EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN

12, rue Alcide De Gasperi

1615 Luxemburg

LUXEMBURG

Tfn +352 4398-1

Frågor: eca.europa.eu/sv/Pages/ContactForm.aspx

Webbplats: eca.europa.eu

Twitter: @EUAuditors

En stor mängd övrig information om Europeiska unionen är tillgänglig på internet via Europa-servern (http://europa.eu).

Luxemburg: Europeiska unionens publikationsbyrå, 2016

Print | ISBN 978-92-872-6060-4 | ISSN 1831-0990 | doi:10.2865/413696 | QJ-AB-16-027-SV-C
PDF | ISBN 978-92-872-6080-2 | ISSN 1977-5830 | doi:10.2865/62085 | QJ-AB-16-027-SV-N
EPUB | ISBN 978-92-872-6062-8 | ISSN 1977-5830 | doi:10.2865/75426 | QJ-AB-16-027-SV-E

© Europeiska unionen, 2016

Kopiering tillåten med angivande av källan.

För all användning eller återgivning av bilden i ruta 10 på s. 30 måste tillstånd begäras direkt från upphovsrättsinnehavaren. Alla rättigheter förbehålls.

HUR HITTAR MAN EU:s PUBLIKATIONER?

Gratispublikationer

•Ett enskilt exemplar
genom EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu).

•Flera exemplar/affischer/kartor
hos Europeiska unionens representationer (http://ec.europa.eu/represent_sv.htm),
hos delegationer i länder utanför EU (http://eeas.europa.eu/delegations/index_sv.htm),
genom att kontakta nätverket Europe Direct (http://europa.eu/europedirect/index_sv.htm)
eller ringa 00 800 6 7 8 9 10 11 (gratis inom hela EU) (*).

(*)Varken informationen eller samtalen kostar i regel något (men vissa operatörer, telefonkiosker och hotell kan ta betalt för samtalen).

Avgiftsbelagda publikationer

•Genom EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu).

Händelse | Datum
Revisionsplanen antas / Revisionen inleds | 15.12.2015
Den preliminära rapporten skickas till kommissionen (eller till ett annat revisionsobjekt) | 21.6.2016
Den slutliga rapporten antas efter det kontradiktoriska förfarandet | 20.9.2016
Svaren från kommissionen (eller från ett annat revisionsobjekt) har tagits emot på alla språk | 14.10.2016

SV
2016

nr 27

Särskild rapport

Europeiska kommissionens
förvaltning – bästa praxis?

(i enlighet med artikel 287.4 andra stycket i EUF-fördraget)

Granskningsteam

I våra särskilda rapporter redovisar vi resultatet av våra effektivitets- och regelefterlevnadsrevisioner av särskilda budgetområden eller förvaltningsteman. För att uppnå så stor effekt som möjligt väljer vi ut och utformar granskningsuppgifterna med hänsyn till riskerna när det gäller resultat eller regelefterlevnad, storleken på de aktuella inkomsterna eller utgifterna, framtida utveckling och politiskt intresse och allmänintresse.

Denna effektivitetsrevision utfördes av revisionsavdelning V, som är specialiserad på EU:s finansiering och förvaltning. Revisionsarbetet leddes av ledamoten Lazaros S. Lazarou, doyen i avdelning V, med stöd av Andreas Antoniades (kanslichef) och Johan Adriaan Lok (attaché), Peter Welch (direktör), Mariusz Pomienski (förstechef), Bogna Kuczynska, (uppgiftsansvarig) och Rogelio Abarquero Grossi, Erik De Bruyne, Daria Bochnar, Andreas Dürrwanger, Mehmet Ergün, Paul Sime, Michael Tatianos och Carl Westerberg (revisorer).

Från vänster till höger: E. De Bruyne, A. Dürrwanger, J. A. Lok, P. Sime, D. Bochnar, L. S. Lazarou, B. Kuczynska, A. Antoniades, P. Welch, M. Pomienski, C. Westerberg och R. Abarquero Grossi.

Innehåll

Förkortningar

Sammanfattning

Inledning

God förvaltning är en prioritet för organ inom offentlig och privat sektor

Revisionens inriktning och omfattning samt revisionsmetod

Iakttagelser

Ändringar av förvaltningsstrukturer och inrättande av tjänsten för internrevision och kommittén för revisionsuppföljning

Kommissionen gör åtskillnad mellan sitt eget politiska ansvar och sina generaldirektörers förvaltningsansvar

Kommissionen avskaffade styrekonomen och inrättade en internrevisionsfunktion

Tjänsten för internrevision hade inledningsvis starkare inriktning på förvaltningsfrågor på hög nivå som omfattar hela institutionen

Nu är det större fokus på kommissionens ram för intern kontroll

Kommissionen inrättade en kommitté för revisionsuppföljning som ett första steg i reformprocessen

Kommittén för revisionsuppföljning begränsar sig i praktiken till tjänsten för internrevisions arbete

Anpassning av interna kontroller och finansiell rapportering till internationella standarder

Kommissionen valde att grunda sina normer för internkontroll på COSO-ramverket

Det är svårt att slutföra övergången till det uppdaterade COSO-ramverket

Att årsredovisningen utarbetas enligt internationella standarder har förbättrat den finansiella rapporteringen

Icke-finansiell information till interna och externa intressenter

Kommissionen kompletterar sina räkenskaper med icke-finansiell information

Kommissionen offentliggör mindre information än många andra organisationer

Sedan 2013 har kommissionen rapporterat en väsentlig felnivå i sina utgifter

Det är bästa praxis att grunda beräkningarna av riskbelopp på en konsekvent metod

Rapporter som infördes genom Prodi-reformen ligger fortfarande till grund för kommissionens interna rapportering

Slutsatser och rekommendationer

Bilaga I | — | Ramen för god förvaltning inom offentlig sektor (GGPS) och COSO 2013
Bilaga II | — | Centrala inslag i valda ramar för företagsredovisning
Bilaga III | — | Översikt över årsrapporter och årsredovisningar inom utvalda offentliga organ

Kommissionens svar

Förkortningar

AAR: årlig verksamhetsrapport

ABM: aktivitetsbaserad förvaltning

AMP: årlig förvaltningsplan

AMPR: årlig förvaltnings- och resultatrapport

APC: kommittén för revisionsuppföljning

CFO: finansdirektör

CFS: centrala finanstjänsten

CIE: oberoende expertkommittén

CIPFA: Chartered Institute of Public Finance & Accountancy (auktoriserade institutet för offentliga finanser och offentlig bokföring)

CONT: budgetkontrollutskottet

COSO: Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission (COSO-ramverket)

EU: Europeiska unionen

EUF-fördraget: fördraget om Europeiska unionens funktionssätt

EU-fördraget: fördraget om Europeiska unionen

FEE: Fédération des Experts-comptables Européens – Federation of European Accountants (europeiska revisorers förbund)

FSD&A: diskussion om och analys av redovisningar

GAO: USA:s revisionsmyndighet

GD: generaldirektorat

GD Budget: generaldirektoratet för budget

GD Forskning och innovation: generaldirektoratet för forskning och innovation

GD Informationsteknik: generaldirektoratet för informationsteknik

GD Internationellt samarbete och utveckling: generaldirektoratet för internationellt samarbete och utveckling

GD Jordbruk och landsbygdsutveckling: generaldirektoratet för jordbruk och landsbygdsutveckling

GD Regional- och stadspolitik: generaldirektoratet för regional- och stadspolitik

GGPS: Good Governance in the Public Sector (god förvaltning inom offentlig sektor)

IAC: internrevisionsfunktion

IAS: tjänsten för internrevision

IASB: International Accounting Standards Board (internationell organisation som ger ut IFRS)

IFAC: Internationella revisorsförbundet

IFRS: internationella standarder för finansiell rapportering

IIA: internationell sammanslutning av internrevisorer

IIRC: Internationella kommittén för integrerad rapportering

Iperia: Improper Payments Elimination and Recovery Improvement Act (lagen om undanröjande och förbättrad återvinning av felaktiga utbetalningar)

IPSAS: internationella redovisningsstandarder för offentlig sektor

IPSASB: International Public Sector Accounting Standards Board (självständigt organ under IFAC som ger ut internationella redovisningsstandarder för offentlig sektor

ISSB: Information Security Steering Board (styrelsen för informationssäkerhet)

MP: förvaltningsplan

OECD: Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling

Olaf: Europeiska byrån för bedrägeribekämpning

PG: förberedande grupp

PIC: Public Internal Control (offentlig internkontroll)

Revisionsrätten: Europeiska revisionsrätten

RPG: riktlinje för rekommenderad praxis

SAI: högre revisionsorgan

SG: generalsekretariat

SPP: strategisk planering och programplanering

SR: sammanfattande rapport

Sammanfattning

I

Till följd av Santer-kommissionens avgång och som ett svar på den oberoende expertkommitténs rapport antog kommissionen i mars 2000 vitboken Reformen av kommissionen, som syftade till att modernisera kommissionens förvaltning. De föreslagna reformerna gick ut på att fastställa prioriteringar och fördela resurser, förändra personalpolitiken samt se över revision, ekonomisk förvaltning och kontroll. Vitboken och den oberoende expertkommitténs rapport påverkar än i dag kommissionens beslutsfattande och förvaltning.

II

Kraven på att ha utmärkta styrformer kvarstår. Enligt ett nyligen utarbetat dokument från kommissionen utsätts för närvarande de offentliga finanserna för ett betydande tryck på alla nivåer inom EU. Under sådana förhållanden är det ytterst viktigt att modernast tänkbara ramar och standarder tillämpas inom den offentliga sektorn.¹ God förvaltning handlar inte bara om relationer utan också om att uppnå resultat och göra det möjligt för beslutsfattarna att göra sitt jobb. Den bör främja effektiv resursanvändning, stärka ansvarsskyldigheten vad gäller resursförvaltning, främja tillförlitlig granskning samt förbättra ledarskapet, förvaltningen och tillsynen inom organisationerna. Om detta uppnås bör insatserna bli ändamålsenligare².

III

De regler och strukturer som infördes av kommissionen återspeglade i stor utsträckning bästa praxis vid den aktuella tidpunkten, men bästa praxis har fortsatt att utvecklas. Följaktligen granskade vi kommissionens befintliga styrformer, med tonvikten på revision, ekonomisk förvaltning och kontroll, för att ta reda på om de överensstämmer med bästa praxis och om de fortfarande uppfyller institutionens behov.

IV

Bästa praxis har fortsatt att utvecklas sedan reformerna 2000. En del åtgärder³ har vidtagits men vi konstaterar att kommissionen på flera områden avviker från eller inte helt följer bästa praxis såsom denna anges i standarder eller har införts av de internationella och offentliga organ som vi har valt som riktmärken.

V

Den åtskillnad som görs mellan kommissionsledamöternas politiska ansvar och generaldirektörernas verksamhetsansvar innebär att det inte alltid tydligt har framgått om ”politiskt ansvar” omfattar ansvar för generaldirektoraten eller om det är skilt från det. Genom organisatoriska reformer på senare tid har man börjat ta itu med vissa av riskerna med en ”silokultur”. För att kunna fortsätta att åtgärda centrala risker måste kommissionen emellertid ytterligare stärka förvaltningsstrukturen i institutionen.

VI

Tjänsten för internrevision inriktar sitt arbete på kommissionens system för intern kontroll. På senare år har tjänstens täckning av förvaltningsfrågor som omfattar hela institutionen inbegripit kommissionens informationssäkerhet. När det gäller de utgifter som verkställs utanför kommissionen (som kommissionen ansvarar för) är det revisionsdirektoraten och revisionsenheterna vid de generaldirektorat som står för utgifterna som har ansvaret. Det påverkar vilken information som läggs fram inför kommissionens revisionskommitté. Den roll som tilldelats kommittén för revisionsuppföljning (och andelen oberoende, externa ledamöter) är mer begränsad än för de revisionskommittéer inom internationella organ som vi använt som riktmärken.

VII

Kommissionen har nyligen börjat komplettera räkenskaperna med icke-finansiell information. Trots förbättringar på senare tid tillhandahåller kommissionen emellertid fortfarande mindre icke-finansiell information vid sidan av räkenskaperna än vad de organisationer som vi valt som riktmärken för bästa praxis gör.

VIII

Enligt våra rekommendationer bör kommissionen

οi enlighet med vad som krävs av europeiska företag av allmänt intresse, när den beslutar att inte följa bästa praxis, förklara sina skäl till detta,

οuppmana tjänsten för internrevision att utföra mer granskningsarbete när det gäller förvaltningsfrågor på hög nivå,

οslutföra anpassningen av ramen för intern kontroll till COSO-principerna 2013,

οytterligare tidigarelägga offentliggörandet av årsredovisningen,

οsammanställa information som redan har presenterats i flera olika befintliga rapporter i en enda redovisningsrapport eller serie rapporter, som innehåller räkenskaperna men även

—en årsberättelse om styrningen,

—en rapport från ordföranden,

—en redogörelse av operativa och strategiska risker,

—en rapport om icke-finansiella resultat,

—information om verksamheten under året och framstegen mot att nå de politiska målen,

—en rapport om revisionskommitténs roll och slutsatser,

—en förklaring om den finanspolitiska hållbarheten på lång/medellång sikt, vid behov kompletterad med länkar till information i andra rapporter.

οlägga fram denna redovisningsrapport eller serie rapporter så att revisorn kan granska räkenskaperna och kontrollera att den övriga informationen i rapporten överensstämmer med räkenskapsuppgifterna,

οoffentliggöra den uppskattade felnivån, som grundas på en konsekvent metod, som en del av årsredovisningen eller i den åtföljande informationen,

οregelbundet uppdatera och offentliggöra sina styrformer och förklara sitt val av strukturer och förfaranden inom den ram som tillämpas,

οgöra kommittén för revisionsuppföljning till en revisionskommitté med en majoritet av oberoende, externa ledamöter och utöka dess mandat till att omfatta riskhantering, finansiell rapportering samt arbete i och resultatet från enheterna för efterhandskontroll och revisionsdirektoraten.

1Europeiska kommissionen – Public Internal Control System (det offentliga internkontrollsystemet): http://ec.europa.eu/budget/pic/index_en.cfm

2Se Chartered Institute of Public Finance and Accountancy (CIPFA)/Internationella revisorsförbundet (IFAC), International Framework: Good Governance in the Public Sector (internationell ram för god förvaltning inom offentlig sektor), 2014, s. 6.

3Bland annat offentliggörandet av en diskussion om och analys av årsredovisningen tillsammans med EU:s periodiserade årsredovisning och en rapport om resultatet (vilket 2015 ledde till att rapporteringen om förvaltningen införlivades i den årliga förvaltnings- och resultatrapporten) och övergång till COSO:s uppdaterade integrerade ramverk för intern kontroll 2013 (2013 COSO internal control – integrated framework).

Inledning

God förvaltning är en prioritet för organ inom offentlig och privat sektor

01

En rad konkurser under 1990-talet ledde till att allmänhetens uppmärksamhet riktades mot frågan om företagsstyrning, samtidigt som förbättring av styrformerna i den privata sektorn blev till en politisk prioritering. I typfallet inbegrep dessa konkurser en situation där den fulla omfattningen av en risk, eller av oriktigt beteende, antingen inte var känd bland medlemmarna i ledningsorganet, eller var känd enbart av ett litet antal dominerande (vanligtvis verkställande) styrelsemedlemmar. Farhågor avseende konkurser i den privata sektorn ledde till förändringar av EU:s lagstiftning, som innebar att alla företag av allmänt intresse⁴ måste följa en förvaltningskod⁵ och bekräfta detta i sina offentliggjorda årsberättelser och redovisningar.

02

Principerna för god förvaltning infördes även i den offentliga sektorn. Detta återspeglas på senare tid i CIPFA/IFAC:s dokument Good governance in the Public Sector⁶ (god förvaltning inom offentlig sektor), liksom i det EU-ledda initiativet PIC⁷, med inriktning på lämpliga styr- och kontrollformer för länder som ansöker om EU-medlemskap.

03

God förvaltning (se ruta 1) handlar inte bara om relationer utan också om att uppnå resultat och göra det möjligt för beslutsfattarna att göra sitt jobb.

Ruta 1

God förvaltning

God förvaltning inom offentlig sektor främjar mer välunderbyggt beslutsfattande och effektiv resursanvändning. Den stärker ansvarsskyldigheten för förvaltningen av dessa resurser. God förvaltning kännetecknas av tillförlitlig granskning, som leder till betydande tryck på den offentliga sektorn att förbättra sina resultat och bekämpa korruption. God förvaltning kan bidra till bättre ledarskap, förvaltning och tillsyn inom organisationer, vilket leder till ändamålsenligare insatser och, i slutändan, bättre resultat⁸.

04

Farhågorna avseende kommissionens förvaltning blev akuta 1999 i samband med Santer-kommissionens avgång och, framför allt, rapporten från den oberoende expertkommitté som utsetts av Europaparlamentet för att undersöka de problem som låg bakom avgången och rekommendera en väg framåt. Kommitténs klagomål om att den inte kunde finna någon som var ”beredd att ta ansvar” utgjorde kärnan i kritiken mot förvaltningen inom kommissionen (se ruta 2). Dessa förhållanden, tillsammans med rapporten från den oberoende expertkommittén, föranledde Prodi-kommissionen att 2000 godkänna ett omfattande reformpaket som syftade till att modernisera kommissionens förvaltning (nedan kallat Prodi-reformen). Vitboken, kommissionens avgång och den oberoende expertkommitténs rapport fortsätter än i dag att påverka kommissionens beslutsfattande.

Ruta 2

Ramar för förvaltning och ansvarsskyldighet

Förvaltning är de arrangemang som man använder sig av för att fastställa de resultat som intressenterna förväntar sig och se till att de uppnås, enligt Good Governance in the Public Sector (god förvaltning inom offentlig sektor).

I principerna för COSO 2013⁹ fastställs det att styrelsen ska vara oberoende från ledningen och utöva tillsyn över internkontrollens utveckling och resultat¹⁰ (se ruta 10).

Ansvarsskyldighet är en väsentlig del av förvaltningen, särskilt inom offentlig sektor. Enligt IFAC är det den process genom vilken offentliga organ och enskilda personer inom dessa tar ansvar för sina beslut och handlingar, inbegripet förvaltningen av offentliga medel och alla resultataspekter, och låter sig bli föremål för lämplig extern granskning. Detta uppnås genom att samtliga parter har klar insikt i dessa skyldigheter och har tydligt fastställda roller genom en stabil struktur. Ansvarsskyldighet är i själva verket skyldigheten att svara för det ansvar som man har anförtrotts.¹¹

Kommissionen främjar god förvaltning i EU:s medlemsstater genom PIC-nätverket. Den har betonat vikten av sund kontroll och användning av standarder för bästa praxis. Enligt kommissionen utsätts för närvarande de offentliga finanserna för betydande tryck på alla nivåer inom EU. Mer än någonsin förväntar sig skattebetalarna i varje medlemsstat valuta för pengarna och den offentliga sektorn hålls ansvarig för sund och effektiv förvaltning av de medel som den anförtros. Den offentliga sektorn måste visa att resurserna används effektivt och att outputen och utfallen är ändamålsenliga. Under sådana förhållanden är det ytterst viktigt att tillämpa modernast tänkbara ramar och standarder inom den offentliga sektorn¹².

Detta är exempel på bästa praxis som hämtats från relevanta koder och riktlinjer. I hela rapporten använder vi symbolen för att beteckna rutor med sådana exempel.

05

Kommissionen grundade sitt reformprogram på tre pelare: reformer som rör prioriteringar och budget, modernisering av personalpolitiken samt förbättringar av revision, ekonomisk förvaltning och kontroll (figur 1). Enligt kommissionen bör fem huvudprinciper ligga till grund för en period av ”kulturförändring”: oberoende för kommissionen, ansvar, ansvarsskyldighet, effektivitet i uppnåendet av resultat samt öppenhet.

Figur 1

De tre pelarna i Prodi-reformen (vitboken)

Källa: Europeiska revisionsrätten på grundval av KOM(2000) 200 slutlig/2 – Reformen av kommissionen – Vitbok – del I.

06

Genom reformens första pelare infördes nya planerings- och övervakningsverktyg för var och en av kommissionens avdelningar (förvaltningsplaner och årliga verksamhetsrapporter). Genom den tredje pelaren (ruta 3) förenklades reglerna för att godkänna utgifter. En fråga som väckte livlig debatt var hur olika ansvarsområden inom kommissionen skulle förvaltas och kombineras. De centrala rollerna var de som innehades av kommissionen som kollegium, de enskilda kommissionsledamöterna, styrekonomen och generaldirektoraten (och de generaldirektörer som har en ledande administrativ roll inom dessa).

Ruta 3

Prodi-reformens tredje pelare: Modernisering av systemet för ekonomisk förvaltning, kontroll och revision¹³

Översyn av systemet för ekonomisk förvaltning, kontroll och revision i överensstämmelse med bästa praxis:

οÖverlåta ansvaret för att kontrollera utgifter från styrekonomen till generaldirektoraten.

οEn förklaring från varje generaldirektör i den årliga verksamhetsrapporten om att lämpliga internkontroller har genomförts och att resurserna har använts till avsett ändamål.

οInrätta finansenheter inom generaldirektoraten som ska bistå de förvaltande tjänsteenheterna med råd och hjälp.

οInrätta en central finanstjänst för rådgivning till de förvaltande avdelningarna.

οInrätta en tjänst för internrevision (IAS) som ska lyda under kommissionens vice ordförande med ansvar för reformen och bistå förvaltningen inom kommissionen.

οInrätta en särskild ”revisionsfunktion” inom varje generaldirektorat som rapporterar direkt till generaldirektören.

οInrätta en kommitté för revisionsuppföljning (APC) som ska övervaka kommissionens kontrollprocesser, genomförandet av rekommendationer efter revision och kvaliteten på revisionsarbetet.

Fastställa ansvar för utanordnare och lägre chefer:

οInföra förenklade och lättillgängliga regler som fastställer vilka ansvarsområden personal med centrala finansiella roller har.

07

En ytterligare reform, som inte ingick i vitboken utan lades fram när kommissionens förslag till omarbetning av budgetförordningen diskuterades, syftade till att omvandla grundvalen för utarbetandet av EU:s räkenskaper. Efter påtryckningar från rådet antog kommissionen utmaningen att införa ett system för periodiserad redovisning på grundval av internationella standarder senast 2005¹⁴.

08

Kommissionen agerade snabbt för att genomföra Prodi-reformerna: kommittén för revisionsuppföljning träffades i december 2000 (se punkt 27), en externt rekryterad chef för internrevision utsågs följande dag, den nya budgetförordningen antogs den 25 juni 2002 och de nya tjänsteföreskrifterna den 22 mars 2004. Kommissionen lade fram sin första fullt periodiserade IPSAS¹⁵-baserade årsredovisning 2005.

09

I sin lägesrapport om reformen av kommissionen från december 2005 ansåg kommissionen att nyckelprinciperna för reformåtgärderna fortfarande var sunda och att kommissionen ska ”bygga vidare på det den har uppnått och se till att dess resurser, både ekonomiska och mänskliga, används effektivt på ett öppet sätt för att underlätta kontroller och bygga upp de europeiska medborgarnas förtroende”¹⁶.

10

Mer än tio år har gått sedan detta uttalande. De regler och strukturer som antogs av kommissionen återspeglade visserligen i stor utsträckning bästa praxis vid den aktuella tidpunkten, men förvaltningsreglerna avseende både privat och offentlig sektor har fortsatt att utvecklas. Kommissionens ledamöter behöver ändamålsenliga verktyg för att utöva sitt övergripande ansvar för EU-budgetens förvaltning.

4Såsom börsnoterade företag (Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/39/EG av den 21 april 2004 om marknader för finansiella instrument och om ändring av rådets direktiv 85/611/EEG och 93/6/EEG och Europaparlamentets och rådets direktiv 2000/12/EG samt upphävande av rådets direktiv 93/22/EEG (EUT L 145, 30.4.2004, s. 1)).

5Europaparlamentets och rådets direktiv 2013/34/EU av den 26 juni 2013 om årsbokslut, koncernredovisning och rapporter i vissa typer av företag (EUT L 182, 29.6.2013, s. 19) (ändrat genom direktiv 2014/95/EU (EUT L 330, 15.11.2014, s. 1)) (redovisningsdirektivet).

6Chartered Institute of Public Finance and Accountancy (CIPFA)/Internationella revisorsförbundet (IFAC), International Framework: Good Governance in the Public Sector (internationell ram för god förvaltning inom offentlig sektor), 2014.

7Public Internal Control (offentlig internkontroll) är en plattform för utbyte av information och bästa praxis mellan offentliga förvaltningar inom EU.

8Chartered Institute of Public Finance and Accountancy (CIPFA)/Internationella revisorsförbundet (IFAC), International Framework: Good Governance in the Public Sector (internationell ram för god förvaltning inom offentlig sektor), 2014, s. 6.

9Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission (COSO), Internal Control – Integrated Framework (internkontroll – integrerad ram), 2013.

10Källa: Internal Control – Integrated Framework, Executive Summary (internkontroll – integrerad ram, sammanfattning), © Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission (COSO).

11IFAC Public Sector Committee, Governance in the Public Sector: A Governing Body Perspective (förvaltning inom den offentlig sektor ur ledningsorganens perspektiv), 2001, s. 12.

12Europeiska kommissionen: Public Internal Control System: http://ec.europa.eu/budget/pic/index_en.cfm.

13Källa: Revisionsrätten på grundval av KOM(2000) 200 slutlig/2.

14Revisionsrätten hade förespråkat en sådan åtgärd sedan 1978. Se Eduardo Ruiz García, The Role of the Court of Auditors in Modernising the Accounting System of the European Institutions (revisionsrättens roll när det gäller att modernisera EU-institutionernas redovisningssystem) i Revista Española de Control Externo, maj 2013.

15Internationella redovisningsstandarder för offentlig sektor.

16KOM(2005) 668 slutlig av den 21 december 2005 – Lägesrapport om reformen av kommissionen – Efter reform-mandatet.

Revisionens inriktning och omfattning samt revisionsmetod

11

Vår centrala revisionsfråga vid det granskningsarbete som ligger till grund för denna rapport med inriktning på revision, ekonomisk förvaltning och kontroll, var följande:

Är styrformerna vid kommissionen i linje med erkänd bästa¹⁷ praxis och institutionens behov?

12

Vi fokuserade på följande frågor (se figur 1 och ruta 3):

οÄndring av förvaltningsstrukturer och inrättandet av tjänsten för internrevision och kommittén för revisionsuppföljning (punkterna 15–31).

οAnpassning av interna kontroller och finansiell rapportering till internationella standarder (punkterna 32–41).

οIcke-finansiell information till interna och externa intressenter (punkterna 42–56).

13

Vi utgår från dokumentet Good Governance in the Public Sector (god förvaltning inom offentlig sektor) (GGPS) som central referenspunkt (ruta 2). Vi beaktar också den tidigare IFAC-studien Governance in the Public Sector: A Governing Body Perspective (förvaltning inom den offentliga sektorn ur ledningsorganens perspektiv), i synnerhet för att förstå bästa praxis vid tidpunkten för Prodi-reformen¹⁸. En nyckelkälla för kommissionens åtgärder för intern kontroll under reformperioden var COSO-ramverket (detta förklaras i punkterna 32–39). Den senaste översynen av COSO-ramverket (2013) grundas på principer och sätter intern kontroll i samband med god förvaltning. Vi kartlade innehållet i GGPS och jämförde det med COSO 2013 (se bilaga I) som underlag för vår analys av bästa praxis inom förvaltningen. Vi har även beaktat kraven i EU-direktiv för företag av allmänt intresse och kommissionens rekommendationer inom detta område.¹⁹

14

Vi genomförde vår revision genom att granska kommissionens handlingar (vitboken och interna och externa rapporter) och handlingar från relevanta internationella organ (CIPFA, europeiska revisorers förbund (FEE), IASB, IFAC, OECD²⁰ etc.), akademiker och så vidare. Vi höll möten med nyckelaktörer inom kommissionen, inbegripet ledamöter av kommittén för revisionsuppföljning, ledamöter av den förberedande gruppen inom kommittén för revisionsuppföljning, tjänsten för internrevision, generalsekretariatet och GD Budget. Vi diskuterade bästa praxis med en expertfokusgrupp som bestod av personer från ledande internationella organisationer, revisorer inom den offentliga sektorn, oberoende experter och universitet. Vi diskuterade även reformprocessen med personer som hade en viktig roll i den. Vi genomförde en undersökning av EU-medlemsstaternas högre revisionsorgan med avseende på förvaltning inom den offentliga sektorn i deras jurisdiktioner. Vi använde oss av våra revisionsresultat och revisionsrapporter från 2001 och framåt.

17Vi använder termen ”bästa praxis” genomgående i rapporten för praxis som beskrivs som ”bästa”, ”ledande” eller ”god” i vissa referensdokument.

18IFAC, Governance in the Public Sector: A Governing Body Perspective (förvaltning inom den offentlig sektor ur ledningsorganens perspektiv), 2001.

19Redovisningsdirektivet (se fotnot 4), kommissionens rekommendation av den 9 april 2014 om kvaliteten på företagsstyrningsrapporteringen (”följ eller förklara”), (EUT L 109, 12.4.2014, s. 43). Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/56/EU av den 16 april 2014 om ändring av direktiv 2006/43/EG om lagstadgad revision av årsbokslut och sammanställd redovisning (EUT L 158, 27.5.2014, s. 196) (direktivet om lagstadgad revision) och Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 537/2014 av den 16 april 2014 om särskilda krav avseende lagstadgad revision av företag av allmänt intresse och om upphävande av kommissionens beslut 2005/909/EG (EUT L 158, 27.5.2014, s. 77).

20Se förteckningen över förkortningar.

Iakttagelser

Ändringar av förvaltningsstrukturer och inrättande av tjänsten för internrevision och kommittén för revisionsuppföljning

Kommissionen gör åtskillnad mellan sitt eget politiska ansvar och sina generaldirektörers förvaltningsansvar

15

Europeiska kommissionen är EU:s verkställande organ. Dess ledningsorgan (se ruta 4) – kommissionskollegiet (kollegiet) – utgör kommissionens slutliga beslutsfattande organ. Kommissionen är enligt fördraget kollektivt ansvarig för genomförandet av budgeten. Kommissionens ansvarsområden sträcker sig dock mycket längre än genomförandet av budgeten. I praktiken har den monopol på att lägga fram förslag till EU-lagstiftning²¹, den utarbetar regler för genomförande av lagstiftningsakter och spelar en betydande roll när det gäller att övervaka verkställandet av EU-lagstiftning²².

16

Enskilda kommissionsledamöter tilldelas ansvar för specifika politikområden. Det innebär att de flesta har en ledarroll i förhållande till ett eller flera generaldirektorat (GD)²³. Generaldirektoraten leds av generaldirektörer²⁴. Kommissionens befogenhet att bevilja utnyttjande av EU-medel delegeras i praktiken till generaldirektörerna (i den rollen kallas de delegerade utanordnare).

Ruta 4

Ledningsorgan

Ledningsorgan utgörs av den person/de personer eller den grupp som bär huvudansvaret för att övervaka enhetens strategiska inriktning, drift och ansvarsskyldighet. Ledningsorganet spelar en avgörande ledande roll när det gäller att genomföra, utvärdera och förbättra enhetens förvaltning²⁵.

17

I sitt meddelande om kommissionens arbetsmetoder i november 2014 betonade ordförande Jean-Claude Juncker att kommissionsledamöterna ska ta fullt politiskt ansvar för det arbete som utförs av de avdelningar som är underställda dem²⁶. Han organiserade även kollegiet med målet att det skulle samarbeta som ett starkt lag och samarbeta över olika ansvarsområden för att överbrygga silomentalitet genom att arbeta tillsammans på de områden där kollegiet verkligen kan göra en insats²⁷ (se figur 2).

18

Sedan reformen får kommissionen stöd från ett antal ledningsgrupper (figur 3):

οStyrgruppen för aktivitetsbaserad förvaltning²⁸, som ska samordna politiska och strategiska frågor med koppling till reformens tre huvudområden (strategisk planering och programplanering, personalpolitik samt ekonomisk förvaltning och finansiell revision). Sedan 2015 behandlar den även it-styrningsfrågor inom kommissionen. Gruppen har generalsekreteraren som ordförande och sammanför generaldirektörer och kanslier²⁹ som ansvarar för centrala avdelningar.

οGeneraldirektörsgruppen, som ska genomföra reformen, övervakar nu samordningen av genomförandet och är ett forum för diskussion om frågor av övergripande intresse.

οResursdirektörsgruppen, som ska undersöka specifika frågor med anknytning till genomförandet av reformen, är ett rådgivande organ med resursdirektörer³⁰ som har som mål att främja enhetlig och optimal förvaltning av kommissionens resurser och se till att de förvaltande avdelningarnas behov beaktas. Den utgör ett forum för diskussion om och utbyte av bästa praxis mellan övergripande och förvaltande avdelningar.

Figur 2

Kommissionskollegiet november 2014–juni 2016¹

1Kommissionsledamot Lord Jonathan Hill avgick den 15 juli 2016 och hans portfölj övertogs av vice ordförande Valdis Dombrovskis och kommissionsledamot Pierre Moscovici.

Källa: Europeiska revisionsrätten, baserat på bilaga 3 till Working Methods of the European Commission 2014–2019 (Europeiska kommissionens arbetsmetoder 2014–2019) C(2014) 9004.

Figur 3

Informationsflöden om intern kontroll till kollegiet

Källa: Europeiska revisionsrätten.

19

Generalsekretariatet ansvarar för ett antal verksamhetsprocesser, inbegripet beslutsfattande, dokumenthantering, arrangemang för kontinuitet i verksamheten samt strategisk planering och programplanering. Det hanterar kollegiets beslutsprocess och ger stöd till ordföranden och vice ordförandena. Det samordnar verksamheter inom olika politikområden och avdelningar och agerar som kommissionens förbindelselänk och sköter förbindelserna med övriga EU-institutioner, nationella parlament och icke-statliga organisationer och enheter.

20

Den oberoende expertkommittén ville inte att generaldirektörerna skulle tvingas klara sig helt på egen hand³¹. Sålunda rekommenderade den att en central finanstjänst skulle inrättas. Tjänsten, som lyder under GD Budget, ger stöd och rådgivning om ekonomisk förvaltning, tolkning av finansiella regler och lagstiftning, intern kontroll och riskhantering.

21

Fram till reformen ansvarade kommissionens styrekonom för godkännandet av alla utgifter. Denna roll väckte kritik, med hänvisning till att generaldirektoraten därmed ansåg att deras ansvar för EU:s utgifter huvudsakligen var begränsat till att få styrekonomens godkännande (underskrift) (se punkt 4). Kommissionen avskaffade styrekonomens funktion och flyttade över ansvaret för kontroller till generaldirektoraten. Övergången från ett system med centraliserat förhandsgodkännande till ett system med decentraliserat ansvar, och ansvarsskyldighet i efterhand, var en grundläggande byggsten i reformen. Men det innebär att det inte alltid tydligt har framgått om ansvaret hos kommissionen som helhet omfattar ansvar för generaldirektörernas agerande, eller om det är skilt från generaldirektörernas ansvar (se figur 4).

Figur 4

Ansvarsskyldighet inom kommissionen

1COM(2015) 377 final av den 23 juli 2015 – Europeiska unionens konsoliderade årsredovisning budgetåret 2014, s. 11. De enskilda offentliganställda i fråga – i allmänhet generaldirektörer och enhetschefer – benämns ”delegerade utanordnare”, eller förkortat, som i denna figur, ”utanordnare”

2Utanordnare för kommissionen är kollegiet av de 28 kommissionsledamöterna. Kollegiet delegerar den ekonomiska förvaltningen till generaldirektörerna genom särskilda beslut. Generaldirektörerna vidaredelegerar uppgifterna till direktörer, enhetschefer osv. som då blir ”utanordnare genom vidaredelegering” i enlighet med artiklarna 56, 65 och 66 i budgetförordningen.

3Commission 2016 Human Resources Key Figures Staff Members (kommissionens personalresurser 2016 – central personalstatistik) (ej personal vid genomförandeorganen).

Källa: Europeiska revisionsrätten, baserat på kommissionens uppgifter och siffror.

22

Den rättsliga situationen är dock tydlig. Enligt fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (fördraget) är kommissionen kollektivt ansvarig för genomförandet av budgeten³². Detta återspeglas i budgetförordningen där det anges att ”varje institution ska fungera som utanordnare”³³. Kommissionen har detta ansvar trots delegeringen till generaldirektörer (se ruta 5), och sålunda är det utanordnaren (kommissionen) som ska ansvara för ”verkställigheten av inkomster och utgifter i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning och säkerställa överensstämmelse med kraven på laglighet och korrekthet”³⁴.

Ruta 5

Kommissionens ansvar

Den oberoende expertkommittén betonade 1999 att källan till all makt inom kommissionen utgörs av själva kommissionskollegiet. I slutändan måste därför ansvaret för alla förvaltningens åtgärder hitta tillbaka till de enskilda kommissionsledamöterna, och genom dem till kollegiet. Delegeringskedjan börjar i kommissionen genom kommissionsledamoten. Hon eller han har därmed det slutliga ansvaret för alla finansiella frågor, inbegripet intern kontroll, och i sin egenskap av ledamot av kollegiet.

I ett arbetsdokument från 2007 från budgetkontrollutskottet³⁵ om ”styrelseformer inom Europeiska kommissionen”³⁶ lades en kritisk synpunkt fram om vissa delar av reformen. I detta angavs att ”[k]ommissionens silostruktur – och medföljande koncentration av information och makt inom generaldirektoraten – borde ha gjort det uppenbart för vem som helst att det inte skulle kunna uppstå någon form av ordentlig styrning utan funktionella rapporteringsvägar mellan närbesläktade tjänsteenheter i olika generaldirektorat. Detta skedde inte heller. […] Priset för att anse att varje generaldirektorat är en självständig förläning med sina egna kontrollörer, sina egna bokförare och sina egna internrevisorer som enbart rapporterar till generaldirektören betalas av institutionen som helhet och är inte förenligt med fördraget, som ger kollegiet ett kollektivt ansvar”.

I hela denna rapport använder vi symbolen för att beteckna rutor med exempel på påtryckningar från Europaparlamentet.

Kommissionen avskaffade styrekonomen och inrättade en internrevisionsfunktion

23

En central del av Prodi-reformen var att styrekonomen för centraliserad förhandskontroll avskaffades och att en ”modern tjänst för internrevision”³⁷ inrättades (se ruta 6). Kommissionen inrättade tjänsten för internrevision i april 2001³⁸ (den hade redan utsett en internrevisor (se punkt 8)). Det fördes omfattande diskussioner om vilken form internrevisionen skulle ta (institutionsövergripande eller inom enskilda generaldirektorat). Slutligen inrättade kommissionen en specialiserad internrevisionsfunktion, direkt underställd varje generaldirektör parallellt med en central tjänst för internrevision. År 2015 avskaffade kommissionen internrevisionsfunktionerna.

24

Generaldirektorat med betydande utgifter har fortfarande enheter för efterhandskontroll och revisionsdirektorat som granskar utgifter. Det finns t.ex. cirka 180 anställda i sådana enheter vid GD Internationellt samarbete och utveckling, 130 vid GD Jordbruk och landsbygdsutveckling, 100 som avser forskning och 90 vid GD Regional- och stadspolitik. Tjänsten för internrevision hade en personalstyrka på 147 personer 2016³⁹.

Ruta 6

Internrevision inom den offentliga sektorn

Internrevisionen ska tillhandahålla oberoende, objektiva bestyrkande- och konsulttjänster som ger mervärde till och förbättrar en enhets verksamhet. Internrevisionen hjälper enheten att uppnå målen genom att tillföra en systematisk, disciplinerad metod för att utvärdera och förbättra förvaltningens ändamålsenlighet, riskhantering och kontrollprocesser. Internrevisioner kan vara omfatta en rad områden, bland annat dem som handlar om att få valuta för pengarna och förhindra och upptäcka bedrägeri och korruption⁴⁰.

Definitionen stämmer överens med ramen för internrevisorernas förening: ”Internrevision är en oberoende, objektiv säkrings- och konsultaktivitet som har till uppgift att tillföra värde och förbättra verksamheten i olika organisationer. Genom att systematiskt och strukturerat värdera och öka effektiviteten inom riskhantering, styrning och kontroll samt ledningsprocesser fungerar internrevisionen som en hjälp för organisationen att uppnå sina mål.”

Tjänsten för internrevision hade inledningsvis starkare inriktning på förvaltningsfrågor på hög nivå som omfattar hela institutionen

25

Styrformerna utgjorde ett angeläget intresse för kommissionen när den genomförde vitboken. I början profilerade sig tjänsten för internrevision därför starkt på institutionsövergripande förvaltningsfrågor på hög nivå⁴¹. Under de senaste åren har tjänsten för internrevisions arbete handlat om både frågor med anknytning till processer inom enskilda generaldirektorat och förvaltning. Institutionsövergripande förvaltningsfrågor har på senare år inbegripit kommissionens informationssäkerhet (se ruta 7). Vi noterar tjänsten för internrevisions rekommendation⁴² om att centrala åtgärder ska vidtas på institutionsnivå för att garantera en konsekvent, tillförlitlig, fullständig och heltäckande metod på operativ nivå och överblick över frågor som rör hela kommissionen, t.ex. när det gäller att förebygga och spåra bedrägerier. En enkät vid generaldirektoraten av en extern bedömare visade att tjänstens arbete som helhet uppfattades som mycket positivt, men att dess inverkan på institutionens förvaltning värderades betydligt lägre.

Ruta 7

Vissa viktiga rekommendationer om förvaltning från tjänsten för internrevision har inte följts

I sin årsrapport för 2006 rekommenderade tjänsten för internrevision att kommissionen lägger fram ett årligt uttalande om styrelseformer: ”För att uppnå fullständig mognad och göra sin styrningsstruktur och den senaste utvecklingen känd för sina intressenter bör kommissionen beskriva sin förvaltningspolicy och sina rutiner, helst i den sammanfattande rapporten om generaldirektoratens årliga verksamhetsrapporter, ställa den till förfogande på sin webbplats och se till att den uppdateras regelbundet”⁴³.

Senaste gången kommissionens styrformer offentliggjordes var 2007 (se punkt 45).

I sin årsrapport för 2009 rekommenderade tjänsten för internrevision att översynen behövs på institutionsnivå när det gäller gemensamma processer: Översyn av riskhanteringen – den roll som generalsekretariatet och GD Budget har för närvarande bör stärkas betydligt för att säkerställa ändamålsenlig översyn av genomförandet av riskhanteringen vid kommissionen för att främja bästa praxis för riskhantering och identifierade risker som kommissionen som helhet är utsatt för⁴⁴.

Kommissionens centrala avdelningar godtog inte denna rekommendation till fullo eftersom de ansåg att den inte stämde överens med kommissionens strategi att ge generaldirektoraten det slutliga ansvaret⁴⁵.

Tjänsten för internrevision genomförde 2015 en revision av institutionens styrning när det gäller informationssäkerhet. Den kontrollerade om förvaltningsstrukturen och de åtgärder som genomfördes för att säkerställa att lämpliga säkerhetsbestämmelser tillämpades inom ramen för kommissionens informationssystem och processer var tillfredsställande.

På rekommendation av tjänsten för internrevision inrättade kommissionen en styrelse för informationssäkerhet och ett nytt direktorat för it-säkerhet.

Nu är det större fokus på kommissionens ram för intern kontroll

26

En central risk för kommissionen gäller utgifternas laglighet och korrekthet. Vårt arbete tyder på att fel avseende laglighet och korrekthet har haft väsentlig effekt under hela perioden sedan reformen av kommissionen. Tjänsten för internrevision inriktar sig på kommissionens system för intern kontroll. Det är förståeligt med tanke på det betydande väsentliga arbete som utförs av andra organ (revisorer i medlemsstater, revisionsdirektorat inom de generaldirektorat som har utgifterna, revisionsrätten), men denna begränsade täckning påverkar det material som läggs fram för kommittén för revisionsuppföljning. Tjänsten för internrevision granskar inte verksamhet utanför kommissionen – här ligger ansvaret hos enheterna för efterhandskontroll vid de generaldirektorat som har utgifterna (se punkt 24). Dessa enheters och direktorats granskningsresultat beaktas inte av kommissionens revisionskommitté: kommittén för revisionsuppföljning.

Kommissionen inrättade en kommitté för revisionsuppföljning som ett första steg i reformprocessen

27

Kommittén för revisionsuppföljning höll sitt första sammanträde i december 2000 och utgör därmed en av de äldsta delarna av den reformerade förvaltningsstrukturen. Kommittén bestod ursprungligen av kommissionsledamoten med ansvar för budget (ordförande), vice ordföranden med ansvar för förvaltning och reformen och ytterligare två kommissionsledamöter.

28

Bästa praxis innebär att en majoritet av revisionskommittén består av externa, oberoende ledamöter (se ruta 8). Kommissionen utsåg den första externa ledamoten av kommittén för revisionsuppföljning i maj 2001 och en andra 2004. Denna konstellation hade den högsta andelen oberoende, externa ledamöter (två av totalt sex ledamöter av kommittén för revisionsuppföljning). År 2005 utökades antalet interna ledamöter till fem och 2007 till sju. Därmed minskade andelen externa ledamöter till två av nio. Så såg det fortfarande ut när vi genomförde revisionen. Kommissionens förste vice ordförande är ordförande för den nuvarande (2014–2019) kommittén för revisionsuppföljning och ytterligare tre kommissionsledamöter är ledamöter i kommittén för hela mandatperioden. Ytterligare tre kommissionsledamöter kommer att rotera halvvägs in i mandatperioden. Bland de interna ledamöterna finns en stark representation av generaldirektorat med de högsta utgifterna. De ledamöter i kommittén för revisionsuppföljning som är kommissionsledamöter ansvarar för ungefär 80 % av utgifterna i EU:s budget från början av deras mandatperiod fram till juli 2017 och för ungefär 60 % av utgifterna i EU:s budget från augusti 2017 fram till slutet av mandatperioden. I stadgan för kommittén för revisionsuppföljning finns dessutom regler som ytterligare garanterar att enskilda kommittéledamöters oberoende inte komprometteras genom att ledamoten är skyldig att anmäla intresse eller avstå från att uttala sig i de fall då kommittén granskar en revisionsrapport som gäller hans eller hennes avdelningar.

Ruta 8

Revisionskommittéer

Det är god praxis för ledningsorgan inom den offentliga sektorn att inrätta en revisionskommitté eller motsvarande grupp eller funktion. Revisionskommittén är ytterligare en källa till bestyrkande av en enhets riskhantering, upprätthållande av effektiv kontrollmiljö och rapportering om finansiella och icke-finansiella resultat. Kommitténs ändamålsenlighet är beroende av att denna är oberoende av den verkställande makten. Den kan utöva en väsentlig roll inom följande:

οBidra till adekvatare och ändamålsenligare riskhantering och intern kontroll.

οFrämja principerna om god förvaltning och deras tillämpning vid beslutsfattande.

οÖvervaka internrevisionen och bidra till kvaliteten på internrevisionens verksamhet, i synnerhet genom att stärka det organisatoriska oberoendet.

οStärka objektiviteten hos och vikten av externa revisioner och därmed revisionsfunktionens ändamålsenlighet.

οÖka medvetenheten om behovet av sund riskhantering och intern kontroll samt genomförandet av rekommendationer efter interna och externa revisioner.

οHjälpa enheten att integrera de värderingar som etisk styrning innebär, inbegripet effektiva arrangemang för att motverka bedrägeri och korruption.

För att en revisionskommittés ska fungera så ändamålsenligt som möjligt bör majoriteten av dess ledamöter vara oberoende av ledningsorganet. Det är också viktigt att årsrapporter för enheter inom offentliga organ innehåller lämplig information om revisionskommitténs mandat, verksamhet, aktivitet och resultat⁴⁶.

29

Kommittén för revisionsuppföljning har bland annat ansvaret för att övervaka kvaliteten på det interna revisionsarbetet och se till att revisionsrekommendationer beaktas och följs upp ordentligt av kommissionens generaldirektorat och avdelningar⁴⁷. Varje sammanträde i kommittén för revisionsuppföljning föregås av sammanträden i en förberedande grupp som består av de två externa ledamöterna i kommittén och medarbetare vid kanslierna för de kommissionsledamöter som sitter i kommittén (se tabell 1). En stående inbjudan om att delta i sammanträdet ges till tjänsten för internrevision, GD Informationsteknik, GD Budget och generalsekretariatet på direktörsnivå.

Tabell 1

Antal sammanträden inom kommittén för revisionsuppföljning och dess förberedande grupp under 2011–2016

År | Sammanträden i kommittén för revisionsuppföljning | Sammanträden i den förberedande gruppen
2011 | 4 (inbegripet 1 genom skriftligt förfarande) | 12
2012 | 4 (inbegripet 1 genom skriftligt förfarande) | 9
2013 | 4 (inbegripet 1 genom skriftligt förfarande) | 9
2014 | 3 (inbegripet 2 genom skriftliga förfaranden) | 6
2015 | 2 (inbegripet 1 genom skriftligt förfarande) | 6
2016 till dags dato (24 maj) | 3 | 4

Källa: Europeiska revisionsrätten, baserat på kommissionens handlingar.

Kommittén för revisionsuppföljning begränsar i praktiken sin övervakning till tjänsten för internrevisions arbete

30

I tabell 2 visas att kommittén för revisionsuppföljning inriktar sig på internrevisionsrapporter. I framtiden planerar ledamöterna i kommittén att täcka frågor som härrör från den externa revisorns (Europeiska revisionsrätten) årsrapporter och särskilda rapporter. Kommittén för revisionsuppföljning undersöker inte granskningsresultaten från revisionsdirektorat eller enheterna för kontroll i efterhand vid de generaldirektorat som har utgifterna (se punkt 26).

Tabell 2

Roll för/sammansättning av kommittén för revisionsuppföljning och utvalda revisionskommittéer jämfört med bästa praxis enligt ramen för god förvaltning inom offentlig sektor (GGPS)

Bästa praxis enligt ramen för god förvaltning inom offentlig sektor (GGPS) | Kommissionens kommitté för revisionsuppföljning² | Roll för utvalda revisionskommittéer¹
Revisionskommittén vid Världslivsmedelsprogrammet | Revisionskommittén vid Europeiska investeringsbanken | Revisionskommittén vid Världsbanksgruppen | FN:s oberoende rådgivningskommitté
Bestyrkande av riskhantering | x | √ | √ | √ | √
Bestyrkande av intern kontroll | x | √ | √ | √ | √
Bestyrkande av rapportering om finansiella och icke-finansiella resultat. | x | √ | √ | √ | √
Övervakning av intern revision | √ | √ | √ | √ | √
Stärkande av den externa revisionens ändamålsenlighet | x | √ | √ | √ | x
Majoritet av oberoende ledamöter | x | √ | √ | √ | √

1Källor: Världslivsmedelsprogrammet: Terms of reference for the Audit Committee of the World Food Programme (mandat för Världslivsmedelsprogrammets revisionskommitté) (november 2011), Europeiska investeringsbanken: Audit Committee Charter (revisionskommitténs stadga) (juni 2007), Världsbanksgruppen: World Bank Resolution on Standing Committees (Världsbankens resoution om ständiga kommittéer) (2009), bilaga A om revisionskommitténs mandat, och Förenta nationerna: Terms of reference for the Independent Audit Advisory Committee and strengthening the Office of Internal Oversight Services (den oberoende revisionsrådgivningskommitténs mandat och stärkande av kontoret för intern översyn) (juni 2007).

2Källa: Europeiska revisionsrätten. I stadgan för kommittén för revisionsuppföljning hänvisas även till extern revision (se punkt 30).

31

I enlighet med vad som anges i kommissionens meddelande om stadgan för kommittén för revisionsuppföljning spelar revisionskommittéer en allt viktigare roll för den öppenhet och ansvarsskyldighet som medborgare och andra intressenter med rätta begär av offentliga organ⁴⁸. Kommittén för revisionsuppföljning utgör för närvarande kommissionens ”revisionskommitté”. Vi undersökte kommittén utifrån kriterierna för bästa praxis (ruta 8) och i förhållande till de internationella organ som vi valt ut som riktmärken (tabell 2). Det bör noteras att alla ledamöter av revisionskommittéerna i dessa internationella organ är oberoende. I kommissionens fall är sju av nio ledamöter av kommittén för revisionsuppföljning interna.

Anpassning av interna kontroller och finansiell rapportering till internationella standarder

Kommissionen valde att grunda sina standarder för internkontroll på COSO-ramverket

Ruta 9

Intern kontroll

Intern kontroll är en process som verkställs av en enhets styrelse, ledning och annan personal och som är utformad för att ge rimliga garantier för att målen har uppnåtts när det gäller verksamhet, rapportering och efterlevnad⁴⁹.

32

Kommissionen förändrade den interna kontrollen (se ruta 9) som en del av Prodi-reformen (se figur 1 och ruta 3). Det nya systemet skiljer sig i hög grad från det tidigare som baserades på det centraliserade godkännandet (underskrift) från styrekonomen. Kommissionen baserade kontrollen på 1992 års COSO-ramverk (se ruta 10) och införde COSO-definitionen av intern kontroll i budgetförordningen⁵⁰.

33

År 2001 införde kommissionen 24 normer för internkontroll som kompletteras av grundläggande krav om de specifika praktiska åtgärder som bör ligga till grund för varje avdelnings system för intern kontroll. Generaldirektoraten skulle varje år bedöma och rapportera om efterlevnaden av de grundläggande kraven. Dessa rapporter bygger på interna granskningar, ledningens självbedömningar och relevanta revisioner som genomförts av tjänsten för internrevision och Europeiska revisionsrätten. Vi rapporterade om framsteg med införandet av dessa normer i våra årsrapporter från 2002 till 2008.

34

Kommissionen såg 2007 över sitt ramverk för intern kontroll och reducerade antalet normer till 16. Den uppmanade generaldirektoraten att rapportera i undantagsfall (endast när de inte tillämpade en norm). År 2014 reducerade den antalet krav ytterligare. År 2014 utvärderade generaldirektoraten sina egna framsteg och rapporterade att de, i hela kommissionen, hade infört 98 % av normerna för intern kontroll⁵¹. Under 2016 tänker kommissionen uppdatera sin ram för intern kontroll så att den stämmer överens med COSO 2013⁵².

Ruta 10

COSO-ramverket

Källa: 2013 Internal Control – Integrated Framework, Executive Summary
© Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). Alla rättigheter förbehålls. Används med tillstånd från COSO.

COSO är ett ramverk som offentliggjordes 1992 i USA och som ursprungligen var avsett för privata företag. Det tillämpas för närvarande i stor utsträckning av både privat och offentlig sektor över hela världen. I maj 2013 gav COSO ut ett uppdaterat ramverk. COSO ansåg att ramverket från 1992 skulle ersättas av 2013 års ändringar efter en övergångsperiod som gick ut i december 2014.

I 2013 års ramverk infördes 17 principer som alla är nödvändiga för ändamålsenlig intern kontroll. Ledningen kan bestämma att en princip inte är relevant utifrån omständigheterna. Om en princip är relevant, men ännu inte finns eller tillämpas, föreligger en väsentlig brist i systemet för intern kontroll.

De nya COSO-kraven är mer inriktade på styrningskoncept, inbegripet behovet av tillsynsansvar för styrelsen och dess kommittéer för varje del av den interna kontrollen (vi jämför kraven i COSO 2013 med kraven i GGPS i bilaga I).

Det är svårt att slutföra övergången till det uppdaterade COSO-ramverket

35

I bilaga I presenterar vi kraven i COSO 2013 och GGPS. Kommissionens normer för intern kontroll omfattar de flesta av principerna i COSO 2013. Men det är en svår uppgift att slutföra övergången till det nya COSO-ramverket eftersom det medför krav på organisationens förvaltningsstruktur, med betoning på ledningsorganens ansvar att övervaka genomförandet av alla delar av systemet för intern kontroll (se ruta 11 – COSO-princip 2), och alla kontrollelement måste finnas på plats och tillämpas innan en organisation uppfyller COSO-standarderna (se bilaga I). I punkterna 36–39 tar vi upp tre delar av COSO-ramverket som är svåra att genomföra.

Ruta 11

Tre delar av det nya COSO-ramverket som är svåra att genomföra

COSO-princip 2

Styrelsen ska vara oberoende från ledningen och utöva tillsyn över internkontrollens utveckling och resultat.

COSO-princip 5

I strävan att uppnå målen ska organisationen hålla enskilda personer ansvariga för deras ansvarsområden inom internkontrollen.

COSO-princip 8

Organisationen ska beakta risken för oegentligheter när den bedömer riskerna för att målen inte uppnås⁵³.

36

Anpassning av kommissionens kontrollram till COSO 2013 (COSO-princip 2) skulle kräva en funktion på central nivå som utövar tillsyn över systemet för intern kontroll. Enligt kommissionen är skälet till att den inte har en sådan funktion att den vill bibehålla ”tydligt avgränsade ansvarsområden och ansvarsskyldighet” på generaldirektoratsnivå. Kommissionen anser att den nuvarande strukturen uteslutande lägger ansvaret för tillämpningen av systemet för intern kontroll på enskilda delegerade utanordnare och att en central funktion för tillsyn skulle kunna leda till överföring av ansvar⁵⁴. Även om den centrala finanstjänsten fram till 2014⁵⁵ årligen lade fram ett dokument med överblick över läget beträffande internkontrollen vid kommissionen var det inte ett oberoende bestyrkande utan en sammanfattande beskrivning.

37

Kommissionen avskaffade styrekonomens befattning för att göra generaldirektörerna ansvariga för utgifternas laglighet och korrekthet vid sina generaldirektorat. Generaldirektoraten rapporterar årligen om sin förvaltning via den årliga verksamhetsrapporten (se punkt 55). De övergripande mekanismerna för att hålla enskilda personer ansvariga för deras bidrag till internkontrollen (COSO-princip 5) är dock relativt outvecklade. Kommissionen har inte inrättat utvärderingskriterier för personalen som är kopplade till detta mål. Den årliga verksamhetsrapporten utgör en möjlig mekanism för att uppnå en sådan koppling för generaldirektörer. I praktiken har kommissionen dock inte gjort det möjligt att fastställa om förklaringarna i den årliga verksamhetsrapporten är välgrundade⁵⁶ eller infört ett riktmärke utifrån vilket generaldirektorat kan hållas ansvariga.

38

År 2001, efter antagandet av den första övergripande strategin för bedrägeribekämpning⁵⁷ (COSO-princip 8) och i kölvattnet av vitboken om den administrativa reformen meddelade kommissionen att en enhet inom Olaf skulle utarbeta en övergripande strategisk metod för bedrägeribekämpning som skulle inriktas på nya lagförslag med stora finansiella konsekvenser inom områden där det finns risk för bedrägeri. År 2011 utarbetade kommissionen en ny strategi för bedrägeribekämpning⁵⁸ som täcker in hela ”bedrägeribekämpningscykeln”, från förebyggande och upptäckt av bedrägerier till utredningar, påföljder och återkrav av medel som har använts felaktigt och även förtydligande av de olika berörda parternas ansvarsområden.

39

I kommissionens riktlinjer för riskhantering beaktas risken för bedrägerier och generaldirektoraten är skyldiga att årligen rapportera om vad de har gjort för att förebygga och spåra bedrägerier i en specifik del av sina årliga verksamhetsrapporter. Kommissionens nuvarande normer för intern kontroll är inte direkt inriktade på risken för bedrägerier, såsom krävs enligt COSO-princip 8 (se bilaga I). Kommissionen har lovat att täcka in denna punkt vid nästa översyn av normerna för intern kontroll.

Att årsredovisningen utarbetas enligt internationella standarder har förbättrat den finansiella rapporteringen

Ruta 12

IPSAS

De internationella redovisningsstandarderna för offentlig sektor (IPSAS), utgivna av IPSASB, är den mest kompletta uppsättningen internationella standarder för periodiserad finansiell redovisning som har tagits fram för den offentliga sektorn⁵⁹.

40

Såsom framgår av figur 5 infördes den periodiserade redovisningen i två steg. Kommissionen började först röra sig i riktning mot denna typ av redovisning 2001, då vissa ändringar infördes i den finansiella rapporteringen. En mycket större förändring ägde rum 2005 (se punkt 8) då kommissionen började tillämpa internationella standarder på sin finansiella rapportering. Den partiella balansräkning som användes före år 2000 ersattes då med en fullständig redogörelse för tillgångar och skulder.

41

Kommissionens nya redovisningsram tillämpades för första gången 2005, och vi kunde för första gången utfärda ett uttalande utan reservation om tillförlitligheten i årsredovisningen för 2007. Detta bör ses som en lyckad avslutning på kommissionens arbete för att modernisera sin redovisning. Genom att lägga fram en periodiserad årsredovisning enligt internationella standarder (ruta 12) har kommissionen ökat öppenheten och uppnått en god standard för den finansiella rapporteringen.

Figur 5

EU – Redogörelse för tillgångar och skulder 1997–2015

Källa: Europeiska revisionsrätten (baserad på en presentation från Cour des comptes (Frankrikes revisionsorgan) i La comptabilité générale de l’État, dix ans après, februari 2016).

Icke-finansiell information till interna och externa intressenter

Kommissionen kompletterar sina räkenskaper med icke-finansiell information

42

Reformen ledde visserligen till betydligt bättre årsredovisning, men EU tillhandahöll ingen åtföljande analys eller beskrivning av förvaltningen förrän 2014, när den frivilligt bifogade avsnittet ”Årsredovisning – diskussion och analys” till den konsoliderade årliga redovisningen för 2014. Användarna fick därigenom tillgång till viss bakgrundsinformation och analysmaterial⁶⁰. Diskussionen om EU:s mål gällde emellertid främst de mål som kommissionens ordförande fastställt för kommissionen⁶¹, i stället för målen inom Europa 2020-strategin⁶². Den enda förvaltningsrelaterade informationen i diskussionen om och analysen av årsredovisningen var en kortfattad (och kommissionscentrerad) förteckning över de största institutionernas funktioner⁶³.

43

Ett viktigt uttalande om på bästa praxis visas i ruta 13. Genom att jämföra innehållet i ett antal ramar⁶⁴ och utvärderingskriterier kunde vi konstatera att många element som anses utgöra bästa praxis var gemensamma för ett flertal ramar (se bilaga II). Alla de ramar vi använde som riktmärken innefattade en årlig förvaltningsrapport (vilket även CIPFA:s och IFAC:s dokument Good Governance in the Public Sector gör), en diskussion om risker samt information om finansiella och icke-finansiella resultat. Alla utom en ram kräver att en beskrivande rapport utarbetas, där områden som mål och strategier samt sociala och personalrelaterade frågor ska tas upp. Enligt tre av ramarna ska en beskrivning av affärsmodellen dessutom inkluderas.

Ruta 13

Principer för årsrapporter

CIPFA/IFAC, Good Governance in the Public Sector: Organ i den offentliga sektorn bör visa att de har uppfyllt sina åtaganden, skyldigheter och prioriteringar och att de har utnyttjat de offentliga medlen effektivt. För detta ändamål ska de utfärda en offentlig rapport i god tid, och minst en gång om året, så att intressenter kan förstå och bedöma organets resultat, om det ger valuta för pengarna och hur pass sund dess resursförvaltning är. Det är även viktigt att rutinerna för informationsinsamling och sammanställning av årsrapporten garanterar att ledningsorganet och den högsta ledningen kan ta ansvar för resultaten.

Ledningsorganen bör bedöma i vilken utsträckning de tillämpar principerna för god förvaltning enligt denna ram. Den bör också göra denna bedömning – och sin eventuella handlingsplan för förbättringar – tillgänglig för allmänheten.

Resultatinformationen och de åtföljande finansiella rapporter som organ i den offentliga sektorn offentliggör bör upprättas konsekvent och i tid. Det bör vara möjligt att jämföra rapporterna med andra, liknande organ, och de bör upprättas med hjälp av internationellt erkända standarder av hög kvalitet⁶⁵.

Kommissionens rekommendation till börsnoterade företag: Information om företagsstyrning bör vara tillräckligt tydlig, tillförlitlig och omfattande för att aktieägare, investerare och andra aktörer ska få god inblick i hur företaget styrs. Företag bör också rutinmässigt offentliggöra sådan information på sina webbplatser och hänvisa till webbplatserna i sina förvaltningsberättelser⁶⁶.

44

Praxis bland EU:s medlemsstater ser ut på följande sätt⁶⁷:

ο21 av de 28 medlemsstaterna kräver att offentliga organ offentliggör en redogörelse om intern kontroll och/eller en årsberättelse om styrningen.

ο18 medlemsstater offentliggör sin årsredovisning inom sex månader efter årsslutet (varav nio upprättar räkenskaper enligt periodiserad redovisning).

οI tolv medlemsstater undertecknas statliga myndigheters redovisning av finansministern.

οTolv medlemsstater använder sig av periodiserad redovisning, och fyra andra håller på att införa en periodiserad redovisningsmodell (i de flesta fall enligt IPSAS).

οI sju medlemsstater krävs offentliggörande av en rapport från en revisionskommitté.

Kommissionen offentliggör mindre information än många andra organisationer

45

Vi har jämfört EU:s granskade årsredovisning (inklusive avsnittet Årsredovisning – diskussion och analys) med vägledningar och praxis inom andra organ (se figur 6 och punkterna 43–44). Vid jämförelsen framgick följande:

οUpprättande av årsredovisning enligt periodiserad redovisning: såsom beskrivs i punkt 40 har kommissionen upprättat EU:s årsredovisning enligt periodiserad redovisning och i enlighet med IPSAS sedan 2005.

οSammanfattning av viktiga siffror: I diskussionen om och analysen av årsredovisningen finns en översikt över viktiga siffror som rör resultaträkningen och balansräkningen, förfinansiering och finansiella instrument.

οUttalande från en oberoende revisor (såsom det offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning): Räkenskaperna åtföljs av ett uttalande från en oberoende revisor. (Andra dokument med årlig information som lämnas inom ramen för ansvarsskyldigheten – t.ex. den sammanfattande rapporten och den ekonomiska rapporten – åtföljs däremot inte av ett revisionsuttalande från en oberoende revisor.)

οJämförelse mellan budgetresultat och finansiellt resultat: I kommissionens årsredovisning finns en fullständig jämförelse mellan budgetresultat och finansiellt resultat.

οAnalys av förvaltningsstrukturer och förvaltningsfrågor: Kommissionen utfärdar ingen en årsberättelse om styrningen eller en årlig redogörelse om intern kontroll. Detta är emellertid bästa praxis och gängse bruk i medlemsstaterna (se punkt 44)⁶⁸. Ett sådant dokument togs fram 2007, i enlighet med en rekommendation från internrevisorn⁶⁹, men såvitt vi kan se har det inte godkänts av kommissionen. Kommissionen har meddelat att den håller på att uppdatera sin årsberättelse om styrningen från 2007 och att denna kommer att lämnas in till kommissionskollegiet. Sedan 2014 har kommissionen med en överblick över institutionernas roller, finansiella aktörers ansvar inom kommissionen och förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet i Årsredovisning – diskussion och analys.

οFörord (eller rapport) från ordförande/högre tjänsteman: EU:s räkenskaper åtföljs inte av ett förklarande förord från ordföranden (eller en annan ledamot av kommissionen). Kommissionens ledningsorgan tar inte ansvar för årsredovisningen genom att skriva ett förord eller en beskrivande rapport från ordföranden eller kommissionsledamoten med ansvar för budgeten. I den finansiella rapport (se figur 7) som offentliggörs separat finns dock ett förord från vice ordföranden för budgeten.

οDiskussion om risken för oriktiga transaktioner eller verksamheter: I EU:s räkenskaper och åtföljande information finns få hänvisningar till risken för oriktiga transaktioner. År 2015 införde kommissionen ett separat avsnitt i Årsredovisning – diskussion och analys där man diskuterar risker och osäkerheter och de åtgärder som vidtagits för att hantera eller minska dessa, i enlighet med IPSASB:s riktlinjer för rekommenderad praxis 2 (se även punkt 42). Emellertid behandlas här enbart finansiella risker, medan operativa och strategiska risker inte tas upp.

οUppskattning av andelen oriktigheter: Kommissionen kvantifierar risken för oriktiga transaktioner i den sammanfattande rapporten (som nu ingår i den årliga förvaltnings- och resultatrapporten), men bifogar den inte till den granskade årsredovisningen.

οInformationsrapport om verksamheten under året:

—EU:s räkenskaper innehåller information om det finansiella resultatet, men inte om det icke-finansiella resultatet⁷⁰.

—Det finns ingen beskrivning av EU:s verksamhetsmodell (se bilaga II) och inte heller någon rapport om huvudsaklig verksamhet.

—Avsnittet Årsredovisning – diskussion och analys är inriktat på den nya kommissionens plan och inte på EU:s mål och strategi inom ramen för Europa 2020-strategin.

οLångsiktig prognos/hållbarhetsrapport: Kommissionen bifogar ingen prognos för EU-finansernas hållbarhet på lång och medellång sikt till räkenskaperna.

οBeskrivning av revisionskommitténs roll och slutsatser: Årsredovisningen åtföljs inte av någon sammanfattning av revisionskommitténs roll och slutsatser.

Figur 6

Översikt över årsrapporter och årsredovisningar inom utvalda offentliga organ (se bilaga III)

Källa: Europeiska revisionsrätten.

46

I EU:s årsredovisning saknas en samlad översikt av kommissionens förvaltning, resultat och strategi för att hantera de risker som äventyrar uppnåendet av målen. Viktig information är utspridd i olika dokument på kommissionsnivå och generaldirektoratsnivå som offentliggörs separat under året (ofta alltför sent för att en analys av dessa ska kunna inkluderas i revisionen av årsredovisningen). En del av den information som inte finns med i årsredovisningen (punkt 45) återfinns i andra rapporter (figur 7). Den ekonomiska rapporten inleds med ett förord av kommissionsledamoten med ansvar för budgeten. Där presenteras verksamheten under året. Operativa och strategiska risker diskuteras i viss utsträckning i planeringsdokumenten (generaldirektoratens strategiska planer och förvaltningsplaner). Risken för oriktiga transaktioner tas upp i förvaltnings- och resultatrapporten. I ett dokument om kommissionens arbetsmetoder som godkändes en kort tid efter det att den nuvarande kommissionen tillträdde tas vissa aspekter på kommissionens styrformer upp⁷¹. Kommissionskollegiet utfärdar emellertid ingen årlig förklaring där den tar ansvar för institutionens interna kontroll och riskhantering.

47

Den 19 juli 2016, fyra veckor efter det att vi skickade den preliminära versionen av den här rapporten till kommissionen och en vecka efter det att vår revision av årsredovisningen hade avslutats, offentliggjorde kommissionen ett integrerat paket för finansiell rapportering (Integrated Financial Reporting Package) som bestod av fyra rapporter⁷². Tidigare har två av dessa offentliggjorts senare på året. Vi välkomnar detta initiativ som syftar till att på ett mer uttömmande sätt förklara EU:s verksamheter och finanser tidigare på året, men med undantag av årsredovisningen har dessa rapporter inte blivit föremål för granskning. Efter det att Årsredovisning – diskussion och analys infördes 2014 utgör dessa rapporter ytterligare ett steg mot att en enda redovisningsrapport (eller serie rapporter) upprättas och blir föremål för externt bestyrkande.

Sedan 2013 har kommissionen rapporterat en väsentlig felnivå i sina utgifter

48

När det finns stor risk för oriktigheter hör det till bästa praxis både att diskutera risken och att kvantifiera omfattningen och de sannolika effekterna. Som redan har nämnts ovan har kommissionen många anställda som arbetar med revision och kontroll. EU:s lagstiftning kräver också omfattande kontroller av utgifterna för de organ som förvaltar EU-medel. I kommissionens rapportering om denna fråga läggs stor vikt vid förmågan att korrigera fel (dvs. möjligheten att dra tillbaka ett godkännande av en utgift efter ett ursprungligt godkännande från kommissionens sida) och inte på att kvantifiera och analysera den typ av fel som den identifierar. Det viktigaste dokumentet om detta ämne (Skyddet av EU:s budget – se figur 7) innehåller ingen uppskattning av omfattningen av oriktigheterna i preliminära eller godkända ersättningsanspråk.

Figur 7

Översikt över viktiga regelbundna rapporter från kommissionen (tidsplanen är den som gällde 2015 och tidigare år – se punkt 47)

1År 2016 slog kommissionen ihop sammanfattningen av kommissionens förvaltningsresultat och utvärderingen av unionens finanser på grundval av uppnådda resultat till ett enda dokument som godkändes av kommissionen och vidarebefordrades till revisionsrätten den 5 juli.

Källa: Europeiska revisionsrätten.

49

År 2013 fastslog kommissionen för första gången i den sammanfattande rapporten att det finns en väsentlig felnivå i EU:s utgifter (se tabell 3). Kommissionens metod för att uppskatta felnivån har utvecklats under årens lopp – till viss del efter påtryckningar från Europaparlamentet (ruta 14).

Ruta 14

Påtryckningar från Europaparlamentet: tillkännagivande av riskbelopp

I sin resolution om beviljande av ansvarsfrihet för 2013 uppmanade Europaparlamentet kommissionen att ”förtydliga beräkningen av riskzonsbeloppet och förklara vilken effekt de korrigerande mekanismerna beräknas få på beloppet”⁷³.

50

Utöver de begränsade granskningarna som tjänsten för internrevision har gjort (se punkt 26) när det gäller elva generaldirektorat och genomförandeorgan sedan 2013 finns det inga mekanismer för att övervaka revisionsdirektoratens arbete på detta område. Kommissionen måste ha tillgång till högkvalitativ information om den ska kunna göra tillförlitliga uppskattningar av felnivån. Vi har redan tidigare rapporterat om åtgärder som bör vidtas för att öka tillförlitligheten i kommissionens sifferuppgifter⁷⁴.

51

Vi anser att den metod som används av GD internationellt samarbete och utveckling⁷⁵ utgör god praxis. Den skiljer sig från den vanliga metoden och använder en modell som har vissa likheter⁷⁶ med den modell som används i USA för att uppskatta felnivån i utgifterna (Improper Payments Elimination and Recovery Improvement Act – Iperia) (ruta 15 och tabell 3).

Ruta 15

Iperia

Enligt en lag från USA:s kongress ska alla statliga organ granska sina egna utbetalningar tillräckligt noggrant för att kunna göra en statistiskt tillförlitlig beräkning av det årliga belopp som utgörs av felaktiga utbetalningar. Detta gäller de program där en riskanalys tyder på att sådana utbetalningar troligen överstiger 1,5 % av den totala utbetalda summan. Organen måste offentliggöra resultaten, både i form av ett extrapolerat totalbelopp och som en procentandel av alla utbetalningar. De statliga organens revisorer är skyldiga att rapportera om huruvida förfarandet för att ta fram och offentliggöra dessa siffror är förenligt med den relevanta lagen⁷⁷.

Följande betraktas som felaktiga utbetalningar:

οFel belopp som betalats ut till stödberättigade mottagare.

οBetalningar till icke stödberättigade mottagare.

οBetalningar för varor eller tjänster som inte har levererats.

οDubbla betalningar.

οBetalningar för vilka otillräcklig eller ingen dokumentation finns.

Tabell 3

Skillnader och likheter i USA:s och EU:s modeller för beräkning av felnivån i budgeterade utgifter

USA:s regering
Europeiska kommissionen

Ansvar för att beräkna den uppskattade felnivån
De som förvaltar medel måste göra en statistisk uppskattning av felnivån
√
delvis¹

Omfattning
Stickprovstagning bland alla betalningar inom budgeten
x
x

Stickprov bland utgifter för program som de som förvaltar medel anser vara riskfyllda
√
x

Grund för felberäkning
Granskning av ett urval av transaktioner baserat på statistiska metoder
√
delvis

Korrigerande åtgärder (utförda av dem som förvaltar medlen) kan minska den uppskattade felnivån
x
√

Presentation av den uppskattade felnivån
Uppskattad felnivå som penningbelopp
√
√²

Uppskattad felnivå som procentandel
√
√²
2013 och 2015

Förvaltningsresultat
Genomsnittlig felnivå 2013–2015
4,0%
Mellan 2,6 och 3,1 %³

Felnivå för 2015
4,4%
2,3–3,1 %

1Kommissionen kräver dock att de som förvaltar medel i medlemsstaterna gör statistiska uppskattningar på vissa utgiftsområden.

2I sin sammanfattande rapport/årliga förvaltnings- och resultatrapport (AMPR) har kommissionen med en kvantifiering av ”riskbeloppet”, som vi anser vara likvärdigt med felnivån.

3I den årliga förvaltnings- och resultatrapporten för 2015 ändrade kommissionen sitt sätt att beräkna sin uppskattning jämfört med tidigare år. Genomsnittet beräknas utifrån offentliggjorda siffror.

Det är bästa praxis att grunda beräkningarna av riskbelopp på en konsekvent metod

52

En efterhandsgranskning av utgifter kan fylla flera funktioner inom en organisation. Den kan bland annat

οgöra ledningen uppmärksam på beteendemönster,

οsätta fokus på särskilda risker i samband med gällande lagstiftning,

οge underlag för riktade riskbegränsande insatser,⁷⁸

οge ledningsorganet möjlighet att bedöma högre chefers riskhanteringsinsatser.

Alla dessa mål förutsätter att en organisation gör en separat beräkning av felnivån, utöver de beräkningar som görs i samband med korrigerande åtgärder. Det är också viktigt att organisationen utvärderar effekterna av de fel som uppstår av olika skäl.

53

I USA ger presidentens kansli (kontoret för förvaltning och budget) federala organ anvisningar om hur man gör statistiska uppskattningar av andelen felaktiga utbetalningar. Framför allt får de federala organen inte stödja sig på underorgans eller betalningsmottagares egen rapportering som enda underlag för att uppskatta felaktiga utbetalningar⁷⁹. De får inte heller dra av återkrävda belopp från summan av felaktiga betalningar. Revisorer vid statliga organ (generalinspektörer) är skyldiga att bedöma om organen följer Iperia. Organ vars program som har rapporterats inte följa reglerna tre år i rad är skyldiga att lämna in förslag till kongressen som på nytt godkänner programmen eller ändrar de lagbestämmelser som inrättade dem⁸⁰.

Rapporter som infördes genom Prodi-reformen ligger fortfarande till grund för kommissionens interna rapportering

54

Genom reformen infördes planerings- och övervakningsverktyg för kommissionen. Varje generaldirektorat tog fram en förvaltningsplan för det kommande året som var avsedd att omvandla de politiska målen i kommissionens arbetsprogram till konkreta mål. År 2016 gjorde kommissionen smärre ändringar i detta system: förvaltningsplanerna ersattes med femåriga strategiska planer och årliga förvaltningsplaner⁸¹.

55

Generaldirektörens årliga verksamhetsrapport är en intern förvaltningsrapport till kommissionsledamöterna⁸². Där tas förvaltning och intern kontroll upp, och genomförandet av viktiga mål och verksamheter enligt förvaltningsplanen diskuteras. Den årliga verksamhetsrapporten innehåller också en förklaring från generaldirektören eller avdelningschefen om den finansiella information som finns i den årliga verksamhetsrapporten.

56

Om generaldirektören inte kan lämna en fullständig förklaring utfärdar han eller hon i stället en ”reservation” (dvs. begränsar sitt bestyrkande).

57

Kommissionen sammanfattar och kommenterar de årliga verksamhetsrapporterna i en årsrapport som fram till 2015 kallades sammanfattande rapport (gemensamt framtagen av generalsekretariatet och generaldirektoratet för budget). Kommissionen ger inga uttryckliga garantier genom detta dokument, trots att parlamentet begärt det (se ruta 16). Som har beskrivits ovan (figur 4) gör den i stället ett uttalande om att den tar politiskt ansvar för kommissionens agerande då den godkänner den sammanfattande rapporten. De olika namnen på den sammanfattande rapporten och de olika former som kommissionen har använt för att presentera sina skyldigheter visas i figur 8.

Ruta 16

Påtryckningar från Europaparlamentet: garantier

Europaparlamentet har upprepade gånger uppmanat kommissionen att ge uttryckligare garantier.

2003: Parlamentet uppmanade kommissionen att ”omvandla den årliga sammanfattande rapporten till en konsoliderad revisionsförklaring om kommissionens förvaltning och finansiella kontroller som helhet”⁸³.

2010: Parlamentet uppmanade kommissionen att ”ytterligare förbättra sin styrning och att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om vidtagna åtgärder genom att

οinförliva de bolagsstyrningsdelar som krävs eller föreslås i unionens bolagsrätt, vilken är relevant för unionens institutioner,

οvidta åtgärder som gör det möjligt för ordföranden att godkänna räkenskaperna och att tillsammans med räkenskaperna presentera

—en beskrivning av de risker och osäkerheter som skulle kunna påverka genomförandet av de politiska målen samt ett uttalande i vilket ordföranden tillsammans med kommissionskollegiet accepterar ansvaret för riskhanteringen,

—en formell förklaring om bolagsstyrning som tydligt visar vilka internationella standarder för bolagsstyrning som kommissionen följer samt objektiva och fullständiga förklaringar om det finns ett behov att göra avsteg från rekommendationerna i bolagsstyrningskoden (principen ’följ eller förklara’)”⁸⁴.

Kommissionen förkastade denna rekommendation.

2013: Parlamentet uppmanade kommissionen att ”i sin sammanfattande rapport utfärda en revisionsförklaring på grundval av generaldirektörernas årliga verksamhetsrapporter”⁸⁵.

Figur 8

Från sammanfattande rapport till årlig förvaltnings- och resultatrapport

1Enligt artikel 318 i EUF-fördraget ska kommissionen till Europaparlamentet och rådet överlämna en rapport med utvärdering av unionens finanser på grundval av de resultat som uppnåtts, vilken inte ingår i denna rapport.

Källa: Europeiska revisionsrätten.

21Enligt artikel 17.2 i EU-fördraget får EU-lagstiftningsakter endast antas ”på förslag av kommissionen, om inte annat föreskrivs i fördragen”.

22Exempelvis inom konkurrenspolitik.

23I hela denna rapport avser termen ”generaldirektorat” både ett generaldirektorat och en avdelning.

24I hela denna rapport avser termen ”generaldirektör” både en generaldirektör och en avdelningschef.

25Chartered Institute of Public Finance and Accountancy (CIPFA)/Internationella revisorsförbundet (IFAC), International Framework: Good Governance in the Public Sector (internationell ram för god förvaltning inom offentlig sektor), 2014, s. 9.

26Communication from the President to the Commission: The Working Methods of the European Commission 2014– 2019 (meddelande från ordföranden till kommissionen om Europeiska kommissionens arbetsmetoder 2014– 2019). C(2014) 9004, s. 7.

27Communication from the President to the Commission: The Working Methods of the European Commission 2014– 2019 (meddelande från ordföranden till kommissionen om Europeiska kommissionens arbetsmetoder 2014– 2019). C(2014) 9004, s. 2.

28Aktivitetsbaserad förvaltning.

29Även kallade ”kabinett”.

30Kommissionen definierar resursdirektör som den person i styrelsen som ansvarar för resursförvaltning på GD-nivå, inbegripet programplanering, personalfrågor och förvaltning av ekonomiska resurser, (SEK(2003) 59 slutlig).

31Den oberoende expertkommittén, andra rapporten om reformen av kommissionen, 1999, s. 118.

32Artikel 234 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (FEUF).

33Artikel 65.1 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (EUT L 298, 26.10.2012, s. 1).

34Artikel 66.1 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.

35Europaparlamentets budgetkontrollutskott.

36PE 393.916v01-00, 3.9.2007, s. 2–3.

37A new Framework for Resource Management and Internal Auditing in the Commission, Final Report of the Planning and Co-ordination Group ”Internal Audit”, (en ny ram för resursförvaltning och internrevision inom kommissionen, slutrapport från planerings- och samordningsgruppen ”internrevision”), februari 2000, s. 2.

38Kommissionens beslut, SEK(2000) 560.

39Av tjänsten för internrevisions totala personalstyrka arbetar 31 vid de decentraliserade byråerna och andra självständiga organ. Deras arbete läggs inte fram för kommissionens kommitté för revisionsuppföljning.

40CIPFA/IFAC, International Framework: Good Governance in the Public Sector (internationell ram för god förvaltning inom offentlig sektor), 2014, s. 29.

41Vilket t.ex. illustreras av ”Verstehen-konferensen” 2002 då chefen för tjänsten för internrevision lyfte fram begreppet ”samordnad granskning”.

42Tjänsten för internrevision formulerade denna rekommendation första gången i det arbetsdokument som åtföljde det övergripande uttalandet för år 2010.

43KOM(2007) 280 slutlig av den 30 maj 2007 – Årsrapport till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om internrevisioner genomförda under 2006, s. 12.

44IAS, Final Audit Report on risk management in the Commission (slutlig revisionsrapport om riskhantering inom kommissionen) (IAS.B1-2009-4 COMM-001).

45Revisionsrapport från IAS: Final Audit Report on Risk Management in the Commission (slutlig revisionsrapport om riskhantering inom kommissionen) (IAS.B1-2009-Y COMM-001), bilaga 2, kommentarer från generalsekretariatet och GD Budget: Rekommendation 1.

46CIPFA/IFAC, International Framework: Good Governance in the Public Sector (internationell ram för god förvaltning inom offentlig sektor), 2014, s. 29–30.

47C(2015) 3014 final Charter of the Audit Progress Committee of the European Commission (stadga för Europeiska kommissionens kommitté för revisionsuppföljning).

48C(2015) 3014 final, Charter of the Audit Progress Committee of the European Commission (stadga för Europeiska kommissionens kommitté för revisionsuppföljning), s. 2.

49Definition enligt COSO, Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission, 2013 Internal Control – Integrated Framework (internkontroll – integrerad ram). © Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission (COSO). Alla rättigheter förbehålls. Används med tillstånd från COSO.

50Artikel 32.2 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.

51Overview of the state of internal control in the Commission services in 2014 (översikt över internkontrollen vid kommissionen avdelningar 2014), ARES (2015) 1930721 – 07/05/2015, s. 21.

52Årlig förvaltnings- och resultatrapport 2015 för EU-budgeten.

53Källa: Internal Control – 2013 Integrated Framework, Executive Summary, © Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission (COSO). Alla rättigheter förbehålls. Används med tillstånd från COSO.

54En liknande fråga togs upp av tjänsten för internrevision i det arbetsdokument som låg till grund för 2015 års övergripande uttalande där det anges att tjänsten anser att det är nödvändigt med överblick på institutionsnivå om de gemensamma förfarandena, t.ex. när det gäller att förebygga och spåra bedrägerier, ska kunna erbjuda effektivt skydd för hela institutionen. Tjänsten för internrevision rekommenderar att centrala åtgärder ska vidtas på institutionsnivå för att garantera en konsekvent, tillförlitlig, fullständig och heltäckande strategi på operativ nivå och en samlad syn på frågor som rör hela kommissionen och på de vidtagna åtgärdernas kostnadseffektivitet. De centrala avdelningarna bör stärka sin vägledning till generaldirektoraten/avdelningarna så att kontrollerna blir effektivare på operativ nivå och vid generaldirektoraten och avdelningarna. Alla rekommendationer håller på att genomföras med hjälp av åtgärdsplaner.

55Detta dokument slutade läggas fram 2015.

56Tjänsten för internrevision lämnar en begränsad slutsats om internkontrollen till stöd för den årliga verksamhetsrapporten och inte ett årligt uttalande.

57KOM(2000)358 slutlig av den 28 juni 2000 – Skydd av gemenskapernas ekonomiska intressen, Bedrägeribekämpning, För en gemensam övergripande strategi.

58KOM(2011) 376 slutlig av den 24 juni 2011 – Kommissionens strategi mot bedrägerier. Detta meddelande byggde på meddelandet om förebyggande av bedrägerier (KOM(2007) 806 slutlig).

59CIPFA/IFAC, International Framework: Good Governance in the Public Sector (internationell ram för god förvaltning inom offentlig sektor), 2014, s. 31.

60Den sammanfattande rapporten innehåller en del av den information som liknande organisationer presenterar vid sidan om räkenskaperna i sina årsrapporter (se punkt 57 och figur 8).

61COM(2015) 377 final, s. 6.

62KOM(2010) 2020 slutlig av den 3 mars 2010, Europa 2020 – En strategi för smart och hållbar tillväxt för alla.

63Rådet beskrivs som det forum där ”regeringarna skyddar sina respektive länders nationella intressen” medan ”EU:s övergripande intressen främjas av Europeiska kommissionen”. COM(2015) 377 final, s. 7.

64Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/95/EU av den 22 oktober 2014 om ändring av direktiv 2013/34/EU vad gäller vissa stora företags och koncerners tillhandahållande av icke-finansiell information och upplysningar om mångfaldspolicy (EUT L 330, 15.11.2014, s. 1), Internationella kommittén för integrerad rapportering (IIRC), tävlingskriterierna för Building Public Trust Awards (pris till företag som har lyckats skapa förtroende hos allmänheten), IPSASB:s riktlinjer för rekommenderad praxis (Recommended Practice Guidelines) och OECD:s riktlinjer.

65CIPFA/IFAC, International Framework: Good Governance in the Public Sector (internationell ram för god förvaltning inom offentlig sektor), 2014, s. 31.

66Kommissionens rekommendation av den 9 april 2014 om kvaliteten på företagsstyrningsrapporteringen (”följ eller förklara”), (EUT L 109, 12.4.2014, s. 43).

67Vi kontaktade de högre revisionsorganen i de 28 medlemsstaterna för att få insikt i hur räkenskaperna utformas, vilken icke-finansiell information som tillhandahålls och vem som bär ansvaret för att godkänna redovisningen.

68Börsnoterade företag i EU måste enligt ett EU-direktiv inkludera en årsberättelse om företagsstyrningen i sin förvaltningsberättelse.

69Årsrapport till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om internrevisioner genomförda under 2006, KOM(2007) 280 slutlig, s. 12, slutsats 5.

70De dokument som kommissionen hänvisar till blir tillgängliga först efter det att revisionen av årsredovisningen är avslutad.

71Bland annat Communication from the President to the Commission: The Working Methods of the European Commission 2014–2019 (meddelande från ordföranden till kommissionen om Europeiska kommissionens arbetsmetoder 2014–2019). C(2014) 9004.

72Årlig förvaltnings- och resultatrapport, finansiell rapport, meddelande om skyddet av EU:s budget och årsredovisningen.

73Punkt 27 i P8_TA-(2015)0118.

74Se punkt 1.20 i årsrapporten för 2010 (EUT C 326, 10.11.2011), punkterna 1.22, 1.23 och 1.25 i årsrapporten för 2011 (EUT C 344, 12.11.2012), punkterna 1.41–1.42 och 1.44–1.45 i årsrapporten för 2012 (EUT C 331, 14.11.2013), punkterna 1.29–1.30 och 1.32 i årsrapporten för 2013 (EUT C 398, 12.11.2014), punkterna 1.50, 1.53–1.54 och 1.65 i årsrapporten för 2014 (EUT C 373, 10.11.2015), punkterna 1.35 och 1.48 i årsrapporten för 2015 och punkterna 61–63, 69–70, 81, 88 och 113–114 i Jordbruk och sammanhållning: en översikt över EU:s utgifter 2007–2013 (http://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/PL14_AR13/PL14_AR13_EN.pdf).

75Se även avsnittet om undersökningen om den kvarstående felfrekvensen för 2015 i årsrapporten om den verksamhet som finansieras genom åttonde, nionde, tionde och elfte Europeiska utvecklingsfonden.

76Beräkningen bygger på en statistiskt giltig metod.

77För närvarande Improper Payments Elimination and Recovery Improvement Act (lagen om undanröjande och förbättrad återvinning av felaktiga utbetalningar) (Iperia) från 2012. Vissa organ har rapporterat om felaktiga utbetalningar sedan 2003, i enlighet med 2002 års Improper Payments Information Act (lagen om information om felaktiga utbetalningar) (Ipia).

78Ett exempel på en ram för riskbegränsning är metoden Four Ts approach, som står för ”Treat, Tolerate, Transfer, Terminate” (hantera, tolerera, överföra och avskaffa).

79Byrån får dock samordna detta arbete med andra revisorers arbete. Presidentens kansli, kontoret för förvaltning och budget (Office of Management and Budget), bilaga C till cirkulär nr A-123 Requirements for effective estimation and remediation of improper payments (krav för ändamåls-enlig uppskattning av felaktiga utbetalningar och åtgärder mot dessa), 2014.

80Felaktiga betalningar: de organ som avses i lagen för finansdirektörer (Chief Financial Officers, CFO) måste öka ansträngningarna för att åtgärda problem avseende efterlevnaden, GAO, juni 2016.

81Den strategiska planen är uppbyggd runt mål som ska uppfyllas för att stödja genomförandet av kommissionens prioriteringar under hela dess mandatperiod (dvs. 2016–2019 för denna planeringsperiod). Den fungerar som en ram för genomförandet, som sedan beskrivs mer detaljerat i den årliga förvaltningsplanen.

82De årliga verksamhetsrapporterna offentliggörs efter det att AMPR har offentliggjorts. Trots att generalsekretariatet, GD Budget och tjänsten för internrevision granskar de årliga verksamhetsrapporterna (s.k. sakkunnigbedömning) och tjänsten för internrevision genomför ett mindre antal begränsade granskningar varje år, är det generaldirektören som har sista ordet vad gäller rapportens innehåll.

83P6_TA(2005)0092, punkt 62.

84P7_TA(2012)0153, punkt 35.

85Se fotnot 74.

Slutsatser och rekommendationer

58

Kommissionen är en komplex organisation med ansvar för en årlig budget på över 140 miljarder euro. Under perioden 2000–2010 gjordes omfattande reformer av kommissionens styrformer. Exempelvis inrättades tjänsten för internrevision⁸⁶ och kommittén för revisionsuppföljning⁸⁷ och internationella standarder för intern kontroll⁸⁸ och redovisning⁸⁹ började tillämpas. Men bästa praxis har fortsatt att utvecklas. En del åtgärder⁹⁰ har vidtagits men vi har identifierat områden där kommissionens styrformer för revision, ekonomisk förvaltning och kontroll avviker från eller inte helt följer bästa praxis såsom denna anges i standarder eller har införts av de internationella och offentliga organ som vi har valt som riktmärken.

59

Den åtskillnad som görs mellan kommissionsledamöternas politiska ansvar och generaldirektörernas verksamhetsansvar innebär att det inte alltid tydligt har framgått om ”politiskt ansvar” inbegriper ansvar för generaldirektoratens agerande eller om det är skilt från det (se punkterna 21 och 22). Genom organisatoriska reformer på senare tid har man börjat ta itu med vissa av riskerna med en ”silokultur”⁹¹. Men för att kunna fortsätta åtgärda centrala risker måste kommissionen ytterligare stärka förvaltningsstrukturen i institutionen.

60

Tjänsten för internrevision inriktar sig på kommissionens system för intern kontroll. När det gäller verksamhet utanför kommissionen (de utgifter som kommissionen ansvarar för) är det enheterna för efterhandskontroll vid de generaldirektorat som står för utgifterna som har ansvaret (se punkterna 25–26). Det påverkar den information som läggs fram inför kommissionens revisionskommitté (”kommittén för revisionsuppföljning”). Den roll som tilldelats kommittén för revisionsuppföljning (och andelen oberoende, externa ledamöter) är mer begränsad än för de revisionskommittéer inom internationella organ som vi har använt som riktmärken (se punkterna 30–31).

61

På området intern kontroll antog kommissionen först 1992 års COSO-ramverk, men håller nu på att gå över till COSO-ramverket från 2013. Kommissionen har utfärdat två meddelanden om bedrägeri och bedrägeribekämpningsstrategi, men denna risk återspeglas inte i den nuvarande ramen för intern kontroll (punkt 39). Det kan ha negativ effekt på ändamålsenligheten i generaldirektoratens bedrägeribedömning⁹² och utsätta kommissionen för en potentiell risk för bedrägeri.

62

Sedan 2005 har kommissionens årsredovisning följt internationella standarder. Men trots flera nyheter på senare tid, som inbegriper samarbete med revisionsrätten, offentliggör kommissionen fortfarande sin årsredovisning senare än de flesta EU-medlemsstater (se punkt 44 och figur 7).

63

Kommissionen har nyligen börjat komplettera räkenskaperna med icke-finansiell information. Trots dessa förbättringar tillhandahåller kommissionen fortfarande mindre icke-finansiell information vid sidan av räkenskaperna än de andra organisationer vi undersökte. Informationen är också utspridd över flera olika dokument på kommissionsnivå och generaldirektoratsnivå (se punkterna 45–47).

64

Sedan 2013 har kommissionen bekräftat att felnivån i EU:s utgifter är väsentlig. De enskilda generaldirektoratens uppskattningar av felaktiga utbetalningar baseras inte på en konsekvent metod (se punkterna 50–53).

65

Bästa praxis har fortsatt att utvecklas sedan Prodi-reformerna. En del åtgärder har vidtagits men vi konstaterar att kommissionen på flera områden avviker från eller inte helt följer bästa praxis på följande områden:

οTjänsten för internrevisions täckning av förvaltningsfrågor på hög nivå (se punkterna 25–26).

οSammansättningen av kommittén för revisionsuppföljning (punkt 31).

οDenna kommittés behandling av

—externa revisionsresultat,

—riskhantering,

—finansiell rapportering och resultatrapportering,

—det arbete som utförs inom kommissionens revisionsdirektorat och enheter för efterhandskontroll (punkterna 26, 30 och 31).

οBeaktande av risken för bedrägerier i ramen för intern kontroll (punkt 39).

οTidpunkten för offentliggörande av redovisningen (punkt 44).

οKomplettering av redovisningen med

—en årsberättelse om styrningen,

—en rapport från ordföranden,

—en genomgång av operativa och strategiska risker,

—en rapport om icke-finansiella resultat,

—information om verksamheten under året och framstegen mot att nå de politiska målen,

—en rapport om revisionskommitténs roll och slutsatser,

—en förklaring om den finanspolitiska hållbarheten på lång och medellång sikt (figur 7 och punkt 45).

οJämförbarhet när det gäller beräkningen av felaktiga utbetalningar och den övergripande analysen av samtliga generaldirektorats resultat (punkt 53).

66

Kommissionen bör antingen följa bästa praxis eller förklara varför den anser att det vore olämpligt (se fotnot 19).

Rekommendation 1 – Förklara de fall då bästa praxis inte följs

När kommissionen beslutar att inte följa bästa praxis bör den förklara sina skäl till det i enlighet med vad som krävs av europeiska företag av allmänt intresse.

Datum för genomförande: april 2017.

Rekommendation 2 – Följa bästa praxis

Kommissionen bör

a)uppmana tjänsten för internrevision att utföra mer granskningsarbete när det gäller förvaltningsfrågor på hög nivå,

b)slutföra anpassningen av sin ram för intern kontroll till COSO 2013.

c)ytterligare tidigarelägga offentliggörandet av årsredovisningen,

d)sammanställa information som redan har presenterats i flera olika befintliga rapporter i en enda redovisningsrapport eller serie rapporter, som innehåller räkenskaperna men även

οen årsberättelse om styrningen,

οen rapport från ordföranden,

οen genomgång av operativa och strategiska risker,

οen rapport om icke-finansiella resultat,

οinformation om verksamheten under året och framstegen mot att nå de politiska målen,

οen rapport om revisionskommitténs roll och slutsatser,

οen förklaring om den finanspolitiska hållbarheten på lång och medellång sikt, vid behov kompletterad med länkar till information i andra rapporter.

e)lägga fram denna enda redovisningsrapport eller serie rapporter så att revisorn kan granska räkenskaperna och kontrollera att den övriga informationen i rapporten överensstämmer med räkenskapsuppgifterna,

f)offentliggöra den uppskattade felnivån, som grundas på en konsekvent metod, som en del av årsredovisningen eller i den åtföljande informationen,

g)regelbundet uppdatera och offentliggöra sina styrformer och förklara sitt val av strukturer och förfaranden inom den ram som tillämpas,

h)göra kommittén för revisionsuppföljning till en revisionskommitté med en majoritet av oberoende, externa ledamöter och utöka dess mandat till att omfatta riskhantering, finansiell rapportering samt arbete i och resultatet från enheterna för efterhandskontroll och revisionsdirektoraten.

Datum för genomförande: april 2018.

Denna rapport antogs av revisionsrättens avdelning V, med ledamoten Lazaros S. Lazarou som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 20 september 2016.

För revisionsrätten

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
ordförande

86Se punkterna 23–24.

87Se punkterna 27–29.

88COSO, se punkterna 32–34.

89IPSAS, se punkterna 40–41.

90Bland annat offentliggörandet av en diskussion om och analys av årsredovisningen tillsammans med EU:s periodiserade årsredovisning och en rapport om resultatet (vilket 2015 ledde till att de införlivades i rapporteringen om förvaltningen i den årliga förvaltnings- och resultatrapporten) och en övergång till COSO:s uppdaterade integrerade ramverk för intern kontroll 2013 (2013 COSO internal control – integrated framework).

91Se punkt 17.

92Generaldirektoratens bedömningar av risken för bedrägerier är inte tillräckligt samordnade med den årliga riskhanteringen eller görs på alltför hög nivå för att beakta den befintliga internkontrollstrukturen. Bedömningarna behandlar inte alla delar av bedrägericykeln och täcker inte in alla förvaltningsmetoder. Vidare rangordnas inte de risker som identifieras i bedrägeribekämpningsstrategin och de kan inte stämmas av eller identifieras individuellt mot åtgärder i bedrägeribekämpningsstrategins åtgärdsplan. (IAS arbetsdokument till stöd för det övergripande uttalandet för 2015, maj 2016).

Bilagor

Bilaga I

Ramen för god förvaltning inom offentlig sektor (GGPS) och COSO 2013

Källa: Europeiska revisionsrätten.

Bilaga II

Centrala inslag i utvalda ramar för företagsredovisning

Direktiv 2014/95/EU
IIRC
Building Trust Award
(Storbritannien)
IPSASB:s riktlinje för rekommenderad praxis nr 2
OECD:s riktlinjer för multinationella företag (III Informationshantering)

Förvaltning
Företagsstyrning
Förvaltning
Berättelse som tydligt visar förvaltningsstrukturen och tonen i ledningen.
Öppen information om hur styrelsen arbetar effektivt för att styra organisationen.
Förvaltning
Strukturer och policyer för förvaltning

Risker
De huvudsakliga risker som är förenade med de frågor som har koppling till företagets verksamhet, inbegripet, då det är relevant och proportionellt, företagets affärsförbindelser, produkter eller tjänster som sannolikt får negativa effekter på dessa områden och hur företaget hanterar sådana risker.
Risker och möjligheter Prognos
Koppling mellan risker, strategiska mål och berättelsen i årsrapporten Kvantifierade risker.
Diskussion om hur riskprofilens dynamik har utvecklats över tid.
Risker och osäkerheter: Risker och osäkerheter med finansiella effekter, riskbegränsande åtgärder, interna och externa risker.
Information om system för riskhantering och efterlevnad av lagar, och om förklaringar eller koder med uppföranderegler för företag.
Förutsebara riskfaktorer.

Finansiella och icke-finansiella resultat
Kräver att information tas fram enligt en erkänd ram (nationella, EU-omfattande eller internationella ramar).
Offentliggörande med räkenskaper eller separat (inom sex månader).
Den icke-finansiella informationen innehåller hänvisningar till och ytterligare förklaringar av beloppen i årsredovisningen.
Icke-finansiella centrala resultatindikatorer av betydelse för det berörda företaget.
Resultat: output och utfall
En lättförståelig och rättvis reflektion om de finansiella resultaten som stämmer överens med den underliggande årsredovisningen.
Diskussion om faktiska resultat jämfört med förväntade/budgeterade resultat.
Kvantifierade centrala resultatindikatorer kopplade till strategiska mål. En balanserad bedömning av uppnådda mål och resultat jämfört med uppsatta mål.
Information om redovisningen samt om variationer och trender.
Jämförelse mellan budgeten och beloppen enligt årsredovisningen
Företagets finansiella och operativa resultat

Sociala och personalrelaterade frågor
Sociala frågor och personalfrågor.
Respekt för mänskliga rättigheter
Olika sorters kapital: finansiellt, producerat, intellektuellt, mänskligt, socialt och relationsmässigt samt naturligt kapital.
Diskussion och kvantitativ analys av personalfaktorer i organisationen.
Detaljerad information om lika möjligheter och mångfald
—
Frågor som rör anställda och andra intressenter

Mål och strategier
—
Strategi och resursfördelning. Input
Tydligt angivande av syfte.
Balanserad syn på framsteg jämfört med mål
Information om mål och strategier.
Uppdrag och vision
Företagets mål

Affärsmodell
Kort beskrivning av affärsmodellen.
Beskrivning av företagets policyer, inklusive genomförda due diligence-granskningar.
Resultat av dessa policyer.
Affärsmodell (företagets verksamhet som skapar värde på kort, medellång och lång sikt).
Värdeskapande: intressentgrupper, viktiga materiella frågor, risker, strategiska mål, drivkrafter för värdeskapande, centrala resultatindikatorer, mål och genomslag.
Olika genomförande- modeller.
Information om hur företagets verksamhet stöder parlamentets bredare mål. Information om kapitalinvesteringar och hur de skapar valuta för pengarna
—
—

Tas upp i samtliga ramar.
Tas upp i fyra av fem ramar.
Tas upp i tre av fem ramar.

Källa: Revisionsrätten.

Bilaga III

Översikt över årsrapporter och årsredovisningar inom utvalda offentliga organ

| EU:s konsoliderade årsredovisning 2014¹ | Europeiska investeringsfondens årsrapport 2015 | Europeiska investeringsbankens ekonomiska rapport 2015 | USA:s ekonomiska rapport 2015 | Franska statens redovisning 2014
Periodiserad redovisning | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja
Sammanfattning av viktiga siffror | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja
Kompletteras med ett uttalande från en oberoende revisor | Ja | Ja | Ja | Ja | Offentliggörs separat
Jämförelse mellan budgetresultat och finansiellt resultat | Ja | Offentliggörs separat | Offentliggörs separat | Ja | Ja
Analys av förvaltningsstrukturer och förvaltningsfrågor | I sammanfattad form² | Ja | Ja | Ja | Ja
Förord (eller rapport) från ordförande/högre tjänsteman | Offentliggörs separat | Ja | Offentliggörs separat | Ja | Offentliggörs separat
Diskussion om risken för oriktiga transaktioner eller verksamheter | Offentliggörs separat | Nej³ | Nej³ | Ja | Nej
Uppskattning av andelen oriktigheter | Offentliggörs separat | Nej | Nej | Ja | Nej
Informationsrapport om verksamheten under året | Offentliggörs separat | Ja | Ja | Ja | Ja
Långsiktig prognos/hållbarhetsrapport | Nej | Offentliggörs separat | Offentliggörs separat | Ja | Ja
Beskrivning av en revisionskommittés roll och slutsatser | Nej | Ja | Ja | Nej | I sammanfattad form

Källa: Revisionsrätten.

1Se punkterna 45 och 46.

2Se punkt 45.

3Ej tillämpligt. Rapporterna innehåller ingen diskussion om risken för oriktiga transaktioner eller verksamheter. Men vi har indikationer på att det inte finns några väsentliga nivåer av oriktigheter.

Kommissionens svar

Sammanfattning

Kommissionens svar på punkterna I–IV

Kommissionen erkänner vikten av en förvaltningsram som är så modern som möjligt. Kommissionen strävar efter att iaktta ny och befintlig bästa praxis som anges i standarder eller införs av internationella eller offentliga organ och kommer att fortsätta anpassa sin förvaltningsstruktur.

De övergripande principerna för kommissionens förvaltningsram (dvs. befogenhet, ansvarsskyldighet, uppgifter och ansvar, utnämnande och entledigande av kommissionen och dess ledamöter samt insyn) anges i EU:s fördrag.

Kommissionskollegiet delegerar arbetsuppgifter till avdelningarna. För att se till att varje avdelning vid kommissionen har infört den organisatoriska struktur och det interna kontrollsystem som är lämpligast för att nå kommissionens mål, har kommissionen fastställt gemensamma minimistandarder utifrån det internationellt erkända Coso-ramverket. I sin årliga förvaltnings- och resultatrapport för EU:s budget 2015 redogjorde kommissionen för det faktiska genomförandet av standarderna.

Kommissionens förvaltningsstruktur är anpassad efter institutionens överstatliga karaktär och dess speciella struktur med ett kommissionskollegium som bistås av en ständig administrativ enhet. Standarderna utgjorde grunden för de beslut som fattades 2000 om kommissionens förvaltningsstruktur. De är även i linje med rapporterna från den oberoende expertkommittén och revisionsrättens yttranden nr 4/97 och nr 1/2000. Kommissionens kontroll- och revisionssystem är solida och omfattande och förbättras för närvarande för att överensstämma med de interna kontrollprinciper som utarbetades av Coso (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) 2013. Vidare är tjänsten för internrevision helt förenlig med internrevisionskårens standarder, vilket påvisats av en extern kvalitetsbedömare. Tack vare dessa system kan kommissionen ha en mycket god överblick över förvaltningsstrukturens funktion.

Se även kommissionens svar på punkt VI.

V

De övergripande principerna för kommissionens förvaltningsram (dvs. befogenhet, ansvarsskyldighet, uppgifter och ansvar) anges i EU:s fördrag. Kommissionskollegiet antar den årliga förvaltnings- och resultatrapporten för EU:s budget och tar det övergripande politiska ansvaret för förvaltningen av EU:s budget. Kommissionen anser att detta även innefattar ansvarighet för avdelningarnas arbete.

När det gäller de operativa aspekterna sker tillsynen för det första via de praktiska system som styr samarbetet mellan de anställda vid kommissionen, kabinetten och avdelningarna, för det andra via kommittén för revisionsuppföljning på regelbunden basis där man behandlar alla rekommendationer från tjänsten för internrevision och för det tredje genom tydlig rapportering från de delegerade utanordnarna till kommissionen genom årliga verksamhetsrapporter och de delegerade utanordnarnas revisionsförklaringar, samt den interna revisorns allmänna utlåtande. Se även kommissionens svar på punkterna 55 och 57.

Att åtgärda silostrukturen var något som den nya kommissionen prioriterade. Den införde en ny struktur där de vice ordförandena ansvarar för större politikområden och där generalsekretariatet och andra centrala avdelningar har en mer samordnande roll, även genom olika gemensamma styrgrupper, däribland styrgruppen för verksamhetsbaserad förvaltning (ABM) och resursdirektörsgruppen.

VI

I enlighet med bästa praxis, budgetförordningen och dess stadga, lägger tjänsten för internrevision nödvändig fokus på förvaltnings- och kontrollsystemen vid de generaldirektorat som ansvarar för att säkerställa lagliga och korrekta transaktioner och granskar generaldirektoraten i egenskap av enheter för efterhandskontroll/revision. Utöver revisionen av styrningen av säkerheten ingick även andra styrningsområden, t.ex. följande:

οFastställande av mål inom ramen för förvaltningsplanen.

οÅrliga verksamhetsrapporter.

οFörvaltning av strategier för bedrägeribekämpning.

Kommittén för revisionsuppföljning är bara en av alla de kanaler som finns för att underlätta kollegiets översyn av kommissionens metoder för förvaltning, riskhantering och internkontroll. Den primära kanalen är de formella kommunikationsregler som anges i samarbetsavtalet mellan kommissionsledamöterna, deras kabinett och kommissionens avdelningar (regelbundna sammanträden, diskussion om strategiska planer, förvaltningsplaner, årliga verksamhetsrapporter osv.) enligt vilka kommissionen och därefter kollegiet ska informeras.

Ansvaret för riskhantering, finansiell rapportering och resultaten av efterhandskontroller/revisioner bärs av styrgruppen för verksamhetsbaserad förvaltning, generalsekretariatet, generaldirektoratet för budget och relevanta delegerade utanordnare.

VII

Kommissionen tillhandahåller ett paket för integrerad finansiell redovisning, i linje med den konceptuella ramen för allmän finansiell rapportering för offentliga organ¹ som utarbetats av styrelsen för de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (IPSASB), enligt vilken allmän finansiell rapportering kan omfatta flera rapporter, som var och en handlar om mer specifika behov bland olika intressenter. Paketet består av den årliga förvaltnings- och resultatrapporten, den finansiella rapporten, meddelandet om skydd av Europeiska unionens budget och EU:s årsredovisning. Den information som ges i detta paket är på samma nivå som den som ges av de referensenheter som valts ut av revisionsrätten. Dessutom finns ytterligare information i dokument såsom ordförandens tal om tillståndet i unionen, den årliga allmänna rapporten om Europeiska unionens verksamhet, rapporten om uppföljningen av beviljandet av ansvarsfrihet osv.).

VIII Första punktsatsen

Kommissionen godtar denna rekommendation. Kommissionen strävar efter att iaktta ny och befintlig bästa praxis som anges i standarder eller införs av internationella eller offentliga organ (se svar på punkterna I–IV, VIII, 24–26 och 44–49) och kommer att fortsätta anpassa sin förvaltningsstruktur.

VIII Andra punktsatsen

Kommissionen godtar denna rekommendation i linje med artikel 116.2 i tillämpningsbestämmelserna för budgetförordningen (se även kommissionens svar på rekommendation 2 h).

VIII Tredje punktsatsen

Kommissionen godtar denna rekommendation. Kommissionens kontroll- och revisionssystem (inbegripet tjänsten för internrevision) är solida och omfattande och förbättras för närvarande för att stämma helt överens med de interna kontrollprinciper som utarbetades av Coso (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) 2013. Tack vare dessa system kan kommissionen ha en lämplig översyn över förvaltningsstrukturens funktion.

VIII Fjärde punktsatsen

Kommissionen godtar denna rekommendation.

Se kommissionens svar på punkt 62.

VIII Femte punktsatsen

Kommissionen godtar rekommendationen att utfärda en rad rapporter för att minska förekomsten av ytterligare risker när det gäller tillgänglighet och kvalitativ information. Se även kommissionens svar på rekommendation 2 e.

Kommissionen har redan vidtagit åtgärder i denna riktning genom offentliggörandet av paketet för integrerad finansiell rapportering den 19 juli 2016.

Ett enda paket för ansvarsskyldighet vore inte tillräckligt och är inte i linje med den konceptuella ramen för allmän finansiell rapportering som utarbetats av styrelsen för de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn. I den konceptuella ramen anges det tydligt att allmän finansiell rapportering, vars syfte är att ge användbar information för ansvarsskyldighet och beslutsfattande, kan innehålla flera rapporter, som var och en mer direkt tar upp vissa aspekter av målen med finansiell rapportering. I linje med den konceptuella ramen tillhandahåller kommissionen eller kommer kommissionen att tillhandahålla följande dokument som omfattar de aspekter som revisionsrätten fastställt:

VIII Femte punktsatsen – Första strecksatsen

Kommissionen håller för närvarande på att se över uttalandet om styrelseformer.

VIII Femte punktsatsen – Andra strecksatsen

Kommissionens motsvarighet till en rapport från ordföranden är ordförandens tal om tillståndet i unionen, som görs i september.

VIII Femte punktsatsen – Tredje strecksatsen

Utöver den information som ges i den årliga förvaltnings- och resultatrapporten, ger kommissionen uttömmande rapporter och information om operativa och strategiska risker i ordförandens tal om tillståndet i unionen och i varje generaldirektorats strategiska planer och förvaltningsplaner.

VIII Femte punktsatsen – Fjärde strecksatsen

Det finns information om icke-finansiella resultat i de årliga verksamhetsrapporterna och i den årliga förvaltnings- och resultatrapporten.

VIII Femte punktsatsen – Femte strecksatsen

Den allmänna rapporten om Europeiska unionens verksamhet och den årliga förvaltnings- och resultatrapporten innehåller information om den verksamhet som bedrivits under året och de politiska mål som uppfyllts.

VIII Femte punktsatsen – Sjätte strecksatsen

I sin årsrapport sammanfattar kommittén för revisionsuppföljning sina slutsatser om genomförandet av sitt uppdrag. Vidare betonar kommittén de frågor som den tagit upp med kollegiet. I de sammanfattande rapporterna och i den årliga förvaltnings- och resultatrapporten 2015 hänvisades det till kommitténs arbete. I framtiden kommer de årliga förvaltnings- och resultatrapporterna att innehålla ett särskilt avsnitt om kommitténs arbete och slutsatser.

VIII Femte punktsatsen – Sjunde strecksatsen

EU:s budget kan inte jämföras med de nationella budgetarna, särskilt eftersom det finns skuldmässiga skillnader (dvs. kapaciteten att fullgöra finansiella åtaganden eller att återfinansiera eller öka skulder) och skattemässiga skillnader (dvs. kapaciteten att variera befintliga skattesatser eller införa nya skattekällor).

Inom EU utgör den fleråriga budgetramen ett verktyg för att säkerställa stabilitet på medellång till lång sikt och bedöma framtida betalningskrav och budgetprioriteringar. Kommissionen ger information om dessa aspekter i den årliga förvaltnings- och resultatrapporten, den finansiella rapporten och i andra rapporter där så krävs.

VIII Sjätte punktsatsen

Kommissionen godtar delvis denna rekommendation.

Den information som det nya paketet för integrerad finansiell rapportering och kompletterande rapporter baseras på kommer att ställas till revisionsrättens förfogande, i största möjliga utsträckning (dvs. särskilt beroende på de tidsfrister inom vilka medlemsstaterna måste tillhandahålla nödvändiga uppgifter), för att revisionsrätten ska kunna kontrollera överensstämmelsen.

VIII Sjunde punktsatsen

Kommissionen godtar denna rekommendation. Kommissionen kommer att fortsätta rapportera om den allmänna risknivån i den årliga förvaltnings- och resultatrapporten.

VIII Åttonde punktsatsen

Kommissionen godtar denna rekommendation. Kommissionen kommer att uppdatera och offentliggöra sina förvaltningsrutiner på regelbunden basis och förklara hur dessa överensstämmer med internationella standarder och god praxis.

VIII Nionde punktsatsen

Kommissionen godtar delvis denna rekommendation. När det gäller frågan om att förändra medlemsstrukturen i kommittén för revisionsuppföljning efter halva mandatperioden, kommer kommissionen att överväga ett utökat antal externa ledamöter som har styrkt yrkeserfarenhet av revision och liknande frågor och som utnämnts av kommissionen genom ett öppet och insynsvänligt förfarande. Ansvaret för riskhantering, finansiell rapportering och resultaten av efterhandskontroller/revisioner bärs av styrgruppen för verksamhetsbaserad förvaltning, generalsekretariatet, generaldirektoratet för budget och relevanta delegerade utanordnare. Kommunikationskanaler, särskilt årliga verksamhetsrapporter, förvaltningsplaner och strategiska planer osv., säkerställer att delegerade utanordnare informerar respektive kommissionsledamöter och kollegiet, vilket gör att det sistnämnda kan ha en lämplig översyn. Vidare granskar tjänsten för internrevision regelbundet arbetet med efterhandskontroller/revisioner vid de relevanta generaldirektoraten, särskilt inom centrala områden såsom delad förvaltning, och resultatet av detta arbete beaktas av kommittén för revisionsuppföljning. Kommissionen kommer att överväga att be tjänsten för internrevision granska förvaltnings-/översynssystem när det gäller riskhantering, finansiell rapportering och efterhandskontroller/revisioner, särskilt huvudgranskning, för att fastställa eventuella förbättringar som kan stärka resultatet av dessa mekanismer ytterligare.

Iakttagelser

15

Ett första unikt särdrag när det gäller förvaltningen inom kommissionen är att uppdelningen av befogenheter och ansvar fastställs i fördraget (artikel 317) och i budgetförordningen (artikel 66) och att det redogörs för denna i vitboken från 2000 där rekommendationerna från den oberoende expertkommittén beaktades.

Ett andra särdrag för kommissionen är att det alltid görs en översyn av sådana aspekter som intern organisation, förvaltning och redovisningssystem när ett nytt kollegium tillträder. Detta görs via kommissionsledamöternas uppdragsbeskrivning, Europeiska kommissionens arbetsmetoder (se C(2014) 9004) och det skriftliga samarbetsavtalet mellan kommissionsledamöterna och avdelningarna.

21

De övergripande principerna för kommissionens förvaltningsram (dvs. befogenhet, ansvarsskyldighet, uppgifter och ansvar) anges i EU:s fördrag. Kommissionskollegiet antar den årliga förvaltnings- och resultatrapporten för EU:s budget och tar det övergripande politiska ansvaret för förvaltningen av EU:s budget. Kommissionen anser att detta även innefattar ansvarighet för avdelningarnas arbete.

När det gäller de operativa aspekterna sker tillsynen för det första via de praktiska system som styr samarbetet mellan de anställda vid kommissionen, kabinetten och avdelningarna, för det andra via kommittén för revisionsuppföljning på regelbunden basis där man behandlar alla rekommendationer från tjänsten för internrevision och för det tredje genom tydlig rapportering från de delegerade utanordnarna till kommissionen genom årliga verksamhetsrapporter och de delegerade utanordnarnas revisionsförklaringar, samt internrevisorns allmänna utlåtande.

Ruta 5 – Kommissionens ansvar

Kommissionen har förbättrat sin förvaltning och rapportering ytterligare under perioden 2007–2016.

23

Kommissionen avskaffade internrevisionsfunktionerna eftersom det med tiden har blivit allt viktigare att internrevisionen inte bara sker inom enskilda generaldirektorat. Detta blir mycket effektivare med en helt centraliserad tjänst för internrevision. Den centraliserade tjänsten för internrevision är dessutom helt oberoende, vilket gör det lättare att garantera revisioner av god kvalitet. En extern kvalitetsbedömare påpekade att det saknades tillräckligt oberoende tillsyn av internrevisionsfunktionerna och att deras oberoende kunde hotas, men bedömaren hade inga anmärkningar mot tjänsten för internrevision.

Tjänsten för interrevision förser nu även generaldirektörerna med en begränsad bestyrkanderapport som underlag till de årliga verksamhetsrapporterna, vilket internrevisionsfunktionerna tidigare gjorde (detta gjordes för första gången i februari 2016 och omfattade året 2015).

24

Den personal inom enheterna som revisionsrätten hänvisar till arbetar inte enbart med revisions- och kontrolluppgifter.

Efterhandskontroll-/revisionsfunktionen inom många generaldirektorat med väsentliga utgifter (som ofta kallas revisionsfunktion) är en del av systemet för intern kontroll, som den delegerade utanordnaren ansvarar för. Det bör göras tydlig åtskillnad mellan denna funktion och funktionen för internrevision.

25

Utöver revisionen av informationssäkerhetsförvaltningen ingick också andra förvaltningsområden, ofta, men inte alltid, genom revisioner som omfattade ett flertal generaldirektorat. Exempelvis har revisioner genomförts på följande områden:

οFastställande av mål inom ramen för förvaltningsplanen.

οÅrliga verksamhetsrapporter.

οFörvaltningen av strategier för bedrägeribekämpning.

οFörvaltningen av arbetet under den europeiska planeringsterminen.

οFörvaltningen av det gemensamma stödcentrumet inom GD Forskning och innovation.

οFörvaltningen av EU:s förvaltningsfonder.

οÖvervakningen av decentraliserade byråer.

οFörvaltningen på it-området.

Ruta 7 – Vissa väsentliga rekommendationer om förvaltning från tjänsten för internrevision har inte följts

Kommissionen håller för närvarande på att se över uttalandet om styrelseformer.

26

Tjänsten för internrevision instämmer i revisionsrättens bedömning att det finns väsentlig risk vad gäller utgifternas laglighet och korrekthet. Det är anledningen till att omkring 40–50 procent av revisionsarbetet utgörs av bedömningar av de förvaltnings- och kontrollsystem som ska förebygga och spåra/korrigera oegentligheter.

Det innebär bland annat att omfattande revisioner görs av generaldirektoratens kontrollstrategier (inbegripet efterhandskontroll-/revisionsfunktionen) för de huvudsakliga utgiftsområdena. Alla dessa revisionsrapporter översänds till kommittén för revisionsuppföljning, som följer upp var och en av rapporterna.

I enlighet med bästa praxis, budgetförordningen och dess stadga, lägger tjänsten för internrevision fokus på förvaltnings- och kontrollsystemen inom de generaldirektorat som ansvarar för att säkerställa utgifternas laglighet och korrekthet.

Kommittén för revisionsuppföljning är bara en av alla de kanaler som finns för att underlätta kollegiets översyn av kommissionens metoder för styrning, riskhantering och internkontroll. Den primära kanalen är de formella kommunikationsregler som anges i samarbetsavtalet mellan kommissionsledamöterna, deras kabinett och kommissionens avdelningar (regelbundna sammanträden, diskussion om strategiska planer, förvaltningsplaner, årliga verksamhetsrapporter osv.) enligt vilka kommissionen och därefter kollegiet ska informeras.

30

Kommissionen bekräftar att mandatet för kommittén för revisionsuppföljning under 2015 inbegriper en förstärkt uppföljning av revisionsrättens rekommendationer. Kommittén analyserar revisionsrättens rapporter och de relevanta resultaten när så är lämpligt, inom ramen för sina tematiska diskussioner som grundas på grupper av revisionsrapporter från tjänsten för internrevision.

Tjänsten för internrevision genomför revisioner av effektiviteten hos efterhandskontroll-/revisionsfunktionerna inom många generaldirektorat med väsentliga utgifter. Därigenom kontrolleras denna viktiga del av de delegerade utanordnarnas system för intern kontroll, vars syfte är att förebygga och spåra/korrigera oegentligheter (se svaret rörande punkt 26). Kommittén för revisionsuppföljning behandlar dessa frågor i den mån de omfattas av de revisioner som utförs av tjänsten för internrevision.

Svar på tabell 2

Kommittén för revisionsuppföljning mottar och behandlar alla revisionsrapporter från tjänsten för internrevision. Detta omfattar riskhantering, intern kontroll och rapportering om finansiella och icke-finansiella resultat. Därmed underlättas kommissionens tillsyn genom att man garanterar att tjänsten för internrevision har en oberoende roll, övervakar kvaliteten på tjänstens arbete samt följer upp rekommendationer. Dessutom granskar kommittén viktiga dokument gällande ramverket för intern kontroll.

31

Ansvaret för riskhantering, finansiell rapportering och resultaten av efterhandskontroller/revisioner bärs av styrgruppen för verksamhetsbaserad förvaltning, generalsekretariatet, generaldirektoratet för budget och relevanta delegerade utanordnare. Kommunikationskanaler, särskilt årliga verksamhetsrapporter, förvaltningsplaner och strategiska planer osv., säkerställer att delegerade utanordnare informerar respektive kommissionsledamöter och kollegiet, vilket gör att det sistnämnda kan ha lämplig översyn. Vidare granskar tjänsten för internrevision regelbundet arbetet med efterhandskontroller/revisioner vid de relevanta generaldirektoraten, särskilt inom centrala områden såsom delad förvaltning, och resultatet av detta arbete beaktas av kommittén för revisionsuppföljning.

Andra internationella organisationer (Världslivsmedelsprogrammet, Europeiska investeringsbanken, Världsbanken och FN) har andra förvaltningsstrukturer.

35

Alla revisionsrättens iakttagelser kommer att beaktas vid den revision av ramen för intern kontroll som kommissionen för närvarande genomför.

36

Med tanke på kommissionens särdrag måste Coso-princip 2 betraktas ur dubbla perspektiv. På generaldirektoratsnivå gör varje generaldirektör en oberoende översyn av internkontrollens utveckling och resultat, med hjälp av samordnaren av internkontrollen. På kommissionsnivå utövar kollegiet – som motsvarar styrelsen i Coso-princip 2 – en oberoende tillsyn över internkontrollens utveckling och resultat (se svaret rörande punkt 21).

Den centrala finanstjänsten inrättades för att ge stöd och råd om ekonomisk förvaltning, tolkning av lagstiftning, intern kontroll och riskhantering. Den gavs emellertid inte i uppgift att utöva tillsyn över det faktiska genomförandet av systemet för intern kontroll.

37

Det nuvarande ramverket, som utarbetades i samband med kommissionens reform och fastställdes i budgetförordningen, innehåller en sund definition av ansvarsområden och ansvarsskyldighet. Generaldirektoraten har i uppgift att upprätta organisationsstrukturen och systemen för intern kontroll, inbegripet vidaredelegeringsakter och det relaterade systemet för kaskadrapportering som ska öka säkerheten inom varje generaldirektorat.

När det gäller möjligheten att fastställa huruvida förklaringarna i den årliga verksamhetsrapporten är välgrundade, innehåller instruktionerna (och riktlinjerna) för framtagande av årliga verksamhetsrapporter robust vägledning för hur förvaltningsförklaringen ska struktureras. De innehåller också ett tydligt riktmärke gentemot vilket generaldirektorat kan hållas ansvariga. Dessutom finns det i de årliga verksamhetsrapporterna ett avsnitt om rapporterna och internrevisorns slutsatser om kvaliteten på generaldirektoratets kontroll. Genom översynen av de årliga verksamhetsrapporterna säkerställs rapporternas kvalitet, så att den politiska nivån kan lita på att förvaltningen präglas av korrekt information och säkerhet.

Kommissionen kommer emellertid att analysera om vissa aspekter kan tydliggöras ytterligare.

38

Kommissionen har rapporterat om genomförandet av dess strategi för bedrägeribekämpning varje år från och med 2013. Rapporteringen ingår i årsrapporten om skyddet av EU:s ekonomiska intressen (”artikel 325-rapporten”).

39

Kommissionen anser visserligen att risken för bedrägerier behandlas tillräckligt i metoden och riktlinjerna för generaldirektoratens strategier för bedrägeribekämpning, men håller trots detta på att ta fram ett förslag om att särskilt inkludera risken för bedrägerier i den nya ramen för intern kontroll.

42

Enligt riktlinjerna för rekommenderad praxis 2, som utfärdats av styrelsen för de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (IPSASB), är syftet med diskussionen om och analysen av redovisningar att ge en förklaring av de viktigaste posterna, transaktionerna och händelserna i en enhets redovisning och de faktorer som påverkar dessa.

Därför är det logiskt att diskussionen om och analysen av redovisningar till stor det gäller ordförandens tio prioriteringar, med tanke på att de ”utgör en fortsättning på Europa 2020-strategin” och för närvarande är de viktigaste drivkrafterna för kommissionens politik och användningen av EU-medel. Dessutom innehåller diskussionen om och analysen av redovisningar information om Europa 2020. Detta är emellertid ett dokument under utveckling. Därför är kommissionen fortsatt öppen för att diskutera förbättringar av dess innehåll och inriktning.

44 Tredje punktsatsen

EU:s räkenskaper antas av kommissionen.

44 Fjärde punktsatsen

Kommissionen noterar att dess periodiserade redovisning och rapportering därmed ligger i framkant jämfört med många medlemsstater.

45 Andra punktsatsen

Kommissionens diskussion om och analys av redovisningar har den struktur och det innehåll som föreslås i IPSASB:s riktlinjer för rekommenderad praxis 2.

45 Tredje punktsatsen

Såsom revisionsrätten konstaterar åtföljs räkenskaperna av en revisionsförklaring som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning. Kommissionen skulle välkomna en möjlighet att foga revisionsrättens yttrande om räkenskaperna till dessa så snart som det antas, såsom är brukligt inom den privata sektorn.

45 Femte punktsatsen

Kommissionen inkluderar också information om olika förvaltningsmetoder, finansiell rapportering och ansvarsskyldighet i diskussionen om och analysen av redovisningar.

Kommissionen håller för närvarande på att se över uttalandet om styrelseformer.

45 Sjätte punktsatsen

EU:s årsredovisning antas av kommissionen. Eftersom den finansiella rapporten innehåller ett förord ansåg kommissionen inte att ett sådant krävdes i redovisningen. Kommissionen kommer emellertid att överväga att inkludera ett förord i framtiden.

45 Sjunde punktsatsen

Utöver årsredovisningen med åtföljande information tar kommissionen också fram en årlig förvaltnings- och resultatrapport, ett meddelande om skyddet av EU:s budget, en finansiell rapport, en allmän rapport om Europeiska unionens verksamhet samt Europeiska kommissionens ordförandes tal om tillståndet i unionen. Dessa dokument innehåller omfattande icke-finansiella upplysningar och behandlar operativa och strategiska risker.

EU:s årsredovisning uppfyller informationskraven i de relevanta internationella redovisningsstandarderna (Ipsas) och EU:s redovisningsbestämmelser.

I den årliga förvaltnings- och resultatrapporten tillhandahåller kommissionen information om de totala riskbeloppen i fråga om utgifternas laglighet och korrekthet (riskbelopp vid utbetalning och vid avslutande). Denna rapport innehåller också en diskussion om vilka utgiftsområden som vanligtvis innehåller flest fel.

45 Åttonde punktsatsen

Den årliga förvaltnings- och resultatrapporten innehåller en kvantifiering av risken för oegentliga transaktioner (riskbelopp vid utbetalning och vid avslutande). Kommissionen anser därför att samma information inte behöver upprepas. Se svaret ovan.

45 Nionde punktsatsen – Första strecksatsen

Utöver årsredovisningen med åtföljande information tar kommissionen också fram en årlig förvaltnings- och resultatrapport, ett meddelande om skyddet av EU:s budget, en finansiell rapport, en allmän rapport om Europeiska unionens verksamhet samt Europeiska kommissionens ordförandes tal om tillståndet i unionen, där information om icke-finansiella resultat presenteras.

45 Nionde punktsatsen – Andra strecksatsen

Utöver årsredovisningen med åtföljande information tar kommissionen också fram en årlig förvaltnings- och resultatrapport, ett meddelande om skyddet av EU:s budget, en finansiell rapport, en allmän rapport om Europeiska unionens verksamhet samt Europeiska kommissionens ordförandes tal om tillståndet i unionen.

45 Nionde punktsatsen – Tredje strecksatsen

Informationen om framstegen mot de överordnade målen för Europa 2020-strategin uppdateras regelbundet och offentliggörs på Eurostats webbplats, samt rapporteras inom ramen för den europeiska planeringsterminen. Se även svaret på punkt 42.

45 Tionde punktsatsen

EU:s budget kan inte jämföras med de nationella budgetarna, särskilt eftersom det finns skuldmässiga skillnader (dvs. kapaciteten att fullgöra finansiella åtaganden eller att återfinansiera eller öka skulder) och skattemässiga skillnader (dvs. kapaciteten att variera befintliga skattesatser eller införa nya skattekällor).

Inom EU utgör den fleråriga budgetramen ett verktyg för att säkerställa stabilitet på medellång till lång sikt och bedöma framtida betalningskrav och budgetprioriteringar. Kommissionen tillhandahåller information om dessa aspekter i olika rapporter.

45 Elfte punktsatsen

Både de sammanfattande rapporterna och den årliga förvaltnings- och resultatrapporten för 2015 innehöll information om det arbete som utförts av kommittén för revisionsuppföljning. I framtiden kommer de årliga förvaltnings- och resultatrapporterna att innehålla ett särskilt avsnitt om kommittén för revisionsuppföljnings arbete och slutsatser.

Gemensamt svar på punkterna 46 och 47

För första gången har kommissionen i år lagt fram ett omfattande paket för integrerad finansiell rapportering. På detta sätt ger kommissionen samtidigt tillgång till all viktig finansiell information för året 2015. Paketet omfattar följande:

a)Den årliga förvaltnings- och resultatrapporten, som innehåller upplysningar om EU:s budgetresultat fram till slutet av 2015. Dessutom ges information om kommissionens förvaltning av EU:s budget under 2015, bland annat en översyn av funktionen hos de system för intern kontroll som har inrättats av kommissionens avdelningar för att säkerställa att de politiska och operativa målen uppnås samt av eventuella relaterade risker. Här ingår även en bedömning av riskerna i samband med utgifternas laglighet och korrekthet, kontrollernas kostnadseffektivitet och strategier för bedrägeribekämpning.

b)Den finansiella rapporten, som bland annat innehåller en detaljerad genomgång av intäkterna och fördelningen av medel per medlemsstat och per rubrik inom den fleråriga budgetramen.

c)Meddelandet om skyddet av EU:s budget, som behandlar de åtgärder som EU har vidtagit för att hindra att budgeten används för att finansiera olagliga och oegentliga transaktioner och visar hur EU-medlemsstaterna deltar i och påverkas av detta.

d)EU:s årsredovisning (dvs. tillgångar och skulder, inkomster och utgifter) i slutet av 2015.

Den integrerade finansiella rapporten föregås av ett förord från kommissionsledamoten med ansvar för budget.

Kommissionskollegiet tar det övergripande ansvaret för kommissionens system för intern kontroll och riskhantering när den antar den årliga förvaltnings- och resultatrapporten.

48

Kommissionen rapporterar om de beräknade riskbeloppen i den årliga förvaltnings- och resultatrapporten och tillhandahåller en översikt över förebyggande åtgärder i meddelandet om skyddet av EU:s budget. Den ansvariga delegerade utanordnaren informerar i den årliga verksamhetsrapporten om resultaten av de kontroller som genomförts, och ger också en uppskattning av riskbeloppen i samband med oegentliga transaktioner. Dessutom innehåller den årliga verksamhetsrapporten en diskussion om de upptäckta felaktigheternas typ. Inom ramen för beviljandet av ansvarsfrihet har kommissionen också, på Europaparlamentets begäran, rapporterat om de åtgärder som har vidtagits för att ta itu med några av de vanligaste felen inom vissa politikområden.

49

Sedan 2013 har kommissionen förbättrat informationen om riskbelopp jämfört med tidigare år, i synnerhet genom att rapportera om det totala riskbeloppet vid utbetalning och vid avslutande. Det senare beaktar de finansiella korrigeringar och återkrav som beskrivs i detalj i meddelandet om skyddet av EU:s budget.

Fram till 2013 rapporterade kommissionen på ett öppet sätt i den sammanfattande rapporten om de reservationer som utfärdats och tillhandahöll en beräkning för de olika utgiftsområdena av de riskbelopp som blivit föremål för reservationer. Ytterligare information tillhandahölls i de respektive årliga verksamhetsrapporterna.

50

Tjänsten för internrevision lägger en stor del av sina resurser (omkring 40–50 procent) på bedömningar av de förvaltnings- och kontrollsystem som ska förebygga och spåra/korrigera oegentligheter, vid sidan om begränsade granskningar av beräkningen av den återstående felprocenten.

Detta arbete har lett till verkliga förbättringar, särskilt inom GD Jordbruk och landsbygdsutveckling, som har välkomnats av både revisionsrätten och den myndighet som beviljar ansvarsfrihet.

51

GD Internationellt samarbete och utveckling genomför sin budget huvudsakligen genom direkt förvaltning. Där används en annan modell för att skapa säkerhet än vid delad förvaltning, som är den förvaltningstyp som används för 80 procent av EU:s budget.

Se även kommissionens svar på punkt 1.35 i revisionsrättens årsrapport 2015:

Kommissionen anser att hänvisningen till den statistiska metod som används av organ i Förenta staterna som förvaltar federala medel inte är tillämplig på medel under delad förvaltning. Vid den delade förvaltningen gör kommissionen inte revisioner av utgifterna inom dess egna organ på EU-nivå. Den förlitar sig i stället på uppgifter från de suveräna medlemsstaternas revisionsmyndigheter som utför revisioner av medlemsstaternas utgifter, vilka ofta omfattar nationell samfinansiering. Att ta fram en statistiskt tillförlitlig beräkning av felnivån i hela EU genom en egen revision av stödmottagarna skulle enligt kommissionen inte medföra något mervärde i fråga om utgifterna under delad förvaltning.

I enlighet med de rättsliga kraven kommer kommissionen att fortsätta samarbeta med medlemsstaternas revisionsmyndigheter och tillsammans med dessa göra en gemensam statistiskt tillförlitlig beräkning av felnivån, samt att använda dessa felnivåer efter validering. Kommissionen tillämpar med andra ord principen om samordnad revision, genom att göra revisioner och valideringar av verksamheten inom medlemsstaternas revisionsmyndigheter. Denna metod bygger på Europeiska revisionsrättens yttrande nr 2/2004 över en modell för ”samordnad granskning (single audit)” samt ett förslag till ram för gemenskapens interna kontroll. Den använda metoden är helt i linje med målet att minska den administrativa bördan för stödmottagare och minskar dessutom behovet av revisionsposter inom kommissionen.

53

Kommissionen konstaterar att USA:s General Accountability Office, dvs. den externa revisorn, har fastställt att det finns väsentliga svagheter och drar följande slutsats: ”Fram till dess att den federala regeringen har infört ändamålsenliga förfaranden för att fastställa de felaktiga utbetalningarnas fulla omfattning, och har vidtagit lämpliga åtgärder för att faktiskt minska de felaktiga utbetalningarna inom alla enheter och program, kommer den inte att ha rimliga garantier för att användningen av federala medel är tillräckligt kontrollerad.”

Kommissionen noterar också följande instruktion från den amerikanska presidentens samordningsavdelning av den 20 oktober 2014: ”Samarbete med andra enheter. Organen bör överväga att samarbeta med enheter – såsom bidragsmottagare – som är föremål för samordnad granskning (single audit), för att maximalt dra nytta av pågående revisioner som gör det lättare att uppskatta hur ofta felaktiga utbetalningar sker och hur stora belopp det handlar om”.

Kommissionen understryker att den i den årliga förvaltnings- och resultatrapporten uppskattar det riskutsatta beloppet vid utbetalning (vilket inte tar hänsyn till återkrävda felaktiga utbetalningar). Den kompletterar denna information med en uppskattning av det riskutsatta beloppet vid avslutandet (vilket tar hänsyn till effekten av fleråriga korrigeringssystem).

57

Kommissionen hänvisar till sina svar på tidigare begäranden från parlamentet och bekräftar på nytt sin hållning i frågan om garantier som revisionsrätten syftar på (se kommissionens svar på punkt 1.40 i revisionsrättens årsrapport 2012).

Se även svaret på punkt V i sammanfattningen.

Slutsatser och rekommendationer

58

Kommissionen kommer att fortsätta sträva efter att se till att dess förvaltningsrutiner för revision, ekonomisk förvaltning och kontroll överensstämmer med tillämplig bästa praxis som den anges i standarder eller har införts av internationella eller offentliga organ (se kommissionens detaljerade svar på punkterna I–IV, IX, 24–26 och 44–46).

59

De övergripande principerna för kommissionens förvaltningsram (dvs. befogenhet, ansvarsskyldighet, uppgifter och ansvar) anges i EU:s fördrag. Se även kommissionens svar på punkterna 21, 55 och 57.

60

Kommittén för revisionsuppföljning är bara en av alla de kanaler som finns för att underlätta kollegiets översyn av kommissionens metoder för styrning, riskhantering och internkontroll. Den primära kanalen är de formella kommunikationsregler som anges i samarbetsavtalet mellan kommissionsledamöterna, deras kabinett och kommissionens avdelningar (regelbundna sammanträden, diskussion om strategiska planer, förvaltningsplaner, årliga verksamhetsrapporter osv.) enligt vilka kommissionen och därefter kollegiet ska informeras.

61

Se kommissionens svar på punkt 39.

62

Tidsfristen för antagandet av årsredovisningen fastställs i budgetförordningen och är den 31 juli. I samarbete med revisionsrätten har kommissionen i år dock redan tidigarelagt antagandet av årsredovisningen för 2015 med över två veckor. Kommissionen är starkt beroende av att tidsfristerna för inlämning av medlemsstaternas uppgifter respekteras och ska undersöka om ytterligare förbättringar är möjliga.

63

Kommissionen tillhandahåller inte mindre icke finansiell information än andra organ – informationen lämnas i andra finansiella rapporter än årsredovisningen. Från 2016 och framåt ska kommissionen dessutom tillhandahålla ett integrerat paket av dessa rapporter med både finansiell och icke finansiell information – se ovanstående svar.

I den konceptuella ramen för de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (punkt 8.6) anges uttryckligen att allmän finansiell rapportering kan omfatta flera rapporter i form av räkenskaper eller årsredovisningar, diskussionen om och analysen av de finansiella rapporterna och andra rapporter som tillgodoser användarnas behov av kompletterande information.

64

Kommissionen delar inte revisionsrättens uppfattning att uppskattningarna av felnivån inte baseras på en konsekvent metod. Generaldirektoratens rapporter måste följa de centrala avdelningarnas riktlinjer för årliga verksamhetsrapporter. Begreppen och indikatorerna är tillräckligt flexibla för att man ska kunna ta hänsyn till de särskilda förhållandena vid enskilda generaldirektorat, men garanterar ändå tillräcklig konsekvens för att uppgifterna ska kunna konsolideras².

65

Se nedanstående hänvisningar till svaren på bestämda slutsatser.

65 Första punktsatsen

Se kommissionens svar på punkterna 24–26.

65 Tredje punktsatsen – Första strecksatsen

Se kommissionens svar på punkt 30.

Kommissionen bekräftar att mandatet för kommittén för revisionsuppföljning under 2015 inbegriper en förstärkt uppföljning av revisionsrättens rekommendationer.

65 Tredje punktsatsen – Andra strecksatsen

Se kommissionens svar på punkterna 30–31.

65 Tredje punktsatsen – Tredje strecksatsen

Se kommissionens svar på punkterna VIII samt 30, 31 och 45. Styrgruppen för verksamhetsbaserad förvaltning, generalsekretariatet, generaldirektoratet för budget och relevanta delegerade utanordnare har ansvar för resultatrapporteringen.

65 Tredje punktsatsen – Fjärde strecksatsen

Se kommissionens svar på punkterna 26, 30 och 31.

65 Fjärde punktsatsen

Se kommissionens svar på punkt 39.

65 Femte punktsatsen

Se kommissionens svar på punkt 62.

65 Sjätte punktsatsen – Första strecksatsen

Kommissionen håller för närvarande på att se över uttalandet om styrelseformer.

65 Sjätte punktsatsen – Andra strecksatsen

Ordförandens tal om tillståndet i unionen är det medel som kommissionens ordförande använder för att redogöra för uppnådda mål och utmaningar.

I den allmänna rapporten om Europeiska unionens verksamhet, som kommissionen lägger fram varje år, redogörs dessutom för EU:s större initiativ och uppnådda mål under det gångna året. Den handlar om kommissionens framsteg med att fullfölja sina prioriteringar (som avser mycket mer än finansiell information). Den innehåller även ett förord av ordföranden.

65 Sjätte punktsatsen – Tredje strecksatsen

Kommissionens riskhantering sker huvudsakligen i planeringsfasen av den strategiska planeringens och programplaneringens cykel, särskilt i samband med att kommissionens avdelningar utarbetar strategiska planer och förvaltningsplaner. Kritiska risker rapporteras i förvaltningsplanen, bilaga 4, och möjliga övergripande kritiska risker bedöms av de centrala avdelningarna. Stora risker som har blivit verklighet tas upp i de årliga verksamhetsrapporterna och i den årliga förvaltnings- och resultatrapporten.

Utöver informationen i den årliga förvaltnings- och resultatrapporten rapporterar och kommunicerar kommissionen i stor utsträckning politiska mål, utmaningar och risker i en rad olika former. Ordförandens tal om tillståndet i unionen är ett viktigt medel för kommunikation av utmaningar och möjligheter på politisk nivå. I de strategiska planerna och förvaltningsplanerna från varje generaldirektorat ingår även mer detaljerad rapportering om frågor som berör enskilda politikområden.

65 Sjätte punktsatsen – Fjärde strecksatsen

Det finns information om icke-finansiella resultat i de årliga verksamhetsrapporterna och i den årliga förvaltnings- och resultatrapporten.

65 Sjätte punktsatsen – Femte strecksatsen

Sådan information finns i den årliga förvaltnings- och resultatrapporten, den finansiella rapporten och den årliga allmänna rapporten om Europeiska unionens verksamhet.

65 Sjätte punktsatsen – Sjätte strecksatsen

I stadgan för kommittén för revisionsuppföljning krävs det att kommittén varje år ska lämna in en verksamhetsrapport till kollegiet. I sin årsrapport sammanfattar kommittén för revisionsuppföljning sina slutsatser om genomförandet av sitt uppdrag. Vidare betonar kommittén de frågor som den tagit upp med kollegiet. Rapporten bildar underlag för kommissionens antagande av den årliga förvaltnings- och resultatrapporten för EU:s budget. I de sammanfattande rapporterna och i den årliga förvaltnings- och resultatrapporten 2015 hänvisades det till kommitténs arbete. I framtiden kommer de årliga förvaltnings- och resultatrapporterna att innehålla ett särskilt avsnitt om kommitténs arbete och slutsatser.

65 Sjätte punktsatsen – Sjunde strecksatsen

EU:s budget kan inte jämföras med de nationella budgetarna, särskilt eftersom det finns skuldmässiga skillnader (dvs. kapaciteten att fullgöra finansiella åtaganden eller att återfinansiera eller öka skulder) och skattemässiga skillnader (dvs. kapaciteten att variera befintliga skattesatser eller införa nya skattekällor).

Inom EU utgör den fleråriga budgetramen ett verktyg för att säkerställa stabilitet på medellång till lång sikt och bedöma framtida betalningskrav och budgetprioriteringar. Kommissionen tillhandahåller information om dessa aspekter i olika rapporter.

I Ipsas-riktlinjen för rekommenderad praxis föreslås det inte att en rapport om finanspolitisk hållbarhet ska ingå i eller offentliggöras vid sidan av årsredovisningen.

65 Sjunde punktsatsen

Kommissionen delar inte revisionsrättens uppfattning att uppskattningarna av felnivån inte baseras på en konsekvent metod. Generaldirektoratens rapporter måste följa de centrala avdelningarnas riktlinjer för årliga verksamhetsrapporter. Begreppen och indikatorerna är tillräckligt flexibla för att man ska kunna ta hänsyn till de särskilda förhållandena vid enskilda generaldirektorat, men garanterar ändå tillräcklig konsekvens för att uppgifterna ska kunna konsolideras.

Enligt kommissionen är det olämpligt att använda ”amerikanska organ” som riktmärken med avseende på EU:s budget (se kommissionens svar på punkt 53).

Rekommendation 1 – Förklara de fall då bästa praxis inte följs

Kommissionen godtar denna rekommendation. Kommissionen strävar efter att iaktta ny och befintlig bästa praxis som anges i standarder eller införs av internationella eller offentliga organ (se svar på punkterna I–IV, VIII, 24–26 och 44–49) och kommer att fortsätta anpassa sin förvaltningsstruktur.

Rekommendation 2 – Följa bästa praxis

Kommissionen godtar delvis denna rekommendation (se kommissionens detaljerade svar på de olika begärda åtgärderna nedan).

Rekommendation 2 a)

Kommissionen godtar denna rekommendation i linje med artikel 116.2 i tillämpningsföreskrifterna för budgetförordningen. Se även kommissionens svar på rekommendation 2 h.

Rekommendation 2 b)

Kommissionen godtar denna rekommendation. Kommissionens kontroll- och revisionssystem (inbegripet tjänsten för internrevision) är solida och omfattande och förbättras för närvarande för att stämma helt överens med de interna kontrollprinciper som utarbetades av Coso (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) 2013. Tack vare dessa system kan kommissionen ha en lämplig översyn över förvaltningsstrukturens funktion.

Rekommendation 2 c)

Kommissionen godtar denna rekommendation. Se kommissionens svar på punkt 62.

Rekommendation 2 d)

Kommissionen godtar rekommendationen att utfärda en rad rapporter för att minska förekomsten av ytterligare risker när det gäller tillgänglighet och kvalitativ information. Se även kommissionens svar på rekommendation 2 e.

Kommissionen har redan vidtagit åtgärder i denna riktning genom offentliggörandet av paketet för integrerad finansiell rapportering den 19 juli 2016.

Ett enda paket för ansvarsskyldighet vore inte tillräckligt och är inte i linje med den konceptuella ramen för allmän finansiell rapportering som utarbetats av styrelsen för de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn. I den konceptuella ramen anges det tydligt att allmän finansiell rapportering, vars syfte är att ge användbar information för ansvarsskyldighet och beslutsfattande, kan innehålla flera rapporter, som var och en mer direkt tar upp vissa aspekter av målen med finansiell rapportering. I linje med den konceptuella ramen tillhandahåller kommissionen eller kommer kommissionen att tillhandahålla följande dokument som omfattar de aspekter som revisionsrätten fastställt:

οKommissionen håller för närvarande på att se över uttalandet om styrelseformer.

οKommissionens motsvarighet till en rapport från ordföranden är ordförandens tal om tillståndet i unionen, som görs i september.

οUtöver den information som ges i den årliga förvaltnings- och resultatrapporten, ger kommissionen uttömmande rapporter och information om operativa och strategiska risker i ordförandens tal om tillståndet i unionen och i varje generaldirektorats strategiska planer och förvaltningsplaner.

οDet finns information om icke-finansiella resultat i de årliga verksamhetsrapporterna och i den årliga förvaltnings- och resultatrapporten.

οDen allmänna rapporten om Europeiska unionens verksamhet och den årliga förvaltnings- och resultatrapporten innehåller information om den verksamhet som bedrivits under året och de politiska mål som uppfyllts.

οI sin årsrapport sammanfattar kommittén för revisionsuppföljning sina slutsatser om genomförandet av sitt uppdrag. Vidare betonar kommittén de frågor som den tagit upp med kollegiet. I de sammanfattande rapporterna och i den årliga förvaltnings- och resultatrapporten 2015 hänvisades det till kommitténs arbete. I framtiden kommer de årliga förvaltnings- och resultatrapporterna att innehålla ett särskilt avsnitt om kommitténs arbete och slutsatser.

οEU:s budget kan inte jämföras med de nationella budgetarna, särskilt eftersom det finns skuldmässiga skillnader (dvs. kapaciteten att fullgöra finansiella åtaganden eller att återfinansiera eller öka skulder) och skattemässiga skillnader (dvs. kapaciteten att variera befintliga skattesatser eller införa nya skattekällor).

οInom EU utgör den fleråriga budgetramen ett verktyg för att säkerställa stabilitet på medellång till lång sikt och bedöma framtida betalningskrav och budgetprioriteringar. Kommissionen lämnar information om dessa aspekter i den årliga förvaltnings- och resultatrapporten, den finansiella rapporten och i andra rapporter där så krävs.

Rekommendation 2 e)

Kommissionen godtar delvis denna rekommendation.

Den information som det nya paketet för integrerad finansiell rapportering och kompletterande rapporter baseras på kommer att ställas till revisionsrättens förfogande, i största möjliga utsträckning (dvs. särskilt beroende på de tidsfrister inom vilka medlemsstaterna måste tillhandahålla nödvändiga uppgifter), för att revisionsrätten ska kunna kontrollera överensstämmelsen.

Rekommendation 2 f)

Kommissionen godtar denna rekommendation. Kommissionen kommer att fortsätta rapportera om den allmänna risknivån i den årliga förvaltnings- och resultatrapporten.

Rekommendation 2 g)

Kommissionen godtar denna rekommendation. Kommissionen kommer att uppdatera och offentliggöra sina förvaltningsrutiner på regelbunden basis och förklara hur dessa överensstämmer med internationella standarder och god praxis.

Rekommendation 2 h)

Kommissionen godtar delvis denna rekommendation. När det gäller frågan om att förändra medlemsstrukturen i kommittén för revisionsuppföljning efter halva mandatperioden, kommer kommissionen att överväga ett utökat antal externa ledamöter som har styrkt yrkeserfarenhet av revision och liknande frågor och som utnämnts av kommissionen genom ett öppet och insynsvänligt förfarande. Ansvaret för riskhantering, finansiell rapportering och resultaten av efterhandskontroller/revisioner bärs av styrgruppen för verksamhetsbaserad förvaltning, generalsekretariatet, generaldirektoratet för budget och relevanta delegerade utanordnare. Kommunikationskanaler, särskilt årliga verksamhetsrapporter, förvaltningsplaner och strategiska planer osv., säkerställer att delegerade utanordnare informerar respektive kommissionsledamöter och kollegiet, vilket gör att det sistnämnda kan ha en lämplig översyn. Vidare granskar tjänsten för internrevision regelbundet arbetet med efterhandskontroller/revisioner vid de relevanta generaldirektoraten, särskilt inom centrala områden såsom delad förvaltning, och resultatet av detta arbete beaktas av kommittén för revisionsuppföljning. Kommissionen kan komma att uppmana tjänsten för internrevision att granska förvaltnings-/tillsynssystemen när det gäller riskhantering, finansiell rapportering och efterhandskontroller/revisioner, särskilt huvudgranskningen, för att fastställa hur dessa mekanismer skulle kunna förbättras ytterligare.

1Conceptual Framework for General Purpose Financial Reporting by Public Entities, antagen i oktober 2014 av International Public Accounting Standards Board (IPSASB).

2Se även kommissionens svar på punkterna 1.19–1.20 i revisionsrättens årsrapport för 2010, punkterna 1.22, 1.23 och 1.25 i revisionsrättens årsrapport för 2011, punkterna 1.41–1.42 och 1.44–1.45 i revisionsrättens årsrapport för 2012, punkterna 1.29–1.30 och 1.32 i revisionsrättens årsrapport för 2013, punkterna 1.50, 1.53–1.54 och 1.65 i revisionsrättens årsrapport för 2014 och punkterna 1.35 och 1.48 i revisionsrättens årsrapport för 2015.

QJ-AB-16-027-SV-E    ISSN 1977-5830

Förvaltning är de arrangemang som man använder sig av för att fastställa de resultat som intressenterna förväntar sig och se till att de uppnås. God förvaltning handlar inte bara om relationer utan också om att uppnå resultat och göra det möjligt för beslutsfattarna att göra sitt jobb. På flera områden avviker kommissionen från eller följer inte helt bästa praxis såsom denna anges i standarder eller har införts av de internationella och offentliga organ som vi har valt som riktmärken. För att kunna fortsätta att åtgärda centrala risker måste kommissionen ytterligare stärka förvaltningsstrukturen i institutionen.