-Awditjar Intern (ikoprix l-istituzzjoni sħiħa, jew id-DĠ individwali biss). Eventwalment il-Kummissjoni waqqfet kapaċità tal-awditjar intern speċjalizzata (IAC), li tirrapporta direttament lil kull direttur ġenerali flimkien ma’ Servizz tal-Awditjar Intern ċentrali. Fl-2015 il-Kummissjoni abolixxiet l-IACs.

24

Id-direttorati ġenerali bi rwol sinfikanti fl-infiq għad għandhom unitajiet ta’ verifikazzjoni ex post u direttorati tal-awditjar li jeżaminaw l-infiq. Pereżempju hemm 180 membru tal-persunal f’entitajiet bħad-DĠ DEVCO, 130 fid-DĠ AGRI, 100 li jkopru r-riċerka u 90 fid-DĠ REGIO. Fl-2016, l-IAS kellu 147 membru tal-persunal³⁹.

Kaxxa 6

Ir-rwol tal-awditjar intern fis-settur pubbliku

Il-funzjoni tal-awditjar intern hija li jipprovdi servizzi ta’ aċċertament u ta’ konsultazzjoni li jkunu indipendenti u oġġettivi, maħsuba biex iżidu l-valur u jtejbu l-operazzjonijiet ta’ entità. L-attività tal-awditjar intern tgħin entità biex tilħaq l-objettivi tagħha billi twassal approċċ sistematiku u dixxiplinat ta’ evalwazzjoni u titjib tal-effettività tal-proċessi ta’ governanza, ta’ ġestjoni tar-riskju, u ta’ kontroll. L-evalwazzjonijiet tal-awditjar intern jistgħu jkopru medda wiesgħa ta’ suġġetti, inklużi dawk relatati mal-kisba ta’ valur għall-flus u mal-prevenzjoni u d-detezzjoni ta’ frodi u korruzzjoni⁴⁰.

Din id-definizzjoni tikkonforma mal-qafas tal-IIA: L-awditjar intern huwa attività ta’ aċċertament u ta’ konsulenza li hija indipendenti u oġġettiva, maħsuba biex iżżid il-valur u ttejjeb l-operazzjonijiet ta’ organizzazzjoni. Din tgħin lil organizzazzjoni biex tilħaq l-objettivi tagħha billi twassal approċċ sistematiku u dixxiplinat għall-evalwazzjoni u t-titjib tal-effettività tal-proċessi ta’ valutazzjoni tar-riskju, ta’ kontroll u ta’ governanza.

Fil-bidu, is-Servizz tal-Awditjar Intern kien orjentat aktar lejn kwistjonijiet ta’ governanza ta’ livell għoli fl-istituzzjoni kollha…

25

L-arranġamenti ta’ governanza kienu ta’ interess urġenti għall-Kummissjoni waqt li kienet qed timplimenta l-White Paper. Għalhekk fil-bidu, l-IAS kellu profil b’saħħtu fuq il-kwistjonijiet ta’ governanza ta’ livell għoli fl-istituzzjoni kollha⁴¹. Fi snin reċenti, xogħol l-IAS kopra kemm kwistjonijiet relatati ma’ proċessi f’direttorati ġenerali individwali kif ukoll dawk relatati mal-governanza. Fi snin reċenti, kwistjonijiet ta’ governanza fl-istituzzjoni kollha kienu jinkludu s-sigurtà tal-informazzjoni korporattiva (ara l-Kaxxa 7). Aħna nieħdu nota ta’ rakkomandazzjoni tal-IAS⁴² għal miżuri ċentrali fil-livell korporattiv… biex jiġi żgurat approċċ konsistenti, affidabbli, komplet u komprensiv fil-livell operazzjonali u ħarsa ġenerali lejn… kwistjonijiet li jikkonċernaw lill-Kummissjoni kollha, bħall-prevenzjoni u d-detezzjoni ta’ frodi. Stħarriġ tad-direttorati ġenerali minn assessur estern wera li, waqt li b’mod ġenerali kien hemm livell għoli ta’ apprezzament għax-xogħol tal-IAS, l-apprezzament tal-impatt tiegħu fuq il-governanza korporattiva kien ferm aktar baxx.

Kaxxa 7

Xi rakkomandazzjonijiet sinifikanti tal-IAS dwar il-governanza ma ġewx segwiti

Fir-rapport annwali tiegħu għall-2006, l-IAS irrakkomanda li l-Kummissjoni tipproduċi dikjarazzjoni annwali dwar il-governanza: “Biex tinkiseb maturità sħiħa u biex l-istruttura ta’ governanza tagħha bl-aħħar żviluppi tagħha jsiru magħrufa fost dawk involuti, il-Kummissjoni għandha tfiehem il-politika u l-prassi tagħha ta’ governanza, preferibbilment fir-rapport ta’ sinteżi li jiġbor fil-qosor ir-rapporti ta’ attività annwali tad-DĠs, tippubblikah fuq l-internet fil-websajt tagħha u tara li jkun aġġornat b’mod regolari”⁴³.

L-arranġamenti ta’ governanza tal-Kummissjoni ġew ippubblikati l-aħħar fl-2007 (ara l-paragrafu 45).

Fir-rapport annwali tiegħu tal-2009, l-IAS irrakkomanda li s-sorveljanza hija neċessarja fil-livell tal-istituzzjoni għall-proċessi komuni: Ħarsa ġenerali lejn il-Ġestjoni tar-Riskju — Jenħtieġ li r-rwol attwali tas-SĠ u tad-DĠ BUDG jissaħħaħ b’mod sinifikanti sabiex tkun żgurata s-sorveljanza effettiva tal-implimentazzjoni tal-ġestjoni tar-riskju fil-Kummissjoni, sabiex jiġu promossi l-aħjar prattiki fil-ġestjoni tar-riskju u sabiex jiġu identifikati r-riskji li l-Kummissjoni, kollha kemm hi, hija esposta għalihom⁴⁴.

Id-dipartimenti ċentrali tal-Kummissjoni ma aċċettawx din ir-rakkomandazzjoni fit-totalità tagħha, billi qisuha inkonsistenti mal-approċċ tal-Kummissjoni li tagħti r-responsabbiltà aħħarija lid-direttorati ġenerali⁴⁵.

Fl-2015, l-IAS wettaq awditu tal-governanza tas-sigurtà tal-informazzjoni korporattiva. Huwa ttestja l-adegwatezza tal-istruttura ta’ governanza, u tal-miżuri stabbiliti biex jiżguraw l-implimentazzjoni ta’ dispożizzjonijiet xierqa ta’ sigurtà fis-sistemi u l-proċessi ta’ informazzjoni tal-Kummissjoni.

Wara r-rakkomandazzjoni tal-IAS, il-Kummissjoni waqqfet Bord ta’ Tmexxija għas-Sigurtà tal-Informazzjoni (ISSB) u direttorat ġdid għas-sigurtà tal-IT.

… u issa jagħti aktar attenzjoni lill-qafas ta’ kontroll intern tal-Kummissjoni

26

Wieħed mir-riskji ewlenin għall-Kummissjoni jirrigwarda l-legalità u r-regolarità tal-infiq tagħha. Ix-xogħol tagħna indika li kien hemm impatt materjali ta’ żbalji ta’ legalità u regolarità tul il-perjodu kollu minn meta saret ir-riforma tal-Kummissjoni. L-IAS jiffoka l-isforzi tiegħu fuq is-sistemi ta’ kontroll intern tal-Kummissjoni. Waqt li dan il-fokus jagħmel sens fil-kuntest tax-xogħol sinifikanti ta’ korpi oħrajn (l-awdituri fl-Istati Membri, id-direttorati tal-awditjar fi ħdan id-direttorati ġenerali inkarigati mill-infiq, il-QEA), din il-kopertura ristretta għandha impatt fuq il-firxa ta’ materjal li jiġi ppreżentat lill-APC. L-IAS ma jkoprix operazzjonijiet barra mill-Kummissjoni — dawn huma r-responsabbiltà tal-unitajiet ta’ verifikazzjoni ex post fid-direttorati ġenerali inkarigati mill-infiq (ara l-paragrafu 24). Is-sejbiet ta’ dawn l-unitajiet u direttorati ma jitqisux mill-kumitat tal-awditjar tal-Kummissjoni: l-APC.

Il-Kummissjoni stabbiliet Kumitat għall-Progress tal-Awditjar bħala wieħed mill-ewwel passi fil-proċess ta’ riforma

27

L-APC kellu l-ewwel laqgħa tiegħu f’Diċembru 2000, u għalhekk huwa wieħed mill-elementi li l-aktar ilhom jeżistu fl-istruttura riformata ta’ governanza. Għall-ewwel l-APC kien kompost mill-Kummissarju għall-Baġit (il-President), mill-Viċi President inkarigat mill-amministrazzjoni u r-riforma, u minn żewġ membri oħra tal-Kummissjoni.

28

Hija l-aħjar prattika li jkun hemm maġġoranza ta’ membri esterni u indipendenti fil-kumitat tal-awditjar (ara l-Kaxxa 8). Il-Kummissjoni ħatret l-ewwel membru estern tal-APC f’Mejju 2001, u t-tieni wieħed fl-2004. Din il-formazzjoni rrappreżentat l-ikbar sehem ta’ membri esterni u indipendenti (tnejn minn total ta’ sitt membri tal-APC). Fl-2005, l-għadd ta’ membri interni żdied għal ħamsa, u fl-2007 għal sebgħa, biex hekk il-proporzjon ta’ membri esterni naqas għal tnejn minn disgħa. Din il-formazzjoni kienet għadha teżisti fi żmien l-awditu. L-Ewwel Viċi President tal-Kummissjoni jippresiedi l-APC attwali (2014-2019) u tliet kummissarji oħra huma membri tal-APC għall-mandat kollu. Tliet kummissarji oħra se jieħdu post xulxin f’nofs il-mandat. Fost il-membri interni hemm rappreżentanza qawwija tad-direttorati ġenerali bl-ogħla livelli ta’ nfiq. Il-kummissarji membri tal-APC huma responsabbli għal madwar 80 % tal-infiq mill-baġit tal-UE mill-bidu tal-mandat tagħhom sa Lulju 2017, u għal madwar 60 % tal-infiq mill-baġit tal-UE minn Awwissu 2017 sa tmiem il-mandat. Barra minn hekk, il-Karta tal-APC tistipula regoli biex ikompli jiġi żgurat li l-indipendenza tal-membri individwali tal-APC ma tkunx kompromessa billi tobbliga lill-membru jiddikjara l-interessi tiegħu, u ma jikkummentax f’każijiet fejn l-APC jeżamina rapport tal-awditjar li jikkonċerna s-servizzi tiegħu.

Kaxxa 8

Il-kumitati tal-awditjar

Hija prattika tajba li l-korpi governattivi tas-settur pubbliku jistabbilixxu kumitat tal-awditjar jew grupp jew funzjoni ekwivalenti. Il-kumitat tal-awditjar jipprovdi sors ieħor ta’ aċċertament dwar l-arranġamenti ta’ entità għall-ġestjoni tar-riskju, għaż-żamma ta’ ambjent ta’ kontroll effettiv, u għar-rappurtar dwar il-prestazzjoni finanzjarja u mhux finanzarja. L-effettività tal-kumitat tiddependi mill-indipendenza tiegħu mill-eżekuttiv. Huwa jista’ jkollu rwol sinifikanti billi:

οjgħin biex titjieb l-adegwatezza u l-effettività tal-ġestjoni tar-riskju u tal-kontroll intern;

οjippromwovi l-prinċipji tal-governanza tajba u l-applikazzjoni tagħhom fit-teħid tad-deċiżjonijiet;

οjissorvelja l-awditjar intern u jappoġġja l-kwalità tal-attività tiegħu, b’mod partikolari billi jirfed l-indipendenza organizzattiva;

οjirrinforza l-oġġettività u l-importanza tal-awditjar estern u, għalhekk, l-effettività tal-funzjoni tal-awditjar;

οiżid is-sensibilizzazzjoni dwar il-ħtieġa ta’ ġestjoni tar-riskju u kontroll intern sodi u tal-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet tal-awditjar intern u estern; u

οjgħin l-entità biex tinkorpora l-valuri ta’ governanza etika, inklużi arranġamenti effettivi kontra l-frodi u l-korruzzjoni.

Sabiex tissaħħaħ l-effettività ta’ kumitat tal-awditjar, jenħtieġ li l-maġġoranza tal-membri tiegħu jkunu membri indipendenti tal-korp governattiv. Huwa importanti wkoll li r-rapport annwali ta’ entità tas-settur pubbliku jkun fih informazzjoni xierqa dwar il-mandat, l-operazzjonijiet, l-attivitajiet, u l-eżiti tal-kumitat tal-awditjar ⁴⁶.

29

Ir-responsabbiltajiet tal-APC jinkludu l-monitoraġġ tal-kwalità tax-xogħol tal-awditjar intern, u l-iżgurar li r-rakkomandazzjonijiet tal-awditjar jittieħdu inkunsiderazzjoni kif xieraq u jingħataw segwitu mid-direttorati ġenerali u d-dipartimenti tal-Kummissjoni⁴⁷. Kull laqgħa tal-APC tkun ippreċeduta minn laqgħat ta’ Grupp ta’ Tħejjija (PG) kompost miż-żewġ membri esterni tal-APC u minn membri tal-kabinett tal-kummissarji li huma parti mill-APC (ara t-Tabella 1). L-IAS, id-DĠ DIGIT, id-DĠ BUDG u s-SĠ jingħataw stedina permanenti sabiex jattendu l-laqgħa fil-livell tad-diretturi.

Tabella 1

Għadd ta’ laqgħat tal-Kumitat għall-Progress tal-Awditjar u tal-Grupp ta’ Tħejjija tiegħu fl-2011-2016

Sena | Laqgħat tal-APC | Laqgħat tal-PG
2011 | 4 (inkluża 1 bil-proċedura bil-miktub) | 12
2012 | 4 (inkluża 1 bil-proċedura bil-miktub) | 9
2013 | 4 (inkluża 1 bil-proċedura bil-miktub) | 9
2014 | 3 (inklużi 2 bil-proċeduri bil-miktub) | 6
2015 | 2 (inkluża 1 bil-proċedura bil-miktub) | 6
mill-2016 sal-lum (l-24 ta’ Mejju) | 3 | 4

Sors: Il-QEA, ibbażat fuq dokumenti tal-Kummissjoni.

Fil-prattika, is-sorveljanza mill-Kumitat għall-Progress tal-Awditjar hija limitata għax-xogħol tas-Servizz tal-Awditjar Intern

30

It-Tabella 2 turi li l-APC huwa ffukat fuq rapporti tal-awditjar intern. Membri tal-APC qed jippjanaw li fil-futur ikopru kwistjonijiet li joħorġu mir-Rapporti Annwali u r-Rapporti Speċjali tal-awditur estern (il-QEA). L-APC ma jeżaminax is-sejbiet tad-direttorati tal-awditjar u tal-unitajiet ta’ verifikazzjoni ex post fid-direttorati ġenerali inkarigati mill-infiq (ara l-paragrafu 26).

Tabella 2

Ir-rwol/il-kompożizzjoni tal-Kumitat tal-Progress tal-Awditjar u ta’ kumitati tal-awditjar magħżula, imqabbla mal-aħjar prattiki rrakkomandati mill-Qafas għall-Governanza Tajba fis-Settur Pubbliku

L-aħjar prattiki rrakkomandati mill-Qafas għall-Governanza Tajba fis-Settur Pubbliku | Il-Kumitat għall-Progress tal-Awditjar, tal-Kummissjoni² | Ir-rwol ta’ kumitati tal-awditjar magħżula¹
Kumitat tal-Awditjar tal-Programm Dinji tal-Ikel | Kumitat tal-Awditjar tal-Bank Ewropew tal-Investiment | Kumitat tal-Awditjar tal-Grupp tal-Bank Dinji | Kumitat Konsultattiv Indipendenti tan-Nazzjonijiet Uniti
Jingħata aċċertament dwar arranġamenti ta’ ġestjoni tar-riskju | x | √ | √ | √ | √
Jingħata aċċertament dwar arranġamenti ta’ kontroll intern | x | √ | √ | √ | √
Jingħata aċċertament dwar arranġamenti għar-rappurtar dwar il-prestazzjoni finanzjarja u dik mhux finanzjarja | x | √ | √ | √ | √
Issir sorveljanza tal-awditjar intern | √ | √ | √ | √ | √
Tiġi rinforzata l-effettività tal-awditjar estern | x | √ | √ | √ | x
Maġġoranza ta’ membri indipendenti | x | √ | √ | √ | √

1Sorsi: Il-Programm Dinji tal-Ikel: Terms of reference for the Audit Committee of the World Food Programme (Termini ta’ referenza għall-Kumitat tal-Awditjar tal-Programm Dinji tal-Ikel) (Novembru 2011), Il-Bank Ewropew tal-Investiment: Audit Committee Charter (Il-Karta tal-Kumitat tal-Awditjar) (Ġunju 2007), Il-Grupp tal-Bank Dinji: World Bank Resolution Standing Committees (Il-Kumitati Permanenti ta’ Riżoluzzjoni tal-Bank Dinji) (2009), Anness A Terms of Reference of the Audit Committee (l-Anness A, Termini ta’ Referenza tal-Kumitat tal-Awditjar), In-Nazzjonijiet Uniti: Terms of reference for the Independent Audit Advisory Committee and strengthening the Office of Internal Oversight Services (Termini ta’ referenza għall-Kumitat Konsultattiv dwar l-Awditjar Indipendenti u t-tisħiħ tal-Uffiċċju tas-Servizzi ta’ Sorveljanza Interna) (Ġunju 2007).

2Sors: Il-QEA. Il-Karta tal-APC tirreferi wkoll għall-awditjar estern (ara l-paragrafu 30).

31

Kif inhu ddikjarat fil-komunikazzjoni tal-Kummissjoni dwar il-Karta tal-APC, il-kumitati tal-awditjar għandhom rwol dejjem iktar importanti fit-twassil tat-trasparenza u l-obbligu ta’ rendikont li ċ-ċittadini u partijiet oħra interessati jistennew bi dritt mill-korpi pubbliċi⁴⁸. Attwalment l-APC huwa l-”kumitat tal-awditjar” tal-Kummissjoni. Aħna eżaminajna l-APC skont il-kriterji tal-aħjar prattika (il-Kaxxa 8), u skont korpi internazzjonali li għażilna bħala punti ta’ riferiment (it-Tabella 2). Notevolment, il-membri kollha tal-kumitati tal-awditjar f’dawn il-korpi internazzjonali huma indipendenti. Fil-każ tal-Kummissjoni, sebgħa mid-disa’ membri tal-APC huma interni.

L-allinjament tal-kontrolli interni u tar-rappurtar finanzjarju mal-istandards internazzjonali

Il-Kummissjoni għażlet il-qafas COSO bħala l-bażi għall-istandards tagħha ta’ kontroll intern …

Kaxxa 9

Il-kontroll intern

Il-kontroll intern huwa proċess, li jsir mill-bord tad-diretturi, mill-maniġment u minn persunal ieħor ta’ entità, u li huwa maħsub biex jipprovdi aċċertament raġonevoli dwar l-ilħuq ta’ objettivi relatati mal-operat, mar-rappurtar u mal-konformità⁴⁹.

32

Il-Kummissjoni mmodifikat l-arranġamenti tagħha ta’ kontroll intern (ara l-Kaxxa 9) bħala parti mir-riforma Prodi (ara l-Figura 1 u l-Kaxxa 3). L-arranġamenti l-ġodda kienu jirrappreżentaw differenza sinifikanti mis-sistema preċedenti li kienet ibbażata fuq l-approvazzjoni ċentralizzata (il-viża) tal-kontrollur finanzjarju. Il-Kummissjoni bbażat l-arranġamenti ta’ kontroll fuq il-qafas COSO 1992 (ara l-Kaxxa 10) u introduċiet id-definizzjoni ta’ kontroll intern, kif mogħtija mill-COSO, fir-Regolament Finanzjarju⁵⁰.

33

Fl-2001, il-Kummissjoni introduċiet 24 standard ta’ kontroll ikkumplementati minn sett ta’ rekwiżiti ta’ bażi li jiddefinixxu l-azzjonijiet prattiċi speċifiċi li jenħtieġ li s-sistema ta’ kontroll intern ta’ kull dipartiment tkun ibbażata fuqhom. Hija talbet lid-direttorati ġenerali biex jivvalutaw u jirrappurtaw kull sena dwar il-livell ta’ konformità tagħhom mar-rekwiżiti ta’ bażi. Dawn ir-rapporti jiddependu fuq analiżijiet interni, awtovalutazzjonijiet tal-maniġment u awditi rilevanti mwettqa mill-IAS u l-QEA. Aħna rrappurtajna dwar il-progress fl-implimentazzjoni ta’ dawn l-istandards fir-rapporti annwali tagħna mill-2002 sal-2008.

34

Il-Kummissjoni rrevediet il-qafas ta’ kontroll intern tagħha fl-2007, u naqqset l-għadd tal-istandards għal 16. Hija talbet lid-direttorati ġenerali biex jirrappurtaw f’każijiet fejn ikun hemm eċċezzjoni (meta ma jkunux applikaw xi standard biss). Fl-2014 hija kompliet naqqset l-għadd ta’ rekwiżiti. Fl-2014 id-direttorati ġenerali vvalutaw il-progress proprju tagħhom u rrappurtaw li, madwar il-Kummissjoni kollha kemm hi, huma kienu implimentaw 98 % tal-istandards ta’ kontroll intern⁵¹. Fl-2016, il-Kummissjoni għandha l-intenzjoni li taġġorna l-qafas ta’ kontroll intern tagħha biex tallinjah mal-COSO 2013⁵².

Kaxxa 10

Il-qafas COSO

Sors: Kontroll Intern — Qafas Integrat, COSO 2013.
© Il-Kumitat tal-Organizzazzjonijiet li Jisponsorjaw il-Kummissjoni Treadway (COSO). Id-drittijiet kollha huma miżmuma. Użat bil-permess.

Il-COSO huwa qafas li nħareġ fl-Istati Uniti fl-1992, u li oriġinarjament kien immirat lejn kumpaniji privati. Illum jiġi applikat b’mod wiesa’ kemm mis-settur privat kif ukoll mis-settur pubbliku madwar id-dinja. Il-COSO ħareġ qafas aġġornat f’Mejju 2013. Il-COSO qies li l-qafas tal-1992 kien ġie sostitwit bir-reviżjonijiet tal-2013 wara perjodu ta’ tranżizzjoni li ntemm f’Diċembru 2014.

Il-qafas tal-2013 introduċa 17-il prinċipju li huma lkoll meħtieġa għal kontroll intern effettiv. Il-maniġment jista’ jiddetermina li prinċipju ma jkunx rilevanti, ibbażat fuq iċ-ċirkostanzi tiegħu. Jekk prinċipju jkun rilevanti, iżda ma jkunx preżenti u jiffunzjona, dan ifisser li tkun teżisti defiċjenza maġġuri fis-sistema ta’ kontroll intern.

Ir-rekwiżiti l-ġodda tal-COSO għandhom fokus akbar fuq kunċetti ta’ governanza, inkluża l-ħtieġa li jiġu stabbiliti responsabbiltajiet ta’ sorveljanza għall-bord u l-kumitati tiegħu għal kull komponent tal-kontroll intern (aħna nuru r-rekwiżiti tal-COSO 2013 imqabbla mar-rekwiżiti tal-GGPS fl-Anness I).

… iżda se jkun diffiċli biex it-tranżizzjoni għall-qafas COSO aġġornat tiġi kkompletata

35

Fl-Anness I aħna nippreżentaw ir-rekwiżiti tal-COSO 2013 u tal-GGPS. L-istandards ta’ kontroll intern tal-Kummissjoni jkopru l-biċċa l-kbira mill-prinċipji tal-COSO 2013. Madankollu, se jkun diffiċli biex it-tranżizzjoni għall-qafas COSO l-ġdid tiġi kkompletata minħabba d-domandi li huwa jagħmel fuq organizzazzjonijiet fil-livell tal-istrutturi ta’ governanza, fejn jenfasizza r-responsabbiltà tal-korpi governattivi biex jissorveljaw il-prestazzjoni tal-komponenti kollha tas-sistema ta’ kontroll intern (ara l-Kaxxa 11, il-Prinċipju 2 tal-COSO), u minħabb li jirrikjedi li l-elementi kollha tal-kontroll ikunu stabbiliti u operazzjonali qabel ma organizzazzjoni tkun tissodisfa l-istandards tal-COSO (ara l-Anness I). Fil-paragrafi 36 sa 39, aħna niddiskutu tliet elementi tal-qafas COSO li jippreżentaw sfida.

Kaxxa 11

Elementi tal-qafas COSO l-ġdid li jippreżentaw sfida

Il-Prinċipju 2 tal-COSO

Il-bord tad-diretturi jiddimostra l-indipendenza mill-maniġment u jeżerċita sorveljanza tal-iżvilupp u l-prestazzjoni tal-kontroll intern.

Il-Prinċipju 5 tal-COSO

L-organizzazzjoni żżomm individwi responsabbli għar-responsabbiltajiet tagħhom ta’ kontroll intern fl-insegwiment tal-objettivi.

Il-Prinċipju 8 tal-COSO

L-organizzazzjoni tqis il-potenzjal għal frodi fil-valutazzjoni tar-riskji għall-ilħuq tal-objettivi⁵³.

36

L-allinjament tal-qafas ta’ kontroll tal-Kummissjoni mal-COSO 2013 (il-Prinċipju 2 tal-COSO) ikun jeħtieġ funzjoni fil-livell ċentrali li tipprovdi sorveljanza tas-sistema ta’ kontroll intern. Il-Kummissjoni qaltilna li r-raġuni għalfejn ma għandhiex din il-funzjoni hija biex iżżomm definizzjoni ċara tar-responsabbiltajiet u tal-obbligu ta’ rendikont fil-livell tad-direttorati ġenerali. Il-Kummissjoni tqis li l-istruttura attwali tqiegħed ir-responsabbiltà għall-operat tas-sistema ta’ kontroll intern esklużivament fuq uffiċjali awtorizzanti individwali b’delega, u li funzjoni ċentrali ta’ sorveljanza tista’ twassal għal trasferiment tar-responsabbiltà⁵⁴. Filwaqt li sal-2014, is-CFS ħareġ dokument annwali dwar “Ħarsa ġenerali lejn il-kundizzjoni tal-Kontroll Intern fil-Kummissjoni”⁵⁵, dan ma kienx sors indipendenti ta’ aċċertament, iżda sommarju deskrittiv.

37

Il-Kummisssjoni abolixxiet il-funzjoni ta’ kontrollur finanzjarju sabiex tagħti lid-diretturi ġenerali r-responsabbli għal-legalità u r-regolarità tal-infiq tad-Direttorati Ġenerali tagħhom. Id-direttorati ġenerali jirrappurtaw ta’ kull sena dwar il-ġestjoni tagħhom permezz tar-RAA (ara l-paragrafu 55). Iżda l-mekkaniżmi li jżommu lill-individwi responsabbli għall-kontribut tagħhom fil-kontroll intern (il-Prinċipju 5 tal-COSO) huma relattivament sottożviluppati. Il-Kummissjoni ma stabbilietx kriterji ta’ evalwazzjoni tal-persunal b’rabta ma’ dan l-objettiv. Ir-RAA jipprovdi mekkaniżmu potenzjali sabiex tinkiseb konnessjoni bħal din għad-diretturi ġenerali. Madankollu, fil-prattika, il-Kummissjoni ma stabbilietx bażi biex tiddetermina jekk id-dikjarazzjonijiet li jsiru fir-RAA humiex ibbażati fuq is-sod⁵⁶, u lanqas ma’ stabbiliet punt ta’ riferiment li fuqu tista’ żżomm lid-direttorati ġenerali responsabbli.

38

Fl-2001, wara l-adozzjoni tal-ewwel strateġija ġenerali kontra l-frodi⁵⁷ (il-Prinċipju 8 tal-COSO) u b’segwitu għall-White Paper dwar ir-riforma amministrattiva, il-Kummissjoni ħabbret li unità fi ħdan l-OLAF kienet se tiżviluppa approċċ strateġiku ġenerali għall-prevenzjoni tal-frodi. Jenħtieġ li dan ikun immirat lejn abbozz ta’ leġiżlazzjoni ġdida b’implikazzjonijiet finanzjarji sinifikanti f’oqsma fejn hemm ir-riskju ta’ frodi. Fl-2011, il-Kummissjoni żviluppat strateġija ġdida kontra l-frodi⁵⁸ li tkopri ċ-“ċiklu kontra l-frodi” kollu kemm hu, mill-prevenzjoni u d-detezzjoni tal-frodi sal-investigazzjonijiet, is-sanzjonar u l-irkupru ta’ fondi użati ħażin, kif ukoll tikkjarifika r-responsabbiltajiet tad-diversi partijiet involuti.

39

Il-linji gwida tal-Kummissjoni dwar il-ġestjoni tar-riskju jieħdu inkunsiderazzjoni r-riskju ta’ frodi u d-direttorati ġenerali huma meħtieġa li jirrappurtaw kull sena dwar il-prevenzjoni u d-detezzjoni tal-frodi f’taqsima speċifika tar-RAA tagħhom. L-istandards attwali ta’ kontroll intern tal-Kummissjoni ma jindirizzawx ir-riskju ta’ frodi direttament, għall-kuntrarju ta’ dak li huwa meħtieġ mill-Prinċipju 8 tal-COSO (ara l-Anness I). Il-Kummissjoni qaltilna dan il-punt se jiġi kopert fir-reviżjoni li jmiss tal-istandards ta’ kontroll intern.

Il-produzzjoni ta’ kontijiet annwali f’konformità mal-istandards internazzjonali tejbet ir-rappurtar finanzjarju

Kaxxa 12

L-IPSAS

L-Istandards Internazzjonali tal-Kontabbiltà għas-Settur Pubbliku (IPSAS), maħruġa mill-Bord dwar l-Istandards Internazzjonali tal-Kontabbiltà għas-Settur Pubbliku (IPSASB), jipprovdu l-iktar pakkett komplet ta’ standards internazzjonali għar-rappurtar finanzjarju bbażat fuq id-dovuti, li ġie żviluppat speċifikament għas-settur pubbliku⁵⁹.

40

Kif jidher fil-Figura 5, il-kontabbiltà bbażata fuq id-dovuti ġiet introdotta f’żewġ stadji. Il-Kummissjoni resqet għall-ewwel darba lejn id-dovuti fl-2001 permezz ta’ xi bidliet fir-rappurtar finanzjarju. Bidla ħafna akbar seħħet fl-2005 (ara l-paragrafu 8) meta l-Kummissjoni bdiet tibbaża r-rappurtar finanzjarju tagħha fuq l-istandards internazzjonali. L-impatt ta’ dawn il-bidliet kien li d-drawwa ta’ qabel is-sena 2000, li tiġi ppreżentata karta tal-bilanċ parzjali ġiet sostitwita minn preżentazzjoni kompleta tal-assi u tal-obbligazzjonijiet.

41

Il-qafas il-ġdid ta’ kontabbiltà tal-Kummissjoni ġie applikat għall-ewwel darba fl-2005, u għall-ewwel darba aħna stajna noħorġu opinjoni mhux kwalifikata dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet annwali għall-2007. Dan immarka l-ilħuq b’suċċess tal-proġett ta’ mmodernizzar tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni. Bil-produzzjoni ta’ rapporti finanzjarji bbażati fuq id-dovuti u f’konformità mal-istandards internazzjonali (il-Kaxxa 12), il-Kummissjoni tejbet it-trasparenza u laħqet standard tajjeb ta’ rappurtar finanzjarju.

Figura 5

L-Unjoni Ewropea — preżentazzjoni tal-assi u tal-obbligazzjonijiet għall-1997-2015

Sors: Il-QEA (ibbażat fuq preżentazzjoni viżwali mill-Cour des comptes Franċiża f’“La comptabilité générale de l’État, dix ans après“, Frar 2016).

Il-forniment ta’ informazzjoni mhux finanzjarja lil partijiet interessati interni u esterni

Il-Kummissjoni tipprovdi informazzjoni mhux finanzjarja flimkien mal-kontijiet …

42

Filwaqt li r-riforma rriżultat f’kontijiet annwali ta’ kwalità ferm aħjar, l-UE ma pprovdietx magħhom analiżi jew narrattiva tal-ġestjoni qabel l-2014, meta hija volontarjament akkumpanjat il-kontijiet annwali konsolidati għall-2014 b’Diskussjoni u Analiżi tar-Rapport Finanzjarju (FSD&A). Din ipprovdiet xi materjal ta’ sfond u materjal analitiku għall-utenti⁶⁰. Madankollu d-diskussjoni tal-objettivi tal-UE ffukat fuq dawk imħabbrin għall-Kummissjoni mill-President tagħha⁶¹, aktar milli fuq l-istrateġija maqbula tal-UE 2020⁶². L-unika diskussjoni ta’ kwistjonijiet ta’ governanza fl-FSD&A kien elenku fil-qosor (u ċċentrat fuq il-Kummissjoni) tar-rwoli tal-istituzzjonijiet ewlenin⁶³.

43

Dikjarazzjoni ewlenija tal-aħjar prattika tingħata fil-Kaxxa 13. Aħna qabbilna l-kontenut ta’ għadd ta’ oqfsa⁶⁴ u kriterji ta’ evalwazzjoni u sibna li bosta elementi tal-aħjar prattika kienu komuni għal bosta oqfsa (ara l-Anness II). Il-punti kollha ta’ riferiment li użajna kienu jinkludu rapport annwali dwar il-governanza (bħalma jagħmel il-GGPS), diskussjoni tar-riskji, kif ukoll il-prestazzjoni finanzjarja u mhux finanzjarja. Kollha ħlief wieħed jeħtieġu li jiġi ppreżentat rapport narrattiv li jkopri l-objettivi u l-istrateġiji kif ukoll kwistjonijiet soċjali u tal-persunal. Tlieta jirrikjedu deskrizzjoni tal-mudell kummerċjali.

Kaxxa 13

Il-prinċipji tar-rappurtar annwali

Il-GGPS: Jenħtieġ li l-entitajiet tas-settur pubbliku jiddimostraw li huma jkunu wettqu l-impenji, ir-rekwiżiti u l-prijoritajiet li ddikjaraw, u li użaw ir-riżorsi pubbliċi b’mod effettiv biex għamlu dan. Għal dan il-għan, jeħtieġ li huma jippubblikaw rapport mill-inqas darba f’sena u f’waqtu, sabiex il-partijiet interessati jkunu jistgħu jifhmu u jagħmlu ġudizzju dwar kwistjonijiet bħall-prestazzjoni tal-entità, jekk hijiex twassal valur għall-flus, u s-sodezza tal-użu li tagħmel mir-riżorsi. Huwa importanti wkoll li l-proċess tal-ġbir tal-informazzjoni u tal-kompilazzjoni tar-rapport annwali jiżgura li l-korp governattiv u l-maniġment superjuri jirrikonoxxu r-riżultati murija.

Jenħtieġ li l-korpi governattivi jivvalutaw il-punt sa fejn ikunu qed japplikaw il-prinċipji tal-governanza tajba, kif stipulati f’dan il-Qafas, u jirrappurtaw pubblikament dwar din il-valutazzjoni, bl-inklużjoni ta’ pjan ta’ azzjoni għal titjib.

Jenħtieġ li l-informazzjoni dwar il-prestazzjoni u r-rapporti finanzjarji li jakkumpanjawha, li jiġu ppubblikati minn entitajiet fis-settur pubbliku, jitħejjew fuq bażi konsistenti u f’waqthom. Jenħtieġ li d-dikjarazzjonijiet jippermettu li jsir tqabbil ma’ entitajiet simili oħra u jitħejjew bl-użu ta’ standards ta’ kwalità għolja li huma aċċettati b’mod internazzjonali. ⁶⁵.

Rakkomandazzjoni tal-Kummissjoni għal kumpaniji kkwotati: jenħtieġ li l-informazzjoni dwar il-governanza tkun ċara, preċiża u komprensiva biżżejjed biex tippermetti li l-azzjonisti, l-investituri u partijiet interessati oħra jiksbu għarfien tajjeb tal-mod li bih titmexxa l-kumpanija. Jenħtieġ ukoll li l-kumpaniji jagħmlu din l-informazzjoni disponibbli b’mod regolari fuq is-siti web tagħhom u jinkludu referenza għas-sit web fir-rapport tagħhom dwar il-ġestjoni⁶⁶.

44

Fost l-Istati Membri tal-UE⁶⁷:

ο21 mit-28 Stat Membru jeħtieġu li l-korpi pubbliċi jippubblikaw dikjarazzjoni dwar il-kontroll intern u/jew dikjarazzjoni dwar il-governanza;

ο18-il Stat Membru joħorġu r-rapporti finanzjarji tagħhom fi żmien 6 xhur minn tmiem is-sena (li minnhom, 9 jħejju l-kontijiet fuq il-bażi tad-dovuti);

οfi 12-il Stat Membru r-rapporti finanzjarji li jkopru l-istruttura tal-gvern ċentrali jiġu ffirmati mill-Ministru tal-Finanzi;

ο12-il Stat Membru jħejju l-kontijiet ibbażati fuq id-dovuti, filwaqt li 4 oħra mexjin lejn preżentazzjoni bbażata fuq id-dovuti (ġeneralment skont l-IPSAS);

οSeba’ Stati Membri jirrikjedu l-pubblikazzjoni ta’ rapport tal-kumitat tal-awditjar.

… iżda inqas minn kemm jipprovdu ħafna organizzazzjonijiet oħra

45

Meta nqabblu l-kontijiet annwali awditjati tal-UE (inklużi l-FSD&A) mal-gwida u mal-prattika fi bnadi oħra (ara l-Figura 6 u l-paragrafi 43 sa 44), aħna nsibu dan li ġej:

οtħejjija tal-kontijiet fuq il-bażi tad-dovuti: kif deskritt fil-paragrafu 40, mill-2005 ‘l hawn il-Kummissjoni bdiet tħejji l-kontijiet tal-UE fuq il-bażi tad-dovuti, f’konformità mal-IPSAS.

οsommarju taċ-ċifri ewlenin: l-FSD&A jipprovdi stampa ġenerali taċ-ċifri ewlenin mill-kont tar-riżultat ekonomiku u l-karta tal-bilanċ, u minn strumenti ta’ prefinanzjament u strumenti finanzjarji.

οopinjoni tal-awditur indipendenti: il-kontijiet (kif inhuma ppubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali) huma akkumpanjati minn opinjoni tal-awditur indipendenti. (Dokumenti oħra li jidhru li għandhom xi wħud mill-karatteristiki tal-informazzjoni annwali dwar l-obbligu ta’ rendikont (bħar-Rapport ta’ Sinteżi u r-Rapport Finanzjarju) mhumiex akkumpanjati minn opinjoni indipendenti tal-awditjar).

οtqabbil bejn ir-riżultati baġitarji u finanzjarji: fil-kontijiet annwali l-Kummissjoni tinkludi tqabbil eżawrjenti tar-riżultati baġitarji u finanzjarji.

οanaliżi tal-istrutturi u l-kwistjonijiet ta’ governanza: il-Kummissjoni ma tipproduċix dikjarazzjoni annwali dwar il-governanza jew dwar il-kontroll intern, f’konformità mal-aħjar prattika u l-prattika komuni tal-Istati Membri (ara l-paragrafu 44)⁶⁸. Dokument bħal dan kien ġie prodott fl-2007, b’rispons għal rakkomandazzjoni tal-Awditur Intern⁶⁹, iżda ma sibna l-ebda evidenza li dan kien ġie approvat mill-Kummissjoni. Ġejna infurmati li attwalment il-Kummissjoni qed taġġorna d-dikjarazzjoni tal-2007 tagħha dwar il-governanza u li din se tiġi ppreżentata lill-Kulleġġ tal-Kummissarji. Mill-2014 ‘il hawn, il-Kummissjoni bdiet tinkludi stampa ġenerali tar-rwoli istituzzjonali, tar-responsabbiltajiet tal-atturi finanzjarji fi ħdan il-Kummissjoni, u tal-proċedura ta’ kwittanza fl-FSD&A.

οid-daħla (jew ir-rapport) tal-President/uffiċjal għoli: il-kontijiet tal-UE mhumiex akkumpanjati minn daħla ta’ spjegazzjoni mill-President (jew minn xi membru ieħor tal-Kummissjoni). Il-korp governattiv tal-Kummissjoni ma jassumix is-sjieda tiegħu tal-kontijiet annwali billi jipproduċi daħla jew rapport narrattiv mill-President jew mill-Kummissarju għall-Baġit. Madankollu, ir-Rapport Finanzjarju li jiġi ppubblikat separatament (ara l-Figura 7) huwa ppreċedut minn daħla mill-Viċi President għall-baġit.

οdiskussjoni dwar ir-riskju ta’ tranżazzjonijiet jew attivitajiet irregolari: ir-referenzi għar-riskju ta’ tranżazzjonijiet irregolari fil-kontijiet tal-UE u fl-informazzjoni li takkumpanjahom huma limitati. Fl-2015, il-Kummissjoni introduċiet taqsima separata fl-FSD&A dwar ir-riskji u l-inċertezzi, u l-miżuri li ttieħdu biex dawn “jiġġarrbu jew jiġu mmitigati”, skont l-IPSASB RPG2 (ara wkoll il-paragrafu 42). Din tindirizza biss ir-riskji finanzjarji: ir-riskji operazzjonali u strateġiċi mhumiex koperti.

οstima tal-livell tal-irregolarità: il-Kummissjoni tipprovdi kwantifikazzjoni tar-riskju ta’ tranżazzjonijiet irregolari fir-Rapport ta’ Sinteżi (li issa huwa inkluż fl-AMPR), iżda mhux mal-kontijiet annwali awditjati.

οrapport informattiv dwar l-attivitajiet ta’ matul is-sena:

-il-kontijiet tal-UE jipprovdu informazzjoni dwar il-prestazzjoni finanzjarja, iżda mhux dwar il-prestazzjoni mhux finanzjarja⁷⁰,

-ma hemmx deskrizzjoni tal-mudell kummerċjali tal-UE (ara l-Anness II), u lanqas rapport dwar l-attivitajiet ewlenin,

-l-FSD&A jiffoka fuq il-pjan il-ġdid tal-Kummissjoni aktar milli fuq l-objettivi u l-istrateġija tal-UE taħt l-istrateġija EU2020.

οir-rapport dwar il-projezzjoni/is-sostenibbiltà fuq terminu twil: il-Kummissjoni ma takkumpanjax il-kontijiet b’xi projezzjoni tas-sostenibbiltà fuq terminu twil/medju tal-finanzi tal-UE.

οdeskrizzjoni tar-rwol u konklużjonijiet tal-Kumitat tal-Awditjar: il-kontijiet annwali mhumiex akkumpanjati minn test li jiġbor fil-qosor ir-rwol u l-konklużjonijiet tal-APC.

Figura 6

Ħarsa ġenerali lejn ir-rapporti u l-kontijiet annwali ta’ korpi tas-settur pubbliku magħżula (ara l-Anness III)

Sors: Il-QEA.

46

Il-kontijiet annwali tal-UE ma jipprovdux stampa ġenerali tal-governanza, il-prestazzjoni u l-istrateġija tal-Kummissjoni bi tqabbil mar-riskji għall-ilħuq tal-miri tagħha. L-informazzjoni ta’ qofol hija mifruxa bejn id-dokumenti fil-livell korporattiv u f’dak tad-direttorati ġenerali, li jiġu ppreżentati separatament matul is-sena (u dan spiss ikun tard wisq biex jitqiesu flimkien mal-awditjar tal-kontijiet annwali). Xi wħud mill-elementi li mhumiex inklużi fil-kontijiet annwali (il-paragrafu 45) huma preżenti f’rapporti oħrajn (il-Figura 7). Ir-Rapport Finanzjarju huwa ppreċedut minn daħla mill-Kummissarju għall-Baġit fejn tiġi ppreżentata informazzjoni dwar l-attivitajiet ta’ matul is-sena. Ir-riskji operazzjonali u strateġiċi huma diskussi sa ċertu punt fid-dokumenti ta’ ppjanar (il-pjanijiet strateġiċi u ta’ ġestjoni tad-direttorati ġenerali). Ir-riskju ta’ tranżazzjonijiet irregolari huwa deskritt fir-Rapport dwar il-Ġestjoni u l-Prestazzjoni. Dokument dwar il-metodi ta’ ħidma tal-Kummissjoni Ewropea li ġie approvat ftit wara li nħatret il-Kummissjoni attwali jkopri xi elementi tal-arranġamenti ta’ governanza tal-Kummissjoni⁷¹. Madankollu, il-Kulleġġ tal-Kummissarji ma jipproduċix dikjarazzjoni annwali li fiha jassumi r-responsabbiltà għall-kontroll intern u għall-ġestjoni tar-riskju fil-Kummissjoni.

47

Fid-19 ta’ Lulju 2016, erba’ ġimgħat wara li bgħatna l-abbozz ta’ dan ir-rapport lill-Kummissjoni u ġimgħa wara l-għeluq tal-awditjar tagħna tal-kontijiet annwali, il-Kummissjoni ħarġet “Pakkett ta’ Rappurtar Finanzjarju Integrat” li jikkonsisti f’erba’ rapporti⁷². Preċedentement, tnejn minn dawn kienu jiġu ppubblikati aktar tard fis-sena. Filwaqt li nilqgħu din l-inizjattiva biex tiġi pprovduta spjegazzjoni aktar kompleta tal-attivitajiet u l-finanzi tal-UE f’data aktar bikrija, dan is-sett ta’ rapporti, bl-eċċezzjoni tal-kontijiet annwali, ma kienx suġġett għall-awditu. Dan jirrappreżenta pass ulterjuri, wara l-introduzzjoni tal-FSD&A fl-2014, fid-direzzjoni tal-produzzjoni ta’ rapport uniku (jew ġabra unika ta’ rapporti) ta’ obbligu ta’ rendikont li jkun suġġett għal aċċertament estern.

Mill-2013 ‘il hawn il-Kummissjoni rrappurtat livell materjali ta’ żball fl-infiq tagħha

48

Fejn ikun hemm riskju għoli ta’ irregolarità l-aħjar prattika hija kemm li jiġi diskuss ir-riskju kif ukoll li jiġu kkwantifikati l-livell u l-impatt probabbli. Kif semmejna hawn fuq, il-Kummissjoni għandha ħafna membri tal-persunal li jaħdmu fil-qasam tal-awditjar u tal-kontroll, u l-leġiżlazzjoni tal-UE teħtieġ ukoll li jsiru kontrolli estensivi fuq l-infiq mill-korpi li jimmaniġġjaw il-fondi tal-UE. Ir-rappurtar tal-Kummissjoni dwar dan is-suġġett jagħti attenzjoni sinifikanti ħafna lill-”kapaċità korrettiva” (il-possibbiltà li l-klejms għall-infiq jiġu rifjutati wara li jkunu ġew inizjalment aċċettati mill-Kummissjoni) aktar milli lill-kwantifikazzjoni u l-analiżi tan-natura tal-iżbalji li huwa jidentifika. Id-dokument ewlieni dwar dan (“Il-Protezzjoni tal-Baġit tal-UE” — ara l-Figura 7) ma jipprovdi l-ebda stima tal-livell ta’ irregolarità li huwa preżenti fi klejms inizjali jew fil-klejms li jkunu ġew approvati għar-rimborż.

Figura 7

Ħarsa ġenerali lejn ir-rapporti perjodiċi ewlenin tal-Kummissjoni (it-twaqqit huwa dak applikabbli fl-2015 u fis-snin preċedenti — ara l-paragrafu 47)

1Fl-2016 il-Kummissjoni għaqqdet is-Sinteżi tal-kisbiet ta’ ġestjoni tal-Kummissjoni u l-evalwazzjoni tal-finanzi tal-Unjoni bbażata fuq ir-riżultati miksuba f’dokument wieħed, li ġie approvat mill-Kummissjoni u li ntbagħat lill-Qorti fil-5 ta’ Lulju.

Sors: Il-QEA.

49

Fl-2013 il-Kummissjoni rrikonoxxiet għall-ewwel darba fir-Rapport ta’ Sinteżi li l-infiq tal-UE huwa milqut minn livell materjali ta’ żball (ara t-Tabella 3). Il-metodoloġija tal-Kummissjoni għall-istimar tal-livell ta’ żball tagħha żviluppa matul is-snin, parzjalment b’rispons għall-pressjoni mill-Parlament (il-Kaxxa 14).

Kaxxa 14

Pressjoni mill-Parlament: divulgazzjoni tal-ammont f’riskju

Fir-riżoluzzjoni tal-kwittanza 2013 il-Parlament Ewropew talab lill-Kummissjoni “biex tkompli tikkjarifika l-kalkolu tal-ammont f’riskju biex tispjega l-impatt stmat tal-mekkaniżmi korrettivi fuq din iċ-ċifra”⁷³.

50

Ma hemmx mekkaniżmi għas-sorveljanza tax-xogħol tad-direttorati tal-awditjar f’dan ir-rigward, minbarra l-analiżijiet limitati tal-IAS (ara l-paragrafu 26) li ilhom jitwettqu għal 11-il direttorat ġenerali u aġenzija eżekuttiva mill-2013. Il-Kummissjoni teħtieġ informazzjoni ta’ kwalità tajba biex tkun tista’ tipprovdi stimi affidabbli tal-livell ta’ żball. Fil-passat aħna rrappurtajna dwar l-azzjonijiet li għandhom jittieħdu biex tittejjeb l-affidabbiltà taċ-ċifri tal-Kummissjoni⁷⁴.

51

Aħna nqisu bħala prattika tajba l-approċċ tad-DĠ DEVCO⁷⁵ li huwa differenti mill-arranġamenti normali u juża mudell li għandu xi similaritajiet⁷⁶ mal-mudell tal-Istati Uniti għall-istimar tal-livell ta’ żball fl-infiq (IPERIA) (il-Kaxxa 15 u t-Tabella 3).

Kaxxa 15

L-IPERIA

Fl-Istati Uniti, Att tal-Kungress jirrikjedi li l-aġenziji kollha tal-gvern iwettqu ttestjar suffiċjenti tal-pagamenti proprji tagħhom biex jikkalkulaw stima statistikament valida tal-ammont annwali ta’ pagamenti mhux xierqa f’dawk il-programmi fejn l-analiżi tar-riskju tissuġġerixxi li pagamenti bħal dawn x’aktarx jaqbżu l-1.5 % tal-ammont totali mħallas. L-aġenziji jintalbu jippubblikaw ir-riżultat kemm bħala total estrapolat kif ukoll bħala perċentwal tal-pagamenti magħmula. L-awdituri tal-aġenziji tal-gvern jintalbu jirrappurtaw dwar jekk il-proċess tal-produzzjoni u tal-pubblikazzjoni ta’ dawn iċ-ċifri jikkonformax mal-Att rilevanti tal-Kungress⁷⁷.

Pagamenti mhux xierqa huma definiti bħala:

οammonti skorretti mħallsa lil riċevituri eliġibbli;

οpagamenti li jsiru lil riċevituri ineliġibbli;

οpagamenti għal oġġetti jew servizzi mhux riċevuti;

οpagamenti doppji; jew

οpagamenti li għalihom ma tkunx instabet biżżejjed dokumentazzjoni jew ma tkun instabet ebda dokumentazzjoni.

Tabella 3

Differenzi u similaritajiet bejn il-mudelli tal-Istati Uniti u tal-UE għall-istimar tal-livell ta’ żball fl-infiq baġitarju

Il-Gvern tal-Istati Uniti
Il-Kummissjoni Ewropea

Responsabbiltà għall-kalkolu tal-livell ta’ żball stmat
Il-maniġers tal-fondi jridu jipprovdu stima statistika tal-livelli ta’ żball
√
parzjalment¹

Kopertura
Il-pagamenti kollha mill-baġit huma suġġetti għall-kampjunar
x
x

Infiq fuq programmi meqjusin bħala riskjużi mill-maniġers tal-fondi jiġi kkampjunat
√
x

Bażi għall-kalkolu tal-iżball
Ittestjar ta’ kampjun tal-operazzjonijiet magħżul bl-użu ta’ metodi statistiċi
√
parzjalment

Azzjonijiet korrettivi (imwettqa mill-maniġers tal-fondi) jistgħu jnaqqsu l-livell ta’ żball stmat
x
√

Preżentazzjoni tal-livell ta’ żball stmat
Żball stmat ippreżentat f’termini ta’ flus kontanti
√
√²

Żball stmat ippreżentat bħala perċentwal
√
√²
2013 u 2015

Riżultati tal-ġestjoni
Livell medju ta’ żball għall-2013-2015
4.0%
Minn 2,6% sa 3.1%³

Livell ta’ żball għall-2015
4.4%
Minn 2.3% sa 3.1%

1Madankollu, il-Kummissjoni tirrikjedi li l-maniġers fl-Istati Membri jħejju stimi statistiċi f’xi oqsma ta’ nfiq.

2Fir-RS/l-AMPR tagħha, il-Kummissjoni tinkludi kwantifikazzjoni tal-”ammont f’riskju” li aħna nqisu bħala ekwivanti għal-livell ta’ żball.

3Il-Kummissjoni bidlet il-mod li bih hija tikkalkula l-istima tagħha fl-AMPR 2015, meta mqabbel ma’ snin preċedenti. Il-medja tiġi kkalkulata fuq iċ-ċifri ppubblikati.

Hija l-aħjar prattika li l-istimi tal-ammonti f’riskju jkunu bbażati fuq metodoloġija konsistenti

52

Eżaminar ex post tal-infiq jista’ jaqdi iktar minn skop wieħed fi ħdan organizzazzjoni. Dan jista’:

οjwissi lill-maniġers dwar tendenzi ta’ mġiba;

οjiżvela riskji partikolari konnessi mal-leġiżlazzjoni stabbilita;

οjipprovdi bażi għall-iffukar tal-azzjoni sabiex jiġu mmitigati r-riskji;⁷⁸

οjippermetti li l-korp governattiv jivvaluta l-isforzi tal-maniġers superjuri fl-indirizzar tagħhom tar-riskji.

Dawn l-objettivi kollha jirrikjedu li l-organizzazzjoni tipproduċi stimi tal-iżbalji separatament mill-istimi tal-azzjoni korrettiva. Huwa importanti wkoll li l-korp jevalwa l-impatt ta’ żbalji li jirriżultaw minn kawżi differenti.

53

Fl-Istati Uniti, l-Uffiċċju Eżekuttiv tal-President (l-Uffiċċju tal-Ġestjoni u l-Baġit) jagħti struzzjonijiet lill-aġenziji federali dwar kif jagħmlu stimi statistiċi tal-livell ta’ pagamenti mhux xierqa, u b’mod partikolari la jippermetti li l-aġenziji federali joqgħodu fuq awtorappurtar mis-sottoaġenziji jew mir-riċevituri tal-pagamenti bħala l-uniku sors għal stimi ta’ pagamenti mhux xierqa⁷⁹, u lanqas jaslu għal total nett ta’ pagamenti mhux xierqa billi jikkalkulaw l-impatt tal-azzjoni ta’ rkupru. L-awdituri tal-aġenziji tal-gvern (l-Ispetturi Ġenerali) huma meħtieġa jivvalutaw jekk l-aġenziji kinux jikkonformaw mal-IPERIA. Aġenziji li l-programmi tagħhom ikunu ġew irrappurtati bħala li ma jikkonformawx għal tliet snin sussegwenti huma meħtieġa jippreżentaw proposti lill-Kungress għall-awtorizzazzjoni mill-ġdid tal-programmi, jew li jibdlu l-istatuti li jkunu stabbilewhom⁸⁰.

Rapporti introdotti permezz tar-riforma Prodi għadhom jiffurmaw il-bażi għar-rappurtar intern tal-Kummissjoni

54

Ir-riforma introduċiet għodod ta’ ppjanar u monitoraġġ fil-Kummissjoni. Kull direttorat ġenerali ħejja pjan ta’ ġestjoni (MP) għas-sena ta’ wara, maħsub sabiex l-objettivi ta’ politika fil-programm ta’ ħidma tal-Kummissjoni jiġu trasposti f’objettivi operazzjonali konkreti. Fl-2016, il-Kummissjoni aġġustat dawn l-arranġamenti billi ssostitwiet l-MPs bi Pjanijiet Strateġiċi (SPs) fuq ħames snin u Pjanijiet Annwali ta’ Ġestjoni (AMPs)⁸¹.

55

Ir-RAA huwa rapport dwar il-ġestjoni (rapport intern) mid-direttur ġenerali lill-membri tal-Kummissjoni⁸². Ir-RAA jkopri l-ġestjoni u l-kontroll intern u t-twassil ta’ objettivi u attivitajiet ewlenin identifikati fl-MP. Ir-RAA jinkludi dikjarazzjoni mid-direttur ġenerali jew mill-kap tad-dipartiment dwar l-informazzjoni pprovduta fih.

56

Jekk id-direttur ġenerali ma jkunx jista’ jagħmel dikjarazzjoni kompleta, huwa joħroġ “riżerva” (jiġifieri jikkwalifika l-aċċertament mogħti).

57

Il-Kummissjoni tiġbor fil-qosor id-diversi RAA u tikkummenta dwarhom f’rapport annwali li sal-2015 kien magħruf bħala r-Rapport ta’ Sinteżi (RS) (prodott b’mod konġunt mis-SĠ u mid-DĠ BUDG). Minkejja t-talbiet mill-Parlament (ara l-Kaxxa 16), il-Kummissjoni ma tipprovdix aċċertament espliċitu permezz ta’ dan id-dokument: kif deskritt hawn fuq (il-Figura 4) hija tipprovdi dikjarazzjoni li bl-approvazzjoni tar-RS tkun qed tassumi “responsabbiltà politika” għall-azzjonijiet tal-Kummissjoni. Id-diversi titoli tar-RS u l-forom differenti li bihom il-Kummissjoni esprimiet id-dmirijiet tagħha jidhru fil-Figura 8.

Kaxxa 16

Pressjoni mill-Parlament: il-forniment ta’ aċċertament

Il-Parlament Ewropew spiss għamel pressjoni għal dikjarazzjoni iktar espliċita mill-Kummissjoni.

2003: huwa appella lill-Kummissjoni sabiex tikkonverti r-Rapport Annwali ta’ Sinteżi f’dikjarazzjoni ta’ aċċertament konsolidata dwar il-kontrolli finanzjarji u ta’ ġestjoni tal-Kummissjoni fl-intier tagħhom⁸³.

2010: huwa appella lill-Kummissoni sabiex tkompli ttejjeb il-governanza korporattiva tagħha u tinforma lill-awtorità ta’ kwittanza dwar l-azzjonijiet u l-miżuri meħuda billi:

οtinkorpora dawk l-elementi ta’ governanza korporattiva meħtieġa jew proposti mil-liġi tal-Unjoni dwar il-kumpaniji, li hija rilevanti għall-istituzzjonijiet tal-Unjoni;

οtieħu miżuri li jippermettu li l-President jiffirma l-kontijiet, u tippreżenta flimkien mal-kontijiet:

-deskrizzjoni tar-riskji u tal-inċertezzi li jistgħu jaffettwaw l-ilħuq tal-objettivi ta’ politika kif ukoll dikjarazzjoni li fiha l-President, flimkien mal-kulleġġ tal-kummissarji, jaċċetta r-responsabbiltà għall-ġestjoni tar-riskju; u

-dikjarazzjoni formali dwar il-Governanza Korporattiva li turi biċ-ċar liema standards internazzjonali għall-governanza korporattiva qed jiġu segwiti mill-Kummissjoni kif ukoll spjegazzjonijiet oġġettivi u kompleti jekk ikun hemm il-ħtieġa li titbiegħed mir-rakkomandazzjoni tal-kodiċi tal-governanza korporattiva (il-prinċipju “konformità jew spjegazzjoni”)”⁸⁴.

Il-Kummissjoni ma laqgħetx ir-rakkomandazzjoni.

2013: il-Parlament appella lill-Kummissjoni sabiex toħroġ, fir-rapport ta’ sinteżi tagħha, “dikjarazzjoni ta’ assigurazzjoni” xierqa bbażata fuq ir-rapporti annwali tal-attività tad-Diretturi Ġenerali⁸⁵.

Figura 8

Mir-Rapport ta’ Sinteżi għar-Rapport Annwali dwar il-Ġestjoni u l-Prestazzjoni

1L-Artikolu 318 tat-TFUE jirrikjedi li l-Kummissjoni tippreżenta, lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill, rapport ta’ evalwazzjoni dwar il-finanzi tal-Unjoni bbażat fuq ir-riżultati miksuba, li mhuwiex kopert b’dan ir-rapport.

Sors: Il-QEA.

21Skont l-Artikolu 17(2) tat-TUE, l-atti leġiżlattivi tal-UE “ma jistgħux jiġu adottati ħlief fuq proposta tal-Kummissjoni, ħlief fejn it-Trattati jipprovdu mod ieħor”.

22Pereżempju fil-politika tal-kompetizzjoni.

23F’dan ir-rapport aħna nużaw it-terminu “direttorat ġenerali” biex inkopru kemm direttorat ġenerali kif ukoll dipartiment.

24F’dan ir-rapport aħna nużaw it-terminu “direttur ġenerali” biex inkopru kemm direttur ġenerali kif ukoll kap ta’ dipartiment.

25Chartered Institute of Public Finance and Accountancy (CIPFA)/Federazzjoni Internazzjonali tal-Kontabilisti (IFAC), “International Framework: Good Governance in the Public Sector” (Qafas Internazzjonali: Governanza Tajba fis-Settur Pubbliku), 2014, p. 9.

26Komunikazzjoni mill-President lill-Kummissjoni: The Working Methods of the European Commission 2014-2019 (Il-Metodi ta’ Ħidma tal-Kummissjoni Ewropea 2014-2019). C(2014) 9004, p. 7.

27Komunikazzjoni mill-President lill-Kummissjoni: The Working Methods of the European Commission 2014-2019 (Il-Metodi ta’ Ħidma tal-Kummissjoni Ewropea 2014-2019). C(2014) 9004, p. 2.

28Ġestjoni Bbażata fuq l-Attività.

29Magħrufa ukoll bħala kabinetti.

30Il-Kummissjoni tiddefinixxi direttur tar-riżorsi bħala l-persuna mill-bord tat-tmexxija li huwa responsabbli mill-ġestjoni tar-riżorsi fil-livell tad-DĠ, inklużi l-ipprogrammar, ir-riżorsi umani u l-ġestjoni tar-riżorsi finanzjarji, (SEC(2003) 59 final).

31Il-Kumitat ta’ Esperti Indipendenti, it-Tieni Rapport dwar ir-Riforma tal-Kummissjoni, 1999, p. 118.

32L-Artikolu 234 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

33L-Artikolu 65.1 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta’ Ottubru 2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (ĠU L 298, 26.10.2012, p. 1).

34L-Artikolu 66.1 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.

35Il-Kumitat tal-Parlament Ewropew għall-Kontroll tal-Baġit.

36PE 393.916v01-00, 3.9.2007, p. 2-3.

37A new Framework for Resource Management and Internal Auditing in the Commission, Final Report of the Planning and Co-ordination Group “Internal Audit” (Qafas ġdid għall-Ġestjoni tar-Riżorsi u tal-Awditjar Intern fil-Kummissjoni, Rapport Finali tal-Grupp għall-Ippjanar u l-Koordinazzjoni “Awditjar Intern”), Frar 2000, p. 2.

38Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni, SEC(2000) 560.

39Mit-total tal-persunal tal-IAS, 31 jaħdmu fuq l-aġenziji ddeċentralizzati u korpi awtonomi oħra. Ix-xogħol tagħhom ma jiġix ippreżentat lill-APC tal-Kummissjoni.

40CIPFA/IFAC, “International Framework: Good Governance in the Public Sector” (Qafas Internazzjonali: Governanza Tajba fis-Settur Pubbliku), 2014, p. 29.

41Kif jidher, pereżempju, permezz tal-konferenza “Verstehen” tal-2002 li fiha l-Kap tal-IAS ippromwova l-kunċett ta’ “awditu uniku”.

42L-IAS għamel din ir-rakkomandazzjoni għall-ewwel darba fid-Dokument ta’ ħidma li jakkumpanja l-Opinjoni kumplessiva għas-sena 2010.

43KUMM(2007) 280 finali tat-30 ta’ Mejju 2007 “Rapport annwali lill-Awtorità tar-Rilaxx (Awtorità ta’ Kwittanza) dwar il-verifiki interni (awditi interni) li saru fl-2006”, p. 12.

44IAS, “Final audit report on risk management in the Commission” (Ir-rapport finali tal-awditjar dwar il-ġestjoni tar-riskju fil-Kummissjoni) (IAS.B1-2009-4 COMM-001).

45Ir-Rapport tal-Awditjar tal-IAS: Final Audit Report on Risk Management in the Commission (Ir-Rapport Finali tal-Awditjar dwar il-Ġestjoni tar-Riskju fil-Kummissjoni), IAS.B1-2009-Y COMM-001, l-Anness 2, il-kummenti mis-SĠ u mid-DĠ BUDG: ir-Rakkomandazzjoni 1.

46CIPFA/IFAC, “International Framework: Good Governance in the Public Sector” (Qafas Internazzjonali: Governanza Tajba fis-Settur Pubbliku), 2014, p. 29-30.

47C(2015) 3014 final “Charter of the Audit Progress Committee of the European Commission - C(2015) 3014.” (Karta tal-Kumitat għall-Progress tal-Awditjar tal-Kummissjoni Ewropea - C(2015) 3014).

48C(2015) 3014 final “Charter of the Audit Progress Committee of the European Commission” (Karta tal-Kumitat għall-Progress tal-Awditjar tal-Kummissjoni Ewropea), p. 2.

49Id-definizzjoni mogħtija mill-COSO, il-Kumitat tal-Organizzazzjonijiet li Jisponsorjaw il-Kummissjoni Treadway, 2013 COSO Internal Control — Integrated Framework (Kontroll Intern — Qafas Integrat, COSO 2013. © Il-Kumitat tal-Organizzazzjonijiet li Jisponsorjaw il-Kummissjoni Treadway (COSO). Id-drittijiet kollha huma miżmuma. Użat bil-permess.

50L-Artikolu 32.2 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.

51Overview of the state of internal control in the Commission services in 2014 (Ħarsa ġenerali lejn l-istat tal-kontroll intern fis-servizzi tal-Kummissjoni fl-2014), ARES (2015) 1930721 – 07/05/2015, p. 21.

52Ir-Rapport Annwali 2015 dwar il-Ġestjoni u l-Prestazzjoni għall-Baġit tal-UE.

53Sors: Kontroll Intern — Qafas Integrat, COSO 2013. © Il-Kumitat tal-Organizzazzjonijiet li Jisponsorjaw il-Kummissjoni Treadway (COSO). Id-drittijiet kollha huma miżmuma. Użat bil-permess.

54Tqajmet kwistjoni simili mill-IAS f’Dokument ta’ Ħidma li jappoġġa l-Opinjoni Kumplessiva għall-2015 fejn intqal li tinħtieġ stampa ġenerali fil-livell tal-istituzzjoni biex proċessi komuni, bħall-prevenzjoni u d-detezzjoni ta’ frodi, ikunu effettivi fil-protezzjoni tal-istituzzjoni fl-intier tagħha. L-IAS jirrakkomanda li jenħtieġ li jittieħdu miżuri ċentrali fil-livell korporattiv biex jiġi żgurat approċċ konsistenti, affidabbli, komplet u komprensiv fil-livell operazzjonali, u tiġi żgurata stampa kumplessiva tal-kwistjonijiet li jikkonċernaw lill-Kummissjoni kollha kif ukoll tal-kosteffettività tal-miżuri li jittieħdu. Jenħtieġ li s-servizzi ċentrali jsaħħu l-gwida tagħhom lid-direttorati ġenerali/lis-Servizzi biex itejbu l-effettività tal-kontrolli fil-livell operazzjonali tad-direttorati ġenerali/tas-Servizzi. Ir-rakkomandazzjonijiet kollha qed jiġu indirizzati taħt pjanijiet ta’ azzjoni.

55Dan id-dokument ma baqax jinħareġ mill-2015.

56L-IAS joħroġ “konklużjoni limitata dwar il-kontroll intern” biex jappoġġa r-RAA, minflok “opinjoni annwali”.

57COM(2000) 358 finali tat-28 ta’ Ġunju 2000: Protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Komunitajiet - Il-ġlieda kontra l-frodi - Għal approċċ strateġiku ġenerali.

58COM(2011) 376 final tal-24 ta’ Ġunju 2011 “Strateġija tal-Kummissjoni Kontra l-Frodi”. Din kompliet tibni fuq il-Komunikazzjoni dwar il-prevenzjoni tal-frodi (KUMM(2007) 806 final).

59CIPFA/IFAC, “International Framework: Good Governance in the Public Sector” (Qafas Internazzjonali: Governanza Tajba fis-Settur Pubbliku), 2014, p. 31.

60Parti mill-informazzjoni li organizzazzjonijiet simili jipprovdu flimkien mal-kontijiet f’rapport annwali kienet magħmula disponibbli fir-rapport ta’ sinteżi (ara l-paragrafu 57 u l-Figura 8).

61COM(2015) 377 final, p. 6.

62KUMM(2010) 2020 finali tat-3 ta’ Marzu 2010 “Ewropa 2020 - Strateġija għal tkabbir intelliġenti, sostenibbli u inklussiv”.

63Il-Kunsill huwa deskritt bħala l-forum li fih il-Gvernijiet jiddefendu l-interessi nazzjonali ta’ pajjiżhom, filwaqt li l-interessi tal-UE kollha kemm hi huma promossi mill-Kummissjoni Ewropea. COM(2015) 377 final, p. 7.

64Id-Direttiva 2014/95/UE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-22 ta’ Ottubru 2014 li temenda d-Direttiva 2013/34/UE fir-rigward tad-divulgazjoni ta’ informazzjoni mhux finanzjarja u dwar id-diversità minn ċerti impriżi u gruppi kbar (ĠU L 330, 15.11.2014, p. 1), il-Kunsill dwar ir-Rappurtar Integrat (IRC), il-kriterji tal-għoti tal-”Building Public Trust Awards” (Premji għall-Bini ta’ Fiduċja Pubblika), l-IPSASB Recommended Practice Guidelines (Il-Linji Gwida tal-IPSASB dwar il-Prattika Rakkomandata) u l-linji gwida tal-OECD.

65CIPFA/IFAC, “International Framework: Good Governance in the Public Sector” (Qafas Internazzjonali: Governanza Tajba fis-Settur Pubbliku), 2014, p. 31.

66Rakkomandazzjoni tal-Kummissjoni tad-9 ta’ April 2014 dwar il-kwalità tar-rappurtar dwar il-governanza korporattiva (”konformità jew spjegazzjoni”) (ĠU L 109, 12.4.2014, p. 43).

67Aħna kkuntattjajna l-istituzzjonijiet supremi tal-awditjar (SAIs) fit-28 Stat Membru, sabiex niksbu għarfien approfondit dwar il-mod kif jitħejjew il-kontijiet, il-forniment ta’ informazzjoni mhux finanzjarja, u r-responsabbiltà għall-iffirmar tal-kontijiet.

68Kumpaniji kkwotati fl-UE huma rikjesti, b’Direttiva tal-UE, li jinkludu dikjarazzjoni dwar it-tmexxija korporattiva fir-rapport tagħhom dwar il-ġestjoni.

69Ir-Rapport Annwali lill-awtorità tar-rilaxx (awtorità ta’ kwittanza) dwar il-verifiki interni (awditi interni) li saru fl-2006, KUMM(2007) 280 finali, p. 12, il-Konklużjoni Nru 5.

70Id-dokumenti msemmija mill-Kummissjoni fir-risposta tagħha jsiru disponibbli biss wara l-ikkompletar tal-awditjar tal-kontijiet annwali.

71Eż. Il-Komunikazzjoni mill-President lill-Kummissjoni: The Working Methods of the European Commission 2014-2019 (Il-Metodi ta’ Ħidma tal-Kummissjoni Ewropea 2014-2019). C(2014) 9004.

72Ir-Rapport annwali dwar il-ġestjoni u l-prestazzjoni; ir-Rapport finanzjarju; il-Komunikazzjoni dwar il-protezzjoni tal-baġit tal-UE; il-Kontijiet annwali.

73P8_TA-(2015)0118, il-paragrafu 27.

74Ara l-paragrafu 1.20 tar-Rapport Annwali 2010 (ĠU C 326, 10.11.2011), il-paragrafi 1.22, 1.23 u 1.25 tar-Rapport Annwali 2011 (ĠU C 344, 12.11.2012), il-paragrafi 1.41-1.42 u 1.44-1.45 tar-Rapport Annwali 2012 (ĠU C 331, 14.11.2013), il-paragrafi 1.29-1.30 u 1.32 tar-Rapport Annwali 2013 (ĠU C 398, 12.11.2014), il-paragrafi 1.50, 1.53-1.54, u 1.65 tar-Rapport Annwali 2014 (ĠU C 373, 10.11.2015), il-paragrafi 1.35 u 1.48 tar-Rapport Annwali 2015, il-paragrafi 61-63, 69-70, 81-88 u 113-114 ta’ “Agrikoltura u koeżjoni: ħarsa ġenerali lejn l-infiq tal-UE għall-2007-2013”, (http://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/PL14_AR13/PL14_AR13_MT.pdf).

75Ara wkoll it-taqsima dwar l-”Istudju tal-2015 dwar ir-rata tal-iżball residwu (RER)” fir-Rapport annwali dwar l-attivitajiet iffinanzjati mit-8, mid-9, mill-10 u mill-11-il Fond Ewropew għall-Iżvilupp (FEŻ).

76Il-kalkolu huwa bbażat fuq metodu li huwa statistikament validu.

77Attwalment l-Att tal-2012 dwar l-Eliminazzjoni ta’ Pagamenti Mhux Xierqa u t-Titjib tal-Irkupru (IPERIA). Ċerti aġenziji bdew jirrappurtaw għall-ewwel darba pagamenti mhux xierqa fl-2003, kif mitlub mill-Att tal-2002 dwar l-Informazzjoni fuq Pagamenti Mhux Xierqa (IPIA).

78Qafas għall-mitigazzjoni huwa pprovdut mill-approċċ Four Ts (Erba’ T): Trattament, Tolleranza, Trasferiment u Terminazzjoni.

79Madankollu, l-aġenzija tista’ tikkoordina dan ix-xogħol max-xogħol imwettaq minn awdituri oħra. L-Uffiċċju Eżekuttiv tal-President, l-Uffiċċju tal-Ġestjoni u l-Baġit, l-Appendiċi C għaċ-ċirkulari Nru A-123: requirements for effective estimation and remediation of improper payments (rekwiżiti għal stimar u rimedju effettivi ta’ pagamenti mhux xierqa), 2014.

80PAGAMENTI MHUX XIERQA: l-Att dwar l-Uffiċjali Kapijiet Finanzjarji (CFO): jeħtieġ li l-aġenziji jtejbu l-isforzi tagħhom biex jindirizzaw il-problemi ta’ konformità, il-GAO, Ġunju 2016.

81Il-Pjan Strateġiku huwa mibni madwar l-objettivi li jridu jintlaħqu b’appoġġ tat-twassil tal-prijoritajiet tal-Kummissjoni matul il-mandat kollu tagħha (jiġifieri 2016-2019 għal dan iċ-ċiklu ta’ ppjanar) u jipprovdi l-qafas għad-dettalji ta’ implimentazzjoni li għandhom jiġu speċifikati fil-Pjan Annwali ta’ Ġestjoni li jitfassal sussegwentement.

82Ir-Rapporti Annwali tal-Attività jiġu ppubblikati wara l-pubblikazzjoni tal-AMPR. Filwaqt li s-SĠ, id-DĠ BUDG u l-IAS janalizzaw ir-RAA (l-“evalwazzjoni bejn il-pari”) u l-IAS iwettaq għadd żgħir ta’ awditi ta’ “analiżi limitata” kull sena, id-direttur ġenerali jieħu l-aħħar deċiżjoni dwar il-kontenut tar-rapport.

83P6_TA(2005)0092, il-paragrafu 62.

84P7_TA(2012)0153, il-paragrafu 35.

85Ara n-nota 74 f’qiegħ il-paġna.

Konklużjonijiet u rakkomandazzjonijiet

58

Il-Kummissjoni hija organizzazzjoni kumplessa responsabbli għal baġit annwali ta’ iktar minn EUR 140 biljun. Hija rnexxielha tikseb tiġdid maġġuri tal-arranġamenti ta’ governanza tagħha fl-ewwel 10 snin tal-millennju, pereżempju bil-ħolqien tal-IAS⁸⁶, bit-twaqqif tal-APC⁸⁷, bl-applikazzjoni ta’ standards internazzjonali għall-kontroll intern⁸⁸ u għall-kontabbiltà⁸⁹. Madankollu, l-aħjar prattika baqgħet tevolvi. Għalkemm ittieħdet xi azzjoni⁹⁰, aħna identifikajna oqsma li fihom l-arranġamenti ta’ governanza tal-Kummissjoni b’fokus fuq l-awditjar, il-ġestjoni finanzjarja u l-kontroll ma jimxux ma’, jew ma jissodisfawx bis-sħiħ, l-aħjar prattika kif stipulata fl-istandards jew kif ġiet stabbilita mill-korpi internazzjonali u pubbliċi li aħna għażilna bħala punti ta’ riferiment.

59

Id-distinzjoni li ssir bejn ir-”responsabbiltà politika tal-kummissarji” u r-responsabbiltà operazzjonali tad-diretturi ġenerali tfisser li mhux dejjem kien ċar jekk ir-”responsabbiltà politika” tinkludix ir-responsabbiltà għall-azzjonijiet tad-direttorati ġenerali jew hijiex distinta minnha (ara l-paragrafi 21 u 22). Riformi organizzazzjonali reċenti qed jibdew jindirizzaw xi wħud mir-riskji ta’ kultura ta’ kompartimentalizzazzjoni (“silo” culture)⁹¹. Iżda biex tkompli tindirizza r-riskji ewlenin il-Kummissjoni trid tkompli ssaħħaħ l-istruttura ta’ governanza fl-istituzzjoni kollha.

60

L-IAS jiffoka l-isforzi tiegħu fuq is-sistemi ta’ kontroll intern tal-Kummissjoni. Operazzjonijiet barra mill-Kummissjoni — l-infiq li l-Kummissjoni hija responsabbli għalih — huma r-responsabbiltà tal-unitajiet ta’ verifikazzjoni ex post fid-direttorati ġenerali inkarigati mill-infiq (ara l-paragrafi 25 sa 26). Dan għandu impatt fuq l-informazzjoni ppreżentata lill-kumitat tal-awditjar tal-Kummissjoni - l-APC. Ir-rwol tal-APC (u l-parteċipazzjoni ta’ membri indipendenti u esterni) huwa iktar limitat minn dak tal-kumitati tal-awditjar fil-korpi internazzjonali li għażilna bħala punti ta’ riferiment (ara l-paragrafi 30 sa 31).

61

Fil-qasam tal-kontroll intern, wara l-implimentazzjoni tal-COSO 1992, il-Kummissjoni riesqa lejn il-qafas COSO 2013. Filwaqt li l-Kummissjoni pproduċiet żewġ komunikazzjonijiet dwar il-frodi u strateġija kontra l-frodi (AFS), dan ir-riskju mhuwiex rifless fil-qafas attwali ta’ kontroll intern (il-paragrafu 39). Dan jista’ jkollu impatt negattiv fuq l-effettività tal-eżerċizzju ta’ valutazzjoni tad-direttorati ġenerali rigward il-frodi⁹², u jesponi lill-Kummissjoni għar-riskju potenzjali ta’ frodi.

62

Mill-2005 ‘l hawn il-Kummissjoni pproduċiet kontijiet annwali skont l-istandards internazzjonali. Madankollu, minkejja innovazzjonijiet reċenti li jinvolvu kooperazzjoni mal-Qorti, il-Kummissjoni għadha tippubblikahom aktar tard mill-maġġoranza tal-Istati Membri tal-UE (ara l-paragrafu 44 u l-Figura 7).

63

Reċentement, il-Kummissjoni bdiet takkumpanja l-kontijiet b’informazzjoni mhux finanzjarja. Madankollu, minkejja t-titjib, hija xorta waħda għadha tipprovdi inqas informazzjoni mhux finanzjarja flimkien mal-kontijiet milli jipprovdu l-organizzazzjonijiet l-oħrajn li kkunsidrajna. L-informazzjoni hija mifruxa f’bosta dokumenti fil-livell korporattiv u f’dak tad-direttorati ġenerali (ara l-paragrafi 45 sa 47).

64

Mill-2013 ‘il hawn il-Kummissjoni rrikonoxxiet li l-infiq tal-UE huwa milqut minn livell materjali ta’ żball. L-istimi individwali tad-direttorati ġenerali dwar il-livell ta’ nfiq irregolari mhumiex ibbażati fuq metodoloġija konsistenti (ara l-paragrafi 50 sa 53).

65

L-aħjar prattika kompliet tevolvi mir-riformi Prodi ‘l hawn. Għalkemm ittieħdet xi azzjoni, aħna nikkonkludu li l-Kummissjoni ma timxix ma’, jew ma tissodisfax bis-sħiħ, l-aħjar prattika fl-oqsma li ġejjin:

οil-kopertura mill-IAS ta’ kwistjonijiet ta’ governanza ta’ livell għoli (il-paragrafi 25 sa 26);

οil-kompożizzjoni tal-APC (il-paragrafu 31); u

οil-kopertura mill-APC:

-tar-riżultati tal-awditjar estern,

-tal-ġestjoni tar-riskju,

-tar-rappurtar finanzjarju u r-rappurtar dwar il-prestazzjoni, u

-tax-xogħol tad-direttorati tal-awditjar u tal-unitajiet ta’ verifikazzjoni ex post tal-Kummissjoni (il-paragrafi 26, 30 sa 31);

οil-kunsiderazzjoni tar-riskju ta’ frodi fil-qafas ta’ kontroll intern (il-paragrafu 39);

οit-twaqqit tal-pubblikazzjoni tar-rapporti finanzjarji (il-paragrafu 44);

οl-akkumpanjament tar-rapporti finanzjarji:

-b’dikjarazzjoni dwar il-governanza,

-b’rapport tal-President,

-b’diskussjoni tar-riskji operazzjonali u strateġiċi,

-b’rapport dwar il-prestazzjoni mhux finanzjarja,

-b’informazzjoni dwar l-attivitajiet ta’ matul is-sena u dwar l-ilħuq tal-objettivi ta’ politika,

-b’rapport dwar ir-rwol u l-konklużjonijiet tal-Kumitat tal-Awditjar; u

-b’dikjarazzjoni dwar is-sostenibbiltà fiskali fuq terminu medju u fuq terminu twil (il-Figura 7 u l-paragrafu 45).

οil-konsistenza tal-kalkolu tal-livell ta’ nfiq irregolari u tal-analiżi tar-riżultati fid-direttorati ġenerali kollha (il-paragrafu 53).

66

Jenħtieġ li l-Kummissjoni jew tikkonforma mal-aħjar prattika, jew inkella tispjega għalfejn tqis li mhuwiex xieraq li tagħmel dan (ara n-nota 19 f’qiegħ il-paġna):

Rakkomandazzjoni 1 — Tfisser ir-raġunijiet tagħha fejn hija ma tikkonformax mal-aħjar prattika

Meta tiddeċiedi li ma ssegwix l-aħjar prattika kif inhu mitlub mill-entitajiet Ewropew ta’ interess pubbliku, jenħtieġ li l-Kummissjoni tfisser ir-raġunijiet tagħha għala ma tkunx għamlet dan.

Data ta’ implimentazzjoni fil-mira: April 2017.

Rakkomandazzjoni 2 — Tikkonforma mal-aħjar prattika

Jenħtieġ li l-Kummissjoni:

(a)tistieden lill-IAS biex iwettaq aktar xogħol tal-awditjar dwar kwistjonijiet ta’ governanza ta’ livell għoli;

(b)tikkompleta l-proċess tal-allinjar tal-qafas ta’ kontroll intern tagħha mal-prinċipji tal-COSO 2013;

(c)tkompli tavvanza d-data tal-pubblikazzjoni tal-kontijiet annwali;

(d)tiġbor flimkien informazzjoni diġà preżenti f’rapporti eżistenti sabiex tifforma rapport uniku, jew ġabra unika ta’ rapporti ta’ obbligu ta’ rendikont, li, minbarra l-kontijiet, ikun jinkorpora wkoll:

οdikjarazzjoni dwar il-governanza,

οrapport tal-President,

οdiskussjoni tar-riskji operazzjonali u strateġiċi,

οrapport dwar il-prestazzjoni mhux finanzjarja,

οinformazzjoni dwar l-attivitajiet ta’ matul is-sena u dwar l-ilħuq tal-objettivi ta’ politika,

οrapport dwar ir-rwol u l-konklużjonijiet tal-Kumitat tal-Awditjar, u

οdikjarazzjoni dwar is-sostenibbiltà fiskali fuq terminu medju u fuq terminu twil, flimkien ma’, fejn xieraq, links għal informazzjoni li, tkun tinsab f’rapporti oħra;

(e)tippreżenta dan ir-rapport uniku, jew ġabra unika ta’ rapporti ta’ obbligu ta’ rendikont, għall-awditjar tal-kontijiet u għal kontrolli mill-awditur li informazzjoni oħra ppreżentata fih tkun konsistenti mal-informazzjoni kontabilistika;

(f)tippubblika, bħala parti mill-kontijiet annwali jew mill-informazzjoni li takkumpanjahom, stima tal-livell ta’ żball ibbażata fuq metodoloġija konsistenti;

(g)taġġorna u tippubblika l-arranġamenti tagħha ta’ governanza fuq bażi regolari u tispjega l-għażla tagħha tal-istrutturi u l-proċessi fir-rigward tal-qafas li tagħżel;

(h)tibdel l-APC f’kumitat tal-awditjar b’maġġoranza ta’ membri indipendenti u esterni, u tespandi l-mandat tiegħu sabiex dan ikopri l-ġestjoni tar-riskju, ir-rappurtar finanzjarju u x-xogħol u r-riżultati tal-unitajiet ta’ verifikazzjoni ex post u tad-direttorati tal-awditjar.

Data ta’ implimentazzjoni fil-mira: April 2018.

Dan ir-Rapport ġie adottat mill-Awla V, immexxija mis-Sur Lazaros S. LAZAROU, Membru tal-Qorti tal-Awdituri, fil-Lussemburgu fil-laqgħa tagħha tal-20 ta’ Settembru 2016.

Għall-Qorti tal-Awdituri

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
President

86Ara l-paragrafi 23 sa 24.

87Ara l-paragrafi 27 sa 29.

88Il-COSO, ara l-paragrafi 32 sa 34.

89L-IPSAS, ara l-paragrafi 40 sa 41.

90Inklużi l-pubblikazzjoni, flimkien mal-kontijiet tal-UE bbażati fuq id-dovuti, tad-diskussjoni u l-analiżi tar-rapport finanzjarju, ir-rappurtar dwar il-prestazzjoni (li fl-2015 irriżulta f’integrazzjoni mar-rappurtar dwar il-ġestjoni fir-rapport annwali dwar il-ġestjoni u l-prestazzjoni) u t-tranżizzjoni għall-kontroll intern aġġornat – qafas integrat, COSO 2013.

91Ara l-paragrafu 17.

92Il-valutazzjonijiet tar-riskju tad-direttorati ġenerali kontra l-frodi mhumiex ikkoordinati biżżejjed mal-eżerċizzju annwali ta’ ġestjoni tar-riskju, jew huma ta’ livell għoli wisq biex jieħdu inkunsiderazzjoni l-istruttura eżistenti ta’ kontroll intern. Huma ma jindirizzawx l-elementi kollha taċ-ċiklu tal-frodi, u ma jkoprux il-modi kollha ta’ ġestjoni. Barra minn hekk, ir-riskji identifikati fl-AFS mhumiex ipprijoritizzati u ma jistgħux jiġu rikonċiljati individwalment jew identifikati b’azzjonijiet fil-pjan ta’ azzjoni tal-AFS (id-Dokument ta’ ħidma tal-IAS li jappoġġa l-Opinjoni Kumplessiva għall-2015, Mejju 2016).

Annessi

Anness I

Il-Qafas GGPS u l-COSO 2013

Sors: Il-QEA.

Anness II

Elementi ewlenin ta’ oqfsa magħżula ta’ rappurtar korporattiv

Id-Direttiva 2014/95/UE
IIRC
Building Trust Award (Premju għall-Bini ta’ Fiduċja) (ir-Renju Unit)
Il-Linja Gwida ta’ Prattika Rakkomandata Nru 2 tal-IPSASB
Linji Gwida tal-OECD għal Intrapriżi Multinazzjonali (III Divulgazzjoni)

Governanza
Governanza korporattiva
Governanza
Narrattiva li turi b’mod ċar l-istruttura u t-ton ta’ governanza fil-quċċata.
Informazzjoni trasparenti dwar kif il-Bord jaħdem b’mod effettiv sabiex imexxi l-organizzazzjoni
Governanza
Strutturi u politiki ta’ governanza

Riskji
Ir-riskji prinċipali relatati ma’ dawk il-kwistjonijiet marbuta mal-operazzjonijiet tal-impriża inklużi, fejn ikun rilevanti u proporzjonat, ir-relazzjonijiet kummerċjali, il-prodotti jew is-servizzi tagħha li x’aktarx jikkawżaw impatti negattivi fuq dawk l-oqsma, u kif l-impriża timmaniġġja dawk ir-riskji
Riskji u opportunitajiet
Konnessjoni bejn ir-riskji, l-objettivi strateġiċi u n-narrattiva tar-rapport annwali
Riskji kwantifikati.
Diskussjoni dwar kif id-dinamika tal-profil tar-riskju evolviet maż-żmien
Riskji u inċertezzi: Riskji u inċertezzi b’impatt finanzjarju, miżuri ta’ mitigazzjoni tar-riskju, riskji interni u esterni
Informazzjoni dwar sistemi għall-ġestjoni tar-riskji u għall-konformità mal-liġijiet, u dwar dikjarazzjonijiet jew kodiċijiet tal-kondotta kummerċjali.
Fatturi tar-riskju previdibbli

Prestazzjoni finanzjarja u mhux finanzjarja
"Tirrikjedi li titħejja informazzjoni skont qafas rikonoxxut (oqfsa nazzjonali, ibbażati fl-Unjoni jew internazzjonali).
Pubblikazzjoni mal-kontijiet jew separatament (fi żmien sitt xhur).
Ir-rapport mhux finanzjarju jinkludi referenzi għall-ammonti rrappurtati fir-rapporti finanzjarji annwali u spjegazzjonijiet addizzjonali dwarhom.
KPIs mhux finanzjarji rilevanti għan-negozju partikolari"
Prospettiva
Riflessjoni li tinftiehem u ġusta tal-prestazzjoni finanzjarja, li tkun konsistenti mar-rapporti finanzjarji ta’ bażi.
Diskussjoni tal-prestazzjoni attwali mqabbla mal-prestazzjoni mistennija/ibbaġitjata.
KPIs ikkwantifikati allinjati mal-objettivi strateġiċi. Valutazzjoni bbilanċjata tal-għanijiet milħuqa u tal-prestazzjoni skont il-mira
Informazzjoni dwar ir-rapporti finanzjarji u l-varjanzi u x-xejriet.
Tqabbil bejn il-baġit u l-ammonti reali fir-rapporti finanzjarji
Riżultati finanzjarji u operattivi tal-kumpanija

Kwistjonijiet soċjali u tal-persunal
Kwistjonijiet soċjali u tal-impjegati.
Rispett lejn id-drittijiet tal-bniedem
Il-kapitali: Finanzjarji, Manifatturati, Intellettwali, Umani, Soċjali u relazzjonali u Naturali
Diskussjoni u analiżi kwantitattiva tal-fatturi tan-nies fl-organizzazzjoni.
Dettalji tal-opportunitajiet indaqs u tad-diversità
-
Kwistjonijiet li jirrigwardaw l-impjegati u partijiet interessati oħrajn

Objettivi u strateġiji
-
L-istrateġija u l-allokazzjoni tar-riżorsi. Inputs
Dikjarazzjoni ċara tal-iskopijiet.
Fehma bbilanċjata tal-progress imqabbel mal-objettivi
Informazzjoni dwar objettivi u strateġiji.
Missjoni u viżjoni
Objettivi tal-kumpanija

Mudell kummerċjali
Deskrizzjoni fil-qosor tal-mudell kummerċjali.
Deskrizzjoni tal-politiki segwiti mill-impriża, inklużi l-proċessi tad-diliġenza dovuta implimentati.
L-eżiti ta’ dawn il-politiki
Mudell kummerċjali (attivitajiet kummerċjali li joħolqu valur fuq terminu qasir, medju u fit-tul).
Il-proċess tal-ħolqien tal-valur: gruppi ta’ partijiet interessati, kwistjonijiet materjali ewlenin, Riskji, Objettivi strateġiċi, Motivaturi tal-valuri, KPIs, Miri, Impatt
Mudelli differenti ta’ twassil.
Narrativa dwar kif l-operat kummerċjali jappoġġja objettivi parlamentari usa’. Kunsiderazzjoni tal-investiment kapitali u kif dan jikseb valur għall-flus
-
-

Elementi preżenti fl-oqfsa kollha
Elementi preżenti f’4 minn 5 oqfsa
Elementi preżenti fi 3 minn 5 oqfsa

Sors: Il-QEA.

Anness III

Ħarsa ġenerali lejn ir-rapporti u l-kontijiet annwali ta’ korpi tas-settur pubbliku magħżula

| Kontijiet konsolidati tal-UE għall-2014¹ | Rapport Annwali 2015 tal-Fond Ewropew tal-Investiment | Rapport finanzjarju 2015 tal-Bank Ewropew tal-Investiment | Rapport Finanzjarju 2015 tal-Istati Uniti | Comptes de l’état 2014 (Franza)
Kontabbiltà bbażata fuq id-dovuti | Iva | Iva | Iva | Iva | Iva
Sommarju taċ-ċifri ewlenin | Iva | Iva | Iva | Iva | Iva
Akkumpanjat mill-opinjoni tal-awditur indipendenti | Iva | Iva | Iva | Iva | Ippubblikata separatament
Tqabbil bejn ir-riżultat baġitarju u dak finanzjarju | Iva | Ippubblikat separatament | Ippubblikat separatament | Iva | Iva
Analiżi tal-istrutturi u l-kwistjonijiet ta’ governanza | Mogħtija fil-qosor² | Iva | Iva | Iva | Iva
Daħla (jew rapport) tal-President/Uffiċjal għoli | Ippubblikata separatament | Iva | Ippubblikat separatament | Iva | Ippubblikata separatament
Diskussjoni tar-riskju ta’ tranżazzjonijiet jew attivitajiet irregolari | Ippubblikata separatament | Le³ | Le³ | Iva | Le
Stima tal-livell ta’ irregolarità | Ippubblikata separatament | Le | Le | Iva | Le
Rapport informattiv dwar l-attivitajiet ta’ matul is-sena | Ippubblikat separatament | Iva | Iva | Iva | Iva
Rapport dwar il-projezzjoni/is-sostenibbiltà fuq terminu twil | Le | Ippubblikat separatament | Ippubblikat separatament | Iva | Iva
Deskrizzjoni tar-rwol u l-konklużjonijiet ta’ kumitat tal-awditjar | Le | Iva | Iva | Le | Mogħtija fil-qosor

Sors: Il-QEA.

1Ara l-paragrafi 45 u 46.

2Ara l-paragrafu 45.

3Mhux applikabbli. Dawn ir-rapporti ma jinkludux diskussjoni dwar ir-riskju ta’ tranżazzjonijiet jew attivitajiet irregolari. Madankollu aħna għandna indikazzjonijiet li ma hemmx livelli materjali ta’ irregolarità.

Risposta tal-Kummissjoni

Sommarju eżekuttiv

It-tweġiba Komuni tal-Kummissjoni għall-paragrafi minn I sa IV:

Il-Kummissjoni tirrikonoxxi l-importanza ta’ qafas tal-ogħla livell għall-governanza. Il-Kummissjoni qiegħda tagħmel ħilitha biex tikkonforma mal-aħjar prattika rilevanti u li qed tevolvi stabbilita fl-istandards jew implimentata minn korpi internazzjonali jew pubbliċi u sejra tkompli tadatta l-istruttura ta’ governanza tagħha.

Il-prinċipji ġenerali tal-qafas tal-governanza tal-Kummissjoni (jiġifieri, l-awtorità, il-kontabilità, id-dmirijiet u r-responsabbiltajiet, il-ħatra u r-riżenja tal-Kummissjoni u tal-membri tagħha, it-trasparenza) huma minquxa fit-trattati tal-UE.

Il-Kulleġġ jiddelega l-kompiti operattivi lid-dipartimenti tiegħu. Sabiex tiżgura li kull dipartiment tal-Kummissjoni jkun implimenta l-istruttura organizzattiva u s-sistemi ta’ kontroll intern l-aktar xierqa li jiżguraw li jintlaħqu l-objettivi tagħha, il-Kummissjoni ddefinixxiet il-karatteristiċi minimi fil-livell korporattiv, li huma bbażati fuq il-qafas tas-COSO rikonoxxut fuq livell internazzjonali. Fir-Rapport Annwali tal-2015 dwar il-Ġestjoni u l-Prestazzjoni (AMPR, Annual Management and Performance Report) tagħha, il-Kummissjoni rrapportat dwar l-implimentazzjoni effettiva ta’ dawn l-istandards.

L-arranġamenti tal-governanza applikabbli għall-Kummissjoni Ewropea huma mfassla skont in-natura supranazzjonali tal-istituzzjoni jew l-istruttura partikolari tagħha b’Kulleġġ ta’ Kummissarji appoġġat minn korpi amministrattivi permanenti. Dawk il-karatteristiċi kienu l-bażi għad-deċiżjonijiet meħudin fl-2000 dwar l-istruttura ta’ governanza tal-Kummissjoni. Dawn ikkunsidraw ukoll ir-rapport tal-Kumitat ta’ Esperti Indipendenti u l-Opinjonijiet tal-Qorti Nri 4/97 u 1/2000. L-arranġamenti tal-kontroll u tal-awditjar tal-Kummissjoni huma solidi, komprensivi u fil-preżent qed jiġu mtejba biex jikkonformaw bis-sħiħ mal-prinċipji tal-Kontroll Intern tal-2013 tal-COSO. Barra dan, l-IAS jikkonforma kompletament mal-istandards tal-professjoni tal-awditjar intern kif muri minn assessur tal-kwalità estern. Dawn l-arranġamenti jippermettu lill-Kummissjoni teżerċita sorveljanza robusta fuq il-funzjonament tal-istruttura ta’ governanza.

Ara wkoll it-tweġiba tal-Kummissjoni għal VI.

V

Il-prinċipji ġenerali tal-qafas tal-governanza tal-Kummissjoni (jiġifieri, l-awtorità, il-kontabilità, id-dmirijiet u r-responsabbiltajiet) huma minquxa fit-trattati tal-UE. Il-Kulleġġ jadotta r-Rapport Annwali dwar il-Ġestjoni u l-Prestazzjoni għall-Baġit tal-UE u jassumi r-responsabbiltà politika ġenerali għall-ġestjoni tal-Baġit tal-UE. Il-Kummissjoni tikkunsidra li dan jinkludi l-kontabilità għall-ħidma tas-servizzi tagħha.

F’termini operattivi, is-sorveljanza sseħħ, l-ewwel permezz tal-arranġamenti prattiċi li jirregolaw ir-relazzjonijiet ta’ ħidma bejn il-membri tal-Kummissjoni, il-kabinetti u s-servizzi, it-tieni permezz tal-APC fuq bażi regolari fil-każ tar-rakkomandazzjonijiet kollha tal-IAS u t-tielet, permezz ta’ rapportar ċar mill-Uffiċjali Awtorizzanti b’Delega (AODs) lill-Kummissjoni permezz tar-Rapporti Annwali tal-Attività (AARs) u d-Dikjarazzjonijiet tal-Assigurazzjoni mill-AODs, u l-Opinjoni ġenerali tal-Awditur Intern. Ara wkoll it-tweġibiet tal-Kummissjoni għall-paragrafi 55 u 57.

L-indirizzar tal-kultura tad-dipartimentaliżmu kienet prijorità tal-Kummissjoni l-ġdida. Din implimentat struttura ġdida mal-Viċi Presidenti għas-sorveljanza ta’ oqsma ta’ politika usa’ u t-titjib tar-rwol ta’ koordinazzjoni tas-Segretarjat Ġenerali u ta’ Servizzi Ċentrali oħrajn, u permezz ta’ diversi gruppi ta’ tmexxija korporattivi inkluż il-Grupp ta’ Tmexxija għall-Ġestjoni Bbażata fuq l-Attività (ABM) u l-Grupp ta’ Diretturi tar-Riżorsi.

VI

B’konformità mal-aħjar prattika, mar-Regolament Finanzjarju u l-Karta tiegħu, l-IAS huwa meħtieġ jiffoka fuq is-sistemi tal-ġestjoni u tal-kontroll tad-DĠs li huma responsabbli biex jiżguraw il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet, inkluż l-awditjar tal-funzjoni tal-verifika/awditjar ex-post ta’ dawk id-DĠs. Minbarra l-awditu fuq il-governanza tas-sigurtà tal-informazzjoni, kienu koperti wkoll oqsma oħrajn ta’ governanza, pereżempju:

οIl-proċess tal-istabbiliment tal-objettivi fil-kuntest tal-pjan ta’ ġestjoni;

οIl-proċess tar-Rapportar Annwali tal-Attività;

οIl-governanza tal-Istrateġiji Kontra l-Frodi.

L-APC huwa biss wieħed mid-diversi mezzi eżistenti li jiffaċilita s-sorveljanza tal-Kulleġġ tal-prattiki tal-Kummissjoni tal-governanza, tal-ġestjoni tal-immaniġġjar tar-riskju u tal-kontroll intern. Il-mezz primarju huwa permezz tal-mekkaniżmi tal-komunikazzjoni formali msemmija fl-arranġament tal-ħidma bejn il-Kummissarji, il-kabinetti tagħhom u s-servizzi tal-Kummissjoni (il-laqgħat regolari, id-diskussjoni dwar il-Pjanijiet Strateġiċi, il-Pjanijiet tal-Ġestjoni, ir-Rapporti Annwali tal-Attività, eċċ) li permezz tagħhom il-Kummissjoni l-ewwel, u l-Kulleġġ wara jiġu informati.

L-immaniġġjar tar-riskju, ir-rapportar finanzjarju u r-riżultati tal-funzjoni tal-verifiki/awditjar ex-post jaqgħu taħt ir-responsabbiltà tal-Grupp ta’ Tmexxija tal-ABM, l-SĠ, id-DĠ BUDG, u l-AODs rilevanti.

VII

B’konformità mal-Qafas Kunċettwali tal-IPSASB għall-GPFRs,¹ li jipprevedi li l-GPFRs “probabbilment jinkludu diversi rapporti”, b’kull wieħed jindirizza aktar direttament il-ħtiġijiet speċifiċi tal-partijiet ikkonċernati differenti, il-Kummissjoni tipprovdi Pakkett Integrat għar-Rapportar Finanzjarju. Dan jikkonsisti mir-Rapport Annwali dwar il-Ġestjoni u l-Prestazzjoni (AMPR), ir-Rapport Finanzjarju, il-Komunikazzjoni dwar il-Protezzjoni tal-Baġit tal-UE u l-Kontijiet Annwali tal-UE. L-informazzjoni ppreżentata f’dan il-pakkett hija tal-istess livell ta’ dik ipprovduta mill-entitajiet ta’ riferiment magħżulin mill-Qorti. Barra dan, hemm aktar informazzjoni disponibbli fid-dokumenti bħad-Diskors tal-President dwar l-Istat tal-Unjoni, ir-Rapport Ġenerali annwali dwar l-Attività tal-Unjoni Ewropea, ir-Rapport ta’ Segwitu dwar ir-Rakkomandazzjonijiet ta’ Kwittanza, eċċ).

VIII L-ewwel punt

Il-Kummissjoni taċċetta din ir-rakkomandazzjoni. Il-Kummissjoni tagħmel ħilitha biex tikkonforma mal-aħjar prattika rilevanti u li qed tevolvi stabbilita fl-istandards jew minn korpi internazzjonali jew pubbliċi (ara t-tweġibiet għall-paragrafi I-IV, VIII, 24-26, 44-49) u se tkompli tadatta l-istruttura tal-governanza tagħha.

VIII It-tieni punt

Il-Kummissjoni taċċetta din ir-rakkomandazzjoni b’konformità mal-Artikolu 116.2 tar-Regoli ta’ applikazzjoni tar-Regolament Finanzjarju (ara wkoll it-tweġiba tal-Kummissjoni għar-rakkomandazzjoni 2.h).

VIII It-tielet punt

Il-Kummissjoni taċċetta din ir-rakkomandazzjoni. L-arranġamenti tal-kontroll tal-Kummissjoni (li jinkludu l-IAS) huma solidi, komprensivi u qed jiġu mtejba biex jikkonformaw bis-sħiħ mal-prinċipji tal-Kontroll Intern tal-2013 tal-COSO. Dawn jippermettu lill-Kummissjoni teżerċita sorveljanza adegwata fuq il-funzjonament tal-istruttura tal-governanza.

VIII Ir-raba’ punt

Il-Kummissjoni taċċetta din ir-rakkomandazzjoni.

Ara t-tweġiba għall-paragrafu 62.

VIII Il-ħames punt

Il-Kummissjoni taċċetta r-rakkomandazzjoni biex toħroġ sensiela ta’ rapporti b’mod li jtaffi r-riskji addizzjonali rigward id-disponibbiltà u l-kwalità tal-informazzjoni. Ara wkoll it-tweġiba għar-rakkomandazzjoni 2.e).

Il-Kummissjoni diġà ħadet passi f’din id-direzzjoni permezz tal-pubblikazzjoni fid-19 ta’ Lulju 2016 tal-Pakkett Integ rat għar-Rapportar Finanzjarju.

Rapport uniku tal-kontabilità ma jkunx adegwat u ma jikkonformax mal-Qafas Kunċettwali għall-GPFR tal-IPSASB li jgħid b’mod ċar li l-GPFRs, li għandhom bħala għan li jipprovdu informazzjoni utli għall-kontabilità u t-teħid ta’ deċiżjonijiet, “probabbilment jinkludu diversi rapporti, b’kull wieħed iwieġeb aktar direttament għal ċerti aspetti tal-għanijiet tar-rapportar finanzjarju”. B’konformità mal-Qafas Kunċettwali, il-Kummissjoni tipprovdi jew se tipprovdi d-dokumenti li ġejjin li jkopru l-elementi identifikati mill-Qorti:

VIII Il-ħames punt — L-ewwel inċiż

Il-Kummissjoni qed taħdem fuq aġġornament tad-Dikjarazzjoni dwar il-Governanza.

VIII Il-ħames punt — It-tieni inċiż

Fil-kuntest tal-Kummissjoni, id-Diskors dwar l-Istat tal-Unjoni, li jiġi ppreżentat f’Settembru, jikkorrispondi mar-rapport tal-President.

VIII Il-ħames punt — It-tielet inċiż

Minbarra l-informazzjoni fl-AMPR, il-Kummissjoni tirrapporta u tikkomunika b’mod estensiv dwar ir-riskji operattivi u strateġiċi fid-Diskors dwar l-Istat tal-Unjoni, u fil-pjanijiet strateġiċi u ta’ ġestjoni ta’ kull DĠ.

VIII Il-ħames punt — Ir-raba’ inċiż

L-informazzjoni dwar il-prestazzjoni mhux finanzjarja hija disponibbli fl-AARs u fl-AMPR.

VIII Il-ħames punt -Il-ħames inċiż

Ir-Rapport Ġenerali dwar l-Attività tal-Unjoni u l-AMPR fihom informazzjoni dwar l-attivitajiet li jitwettqu matul is-sena u l-ilħuq tal-għanijiet ta’ politika.

VIII Il-ħames punt — Is-sitt inċiż

Ir-Rapport Annwali tal-APC jiġbor fil-qosor il-konklużjonijiet tal-APC rigward is-sodisfazzjon tal-missjoni tiegħu u jenfasizza kwistjonijiet li l-APC jkun ressaq għall-attenzjoni tal-Kulleġġ. Il-ħidma tal-APC hija msemmija fir-Rapporti ta’ Sinteżi u fl-AMPR fl-2015. Se jkun hemm taqsima speċifika fl-AMPRs futuri dwar ir-rwol u l-konklużjonijiet tal-APC.

VIII Il-ħames punt — Is-seba’ inċiż

B’mod partikolari minħabba d-differenzi fid-dimensjoni tad-dejn (jiġifieri l-kapaċità li jiġu ssodisfati l-impenji finanzjarji jew għal finanzjament mill-ġdid jew żieda fid-dejn) u fid-dimensjoni tad-dħul (jiġifieri l-kapaċità li jiġu varjati l-livelli eżistenti ta’ tassazzjoni jew jiġu introdotti sorsi ġodda ta’ dħul), il-Baġit tal-UE ma jistax jitqabbel mal-baġits tal-Istati.

Fil-kuntest tal-UE, il-QFP huwa għodda li tiżgura stabbiltà fuq perjodu ta’ żmien medju u twil u l-prevedibbiltà tar-rekwiżiti ta’ pagament u l-prijoritajiet baġitarji futuri. Il-Kummissjoni tipprovdi informazzjoni dwar dawn l-aspetti fl-AMPR, fir-Rapport Finanzjarju u fil-Kontijiet u meta jkun meħtieġ f’rapporti oħrajn.

VIII Is-sitt punt

Il-Kummissjoni parzjalment taċċetta din ir-rakkomandazzjoni.

L-informazzjoni bażi għall-Pakkett Integrat ġdid għar-Rapportar Finanzjarju u r-rapporti kumplimentari sejra tkun disponibbli, sa fejn possibbli (jiġifieri soġġetta b’mod partikolari għall-iskadenzi rilevanti għall-Istati Membri biex jipprovdu d-dejta meħtieġa), għall-Qorti sabiex tkun tista’ tagħmel kontrolli li jikkonċernaw il-konsistenza.

VIII Is-seba’ punt

Il-Kummissjoni taċċetta din ir-rakkomandazzjoni. Din se tkompli tirrapporta dwar l-ammont globali f’riskju fl-AMPR.

VIII It-tmien punt

Il-Kummissjoni taċċetta din ir-rakkomandazzjoni. Din se taġġorna u tippubblika l-arranġamenti ta’ governanza tagħha fuq bażi regolari u tispjega kif tikkonforma mal-istandards internazzjonali u l-prattika tajba.

VIII Id-disa’ punt

Il-Kummissjoni parzjalment taċċetta din ir-rakkomandazzjoni. Il-Kummissjoni sejra tikkunsidra, fil-kuntestt tat-tiġdid f’nofs il-mandat tas-sħubija tal-APC, il-ħruġ ta’ żieda fin-numru ta’ membri esterni b’kompetenza professjonali attestata fl-awditjar u kwistjonijiet relatati u maħturin mill-Kummissjoni wara proċedura miftuħa u trasparenti. L-immaniġġjar tar-riskju, ir-rapportar finanzjarju u r-riżultati tal-funzjoni tal-verifiki/awditjar ex-post jaqgħu taħt ir-responsabbiltà tal-Grupp ta’ Tmexxija tal-ABM, l-SĠ, id-DĠ BUDG, u l-AODs rilevanti. Il-mezzi tal-komunikazzjoni, li jinkludu b’mod partikolari l-AARs, il-Pjanijiet Amministrattivi u Strateġiċi eċċ, jiżguraw li l-AODs jinformaw lill-Kummissarji rispettivi u lill-Kulleġġ, u jippermettu lil dan tal-aħħar jeżerċita sorveljanza xierqa. Barra dan, l-IAS regolarment jawditja l-funzjoni tal-verifika/awditjar ex-post fid-DĠs rilevanti, b’mod partikolari fl-oqsma prinċipali bħall-ġestjoni kondiviża, u s-sejbiet tiegħu jiġu kkunsidrati mill-APC. Il-Kummissjoni sejra tikkunsidra tistieden lill-IAS sabiex iwettaq ħidma ta’ awditjar fuq l-arranġamenti ta’ governanza/sorveljanza li jikkonċernaw l-immaniġġjar tar-riskju, ir-rapportar finanzjarju, u l-funzjoni tal-verifika/awditjar ex-post, b’mod partikolari l-iskrutinju tat-tieni livell, biex tidentifika kwalunkwe titjib fil-prestazzjoni ta’ dawn il-mekkaniżmi.

Osservazzjonijiet

15

L-ewwel karatteristika unika tal-governanza fil-Kummissjoni hija li d-diviżjoni tar-responsabbiltajiet u tal-linji ta’ kontabilità huma stabbiliti fit-Trattat (l-Art 317) u fir-Regolament Finanzjarju (l-Art 66) u deskritti fil-White Paper tal-2000 li kkunsidrat ir-rakkomandazzjonijiet tal-Kumitat tal-Esperti Indipendenti.

It-tieni karatteristika tal-Kummissjoni hija li, kull meta jinħatar Kulleġġ ġdid, jistgħu jiġu riveduti aspetti tal-arranġamenti interni organizzattivi, tal-governanza u tal-kontabilità. Dan jitwettaq permezz tal-ittri ta’ missjoni tal-Kummissarji, il-Metodi ta’ Ħidma tal-Kummissjoni Ewropea (Ara C(2014) 9004) u l-arranġamenti tal-ħidma bil-miktub bejn il-Kummissarji u s-servizzi.

21

Il-prinċipji ġenerali tal-qafas tal-governanza tal-Kummissjoni (jiġifieri l-awtorità, il-kontabilità, id-dmirijiet u r-responsabbiltajiet) huma minquxa fit-trattati tal-UE. Il-Kulleġġ jadotta r-Rapport Annwali dwar il-Ġestjoni u l-Prestazzjoni għall-Baġit tal-UE u jassumi r-responsabbiltà politika ġenerali għall-ġestjoni tal-Baġit tal-UE. Il-Kummissjoni tikkunsidra li dan jinkludi l-kontabilità għall-ħidma tas-servizzi tagħha.

F’termini operattivi, is-sorveljanza sseħħ, l-ewwel permezz tal-arranġamenti prattiċi li jirregolaw ir-relazzjonijiet tax-xogħol bejn il-membri tal-Kummissjoni, il-kabinetti u s-servizzi, it-tieni permezz tal-APC fuq bażi regolari fejn jiġu ttrattati r-rakkomandazzjonijiet kollha tal-IAS u t-tielet, permezz ta’ rapportar ċar mill-AODs lill-Kummissjoni permezz tal-AARs u d-Dikjarazzjonijiet tal-Assigurazzjoni mill-AODs, u l-Opinjoni ġenerali tal-Awditur Intern.

Kaxxa 5 — Ir-responsabbiltà tal-Kummissjoni

Il-Kummissjoni wettqet iżjed bidliet għall-governanza u r-rapportar tagħha bejn l-2007 u l-2016.

23

Il-Kummissjoni abolixxiet l-IACs għaliex, maż-żmien, sar dejjem aktar importanti għall-funzjoni tal-awditu intern li tħares lil hinn mill-konfini ta’ DĠ wieħed. Dan jitwettaq b’mod ħafna aktar effettiv b’funzjoni ta’ awditu intern kompletament ċentralizzat. Barra dan, l-IAS ċentralizzat huwa kompletament indipendenti, u jgħin jiżgura awditi ta’ kwalità tajba. Assessur tal-kwalità estern, filwaqt li approva l-IAS, kien indika nuqqas ta’ sorveljanza indipendenti suffiċjenti tal-IACs u riskju perċepit għall-indipendenza tagħhom.

L-IAS issa qed jipprovdi wkoll lid-Diretturi Ġenerali b’rapport ta’ assigurazzjoni limitat, biex jinforma r-Rapporti Annwali tal-Attività (AARs), kif kienu jagħmlu l-IACs (għall-ewwel darba fi Frar 2016 għas-sena 2015).

24

Il-persunal tal-entitajiet imsemmija mill-Qorti mhuwiex iddedikat kompletament għall-attivitjiet tal-awditjar jew tal-kontroll.

Il-funzjoni tal-verifika/awditjar ex-post f’ħafna DĠs li jonfqu ħafna flus (ħafna drabi msejħa “funzjoni tal-awditjar”) hija parti mis-sistema ta’ kontroll intern tal-Uffiċjal Awtorizzanti b’Delega. Għandha ssir distinzjoni b’mod ċar ta’ dawn mill-funzjoni tal-awditu intern.

25

Minbarra l-awditu fuq il-governanza tas-sigurtà tal-informazzjoni, kienu koperti wkoll oqsma oħrajn ta’ governanza, b’mod partikolari, iżda mhux esklussivament permezz ta’ awditi li jkopru diversi DĠs, pereżempju awditi li jindirizzaw:

οIl-proċess tal-istabbiliment tal-objettivi fil-kuntest tal-pjan ta’ ġestjoni;

οIl-proċess tar-Rapportar Annwali tal-Attività;

οIl-governanza tal-Istrateġiji Kontra l-Frodi;

οIl-governanza tal-ħidma tas-Semestru Ewropew;

οIl-governanza taċ-Ċentru ta’ Appoġġ Komuni ospitat mill-RTD;

οIl-governanza tal-Fondi Fiduċjarji tal-UE,

οIs-superviżjoni tal-aġenziji deċentralizzati;

οIl-governanza fid-dominju tal-IT.

Kaxxa 7 — Ċerti rakkomandazzjonijiet sinifikanti tal-IAS dwar il-governanza ma ġewx segwiti

Il-Kummissjoni qed taħdem fuq reviżjoni tad-Dikjarazzjoni dwar il-Governanza.

26

L-IAS jikkondividi l-valutazzjoni tal-Qorti li r-riskju ta’ nfiq irregolari u illegali huwa importanti. Din hija eżattament ir-raġuni għalfejn madwar 40 sa 50% taż-żmien disponibbli għall-awditi tiegħu jiġu ddedikati għal kompiti ta’ valutazzjoni tas-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll bl-għan li jiġu evitati u skoperti/ikkoreġuti l-irregolaritajiet.

Dan jinkludi awditi importanti fuq l-istrateġiji tal-kontroll tad-DĠ (li jinkludu l-funzjoni tal-verifika/awditjar ex-post) li jkopru l-oqsma tal-infiq tal-politika ewlenin. Dawn ir-rapporti tal-awditjar kollha jintbagħtu lil APC u jiġu indirizzati minnu.

B’konformità mal-aħjar prattika, mar-Regolament Finanzjarju u mal-Karta tiegħu, l-IAS jeħtieġ jiffoka fuq is-sistemi tal-ġestjoni u tal-kontroll tad-DĠs li huma responsabbli biex jiżguraw il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet.

L-APC huwa biss wieħed mid-diversi mezzi eżistenti li jiffaċilita s-sorveljanza tal-Kulleġġ tal-prattiki tal-Kummissjoni tal-governanza, tal-ġestjoni tal-immaniġġjar tar-riskju u tal-kontroll intern. Il-mezz primarju huwa permezz tal-mekkaniżmi tal-komunikazzjoni formali msemmija fl-arranġament tal-ħidma bejn il-Kummissarji, il-kabinetti tagħhom u s-servizzi tal-Kummissjoni (il-laqgħat regolari, id-diskussjoni dwar il-Pjanijiet Strateġiċi, il-Pjanijiet tal-Ġestjoni, ir-Rapporti Annwali tal-Attività, eċċ) li permezz tagħhom il-Kummissjoni l-ewwel, u l-Kulleġġ wara, jiġu informati.

30

Il-Kummissjoni tikkonferma li l-mandat tal-APC tal-2015 jinkludi tisħiħ tas-segwitu tar-rakkomandazzjonijiet tal-QEA. L-APC janalizza r-rapporti tal-QEA u s-sejbiet rilevanti fejn ikun xieraq fil-kuntest tad-diskussjonijiet tematiċi tiegħu abbażi ta’ gruppi ta’ rapporti tal-awditjar tal-IAS.

L-IAS iwettaq awditi fuq l-effettività tal-funzjonijiet tal-verifika/awditjar ex-post f’diversi DĠs li jonfqu ħafna. B’hekk ikopri dan l-element importanti tas-sistema ta’ kontroll intern tal-AOD li għandha l-għan li tipprevjeni u tiskopri/tikkoreġi l-irregolaritajiet (ara t-tweġiba għall-paragrafu 26). L-APC jindirizza dawn il-kwistjonijiet sa fejn dawn huma koperti mill-awditi tal-IAS.

Tweġiba għat-Tabella 2

L-APC jirċievi u jindirizza r-rapporti tal-awditjar kollha tal-IAS, li jkopru l-oqsma tal-immaniġġjar tar-riskju, tal-kontroll intern u tar-rapportar dwar il-prestazzjoni finanzjarja u mhux finanzjarja. B’hekk jiffaċilita s-sorveljanza tal-Kummissjoni billi jiżgura l-indipendenza tal-IAS, u jimmonitorja l-kwalità tal-ħidma tiegħu u s-segwitu tar-rakkomandazzjonijiet. Barra dan, iqis id-dokumenti prinċipali rigward il-qafas tal-kontroll intern.

31

L-immaniġġjar tar-riskju, ir-rapportar finanzjarju u r-riżultati tal-funzjoni tal-verifiki/awditjar ex-post jaqgħu taħt ir-responsabbiltà tal-Grupp ta’ Tmexxija tal-ABM, l-SĠ, id-DĠ BUDG, u l-AODs rilevanti. Il-mezzi tal-komunikazzjoni, li jinkludu b’mod partikolari l-AARs, il-Pjanijiet Amministrattivi u Strateġiċi eċċ, jiżguraw li l-AODs jinformaw lill-Kummissarji rispettivi u lill-Kulleġġ, u jippermettu lil dan tal-aħħar jeżerċita sorveljanza xierqa. Barra dan, l-IAS regolarment jawditja l-funzjoni tal-verifika/awditjar ex-post fid-DĠs rilevanti, b’mod partikolari fl-oqsma prinċipali bħall-ġestjoni kondiviża, u s-sejbiet tiegħu jiġu kkunsidrati mill-APC.

Organizzazzjonijiet oħrajn internazzjonali (il-Programm Dinji tal-Ikel, il-Bank Ewropew tal-Investiment, il-Bank Dinji u n-NU) għandhom strutturi ta’ governanza differenti.

35

Ir-reviżjoni l-ġdida tal-Qafas tal-Kontroll Intern li l-Kummissjoni qed twettaq sejra tindirizza l-osservazzjonijiet kollha tal-Qorti.

36

B’kunsiderazzjoni tal-ispeċifiċitajiet tal-Kummissjoni, il-Prinċipju 2 tal-COSO jrid jitqies minn perspettiva doppja. Fil-livell tad-DĠ kull Direttur Ġenerali jwettaq sorveljanza indipendenti tal-iżvilupp u l-prestazzjoni tal-kontroll intern permezz tal-Koordinatur tal-Kontroll Intern. Fil-livell tal-Kummissjoni, il-Kulleġġ — jiġifieri ekwivalenti għall-Bord tad-Diretturi msemmi fil-Prinċipju 2 tal-COSO — jeżerċita sorveljanza indipendenti tal-iżviluppi u l-prestazzjoni tal-kontroll intern (ara t-tweġiba għall-paragrafu 21).

Is-Servizz Finanzjarju Ċentrali nħoloq biex jipprovdi appoġġ u pariri dwar il-ġestjoni finanzjarja, interpretazzjoni tal-leġiżlazzjoni, il-kontroll intern u l-immaniġġjar tar-riskju iżda mhux biex jissorvelja l-implimentazzjoni attwali tas-sistema ta’ kontroll intern.

37

Il-qafas attwali, kif deċiż fir-riforma tal-Kummissjoni u stipulat bir-regolament finanzjarju, jipprovdi għal definizzjoni tajba tar-responsabbiltajiet u l-kontabilità. Id-DĠs huma meħtieġa jistabbilixxu l-istruttura organizzattiva u s-sistemi ta’ kontroll intern li jinkludu atti ta’ sottodelegazzjoni u s-sistema ta’ rapportar sussegwenti relatata, li jibnu l-assigurazzjoni ġewwa kull DĠ.

Rigward il-bażi biex jiġi determinat jekk id-dikjarazzjonijiet li jsiru fl-AARs humiex ġustifikati, l-istruzzjonijiet (u l-linji gwida) għall-preparazzjoni tal-AARs jipprovdu bażi soda biex jibnu d-Dikjarazzjoni tal-Assigurazzjoni u jirrappreżentaw punt ta’ riferiment ċar li abbażi tiegħu, id-DĠs jinżammu responsabbli. Barra dan, l-AARs fihom taqsima dwar ir-rapporti u l-konklużjoni tal-Awditur Intern dwar l-istat ta’ kontroll tad-DĠ. Fl-aħħar nett, il-proċess ta’ reviżjoni tal-AARs jiżgura l-kwalità tal-AARs sabiex il-livell politiku jkun jista’ jibbaża fuq ir-rappreżentazzjonijiet u l-assigurazzjoni tal-ġestjoni.

Il-Kummissjoni sejra, madankollu, tanalizza jekk ċerti aspetti jistgħux jiġu ċċarati aktar.

38

Il-Kummissjoni rrapportat dwar l-implimentazzjoni tal-Istrateġija tal-Kummissjoni Kontra l-Frodi (CAFS, Commission Anti-fraud Strategy) kull sena, sa mill-2013, fir-Rapport Annwali dwar il-Protezzjoni tal-Interessi Finanzjarji tal-UE (“ir-Rapport tal-Artikolu 325”).

39

Anke jekk tqis li r-riskju tal-frodi huwa kopert biżżejjed fil-metodoloġija u l-gwida għad-DĠs rigward l-istrateġiji kontra l-frodi, il-Kummissjoni fil-preżent qed tipprepara proposta biex tinkludi b’mod speċjali r-riskju ta’ frodi fil-Qafas tal-Kontroll Intern il-ġdid.

42

L-għan tad-Diskussjoni u l-Analiżi dwar id-Dikjarazzjoni Finanzjarja (FSDA) skont il-Linja Gwida Prattika Rakkomandata 2 (RPG 2) tal-IPSASB huwa li tkun ipprovduta “spjegazzjoni tal-punti, it-tranżazzjonijiet u l-avvenimenti sinifikanti ppreżentati fid-dikjarazzjonijiet finanzjarji ta’ entità u l-fatturi li jinfluwenzawhom.”

Għalhekk huwa loġiku li l-FSDA tiffoka fuq l-10 prijoritajiet tal-President għaliex dawn “jirrappreżentaw kontinwazzjoni tal-istrateġija Ewropa 2020” u huma l-ixprunaturi attwali tal-politika tal-Kummissjoni u l-mod ta’ kif jintnefqu l-flus tal-UE. Barra dan, l-FSDA tinkludi wkoll informazzjoni dwar Ewropa 2020. Madankollu, l-FSDA huwa dokument li qed jevolvi. Għalhekk, il-Kummissjoni tibqa’ miftuħa għal diskussjonijiet dwar it-titjib tal-kontenut u l-attenzjoni.

44 It-tielet punt

Il-kontijiet tal-UE huma adottati mill-Kummissjoni.

44 Ir-raba’ punt

Il-Kummissjoni tinnota li s-sistema u r-rapportar tal-kontabilità abbażi tad-dovuti tagħha huma avvanzati sew meta mqabbla ma’ ħafna Stati Membri.

45 It-tieni punt

L-FSDA ppreparata mill-Kummissjoni tikkonforma mal-istruttura u mal-kontenut issuġġeriti mil-Linja Gwida tal-Prattika Rakkomandata 2 (RPG 2) tal-IPSASB.

45 It-tielet punt

Kif tinnota l-Qorti, il-kontijiet huma akkumpanjati mid-Dikjarazzjoni tal-Assigurazzjoni f’Il-Ġurnal Uffiċjali. Il-Kummissjoni tilqa’ wkoll il-possibbiltà li tinkludi l-opinjoni tal-Qorti dwar il-kontijiet fid-dokument tal-kontijiet malli dan jiġi adottat, bħalma huwa l-każ fis-settur privat.

45 Il-ħames punt

Fl-FSDA, il-Kummissjoni tinkludi wkoll informazzjoni dwar il-modalitajiet differenti tal-ġestjoni, ir-rapportar finanzjarju u l-kontabilità.

Il-Kummissjoni qed taħdem fuq reviżjoni tad-Dikjarazzjoni dwar il-Governanza.

45 Is-sitt punt

Il-Kontijiet Annwali tal-UE huma adottati mill-Kummissjoni. Minħabba li r-Rapport Finanzjarju jinkludi daħla, din id-daħla ma ġietx idduplikata fil-kontijiet. Il-Kummissjoni sejra tikkunsidra l-introduzzjoni ta’ daħla fil-futur.

45 Is-seba’ punt

Minbarra l-kontijiet annwali u l-informazzjoni ta’ sostenn, il-Kummissjoni tipproduċi wkoll, b’mod partikolari, ir-Rapport Annwali dwar il-Ġestjoni u l-Prestazzjoni (AMPR, Annual Management & Performance Report), il-Komunikazzjoni dwar il-Protezzjoni tal-Baġit tal-UE u r-Rapport Finanzjarju, ir-Rapport Ġenerali dwar l-Attività tal-UE u d-Diskors dwar l-Istat tal-Unjoni tal-President tal-Kummissjoni Ewropea. Dawn id-dokumenti fihom informazzjoni estensiva mhux finanzjarja u jindirizzaw ir-riskji operattivi u strateġiċi.

Il-Kontijiet Annwali tal-UE jikkonformaw mar-rekwiżiti tal-informazzjoni tal-istandards internazzjonali tal-kontabilità (IPSAS) rilevanti u r-regoli tal-kontabilità tal-UE.

Il-Kummissjoni tirrapporta dwar l-ammonti globali f’riskju fir-rigward tal-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet (l-ammonti f’riskju fil-ħin tal-pagament u l-ammonti fir-riskju mal-għeluq) fl-AMPR. Ir-rapport jiddiskuti wkoll l-oqsma tal-infiq li huma l-aktar suxxettibbli għal żbalji.

45 It-tmien punt

Minħabba li l-AMPR fih kwantifikazzjoni tar-riskji ta’ tranżazzjonijiet irregolari (l-ammonti f’riskju fil-ħin tal-pagament u l-ammonti fir-riskju mal-għeluq), il-Kummissjoni tqis li ma hemmx bżonn li l-informazzjoni tiġi dduplikata. Ara t-tweġiba hawn fuq.

45 Id-disa’ punt — L-ewwel inċiż

Minbarra l-kontijiet annwali u l-informazzjoni ta’ sostenn, il-Kummissjoni tipproduċi wkoll, b’mod partikolari, ir-Rapport Annwali dwar il-Ġestjoni u l-Prestazzjoni (AMPR), il-Komunikazzjoni dwar il-Protezzjoni tal-Baġit tal-UE u r-Rapport Finanzjarju, ir-Rapport Ġenerali dwar l-Attività tal-UE u d-Diskors dwar l-Istat tal-Unjoni tal-President tal-Kummissjoni Ewropea fejn tingħata informazzjoni dwar il-prestazzjoni mhux finanzjarja.

45 Id-disa’ punt — It-tieni inċiż

Minbarra l-kontijiet annwali u l-informazzjoni ta’ sostenn, il-Kummissjoni tipproduċi wkoll, b’mod partikolari, ir-Rapport Annwali dwar il-Ġestjoni u l-Prestazzjoni (AMPR), il-Komunikazzjoni dwar il-Protezzjoni tal-Baġit tal-UE u r-Rapport Finanzjarju, ir-Rapport Ġenerali dwar l-Attività tal-UE u d-Diskors dwar l-Istat tal-Unjoni tal-President tal-Kummissjoni Ewropea.

45 Id-disa’ punt — It-tielet inċiż

L-informazzjoni dwar il-progress fir-rigward tal-miri ewlenin tal-UE 2020 hija aġġornata u ppubblikata regolarment fuq is-sit web tal-EUROSTAT fil-kuntest tas-semestru Ewropej. Ara wkoll it-tweġiba għall-paragrafu 42.

45 L-għaxar punt

B’mod partikolari minħabba d-differenzi fid-dimensjoni tad-dejn (jiġifieri l-kapaċità li jiġu ssodisfati l-impenji finanzjarji jew għal finanzjament mill-ġdid jew żieda fid-dejn) u fid-dimensjoni tad-dħul (jiġifieri l-kapaċità li jiġu varjati l-livelli eżistenti ta’ tassazzjoni jew jiġu introdotti sorsi ġodda ta’ dħul), il-Baġit tal-UE ma jistax jitqabbel mal-baġits tal-Istati.

Fil-kuntest tal-UE, il-QFP huwa għodda li tiżgura stabbiltà fuq perjodu ta’ żmien medju u twil u l-prevedibbiltà tar-rekwiżiti ta’ pagament u l-prijoritajiet baġitarji futuri. Il-Kummissjoni tipprovdi informazzjoni dwar dawn l-aspetti f’rapporti differenti.

45 Il-ħdax-il punt

Ir-rwol tal-APC issemma’ fir-Rapporti ta’ Sinteżi u fl-AMPR fl-2015. Se jkun hemm taqsima speċifika fl-AMPRs futuri dwar ir-rwol u l-konklużjonijiet tal-APC.

Tweġiba komuni għall-paragrafi 46-47

Għall-ewwel darba din is-sena, il-Kummissjoni ppreżentat Pakkett Integrat komprensiv għar-Rapportar Finanzjarju. B’hekk, il-Kummissjoni tipprovdi fl-istess ħin l-informazzjoni finanzjarja prinċipali għas-sena 2015. Il-pakkett jinkludi:

(a)l-AMPR li jipprovdi informazzjoni dwar il-prestazzjoni tal-Baġit tal-UE fuq il-bażi tar-riżultati miksubin bil-Baġit tal-UE sal-aħħar tal-2015. Dan jinkludi wkoll il-ġestjoni mill-Kummissjoni tal-Baġit tal-UE fl-2015, u jinkludi ħarsa ġenerali lejn il-funzjonament tas-sistemi tal-kontroll intern li d-dipartimenti tal-Kummissjoni għandhom biex jiżguraw li jintlaħqu l-objettivi politiċi u operazzjonali u r-riskji maġġuri relatati jekk ikun hemm. Dan jinkludi l-valutazzjoni tar-riskji tal-legalità u r-regolarità, il-kosteffettività tal-kontrolli u l-istrateġiji kontra l-frodi;

(b)ir-Rapport Finanzjarju li jipprovdi b’mod partikolari ħarsa ġenerali dettaljata lejn id-dħul u d-distribuzzjoni tal-fondi għal kull Stat Membru u għal kull intestatura tal-QFP;

(c)il-Komunikazzjoni dwar il-Protezzjoni tal-Baġit tal-UE fuq l-azzjonijiet imwettqa biex jiġi eskluż l-infiq illegali u irregolari mill-finanzjament mill-Baġit tal-UE li jindika wkoll kif l-Istati Membri huma involuti u affettwati;

(d)il-Kontijiet Annwali tal-UE (jiġifieri l-assi u l-obbligazzjonijiet, id-dħul u l-infiq) fl-aħħar tal-2015.

Is-sett integrat ta’ rapportar finanzjarju huwa preċedut minn daħla mill-Kummissarju għall-Baġit.

Il-Kulleġġ tal-Kummissarji jieħu r-responsabbiltà globali tas-sistemi tal-kontroll intern u l-immaniġġjar tar-riskju tal-Kummissjoni bl-adozzjoni tar-Rapport Annwali dwar il-Ġestjoni u l-Prestazzjoni.

48

Il-Kummissjoni tirrapporta dwar l-istima tal-ammonti f’riskju fl-AMPR u tipprovdi ħarsa ġenerali lejn l-azzjonijiet preventivi fil-Komunikazzjoni dwar il-Protezzjoni tal-Baġit tal-UE. Fl-AAR, l-AOD responsabbli jirrapporta dwar ir-riżultati tal-kontrolli mwettqa u jipprovdi stima tal-ammont f’riskju ta’ pagamenti irregolari. Barra dan, in-natura tal-iżbalji skoperti hija diskussa wkoll fl-AAR. Fil-kuntest tal-proċedura ta’ kwittanza, il-Kummissjoni rrapportat ukoll dwar it-talba lill-Parlament Ewropew dwar l-azzjonijiet meħudin biex jiġu indirizzati t-tipi ta’ żbalji l-aktar frekwenti f’oqsma politiċi speċifiċi.

49

Sa mill-2013, il-Kummissjoni tejbet l-informazzjoni dwar l-ammonti f’riskju mqabbla ma’ dak li sar fi snin preċedenti, b’mod partikolari billi żiedet l-ammont totali f’riskju fil-ħin tal-pagament u mal-għeluq. Dan tal-aħħar jikkunsidra l-korrezzjonijiet u l-irkupri finanzjarji mogħtija fid-dettall fil-Komunikazzjoni dwar il-Protezzjoni tal-Baġit tal-UE.

Qabel l-2013, il-Kummissjoni rrapportat ukoll b’mod trasparenti fir-Rapport ta’ Sinteżi dwar ir-riżervi magħmula u tat, għall-oqsma tal-infiq, l-ammont stmat fir-riskju taħt riżerva. Aktar informazzjoni hija disponibbli fl-AARs rispettivi.

50

L-IAS jonfoq parti konsiderevoli tar-riżorsi tiegħu (madwar 40 sa 50%) fuq kompiti ta’ valutazzjoni tas-sistemi tal-ġestjoni u tal-kontroll li għandhom l-għan li jipprevjenu u jiskopru/jikkoreġu irregolaritajiet minbarra r-reviżjonijiet limitati fuq il-kalkolu tar-rata ta’ żball residwu.

Din il-ħidma tal-IAS wasslet għal titjib reali, b’mod partikolari fid-DĠ AGRI li kien milqugħ kemm mill-Qorti kif ukoll mill-Awtorità tal-Kwittanza.

51

DĠ DEVCO qed jimplimenta l-baġit tiegħu l-aktar taħt ġestjoni diretta, li għandha mudell ta’ assigurazzjoni differenti minn dak tal-ġestjoni kondiviża li tirrappreżenta 80% tal-Baġit tal-UE.

Ara wkoll it-tweġiba tal-Kummissjoni pprovduta għall-paragrafu 1.35 tar-Rapport Annwali tal-QEA tal-2015:

Il-Kummissjoni tqis li r-referenza għall-metodoloġija statistika użata mill-“korpi tal-Istati Uniti li jiġġestu l-fondi federali” mhijiex xierqa għall-fondi taħt ġestjoni kondiviża. Taħt ġestjoni kondiviża, il-Kummissjoni ma tibbażax fuq l-awditi tal-infiq li jsiru mill-aġenziji tagħha stess fil-livell tal-UE iżda fuq awtoritajiet tal-awditjar fi Stati Membri sovrani li jawditjaw l-ispejjeż li jsiru minn dawn l-Istati Membri, ta’ sikwit bil-kofinanzjament nazzjonali. Għaldaqstant, il-Kummissjoni tqis li l-produzzjoni ta’ stima tal-livell ta’ żbalji statistikament valida madwar l-UE mill-benefiċjarji tal-awditjar tagħha ma tkunx tipprovdi valur miżjud għan-nefqa tal-ġestjoni kondiviża.

B’konformità mar-rekwiżiti tal-qafas ġuridiku, il-Kummissjoni sejra tkompli tikkopera mal-Awtoritajiet tal-Awditjar tal-Istati Membri u tiddefinixxi flimkien magħhom approċċ statistikament validu sabiex tistima l-livell ta’ żbalji, u sabiex tuża tali rati ta’ żbalji wara l-validazzjoni. Għaldaqstant, il-Kummissjoni timplimenta l-“prinċipju ta’ awditu uniku” billi tiffoka l-attività tagħha fuq l-awditjar tal-awdituri tal-Istati Membri u tivvalida l-ħidma ta’ awditjar tagħhom. Dan huwa bbażat fuq l-opinjoni tal-Qorti Nru 2/2004 dwar il-mudell tal-awditu uniku u fuq proposta għal qafas ta’ kontroll intern tal-Komunità. Dan l-approċċ huwa f’konformità sħiħa mal-għan li jitnaqqas il-piż amministrattiv fuq il-benefiċjarji u jnaqqas ukoll il-ħtieġa ta’ postijiet ta’ xogħol ta’ awditjar fil-KE.

53

Il-Kummissjoni tinnota li l-Uffiċċju tal-Kontabilità Ġenerali tal-Istati Uniti, jiġifieri, l-awditur estern, identifika dgħjufijiet materjali u kkonkluda dan li ġej: “Sakemm il-Gvern Federali jimplimenta proċessi effettivi għad-determinazzjoni tal-livell sħiħ sa fejn isiru pagamenti mhux xierqa, u jieħu azzjonijiet adegwati fl-entitajiet u l-programmi biex inaqqas b’mod effettiv il-pagamenti mhux xierqa, mhux se jkun hemm assigurazzjoni raġonevoli li l-użu tal-fondi federali qed ikun salvagwardjat kif xieraq”.

Il-Kummissjoni tinnota wkoll li l-Uffiċċju Eżekuttiv tal-President tal-Istati Uniti inkluda fl-istruzzjoni tal-20 ta’ Ottubru 2014: “Il-ħidma ma’ entitajiet oħrajn. L-aġenziji għandhom jikkunsidraw ukoll jaħdmu ma’ entitajiet — bħal dawk li jingħataw għotjiet — li huma soġġetti għal Awditi Uniċi biex jingranaw l-awditi kontinwi sabiex jassistu fil-proċess ta’ stima ta’ rata u ammont ta’ pagament mhux xierqa”.

Il-Kummissjoni tissottolinja li fl-AMPR hi tipprovdi stima għall-ammont fir-riskju fil-ħin tal-pagament (li ma tikkunsidrax l-azzjonijiet ta’ rkupru li jikkonċernaw pagamenti mhux xierqa). Din tikkumplimenta din l-informazzjoni bi stima għall-ammont f’riskju mal-għeluq (li tikkunsidra l-impatt tas-sistemi korrettivi pluriennali).

57

Il-Kummissjoni tirreferi għat-tweġibiet tagħha għal talbiet li jkunu saru qabel mill-Parlament u tikkonferma mill-ġdid il-pożizzjoni tagħha dwar il-kwistjoni tal-għoti ta’ assigurazzjoni kif imsemmi mill-Qorti (ara t-tweġiba tal-Kummissjoni għall-paragrafu 1.40 tar-Rapport Annwali tal-2012 tal-Qorti).

Ara wkoll it-tweġiba għall-paragrafu V tas-Sommarju Eżekuttiv.

Konklużjonijiet u rakkomandazzjonijiet

58

Il-Kummissjoni sejra tkompli bl-azzjonijiet tagħha biex tiżgura li l-arranġamenti tal-governanza tagħha b’attenzjoni fuq l-awditjar, il-ġestjoni finanzjarja u l-kontroll jissodisfaw l-aħjar prattika rilevanti stabbilita fl-istandards jew mill-korpi internazzjonali u pubbliċi (ara t-tweġibiet dettaljati tal-Kummissjoni għall-paragrafi I-IV, IX, 24-26, 44-46).

59

Il-prinċipji ġenerali tal-qafas tal-governanza tal-Kummissjoni (jiġifieri l-awtorità, il-kontabilità, id-dmirijiet u r-responsabbiltajiet) huma minquxa fit-Trattati tal-UE. Ara wkoll it-tweġibiet tal-Kummissjoni għall-paragrafi 21, 55 u 57.

60

L-APC huwa biss wieħed mid-diversi mezzi eżistenti li jiffaċilita s-sorveljanza tal-Kulleġġ tal-prattiki tal-Kummissjoni tal-governanza, tal-ġestjoni tal-immaniġġjar tar-riskju u tal-kontroll intern. Il-mezz primarju huwa permezz tal-mekkaniżmi tal-komunikazzjoni formali msemmija fl-arranġament tal-ħidma bejn il-Kummissarji, il-kabinetti tagħhom u s-servizzi tal-Kummissjoni (il-laqgħat regolari, id-diskussjoni dwar il-Pjanijiet Strateġiċi, il-Pjanijiet tal-Ġestjoni, ir-Rapporti Annwali tal-Attività, eċċ) li permezz tagħhom il-Kummissjoni l-ewwel, u l-Kulleġġ wara, jiġu informati.

61

Ara t-tweġibiet tal-Kummissjoni għall-paragrafu 39.

62

L-iskadenza għall-adozzjoni tal-kontijiet annwali hija stabbilita mir-Regolament Finanzjarju, li hija l-31 ta’ Lulju. Madankollu, din is-sena, f’ħidma konġunta mal-Qorti, il-Kummissjoni diġà ressqet ’il quddiem l-adozzjoni tal-kontijiet annwali tal-2015 b’ġimagħtejn. Filwaqt li tibbaża sew fuq l-iskadenzi għall-kunsinna tad-dejta tal-Istati Membri, il-Kummissjoni sejra tinvestiga jekk huwiex possibbli li jsiru aktar avvanzi.

63

Il-Kummissjoni ma tipprovdix inqas informazzjoni mhux finanzarja mill-korpi l-oħrajn — l-informazzjoni hija pprovduta fil-GPFRs apparti l-kontijiet annwali. Barra dan, mill-2016 ’il quddiem, il-Kummissjoni sejra toħroġ pakkett integrat ta’ dawn ir-rapporti li jkun fih informazzjoni finanzjarja u mhux finanzjarja fl-istess ħin — ara t-tweġibiet hawn fuq.

Kif imsemmi qabel, il-Qafas Kunċettwali tal-IPSAS (il-paragrafu 8.6) jipprevedi speċifikament l-użu ta’ diversi GPFRs, li jinkludu l-kontijiet jew id-dikjarazzjonijiet finanzjarji, l-FSDA u rapporti oħrajn li jindirizzaw il-ħtiġijiet ta’ informazzjoni kumplimentari tal-utenti.

64

Il-Kummissjoni ma tikkondividix il-fehma tal-Qorti li l-istimi tal-livell ta’ żball mhumiex ibbażati fuq metodoloġija konsistenti. Id-DĠs huma meħtieġa jirrapportaw b’konformità mal-gwida għall-AAR maħruġa mis-Servizzi Ċentrali. Il-kunċetti u l-indikaturi differenti ġew definiti b’mod biżżejjed flessibbli sabiex jikkunsidraw iċ-ċirkostanzi speċifiċi tad-DĠs differenti u fl-istess ħin jiżguraw livell suffiċjenti ta’ konsistenza biex jikkonsolidaw id-dejta. ²

65

Ara r-referenzi hawn taħt għat-tweġibiet rigward il-konklużjonijiet speċifiċi.

65 L-ewwel punt

Ara t-tweġibiet għall-paragrafi 24-26.

65 It-tielet punt — L-ewwel inċiż

Ara t-tweġiba għall-paragrafu 30.

Il-Kummissjoni tikkonferma li l-mandat tal-APC tal-2015 jinkludi tisħiħ tas-segwitu tar-rakkomandazzjonijiet tal-QEA.

65 It-tielet punt — It-tieni inċiż

Ara t-tweġibiet għall-paragrafi 30 u 31.

65 It-tielet punt — It-tielet inċiż

Ara wkoll it-tweġibiet għall-paragrafi VIII u 30, 31, 45. Ir-rapportar dwar il-prestazzjoni jaqa’ taħt ir-responsabbiltà tal-Grupp ta’ Tmexxija tal-ABM, is-SĠ, id-DĠ BUDG, and l-AODs rilevanti.

65 It-tielet punt — Ir-raba’ inċiż

Ara t-tweġibiet tal-Kummissjoni għall-paragrafi 26, 30 u 31.

65 Ir-raba’ punt

Ara t-tweġiba għall-paragrafu 39.

65 Il-ħames punt

Ara t-tweġiba għall-paragrafu 62.

65 Is-sitt punt — L-ewwel inċiż

Il-Kummissjoni qed taħdem fuq aġġornament tad-Dikjarazzjoni dwar il-Governanza.

65 Is-sitt punt — It-tieni inċiż

Fil-kuntest tal-Kummissjoni, id-Diskors dwar l-Istat tal-Unjoni mill-President huwa l-istrument li permezz tiegħu l-President jirrapporta dwar il-kisbiet u l-isfidi.

Barra dan, ir-Rapport Ġenerali dwar l-Attività tal-Unjoni, ippubblikat kull sena mill-Kummissjoni Ewropea jagħti rendikont tal-inizjattivi u l-kisbiet ewlenin tal-UE tas-sena ta’ qabel. Dan huwa dwar il-progress li jkun sar mill-Kummissjoni fit-twassil tal-prijoritajiet tagħha (u jkopri aspetti ferm usa’ mill-informazzjoni finanzjarja). Dan fih ukoll daħla mill-President.

65 Is-sitt punt — It-tielet inċiż

L-immaniġġjar tar-riskju fil-Kummissjoni huwa prinċipalment parti mill-fażi tal-ippjanar taċ-ċiklu (SPP) tal-Ippjanar u l-Ipprogrammar Strateġiku b’mod partikolari fit-tħejjija tal-Pjanijiet Strateġiċi (PS) u l-Pjanijiet tal-Ġestjoni (PĠ) minn kull dipartiment tal-Kummissjoni. Ir-riskji kritiċi huma rrapportati fil-PĠ, l-Anness 4, u r-riskji kritiċi orizzontali potenzjali huma vvalutati mis-Servizzi Ċentrali. Riskji sinifikanti li mmaterjalizzaw huma koperti mir-Rapporti Annwali tal-Attività (AARs) u r-Rapport Annwali dwar il-Ġestjoni u l-Prestazzjoni.

Minbarra l-informazzjoni fl-AMPR, il-Kummissjoni tirrapporta u tikkomunika b’mod estensiv dwar l-għanijiet, l-isfidi u r-riskji potenzjali f’diversi forom. Id-Diskors dwar l-Istat tal-Unjoni mogħti mill-President huwa strument prinċipali għall-komunikazzjoni tal-isfidi u l-opportunitajiet fil-livell politiku. Rapportar aktar dettaljat dwar kwistjonijiet li huma speċifiċi għal kull qasam politiku huwa inkluż ukoll fil-Pjanijiet Strateġiċi u tal-Ġestjoni maħruġin minn kull Direttorat Ġenerali.

65 Is-sitt punt — Ir-raba’ inċiż

L-informazzjoni dwar il-prestazzjoni mhux finanzjarja hija disponibbli fl-AARs u fl-AMPR.

65 Is-sitt punt — Il-ħames inċiż

L-AMPR, ir-Rapport Finanzjarju u r-Rapport Ġenerali annwali dwar l-Attività tal-Unjoni fihom it-tali informazzjoni.

65 Is-sitt punt — Is-sitt inċiż

Il-Karta tal-APC teħtieġ li l-APC jirrapporta kull sena lill-Kulleġġ dwar l-attivitajiet tiegħu. Ir-Rapport Annwali tal-APC jiġbor fil-qosor il-konklużjonijiet tal-APC rigward is-sodisfazzjon tal-missjoni tiegħu u jenfasizza kwistjonijiet li l-APC jkun ressaq għall-attenzjoni tal-Kulleġġ. Dan jifforma parti mill-evidenza li tappoġġja l-adozzjoni mill-Kummissjoni tal-AMPR tal-Baġit tal-UE. Il-ħidma tal-APC hija msemmija fir-Rapporti ta’ Sinteżi u fl-AMPR fl-2015. Se jkun hemm taqsima speċifika fl-AMPRs futuri dwar ir-rwol u l-konklużjonijiet tal-APC.

65 Is-sitt punt — Is-seba’ inċiż

B’mod partikolari minħabba d-differenzi fid-dimensjoni tad-dejn (jiġifieri l-kapaċità li jiġu ssodisfati l-impenji finanzjarji jew għal finanzjament mill-ġdid jew żieda fid-dejn) u fid-dimensjoni tad-dħul (jiġifieri l-kapaċità li jiġu varjati l-livelli eżistenti ta’ tassazzjoni jew jiġu introdotti sorsi ġodda ta’ dħul), il-Baġit tal-UE ma jistax jitqabbel mal-baġits tal-Istati.

Fil-kuntest tal-UE, il-QFP huwa għodda li tiżgura stabbiltà fuq perjodu ta’ żmien medju u twil u l-prevedibbiltà tar-rekwiżiti ta’ pagament u l-prijoritajiet baġitarji futuri. Il-Kummissjoni tipprovdi informazzjoni dwar dawn l-aspetti f’rapporti differenti.

Il-Linja Gwida Prattika Rakkomandata tal-IPSAS ma tipproponix li r-rapportar dwar is-sostenibbiltà fiskali jiġi inkluż fil-kontijiet annwali jew li jiġi ippubblikat magħhom.

65 Is-seba’ punt

Il-Kummissjoni ma tikkondividix il-fehma tal-Qorti li l-istimi tal-livell ta’ żball mhumiex ibbażati fuq metodoloġija konsistenti. Id-DĠs huma meħtieġa jirrapportaw b’konformità mal-gwida għall-AAR maħruġa mis-Servizzi Ċentrali. Il-kunċetti u l-indikaturi differenti ġew definiti b’mod biżżejjed flessibbli sabiex jikkunsidraw iċ-ċirkostanzi speċifiċi tad-DĠs differenti u fl-istess ħin jiżguraw livell suffiċjenti ta’ konsistenza biex jikkonsolidaw id-dejta.

Il-Kummissjoni tqis li r-referenza għal kwalunkwe punt ta’ riferiment li jsir għal “aġenziji tal-Istati Uniti” ma jistax isir b’referenza għall-Baġit tal-UE (ara t-tweġiba għall-paragrafu 53).

Rakkomandazzjoni 1 — Li tingħata spjegazzjoni fejn mhemmx konformità mal-aħjar prattika

Il-Kummissjoni taċċetta din ir-rakkomandazzjoni. Il-Kummissjoni tagħmel ħilitha biex tikkonforma mal-aħjar prattika rilevanti u li qed tevolvi stabbilita fl-istandards jew minn korpi internazzjonali jew pubbliċi (ara t-tweġibiet għall-paragrafi I-IV, VIII, 24-26, 44-49) u se tkompli tadatta l-istruttura tal-governanza tagħha.

Rakkomandazzjoni 2 — Li tikkonforma mal-aħjar prattika

Il-Kummissjoni taċċetta parzjalment din ir-rakkomandazzjoni (ara t-tweġibiet dettaljati għall-azzjonijiet differenti mitluba hawn taħt).

Rakkomandazzjoni 2 a)

Il-Kummissjoni taċċetta din ir-rakkomandazzjoni b’konformità mal-Artikolu 116.2 tar-Regoli ta’ applikazzjoni tar-Regolament Finanzjarju. Ara wkoll it-tweġiba tal-Kummissjoni għar-Rakkomandazzjoni 2.h).

Rakkomandazzjoni 2 b)

Il-Kummissjoni taċċetta din ir-rakkomandazzjoni. L-arranġamenti tal-kontroll tal-Kummissjoni (li jinkludu l-IAS) huma solidi, komprensivi u qed jiġu mtejba biex jikkonformaw bis-sħiħ mal-prinċipji tal-Kontroll Intern tal-2013 tal-COSO. Dawn jippermettu lill-Kummissjoni teżerċita sorveljanza adegwata fuq il-funzjonament tal-istruttura tal-governanza.

Rakkomandazzjoni 2 c)

Il-Kummissjoni taċċetta din ir-rakkomandazzjoni. Ara t-tweġiba għall-paragrafu 62.

Rakkomandazzjoni 2 d)

Il-Kummissjoni taċċetta r-rakkomandazzjoni biex toħroġ sensiela ta’ rapporti b’mod li jtaffi r-riskji addizzjonali rigward id-disponibbiltà u l-kwalità tal-informazzjoni. Ara wkoll it-tweġiba għar-rakkomandazzjoni 2.e).

Il-Kummissjoni diġà ħadet passi f’din id-direzzjoni permezz tal-pubblikazzjoni fid-19 ta’ Lulju 2016 tal-Pakkett Integrat għar-Rapportar Finanzjarju.

Rapport uniku dwar il-kontabilità ma jkunx adegwat u ma jikkonformax mal-Qafas Kunċettwali għall-GPFR tal-IPSASB li jgħid b’mod ċar li l-GPFRs, li għandhom bħala għan li jipprovdu informazzjoni utli għall-kontabilità u t-teħid ta’ deċiżjonijiet, “probabbilment jinkludu diversi rapporti, b’kull wieħed li jwieġeb aktar direttament għal ċerti aspetti tal-għanijiet tar-rapportar finanzjarju”. B’konformità mal-Qafas Kunċettwali, il-Kummissjoni tipprovdi jew se tipprovdi d-dokumenti li ġejjin li jkopru l-elementi identifikati mill-Qorti:

οIl-Kummissjoni qed taħdem fuq aġġornament tad-Dikjarazzjoni dwar il-Governanza.

οFil-kuntest tal-Kummissjoni, id-Diskors dwar l-Istat tal-Unjoni, li jiġi ppreżentat f’Settembru, jikkorrispondi mar-rapport tal-President.

οMinbarra l-informazzjoni fl-AMPR, il-Kummissjoni tirrapporta u tikkomunika b’mod estensiv dwar ir-riskji operattivi u strateġiċi fid-Diskors dwar l-Istat tal-Unjoni, u fil-pjanijiet strateġiċi u ta’ ġestjoni ta’ kull DĠ.

οL-informazzjoni dwar il-prestazzjoni mhux finanzjarja hija disponibbli fl-AARs u fl-AMPR.

οIr-Rapport Ġenerali dwar l-Attività tal-Unjoni u l-AMPR fihom informazzjoni dwar l-attivitajiet li jitwettqu matul is-sena u l-ilħuq tal-għanijiet ta’ politika.

οIr-Rapport Annwali tal-APC jiġbor fil-qosor il-konklużjonijiet tal-APC rigward is-sodisfazzjon tal-missjoni tiegħu u jenfasizza kwistjonijiet li l-APC jkun ressaq għall-attenzjoni tal-Kulleġġ. Il-ħidma tal-APC hija msemmija fir-Rapporti ta’ Sinteżi u fl-AMPR fl-2015. Se jkun hemm ukoll taqsima speċifika fl-AMPRs futuri dwar ir-rwol u l-konklużjonijiet tal-APC.

οB’mod partikolari minħabba d-differenzi fid-dimensjoni tad-dejn (jiġifieri l-kapaċità li jiġu ssodisfati l-impenji finanzjarji jew għal finanzjament mill-ġdid jew żieda fid-dejn) u fid-dimensjoni tad-dħul (jiġifieri l-kapaċità li jiġu varjati l-livelli eżistenti ta’ tassazzjoni jew jiġu introdotti sorsi ġodda ta’ dħul), il-Baġit tal-UE ma jistax jitqabbel mal-baġits tal-Istati.

οFil-kuntest tal-UE, il-QFP huwa għodda li tiżgura stabbiltà fuq perjodu ta’ żmien medju u twil u l-prevedibbiltà tar-rekwiżiti ta’ pagament u l-prijoritajiet baġitarji futuri. Il-Kummissjoni tipprovdi informazzjoni dwar dawn l-aspetti fl-AMPR, ir-Rapport Finanzjarju, il-Kontijiet Annwali tal-UE u kull meta jkun meħtieġ f’rapporti oħrajn.

Rakkomandazzjoni 2 e)

Il-Kummissjoni parzjalment taċċetta din ir-rakkomandazzjoni.

L-informazzjoni bażi għall-Pakkett Integrat ġdid għar-Rapportar Finanzjarju u r-rapporti kumplimentari sejra tkun disponibbli, sa fejn possibbli (jiġifieri soġġetta b’mod partikolari għall-iskadenzi rilevanti għall-Istati Membri biex jipprovdu d-dejta meħtieġa), għall-Qorti sabiex tkun tista’ tagħmel kontrolli li jikkonċernaw il-konsistenza.

Rakkomandazzjoni 2 f)

Il-Kummissjoni taċċetta din ir-rakkomandazzjoni. Din se tkompli tirrapporta dwar l-ammont totali fir-riskju fir-Rapport Annwali dwar il-Ġestjoni u l-Prestazzjoni.

Rakkomandazzjoni 2 g)

Il-Kummissjoni taċċetta din ir-rakkomandazzjoni. Din se taġġorna u tippubblika l-arranġamenti ta’ governanza tagħha fuq bażi regolari u tispjega kif tikkonforma mal-istandards internazzjonali u l-prattika tajba.

Rakkomandazzjoni 2 h)

Il-Kummissjoni parzjalment taċċetta din ir-rakkomandazzjoni. Il-Kummissjoni sejra tikkunsidra, fil-kuntest tat-tiġdid f’nofs il-mandat tas-sħubija tal-APC, il-ħruġ ta’ żieda fin-numru ta’ membri esterni b’kompetenza professjonali attestata fl-awditjar u kwistjonijiet relatati u maħturin mill-Kummissjoni wara proċedura miftuħa u trasparenti. L-immaniġġjar tar-riskju, ir-rapportar finanzjarju u r-riżultati tal-funzjoni tal-verifiki/awditjar ex-post jaqgħu taħt ir-responsabbiltà tal-Grupp ta’ Tmexxija tal-ABM, l-SĠ, id-DĠ BUDG, u l-AODs rilevanti. Il-mezzi tal-komunikazzjoni, li jinkludu b’mod partikolari l-AARs, il-Pjanijiet Amministrattivi u Strateġiċi eċċ, jiżguraw li l-AODs jinformaw lill-Kummissarji rispettivi u lill-Kulleġġ, u jippermettu lil dan tal-aħħar jeżerċita sorveljanza xierqa. Barra dan, l-IAS regolarment jawditja l-funzjoni tal-verifika/awditjar ex-post fid-DĠs rilevanti, b’mod partikolari fl-oqsma prinċipali bħall-ġestjoni kondiviża, u s-sejbiet tiegħu jiġu kkunsidrati mill-APC. Il-Kummissjoni sejra tikkunsidra li tistieden lill-IAS biex iwettaq ħidma ta’ awditjar fuq l-arranġamenti tal-governanza/sorveljanza li tikkonċerna l-immaniġġjar tar-riskju, ir-rapportar finanzjarju u l-funzjoni tal-verifika/awditjar ex-post, b’mod partikolari skrutinju tat-tieni livell, biex tidentifika kull titjib li jista’ jtejjeb iżjed il-prestazzjoni ta’ dawn il-mekkaniżmi.

1Il-“‘Conceptual Framework for General Purpose Financial Reporting by Public Entities” (Qafas Kunċettwali għall-GPFRs) adottat f’Ottubru 2014 mill-Bord dwar l-Istandards Internazzjonali tal-Kontabbiltà Pubblika (IPSASB)

2Ara wkoll it-tweġibiet tal-Kummissjoni għall-paragrafi 1.19-1.20 tar-Rapport Annwali tal-Qorti tal-2010, il-paragrafi 1.22, 1.23 u 1.25 tar-Rapport Annwali tal-Qorti tal-2011, il-paragrafi 1.41-1.42 u 1.44-1.45 tar-Rapport Annwali tal-Qorti tal-2012, il-paragrafi 1.29-1.30 u 1.32 tar-Rapport Annwali tal-Qorti tal-2013, il-paragrafi 1.50, 1.53-1.54, u 1.65 tar-Rapport Annwali tal-Qorti tal-2014 u l-paragrafi 1.35 u 1.48 tar-Rapport Annwali tal-Qorti 2015.

QJ-AB-16-027-MT-E    ISSN 1977-5741

Il-governanza tinkludi l-arranġamenti stabbiliti sabiex ikun żgurat li r-riżultati mixtieqa għall-partijiet interessati jiġu ddefiniti u jinkisbu. Il-governanza tajba ma tikkonċernax biss relazzjonijiet, iżda tfisser ukoll il-kisba ta’ riżultati u l-forniment ta’ għodda lil dawk li jieħdu d-deċiżjonijiet biex dawn iwettqu xogħolhom. F’bosta oqsma, il-Kummissjoni ma timxix ma’, jew ma tissodisfax bis-sħiħ, l-aħjar prattika kif stipulata fl-istandards jew kif ġiet stabbilita mill-korpi internazzjonali u pubbliċi li aħna għażilna bħala punti ta’ riferiment. Biex tkompli tindirizza r-riskji ewlenin il-Kummissjoni trid tkompli ssaħħaħ aktar l-istruttura ta’ governanza fl-istituzzjoni kollha.